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【9月ユーザー会】マクアケ様による事例登壇レポート記事

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ユーザー会での事例登壇の様子をレポート!

この記事はユーザー会での株式会社マクアケ 山田さんの事例登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「月次表彰を仕組み化した話」でご登壇いただきました!


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マクアケの月次表彰の概要

株式会社マクアケは、生活者がいち早く新商品や新サービスを応援購入できるマーケットプレイス「Makuake」を中心とした各種支援サービスを運営している会社です。私は、開発本部内にIT戦略チーム(現IT基盤部)を立ち上げまして、現在はそちらでkintoneなどを使い各部署の業務改善をしております。

今回は、バックオフィスの方に向けて、当社で実施している月次表彰を仕組み化した事例についてお話しします。はじめに、月次表彰の概要は以下の通りです。

  • 毎月実施している投票式の表彰イベント
  • 複数の受賞カテゴリが存在
  • 各カテゴリの推薦エントリーはマネージャー以上のみ
  • 推薦エントリー期間は月末の約3日間
  • 投票期間は月初の約2〜3日間
  • 手作業で集計後、役員会にて決定
  • 月初の全社会議にて発表

月次表彰は管理部門の中のカルチャー推進担当が実施しているものになりまして、これまでは以下の流れで行われていました。

カルチャー推進担当が全社告知を行い、投票用のGoogleフォームを作成。マネージャー以上がSlackにエントリー内容を投稿し、投票者はそれを参考に名前をフォームに直接入力して投票します。

締切後はGoogleスプレッドシートで集計を行い、役員会に報告して受賞者を決定。役員からのコメントを考えて、最後に月次締め会で発表という流れです。(山田氏)

月次表彰で直面していた課題

月次表彰の実施に際して、カルチャー推進担当・マネージャー・社員の三者それぞれにとって大変に感じる点がありました。

まず、カルチャー推進担当ですが、とにかくスケジュールがタイトです。さらに、投票が手入力であだ名や略称で書かれることがあるため、集計にも手間がかかります。
また、Slackのスレッドで実施していたため、何件推薦エントリーが入っているのか把握しきれず、投票率が落ちてきたこともありました。
逆に、マネージャー視点では早く投稿してもスレッドに埋もれてしまうため、目立たせるためにあえて一番最後に投稿しようとする人もいました。
投票者である社員からすると、推薦エントリーが流れて追うのが大変だったり、投稿先のチャンネルが分からなくなったりと利便性は低かったと言えます。
さらに、当社はあだ名で呼び合う会社故に、正式な名前が分からないといった事案が発生してしまい、SmartHRから名前をコピペして投票するようにしたこともありました。

このように、それぞれが大変だと感じている中、2024年6月頃にカルチャー推進担当から私宛にkintoneでどうにか解決できないかと相談を受けることになります。(山田氏)
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解決策

月次表彰に関する相談を受けた私は、構築するシステムとそれに使えるサービスの構想を練りました。

  • 推薦エントリーと投票用の仕組みが必要→FormBridge
  • 見やすさと検索性を確保したい→kViewerのカードビュー
  • 投稿をマネージャー以上に制限したい→Toyokumo kintoneApp認証
  • 投票時の記入の手間、表記揺れを無くしたい→kViewerルックアップ
  • 投票後に自分で訂正できるようにしたい→kViewerのMyページ

また、kintone側になりますが、カテゴリーごとの集計レポートを作っておくことで、リアルタイムの把握が可能になり、手作業での集計の手間もなくなると考えました。
そして、実際に作ったアプリおよびフォーム・ビューが以下の通りです。

■kintone

  • 月次表彰のエントリー用、
  • 投票用のアプリ

をそれぞれ用意し、Toyokumo kintoneApp認証で利用するための社員名簿アプリを作成しました。
■kViewer

  • 賞ごとに絞り込み表示ができるエントリーのビュー
  • 投票用フォームのkViewerルックアップで使うAPI
  • 投票確認・修正用のマイページ

の計3つを用意しています。
■FormBridge

  • マネージャー以上が使用するエントリー用フォーム
  • 投票用フォーム

の計2つを作成し、カルチャー推進担当に渡しました。(山田氏)

