【kintoneデータを簡単集計】データコレクトとは?

こんにちは!家の階段で転げ落ちて無傷だった相澤です。
今年もあっという間にクリスマスとお正月がやって来ますね〜!皆さまはお過ごしプラン決まりましたか?相澤はクリスマスプレゼント、絶賛大募集です。五反田オフィスでお待ちしています。

さて、前回のWhat is フォームブリッジに続き、今回は「What is 〇〇」シリーズ第3弾!「What is データコレクト」ご紹介します!!この記事を読んでくださっているそこのアナタ。kintoneでの集計って意外と手間がかかっていませんか?

データコレクトを一言でまとめると、
「複数アプリの情報をカンタンに収集・計算・加工できるサービス」です。

ほとんどエクセルを使ってこなかった相澤が、かなり噛み砕いて説明します!「データコレクトって難しそうだけど何が出来るの?」「設定って大変そうじゃない?」などの疑問も、この記事で解消しちゃいましょう♪

データコレクトで何が出来るのか
データコレクトの活躍シーン
【こんな人におすすめ】
kintoneを使い始めてさらに便利に利用したい方
kintone内のデータ集計に苦労している方
既にデータコレクトを使ったことがあるが、知識を整理したい方

現状のkintoneの「計算機能」でできること

まずはデータコレクトではなく、kintoneの計算機能でできることを振り返ってみましょう。

▷同じレコード内で小計→合計金額といった計算が可能♪

▷計算式で関数も使えて便利♪
シンプルな四則演算から、下記のような関数を使った計算式も設定出来ますね〜!
計算式(採点の計算式):IF(点数>=80, “合格”, “不合格”)
試験の点数が80点以上であれば合格、そうでなければ不合格と表示させることが出来る

ふむふむ。
kintoneだけで十分なんじゃないの?」と私は甘い考えを持っていました。。

【直面する壁】
①kintoneで出来る計算は同じレコード内にあるデータのみ
→予実管理として、予算管理アプリと実績管理アプリの達成率の差異などを確認する場合、アプリを行き来して、確認するアプリが多くなってしまいます。

②レコードをまたいだ集計、アプリをまたいだ集計はできない

つまり、kintoneは複数アプリから数値を集計するのが苦手なんです。。。

現状のkintoneのレコード「編集機能」で出来ること

kintoneデータの集計結果もkintone内に記録されると思いますが、レコード情報を編集する場合、みなさまどのように行いますか?

▷レコードを開いて手動で編集。
▷一括で変更する時はCSVで読み込み
→リアルタイム性が欠けるのと、少し手間がかかりますよね…

\そこで、データコレクトを使いましょう/

レコード編集は手動ではなく、自動の時代が来たようです。略してデーコレですよ。東カレじゃないですよ。

データコレクトなら計算・レコード編集を自動化可能!

データコレクトは正直、色々な事が出来るので、自社の業務のどこに活躍するのかイメージ頂きにくい部分もあるかもしれません。データコレクトで出来る機能を下記、簡単にまとめますよ〜!!

①レコード内で他のアプリから数値を持ってきて集計!

例として、契約管理アプリの合計金額を予算管理アプリから参照してみましょう。

契約管理アプリ(契約金額を記録するアプリ)

下記が契約管理アプリです。5月の契約金額が10万円とします。
【やりたい事】5月の合計契約金額を予算管理アプリに持っていきたい

予算管理アプリ(予算として定めた金額を記録するアプリ)

例として5月の予算は8万円と定めています。レコード上部にある「DataCollectする」をポチッとすると契約管理アプリから合計金額を計算してレコードに値を持ってくることが出来ます!!

②「まとめてデータコレクトする」で一括でデータ集計可能!

フィールド式のレコード一覧実行

③「時間指定更新」で自動的に最新情報になっている!

スケジュール設定により、情報収集・計算の定期実行が可能!

④「自動更新」でリアルタイムにデータが更新されている!

集計をリアルタイムに実行!まさに今の情報がどうなのか?を確認可能!

