【テンプレート配布】kintoneで請求書を作成・管理！自動送信の方法も解説
kintone（キントーン）では、連携サービスやプラグインを活用することで、kintoneで管理している顧客情報などのデータを使い簡単に請求書を作成できます。
さらに、トヨクモのkintone連携サービスを利用すれば請求書の作成から送付、その後の保存・管理までのフローを自動化することが可能です。
そこで当記事では、「kintone上のデータを使った請求書の作成方法」と「PrintCreatorとkMailerの連携による請求書の自動送付・管理方法」について解説します。
すぐに使えるkintoneアプリテンプレートや請求書背景PDFのサンプルも配布しているので、ぜひ参考にしてください。
◆ kintoneを使った請求書の作成（請求書をkintoneに保存）ができる
・kintone上のデータを使って自動で請求書を作成し、kintone上に請求書を保存できます
◆ 一括で請求書の作成、自動で請求書の送付が実現
・請求先、請求内容が異なる請求書も一括で作成し、自動送信による送付漏れも防げます
請求書の作成／管理で直面する問題点
まずは、請求書の作成・管理で直面する問題点を整理しましょう。
請求書の作成に時間がかかる
請求書の作成は、経理の業務の中でも非常に手間で時間がかかりやすい業務の1つです。
取引先が多い場合、帳簿を参照して請求金額を計算したり、取引先指定のフォーマットに載せたりするだけでも、かなりの負担となります。
手入力での作業となると計算ミスや入力ミスが発生しやすくなり、請求金額や送付先などに間違いがあれば会社の信用問題にもなりかねません。
請求書の作成・管理ツールを導入することで大幅に業務を効率化できるため、現在も紙やExcelなどで処理されているのであれば、ぜひ検討してみてください。
請求書の管理が煩雑
請求書や領収書など、金銭のやり取りに関する書類の多くは証憑書類に該当し、書面の受領後は一定期間の保存が義務付けられています。
2024年1月1日から電子取引におけるデータ保存が完全義務化されたこともあり、請求書のデータ保存に悩まされている方も多いことでしょう。
請求書を適切に管理できていないと、いざ必要なときに「保存場所が分からない」、「該当のファイルを紛失してしまった」といった事態になりかねません。
保存要件である真実性・可視性を確保するためにも、タイムスタンプ機能や検索性の高いシステムが求められます。
kintoneで請求書を作成する方法
kintoneで請求書を作成する方法には、主に以下の2パターンがあります。
- kintoneの基本機能で作る
- 連携サービスやプラグインを利用して作る
kintoneの基本機能である「印刷」を使うことでkintoneアプリ上のデータを参照して請求書を作成できます。
ただし、特定のフォーマットには載せることができず、自社で規定のフォーマットがある場合や取引先からの指定がある場合には実用的ではありません。
そこで活躍するのが、kintone連携サービスやプラグインです。請求書の作成業務を大幅に効率化でき、サービスによっては作成から送付後の管理までを自動化できます。
請求書の作成におすすめのkintoneプラグイン/連携サービス
kintoneで請求書を作成するなら、プラグインや連携サービスの導入がおすすめです。
今回はトヨクモのkintone連携サービスと無料で使えるTISのプラグインの計2つをご紹介します。
PrintCreator（プリントクリエイター）
- 初期費用：なし
- 利用料金：7,000円〜
- 無料お試し：あり（30日間）
『PrintCreator（プリントクリエイター）』は、kintoneレコード内の情報を引用して書類を簡単に出力できるトヨクモのkintone連携サービスです。
会社で使用しているフォーマットや取引先指定のフォーマットを登録しておけば、ボタンをワンクリックするだけで請求書を始めとしたさまざまな書類を作成できます。
kintoneレコードの添付ファイルフィールドに出力した請求書を自動で保存する機能もあり、請求書の作成だけでなく請求書管理にも活用できます。
他のkintone連携サービスと組み合わせることで、kintoneで管理しているメールアドレス宛に請求書を自動送信できるようになるなど、より便利になるのが特徴です。
