テレワークのお困りごとにはこれ!トヨクモのkintone連携サービス活用法まとめ

最近のテレワーク事情

2020年5月29日(金)~6月5日(金)に実施された東京商工会議所の「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」によると、1回目の緊急事態宣言前の2020年3月の調査では26.0%だったテレワーク実施率が、67.3%に増加したそうです。
以前からテレワークの推進はされていましたが、緊急事態宣言をきっかけに一気に導入が進んだようですね。

実際にテレワークを実施してみたことで、メリットが実感でき、働き方の1つとしてafterコロナの世界においてもテレワークを継続実施する企業も多いかと思います。
先述の「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」や、日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」によると、テレワークの実施によって、

 
従業員側
通勤がないため、時間を有効に利用できる
 
企業側
働き方改革が進んだ

といった効果が感じられているようです。
他にも、

・移動時間が無いので効率的に複数の商談が行える
・働く場所をオフィスに限定しないことで採用の幅が広がる
・資源をオフィス内に抱えないことで災害対策の1つになる

などのメリットも挙げられます。

一方、課題も浮き彫りになっているようです。
アドビ社の「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査(Productivity/Work from Home Survey)」や、「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」によると、

・ファイルのバージョン管理に課題を感じる
・同僚とのコミュニケーションの量が減ってしまう
・回答者のうちの64.2%がテレワークで働いているときに、紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験がある

といった課題が挙げられています。

実はそういったテレワーク時の課題、 kintoneとkintone連携サービスで解決できるんです!

そもそもkintoneって?

kintone はサイボウズ社のwebデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービスです。
▼こんな感じ▼で例えば顧客データをクラウド上で管理できるので、最新のデータをリアルタイムに共有することが出来ます。

 
従業員A
最新バージョンのエクセル誰が持っているの?!

という確認のための時間や、

 
従業員B
紙で保存している書類の確認のためだけに出社しなきゃ…

という移動時間と交通費といった無駄を省くことが出来るので生産性アップに繋がりますね。

また、同僚との何気ないコミュニケーションや雑談が仕事上のアイディアに結びつくことってありますよね。
kintoneでは▼こんな感じ▼でチーム間で気軽にコメントのやりとりも可能なので、

アドビ社の調査でも「同僚とのコミュニケーションの量が減る」ことが心理的な大きな課題の1つとして挙がっていましたが、こちらも解決できます。

もっとkintoneについて知りたい!という方は▼こちらの記事▼で全体像をまとめておりますので、ぜひあわせてご覧ください。

https://toyokumo-blog.kintoneapp.com/whatiskintone/

テレワークでの申請・処理方法

さて、アドビ社の調査結果の中に「紙書類などの処理対応のためにやむなく出社」や「経費申請・処理が大変」というテレワークの課題も挙がっていました。
これもkintoneならこんな申請・処理のアプリで申請を追加して、プロセス管理というワークフローのような機能を利用することでテレワーク中も出社せず各種申請・処理が完了できます!

 

…が!!!ここで1つ問題が。
通常、kintoneに直接書き込んだり出来るのはkintoneアカウントを持っている人だけ。
「全社員でデータベースの追加・更新・閲覧をしたい!」という場合はkintoneアカウントを全社員分購入すれば問題ないですが、
たまの申請のためだけにアカウントを購入するのはちょっともったいないな…
という場合もあると思います。

そんな時はフォームブリッジにおまかせあれ!

テレワーク✕フォームブリッジ

フォームブリッジはkintoneアカウントがない人でも、kintoneにデータ保存が出来るようになるkintone連携サービスです。

アカウントがある人が申請に使っているkintoneアプリのURLをコピペして…

 

見た目をマウスで並べ替えて調整して…

申請フォーム出来上がり!

ここから申請してね〜〜とURLを案内しておくと、
申請フォームから入力されたデータがkintoneに直接反映されていきます!

あとはそれをkintoneアカウントのある経理担当さんがkintone上で確認し、
処理を行うだけ!
何人が申請しても、何種類の申請フォームを作っても定額です!

ちなみに今回紹介した旅費精算kintoneアプリも含め、いくつかkintoneアプリのテンプレートと、フォームブリッジ用のwebフォームテンプレートを無料でプレゼント中です。
気になる方こちらからダウンロードできるのでどうぞ〜!

経費精算にはデータコレクトも便利

余談ですが、kintone上で経費精算をしていく中で、各個人の今月の経費の合計を出したい!という時、Aさんの複数の申請レコードを1つずつ確認して電卓で合計していくのはなかなか手間がかかりますよね。

データコレクトだとバラバラのレコードに記録されている金額でも、設定された条件にあわせて自動的に集計し、”集計結果を反映する用のアプリ”に結果を表示してくれます。集計作業に時間が取られてしまっている方、「データコレクトとは?」の記事要チェックです!

