【kViewer】Myページとリストビューの違いは？認証機能も紹介

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報をアカウントを持たない人に公開できるトヨクモのkintone連携サービスです。進捗状況や売上情報、社内マニュアルやシフト共有などの幅広い業務で活用できます。

本記事では、kViewerにおける「Myページビューとリストビューの違い」を解説します。それぞれのビューがレコードを表示する仕組みや使い方を紹介していくので、ぜひ参考にしてください。

また、認証ユーザーごとのアクセス制限が可能な「ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）」の解説もするので、「個人情報の共有や会員ページを作りたいけど、セキュリティが気になる」と悩んでいる人は、あわせて見てみてください。

kViewerのMyページビューとリストビューの違い

kViewerのMyページビューとリストビューは、活用する目的が異なります。そのため「特定のユーザーにユーザー自身の情報を見せるか」または「複数のデータを不特定多数に共有するか」といった公開したい情報によって表示形式を選ぶことが求められます。

【kViewerにおけるMyページとリストビューの比較表】

参考：「トヨクモ公式ヘルプサイト」、kintone連携サービス 操作ガイド「kViewer｜Myページビューを作成する」

アクセス制限において、Myページビューとリストビューの両方で「パスワード保護およびIP制限」が可能ですが、ログイン認証であるユーザー管理は、Myページビューで利用できません。

そのため、kViewerで申請履歴や担当案件情報などの「特定のユーザーに関する複数の情報」を該当のユーザーだけに見せたいときは、リストビューとユーザー管理を組み合わせて利用しましょう。

また、kViewerで特定のユーザーにだけ閲覧させるビューを設定する際は、トヨクモの公式ヘルプサイトにある「【kViewer】意図しない情報公開を防止するためのチェック項目」もあわせて確認することが望ましいです。

なお、kViewerとFormBridgeの連携方法を知りたい人は「kintoneの情報を外部から安全に閲覧・編集｜kViewer×FormBridge連携ガイド」を参考にしてみてください。

Myページビューは特定の相手と1件のレコード情報を共有できる

▲kintoneアプリのレコードをkViewerのMyページビューに表示させる仕組み

kViewerの「Myページビュー」は、kintone内の1つのレコード情報を特定の相手と共有するのに適したビューです。会員情報や購入情報などを本人専用ページとして」該当ユーザーのみに公開できます。

【kViewerのMyページビューの仕組み】

参考：「トヨクモ公式ヘルプサイト」「kintone連携サービス 操作ガイド｜kViewer」

Myページにアクセスする際のURLは、レコード1件に対して自動生成されるため、URLを知っている人だけがアクセスできる仕組みになっています。表示されるレコードは、あくまで1つだけであるため、絞り込むための検索機能はありません。

アクセス制限におけるパスワード保護で設定できるのは、1ビューにつき1つのユーザー名・パスワードです。そのため、Myページビューで「会員ページ」を作成した場合、会員ページ内の1つ1つのページにアクセスする際のパスワードは、同じものが使われます。

パスワードが同じであるため、誤ってURLを共有してしまうと見せたくない情報が第三者に見られてしまうリスクが生じます。

kViewerで個人情報を共有する際は、Myページビューより強固なセキュリティを設定できる「リストビューとユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）」を活用しましょう。

なお、Myページビューのよりわかりやすい解説を見たい人は「【kViewer】Myページとは？」を参考にしてみてください。

リストビューは複数のレコードを不特定多数に公開できる

▲出典：kintone連携サービス操作ガイド「リストビューを作成する」

kViewerの「リストビュー」は、kintone内にある複数のレコード情報を一覧形式でまとめて公開できるビューです。社内マニュアルや進捗状況の共有など、共有したい複数のデータをURLを共有した全員に公開できます。

【kViewerのリストビューの仕組み】

参考：「トヨクモ公式ヘルプサイト」「kintone連携サービス 操作ガイド｜kViewer」

リストビューでは、kintoneアプリ1つに対して共通のURLが1つだけ発行されます。そのため、ビューを共有する全員が同じURLにアクセスする仕組みになっており、閲覧するデータも全員同じものです。

データ量が多い場合は、検索フォームを使ってユーザー自身が目的のデータを絞り込めます。FormBridgeと連携することで、レコード詳細画面からフォームへ遷移して「対象のデータの更新」が可能です。

kViewerはプレミアムコース以上なら、Myページビューやリストビュー以外のビューを含む、すべてのビューでアクセス制限が利用できます。

パスワード保護やIP制限を設定しない場合、URLを知っているすべてのユーザーが一覧データを閲覧できる状態になります。社外秘や個人情報が記載された、複数のレコードを公開する場合は「ユーザー管理」を活用して認証ユーザーのみが閲覧できる設定にしましょう。

kViewerで安全に情報共有するなら「ユーザー管理」でログイン認証を設定する

​kViewerのリストビューは「ユーザー管理」を使うことで、許可されたユーザーごとに閲覧できるデータを出し分けることができます。ユーザー管理は、あらかじめユーザーのメールアドレスを登録しておくことで、指定したメールアドレスの人だけが特定の情報にアクセスできる仕組みです。