【無料】請求書作成プラグイン
▲出典：TIS公式サイト
- 利用料金：無料
『請求書作成プラグイン』は、TISが開発・提供している無料のkintone向け請求書作成プラグインです。
請求書作成プラグインを使うことで、標準機能では難しかった繰越金の記載や商品・金額の請求明細への記載が可能となります。
特定のフォーマットに載せて出力することはできませんが、PrintCreatorと同じくkintoneの画面からワンクリックで請求書を出力できます。
また、「15日締め」のように対象期間を指定することで、期間中の入金や売上だけを集計するといった使い方も可能です。
kintoneを使った請求書の電子化で業務を効率化
請求書の送付を、手作業で行っている方は多いのではないでしょうか？
実は弊社も以前までは請求書を郵送で送付していました。
➡️【実録】kintoneと連携サービスを利用して請求書の電子化を実現する
同じ悩みを抱えている方にはきっと役立つ情報かと思いますので、是非参考にしてみてください！
本記事に沿ってサービスを組み合わせることで、下記一連の流れが全て自動化することが可能となります。
①kintoneアプリから請求書を出力、レコード内に請求書の自動保存を行う
②①のタイミングで、レコード内の宛先アドレスに請求書を自動送信させる
③②のタイミングで、レコード内のステータスを”送信済”に自動変更させる
今回一括管理を行う顧客管理アプリは、以下のように作成しました。
以下に、今回用いるkintoneアプリのテンプレートやレコードデータ、請求書PDFを置いておくので、手元で試したい方はこちらを使っていただいて構いません。
また、kintoneデータを使った請求書の作成と管理には、PrintCreatorとkMailerを利用します。それでは早速、請求書の作成から自動管理の設定方法まで、ご案内していきます。
【サンプルテンプレート】
・請求管理アプリテンプレート
・kMailer用アプリテンプレート
・レコードデータサンプル
・請求書背景PDF
【何度でも申込可能】kintone連携サービスの無料お試しはこちらから▶️
1.PrintCreatorで請求書を作成
PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneレコード内の情報を引用して帳票出力できるサービスです。
PrintCreatorの初期設定方法は、操作ガイドの「PrintCreatorのはじめ方」からご確認ください。
また今回の帳票レイアウトは以下のように設定しました。kintoneレコードの会社名や合計金額などのフィールドのデータを引用し、請求書に自動反映させています。
帳票PDF上のあらゆる位置に、kintoneレコードデータを引用できます！PrintCreatorには、この請求書をkintoneのレコードに自動保存する機能【添付ファイルフィールドへの自動保存機能】があります。
以前提供していた添付ファイルフィールドへの自動保存のJavaScriptを別途設定されている場合、サポートの対象外となっており動作保証を行っておりません。
操作ガイドを参照しながら、自動保存機能の設定を行ってください。
なお、添付ファイルフィールドへの自動保存機能は、プレミアムコース以上で利用可能です。
設定が完了すると、kintoneアプリ上に「保存」ボタンが表示され、添付ファイルフィールド内に請求書の保存が出来るようになりました。
※上部の表示で「添付ファイル」でなく「–保存先フィールドを選択–」を選択すると「出力」ボタンが表示されます。
続いてkMailerの設定に進みます。
2.kintone上のアドレスに請求書を自動送信（kMailerの自動送信の設定）
kMailerは、kintoneレコード内の情報を引用しkintoneで管理しているメールアドレス宛にメール送信できるサービスです。kMailerにて、kintoneアプリ上の添付ファイルフィールドに請求書が保存されたタイミングで自動送信を行う設定をしていきます。
自動送信の設定方法の詳細は、操作ガイド「自動送信を設定する」を参考にしてください。