データコレクトの使い方!

データコレクトの画面も気になりますよね?使い方をカンタンにご紹介しますよ〜!

【やりたいこと】東京店・五反田店・新宿店の全店舗売り上げを集計したい

下記のように1店舗・1アプリで管理して、毎日の売上金額を登録しているので、一目で当日の総売上金額を確認できるように設定します!

①全店舗の売り上げ合計金額を保存するアプリを用意

まずはkintoneに全店舗の集計金額を保存するアプリを用意します。

こんな感じ↓

②計算式を設定

計算式出てきた難しそう、読むのやーめよっ。そんなこと言わないでください。
エクセル経験がほとんど無い相澤が書いているんです。安心してください。

【やること】日付が一致している場合に、3店舗の金額を①↑のアプリに集計する計算式を設定します。

■2-1 データコレクトを開く
こちらが全店舗の集計金額を保存するアプリ(①)のデータコレクトの画面です。

■2-2 入力元データを選ぶ

データコレクト管理画面の右側から入力元データを選択することができます。
入力元データとして選択したい数値は、東京店・新宿店・五反田店の3つの売上実績アプリの売上実績金額になります。

例えば、東京店のアプリを選択します。

■2-3 計算式を入力

右側の東京店売上実績アプリの「今日の売上」のフィールドをコピーして、左側の計算式に入力します!

=SUMIF(東京店売上実績アプリ!日付,日付,東京店売上実績アプリ!今日の売上)

訳:東京店の売上実績アプリの日付(右側)と全店舗売上集計アプリの日付(左側)が一致したら、東京店の売上実績アプリの売上をSUM(集計)するよ!!です。

東京店だけでなく、新宿店・五反田店も同様に式を作り、合計します!

=SUMIF(東京店売上実績アプリ!日付,日付,東京店売上実績アプリ!今日の売上) +SUMIF(新宿店売上実績アプリ!日付,日付,新宿店売上実績アプリ!今日の売上) +SUMIF(五反田店売上実績アプリ!日付,日付,五反田店売上実績アプリ!今日の売上)

■2-4 計算式を保存する

保存ボタンをポチです。設定完了です。

③早速、アプリで集計!

kintoneの全店舗売上集計アプリ(①)に戻ります。レコード内左上に「DataCollectする」ボタンがあるので、こちらをポチッと押します。

↓「DataCollectする」を押すと・・・

集計出来てる〜〜〜!簡単〜〜〜!!!

データコレクト活用例一覧

さて、データコレクトは実際にどういった業務シーンで使えるのか、下記の記事で詳しくご紹介しております!そのまま使えるアプリテンプレートも公開しているので、是非チェックしてみてくださいね♪

 活用例① 
\売上アプリから手動コピーすること無く予実管理が出来る!/
★そのまま使えるアプリテンプレート・サンプルデータ配布中。

 活用例② 
\在庫状況をリアルタイムにkintoneで共有可能!/
★そのまま使えるアプリテンプレート・サンプルデータ配布中。
kintoneで在庫引当

活用例③
\各社員の業務時間・残業時間の算出に利用可能/
★そのまま使えるアプリテンプレート・サンプルデータ配布中。

 活用例④ 
\営業戦略の検討に重要な売上予測。DCで算出しよう!/
★そのまま使えるアプリテンプレート・サンプルデータ配布中。

 活用例⑤
\カレンダー形式の予約受付システムを簡単作成/
こちらはフォームブリッジkViewerも必要です。
★そのまま使えるアプリテンプレート・サンプルデータ配布中。

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データコレクトに関して少しでも理解が深まったでしょうか。私は最初にデータコレクトを操作した時、kintoneもデータコレクトもエクセルの延長線上なんだなぁ!と感じました^^「ちょっと便利そうかも!」「試してみようかな。」と思っていただけたら嬉しいです。トヨクモのkintone連携製品では30日間の無料お試しが可能ですので、ぜひトライアル環境で試してみてくださいね!!

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