導入後の効果

kintoneとトヨクモ製品を活用して作成したシステムの導入後、月次表彰のフローは以下のように変わりました。

月次表彰のアナウンス後、マネージャーがエントリーフォームを通してエントリー内容を投稿します。
投稿内容はカードビューで画像付きで整理されて表示され、賞ごとに絞り込んで表示できるため、Slackのスレッドと違い流れてしまうこともありません。
社員は投票用フォームから投票し、自動で集計されるため、煩雑な集計作業も不要です。

リリース後の反応をまとめると、以下のようになります。

まず、カルチャー推進担当は準備の必要がなくなり、告知だけでよくなりました。
集計作業もなくなり、役員会への報告時もkintoneのページを貼り付けるだけで良くなったため、タイトだったスケジュールにも余裕ができたとのことです。
なお、追加の要望として、投票率を上げるために投票者の部署を把握したいというものが出てきました。

Toyokumo kintoneApp認証を使用していたため、部署情報を取得して自動でフォームに入るようにすることで部署単位の人数もリアルタイムに把握できるように簡単に対応できました。
実際に、投票のカルチャーに馴染みのない開発部門のメンバーがあまり投票していないのが可視化されて、カルチャー推進担当が投票を促すというように活用されています。

次に、マネージャーの方からはフォーマットが統一されたフォームになったことで投稿の作成が非常に簡単になったとお声をいただきました。
自分が何の賞に、何件エントリーしているのか把握できるようになったことも助かっているとのことです。
最後に社員目線では、エントリーが整理されて読みやすくなり、投票時は対象をプルダウンで選択するだけになったので、投票にかかる時間が短縮されました。
また副次的な効果ですが、エントリーが一覧で見れるようになったことで、その月にどんなプロジェクトやリリースがあったのかなどの振り返りにも役立っています。(山田氏)
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まとめ

最後にまとめとして、バックオフィスに限定して以下の3点についてお話させていただきます。

  1. 「当たり前のことをちゃんとやる」バックオフィス業務だからこその苦労や大変さがある
  2. バックオフィス業務は会社の成長に応じて、仕組みをアップデートしていく必要がある
  3. 使えるものはなんでも使って工夫しながら改善する

まず1点目。当たり前のことをちゃんとやるのがバックオフィスの基本になりますが、だからこその苦労や大変さがあると思います。
バックオフィス業務の多くは全社に関わる重要な業務が多く、先ほどの月次表彰でも社員目線では投票するだけでも、裏では大変な準備や集計作業があり、間違いは許されません。
そういった業務を毎月休まずにやらないといけませんし、それは認識できていないだけで氷山の一角に過ぎないかもしれません。私は、そこに目を向けたいという想いがあります。
定期的な業務であっても毎回同じではなく、イレギュラーなことも多いので、そこまで含めてカバーできるような仕組みにしてあげると良いのではないでしょうか。
その点で言えば、kintoneやトヨクモ製品のFormBridge、kViewerなどはちょっとした部分も簡単に修正できるため、非常に良いポイントだと思っています。

2点目は、バックオフィス業務は会社の成長に応じて仕組みをアップデートしていく必要があると考えています。
長期間に渡って継続している業務ほど、なかなか改善しようという発想になりにくいので、こちら側から声をかけてあげてみてください。
人数規模としては、50人→100人→200人になってくるタイミングで、今の仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。

最後になりますが、kintoneに限らず、使えるものは何でも使って工夫しながら改善するということが非常に大切だと思います。
改善したいことが来た時にはスピード感が大事なので、適切かつスピーディに対応できるように自分が使える道具を増やしておいて、習熟度も上げておきましょう。

また、特定のサービスを使って創意工夫すれば何でもできると思い込んでしまうと、それ以上が出てこなくなるので、要望次第では新しいツールを探して導入するのも良いと思います。

IT業界は目覚ましく変わっていて便利なものもたくさん出ているので、私もぜひ探して取り入れたいと思い、いつも情報収集はするようにしています。
以上です。本日はありがとうございました。(山田氏)

ご登壇ありがとうございました!

山田さん、今回はご登壇いただきありがとうございました!
非常に参考になる活用事例だけでなく、バックオフィス業務の心得まで教えていただき、参考になる方も多かったのではないでしょうか!
Toyokumo kintoneApp認証を利用して、部署情報を引用することで社員の方も入力の手間を省けてステキな使い方ですね!

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トッティ


トッティです。「開発者ではない。でも、いろいろkintoneを使い倒したい!」そんなあなた、奇遇ですね、僕もです。非開発者としての高みを目指しつつ、その道程を共有致します。 今日も張り切って行きましょう。

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