テレワーク✕kViewer (ケービューワー)

フォームブリッジを経由して申請したはいいけど、申請が受理されたか、やっぱりkintoneアカウントがないと見れないの?
というと、そんなことはありません。
kintoneアカウントがない人にもkintone内の必要なデータだけを「閲覧」させたいときには
kViewerで見せることが出来ます。

kintoneとフォームブリッジとkViewerを組み合わせると
①フォームブリッジで申請するとMyページが案内される

②kintone上に保存されたデータ上で処理担当者が確認し、処理状況を更新する

③kViewerのMyページで自分の申請処理状況がリアルタイムで分かる!

ということも可能になります。

kViewer単体での利用ももちろん可能で、例えば
お客様用のFAQアプリをつくり、

URLをコピペして表示する項目を選んだら…

 

FAQページが完成!

…としておくと、内容を追加・更新したい時、kintone内で内容を書き換えるだけですぐに公開ページに反映されるので、

 

HPの内容を急いで変更したいのにHPの更新担当者がすぐに対応できない!!

なんて焦る心配がなくなります。

テレワーク中の請求書発送業務

前述のアドビ社の調査結果のテレワークにおける課題項目の中に「紙書類などの処理対応のためにやむなく出社」とありましたが、この「紙書類」には請求書や契約書等の送付作業も含まれているのではないでしょうか。
コロナ禍以前からペーパーレスは推進されてきていますが、紙から脱せていない業務もまだまだありますよね。

 

社内データの管理はkintoneでペーパーレスに出来たけど、請求書はEXCELで作って印刷している。社員の家のコピー機でやらせるわけにはいかないから、結局社内で刷って封入して発送しているなぁ…

テレワーク中なのに請求作業のためだけに数人出社して集まって作業…とても時間がもったいないですよね。

テレワーク✕プリントクリエイター、kMailer (ケーメーラー)

これを機に、請求書を電子化し、ペーパーレスを進めてみませんか?

請求書を電子化すると、1人の作業者がkintone内で操作するだけで請求書業務が完了してしまうので、テレワーク中なのにわざわざ作業しに出社…ということがなくなります。

請求書の作成に必要なデータをkintoneで管理しているなら、請求書の電子化にはまず、プリントクリエイターが活躍します。クリック数回で全顧客分の請求書PDFを作成し、各顧客のkintoneレコードに保存することが可能なんです。
その請求書PDFを各顧客に自動で送信してくれるのがkintoneと連携するメール送信システムkMailer

この2製品の合わせ技で請求書業務は担当者1人で安全に短時間で終了!

設定方法も含めてもっと詳しく見たい!という方は、↓こちらの記事↓で詳細にご紹介しておりますので、見てみてくださいね!

https://toyokumo-blog.kintoneapp.com/invoice-automation/

テレワークのためのリスク管理

テレワークを始める前には業務や手続き等のルールを選定するだけでなく、サイバー攻撃や機器の紛失など様々なリスクへの対応策を考えておく必要があります。

 
テレワークの導入や定着させるための整備にあたって、なにから考えたらいいのか分からない!!!

という方は、総務省が出している「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」が参考になるかもしれません。

手順書等を参考にしながら1つずつテレワーク時のリスクを考えていくと、心配事の1つに、”社員が自宅でどのようにパソコンを管理しているか分からない”ことも出てくると思います。

テレワーク✕kBackup (ケーバックアップ)

「パソコンはちゃんと管理してくれているはず…」と社員を信頼してはいるものの、万が一、一瞬席を離れた瞬間に、社員の誰かの子供やペットが勝手にkintoneのデータを消してしまったら…???

kintoneにはアプリ復旧の機能がありますが、実は使えるのはアプリ自体を消してしまった時のみなのです…!

 
従業員
誤って消したくないレコードを消しちゃった!!

となったら、元データを別途CSVデータなどで残していない限り、データを戻すことが出来なくなってしまいます。

でもkBackupというkintoneデータのバックアップ・復元のためのサービスをあらかじめ設定しておけば大丈夫!リアルタイムにデータのバックアップをとっていくので、万が一レコードを削除してしまってもそのkintoneデータを復元することが可能です。

kintoneの標準機能である「アプリ復旧機能」とkBackupの違いをさらに詳細に知りたい場合は↓こちらの記事↓で詳しく紹介しているのでよろしければご覧ください!

https://toyokumo-blog.kintoneapp.com/kintone_restoration_kbackup/

まとめ

以上トヨクモのkintone連携サービスのテレワーク活用法でした!
弊社トヨクモも例にもれず、コロナ禍をきっかけに多くの社員がテレワーク勤務になりましたが、kintoneとkintone連携サービスのおかげで業務はオフィスに全員揃っていた頃と変わりなく、滞りなく進めることが出来ています。
(※弊社のテレワーク中のkintone活用事例はこちらで紹介中です。)

ちょっと気になるかも…、という方はこちらからぜひお試しください!

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