​kViewerのビューにユーザー管理でアクセス制限を設定すると、ユーザー側でログイン認証の操作が必要になります。「パスワードレス認証（マジックリンク）」「Googleアカウント認証」「Microsoftアカウント認証」の3つから認証方法を選択できます。

【ユーザー管理を使うとできること】

たとえば、会員ページの個人情報を本人にだけ見せたいとき、メールアドレスに紐づいた個人情報だけを本人に見せられます。リストビューで全員に同じURLを共有しても、メールアドレスに対応した情報データしか表示されないため、誤って人の情報を共有するリスクを無くせます。

ユーザー管理の詳しい機能が知りたい人は、トヨクモkintone連携サービス公式サイト「Toyokumo kintoneApp認証｜ユーザー管理」を確認してみてください。

kViewerの料金コース別「ユーザー管理」の範囲

ユーザー管理の機能は、kViewerのプレミアムコース以上で利用可能です。プロフェッショナル以上であれば1ビューにつき最大1,000件までメールアドレスを登録できます。

【​kViewerのコースごとに使える「ユーザー管理」の範囲】

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「kViewer｜料金」「ヘルプ｜ユーザー管理のメールアドレス登録上限数を増やすことはできますか？」

​kViewerでユーザー管理のメールアドレスを1,000件を超えて登録したい場合は「ユーザー管理上限変更オプション」を利用しましょう。オプションは「ユーザー管理上限変更オプション申し込みフォーム」から申し込めます。

【活用事例】kViewerと「ユーザー管理」で安全に情報共有をしよう

トヨクモのユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）は、kintoneアカウントを持たない人からの報告や個人情報のやり取りに活用した事例があります。

【トヨクモのユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）を活用した事例】

参考：「トヨクモkintone連携サービス公式サイト｜導入事例」

資格管理システムで専門医の資格を可視化｜湘南鎌倉総合病院

湘南鎌倉総合病院は、300名ほど働いている医療スタッフの資格を可視化するため、FormBridgeとkViewerを連携し、ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）で強固なセキュリティの資格管理システムを構築しました。

資格管理システムのリストビュー	資格管理システムの詳細画面

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜湘南鎌倉総合病院 様」

メールアドレスで認証後、リストビューで自分の名前をクリックし、詳細画面で自身の情報を確認できます。詳細画面には、ユーザーの職員IDや氏名、職種や診療科などの情報が表示され、資格情報は「追加/編集」ボタンから編集可能です。

入居状況の「情報共有ダッシュボード」構築｜株式会社フラットエージェンシー

賃貸・不動産仲介売買を行っている株式会社フラットエージェンシーでは、入居希望者や賃貸仲介業者などの社外の関係者とのやりとりを電子化するため、入居者の「情報共有ダッシュボード」を構築しました。

情報共有ダッシュボードのリストビュー	ユーザー管理と同期している企業情報のマスタアプリ

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社フラットエージェンシー 様」

FormBridgeのフォームに入居者が申込書や身分証などの情報を入力し、FormBridgeからkintoneに登録された内容を、kViewerで3つのリストビューに反映しています。

リストビューの情報は、ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）を活用して「各賃貸仲介会社が担当している入居者情報のみ」を表示する仕様となっています。

また、ユーザー管理の設定のためには、賃貸仲介会社のメールアドレスを登録する必要がありますが、この事例では、kintoneの企業情報を管理しているマスタアプリをユーザー管理の認証機能と同期させ、閲覧制限設定を自動で反映しています。

▲出典：kintone連携サービス操作ガイド「時間指定同期を設定する」

業者との工事依頼システムを共有｜北九州市役所

北九州市役所は、工事依頼を行う業者との案件内容の共有にkViewerとユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）を活用しています。トヨクモのkintone連携サービスを導入したことで、年間300件ほど行われている工事の依頼や進捗を確認できるようになりました。

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜北九州市役所 様」

ユーザー管理を活用することで、各業者が自身に関係のある工事案件のみを表示できます。また、FormBridgeとの連携により、業者側で確認済みや工事済みなどのステータスの更新も可能となり、作業時間の削減につながっています。

まとめ

kViewerのMyページビューとリストビューは、活用する目的に応じて使い分けましょう。

より高い安全性を求めるなら、ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）を活用しましょう。ユーザーごとに、認証されたメールアドレスに紐づいたデータを表示させることができます。

トヨクモのkintone連携サービスは、他のサービスと組み合わせることで、より業務を効率化できます。「見積書や請求書などの書類出力」や「メール送信」などの業務を自動化したいと考えている人は「30日間無料お試し」を利用してみてください。

【トヨクモ株式会社のkintone連携サービス】

参考：トヨクモ株式会社「kintone連携サービス公式サイト」