【9月ユーザー会】社会労務士法人 日本経営労務様による登壇レポート記事
この記事はユーザー会での社会労務士法人 日本経営労務川村さんのLT登壇の様子をお届けするレポート記事です。
「選ぶならFormBridge?グー⚫︎ルフォーム?」というお話でご登壇いただきました!
ユーザー会でのLT登壇の様子をレポート!
では、まず私の紹介からさせていただきます。
社会労務士法人 日本経営労務の川村です。社労士事務所として、3拠点で200弱の顧問先の手続き代行、給与計算、労務相談等を行っております。
kintone歴は7年。FormBridge、kViewer、PrintCreatorを4年使っています。
kintoneやトヨクモさんのお世話になって、色々と社内でDX化したことで、「DX=長時間労働の解消、労働環境の改善」ということを学びました。
この経験から、労務士としてお客さんに「長時間労働を解消しましょう」「職場環境を良くしましょう」ということを伝えるべく、kintoneによるDX化を積極的に提案しています。
私自身は販売店の販売や経理など様々な業務を行い、2013年に入職しました。
前職で鍛えたExcelスキルで社内の便利屋になっているうちに、気づけばITチームのリーダーになっていました。昔は関数とか使えれば「すごい」って言われた時代でしたので。(笑)
そんな2児の父です。SNSやトヨクモUCにもいますのでよければ構ってください。(川村氏)
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課題
今回は、弊社がkintoneやトヨクモ製品を使ったDXの提案をしているお客さんの業務改善に関するお話をさせていただきいます。
社内の各種申請書やアンケート、日報や報告書を、紙の書類提出をやめてWebフォームを使うという会社は増えてると思います。Webフォームになれば、回答者はスマホで入力し、フォームの回答は、データとして転記利用したり、集計や解析が楽になります。
ただ、DXはどのシステムを採用するかで非常に悩むと思います。
そこで、アンケートや出欠確認のような一過性のものだけでなく、データベースと連携するのであれば、FormBridgeを使っていただくといいかなと考えています。
本日はGoogleフォームで使った社内連絡システムに悩みを持つお客さんがFormBridgeでお悩みを解決したお話をさせていただきます。
そのお客さんは、Excelで管理するいくつかのデータベースを持っていました。例えば、「社員名簿」。引越しや結婚などで住所、電話番号などを変更していかないといけません。
通勤定期や銀行口座も刻々と変わっていくので 、きちんと管理しないと、お給料を払う時や交通費を精算する時に結構大変です。ですので、これまで何か変更が必要な際には社員に変更連絡書というような用紙を記入し、提出を求めていました。
この流れをペーパーレス化したいということで、まずはGoogleフォームを使うことにしました。社員は変更連絡をフォームで入力、送信。回答結果は、スプレッドシートに蓄積されていきます。
人事部の職員は、スプレッドシートからExcelの社員名簿に転記していくようなフローができました。
しかし、 問題が出てきました。
①社員は現在の自分の登録情報を見ずに変更連絡をするため、二重連絡や連絡したつもりが実はしてない、ということが多発した。
②回答がGoogleフォームだと、回答がスプレッドシートに蓄積されるが、そのスプレッドシートと本来回答内容を保存すべきExcelシートは別々。そのため スプレッドシートに入った回答内容を毎回Excelにコピペする作業が発生し、コピペのミスや漏れも多発した。
③職員が本人の入力内容をチェックして、不備や不足があればやり直してくださいと言わねばならないので、連絡業務が増大してしまった。
確かに紙でやってるよりかはかなり改善できたのですが、これはこれで結構業務が増えてしまった、という話を相談いただきました。
解決策
そんなお客さんに以下の2点を提案しました。
- 社員名簿や各種台帳はkintoneアプリにしましょう。
- Webフォームは、kViewerと連携したFormBridgeにしましょう。
ということで、図のようなシステムができました。
kintoneの社員名簿アプリと連携したkViewerとFormBridgeが本人の連絡フォームでもありますし、人事部のチェックも、この仕組みで完了できるようにしました。
本人の手順は以下の通りです。また、人事部の方の業務フローは以下です。
そして、「このレコードを修正してください」ということがわかるように、kViewerでMyページビューを作りました。MyページビューのURLを、回答時に送信されるFormBridgeの自動送信メールに載せて送信するようにしました。
ですので、 本人は受け取った自動返信メールのURLからMyページビューを確認し、そこからFormBridgeに連携してやり直しができるという流れになりました。
こうしてそれぞれの問題は解決できました。
以上がkintoneと連携する場合のWebフォームはFormBridgeをおすすめしたい、という話でした。
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おわりに
今回は社員名簿についてお話しさせていただきましたが、他にもデータベースや在庫管理、人事部で言えば有休の残数管理やマニュアルをkintoneで管理していて、書き換えたい場合にはFormBridgeで書き換えるというような使い方もできますね。
kintoneやトヨクモ製品は様々な機能を搭載していますが、結局自分たちの抱える問題や悩みというパズルの「穴」にぴったりはまる「ピース」を、これらの機能の中から見つけることができるか、が大事になってきます。
一人一人のバックオフィサーが切磋琢磨で知識やスキルを高める一方、そんなバックオフィサーの「集合知」が実現できる、意見交換やコミュニケーションの場がもっとあれば嬉しいなと思っています。
この機会がまさにそうでとてもいい機会だと思い、発表させていただきました。
ご清聴ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました!
川村さん、素敵な発表をありがとうございました!
kViewerとFormBridgeをセットで使っていただくことで、編集をしたり、 一度回答したものを確認しながらまた編集しするということができるようになるので、データベースということで使っていただくという方法はぜひ真似していただきたいですね。
今回ご紹介いただいたFormBridgeは以下のお試し申し込みフォームより無料で何度でもお試し可能です。
ぜひお気軽にお試しください。
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marutaayano