今回は請求書がkintoneのレコードに保存されたタイミングで自動送信したいので、kMailerの自動送信の設定を以下のようにします。
「添付ファイル」「次のキーワードをファイル名に含む」「pdf」
「ステータス」「次のいずれも含まない」「送信済」
kMailer側で自動送信の設定を完了したら、kintone側でWebhookの設定を行います。Webhookの通知を送信する条件を、kMailerの設定同様「レコードの編集」にします。
その後メールテンプレートの作成では、以下のようにメールの本文内に請求書をダウンロードさせる箇所にフィールドを引用します。
続いては、メール送信後のステータス変更の自動化を設定していきます。
3.自動送信後、送信／未送信ステータスを送信済に（送信後レコード編集の設定）
kMailerのプレミアムコースの機能である「メール送信後kintoneレコードの自動編集」を設定していきます。
こちらでは、請求書を自動送信したことをきっかけに、kintone内のステータスを、”未送信”→”送信済”に自動で変更を行うよう設定します。
まずは該当のメールセットを選択し、「送信後レコード編集」>「編集設定をつくる」より編集設定を作成します。
続いてメールテンプレート編集画面にて「送信後レコード編集設定」を行うと、メールテンプレート一覧画面上に設定内容が反映されます。
4.一連の設定内容の確認
実際に、請求書の保存+自動送信＋ステータス変更が行われるか確認してみましょう。
kintoneアプリから請求書の保存を行うと、レコード内に請求書が自動保存されたタイミングでkMailer側で設定したレコード内の宛先アドレスへ以下のメールが自動送信されました！
※ kintoneアプリのレコードに登録されたメールアドレスは、適宜確認できるメールアドレスに変更のうえ、お確かめください
メール本文内のリンク（「トヨクモ株式会社.pdf」をダウンロード）をクリックすると、請求書をダウンロードすることが出来ました！
kMailerによって自動送信できていることが確認できたので、kintone側のステータスの内容を確認してみましょう。
自動送信前は”未送信”でしたが、自動送信を契機に、ステータスが”送信済”に変更されました！
5.時間を指定して請求書を一括で送信
ここまでで、請求書を保存したタイミングで自動送信出来ることは確認できました。
運用によっては、自動送信ではなく定めた日時に請求書を一括で送信したいという方もいるのではないでしょうか。
kMailerでは「送信予約機能」も備わっているので、あらかじめプリントクリエイター側で請求書の一括保存を行い、例えば月末最終営業日の9時に送信するように予約しておけば、毎月の請求書の送り漏れも防げますね！
その場合は、まず顧客管理アプリのレコード一覧画面にて、添付ファイルフィールドへ請求書を一括保存します。
続いて請求書を送付する送信予約の設定を行います。
まず、顧客管理アプリの「メールを作成する」ボタンを押下します。
その後、請求書を送信させたい日時を設定します。
今回は、月末の最終営業日である、【2020年9月30日AM9:00】に自動で一括送信するように設定を行います。
こちらの設定をしておけば、毎月の請求書送付も安心して行えますね！
ちなみに「送信予約機能」では、例えばレコード作成日時の、〇〇日後に送信等の操作も可能です。詳しくは操作ガイド「送信予約を設定する」を参考を参考に、運用に合った設定方法で試してみてくださいね！
30日間、無料でトライアル可能です！
今回はkintoneとPrintCreatorとkMailerの組み合わせで、請求書の作成（保存）から送信、ステータス変更までを自動で行える活用方法をご案内しました。
請求書の作成・管理でお困りの方は、ぜひ今回の記事を参考にして日々の請求書業務を効率化していきましょう！
今回使用したPrintCreator、kMailerを含むトヨクモのkintone連携サービスは30日間の無料お試しを実施しています。何度でもご利用いただけますので、まずはお気軽にお申し込みください！
トヨクモ編集部
kintoneを便利に活用する情報を発信｜サポートチーム全員がkintone資格保有者｜【クラウドで、もっと便利に。もっと簡単に。】をモットーに活動
