API連携でkintoneの可能性拡大!連携方法や活用事例、トヨクモの連携サービス6種を紹介

kintoneは業務アプリを簡単に作成できるクラウド型アプリ開発サービスです。単体でも優れた機能を発揮しますが、API連携によってアプリ間や他サービスとの一元管理が可能となり、さらなる業務効率化を図れます。

そこで本記事では、kintoneのAPI連携の特徴やメリット、API連携で使えるトヨクモのkintone連携サービスについて紹介します。kintoneを導入済みで、さらに活用の幅を広げたい方、他サービスとの連携について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

kintoneにおけるAPI連携とは

APIとは「Application Programing Interface」の略で、複数のソフトウェアやプログラム同士を繋ぐ接続部分を意味します。まずは、API連携の概要や連携方法について見ていきましょう。

API連携とは

API連携とは、外部のソフトウェアやシステムからAPIを用いてデータを連携させ、機能を拡張させることです。

API連携は、日常生活のあらゆる場面で用いられています。たとえば、ECサイトでクレジットカード決済をする際、入力した情報はAPIを通じて直接クレジットカード会社のサーバーに届きます。

クレジットカード会社側が決済の可否を判断するため、ECサイト側がカード情報を管理する必要がなく、情報漏洩に対するセキュリティを強化することが可能です。

kintoneにおいても、API連携によってアプリ間や他サービスとの連携が行えます。連携できるツールには、Googleカレンダー、Gmail、LINE WORKS、Slackなど、さまざまなものがあります。

kintoneでAPIを連携させる方法

kintoneでAPIを連携させる方法は、主に以下の2つです。

  1. kintoneをカスタマイズする
  2. 外部連携サービスを使う

kintoneをカスタマイズする場合は「kintone REST API」を使用し、自社の既存システムなどと連携させます。自由度がある一方、専門的な技術や知識が求められるため、難易度が高いのがデメリットです。

外部連携サービスを用いてAPIを連携させる方法は、簡単な操作のみで行えるのが特徴です。開発コストがかからないほか、外部連携サービスには豊富な種類があるため、目的に合うものを選んで導入できるメリットがあります。

具体的には、Amazon・Gmail・Slackなどと連携が可能で、連携可能な外部サービスは以下から確認ができます。

参考:cybozu developer network 外部連携Tips

本記事内では、この2つの方法のなかでもおすすめな「外部連携サービス」について詳しく紹介します。

kintoneのAPI連携のメリット

kintoneのAPI連携には、以下のようなメリットがあります。

  • kintoneのデータを外部ソフトと共有できる
  • データを一元管理できる

kintoneのAPI連携により、kintoneで管理しているデータを、他の外部ソフトと共有できます。

たとえば、kintone受注管理アプリのデータを別の請求書発行システムに自動で移したり、予約を受け付けるWebフォームとkintoneの予約管理アプリを連携させたりすれば、予約内容を自動でkintoneに反映させることが可能です。

データを一元管理できるため、それぞれのシステムに情報を登録する必要がありません。
一つの事務処理に複数のアプリを開く必要がなく、転記する手間が省け、入力ミスも防げます。

このようにAPI連携によって、業務の効率・品質向上が期待できるでしょう。

kintoneのAPI連携を活用した事例

以下で、kintoneと外部サービスをAPI連携させた事例をいくつか紹介します。

会計業務の効率化

freeeの提供するWebアプリケーション「freee for kintone」では、kintoneとfreee会計の連携が可能です。両者を連携させることで、営業管理や会計業務の効率化が可能です。

kintoneとfreee会計のデータが自動で相互連携されるため、顧客情報や案件データ、日報など、分散しがちな営業データを一元管理できます。データと同時に、営業チーム内のコミュニケーションも一元化され、属人化を防止してチームで営業する体制を構築可能です。

また、kintoneの情報は、freeeの見積/請求書作成にも自動で反映されます。取引先情報や入金情報も連携するため、部署間のやりとりの手間が減るでしょう。見積/請求や債権管理、会計、分析など一連の対応コストを圧縮でき、業務フローの効率化に繋がります。

名刺管理の効率化

TAMSAN PTE LTDから提供される「Sansan with kintone」は、Sansanの名刺データをkintoneへ連携できるサービスです。

Sansanのデータをkintoneへ一括新規登録に加え、連携済みのkintoneデータの一括更新も可能です。メールアドレスをキーにしてデータを紐付けられます。

Sansanとkintoneの両方でデータが分散している場合、顧客情報が二重管理となり、データの統一性や更新に問題がある可能性が考えられるでしょう。そこで、Sansan with kintoneを利用することで、データを一元化でき、情報管理の手間を省けます。

現在Sansanを利用中で、今後もSansanの名刺データを起点にして、kintoneの顧客情報を新規登録/更新したい場合に最適なプラグインです。

連絡ツールとタスク管理ツールの連携

キャップクラウドが提供する「Chatwork連携プラグイン(タスク版)」は、kintoneのレコードを登録・更新する際に、Chatworkと連携して指定ユーザーにタスクを登録できるサービスです。

「レコードのステータスが承認に更新されたらタスク登録」など、アプリのフィールドの値を条件に、1アプリにつき最大10種類までChatworkのタスクを登録できます。業務内容に合わせて、タスク登録の条件やタイミングを設定可能です。

また、Chatworkの通知内容には、kintoneアプリのフィールドの値を引用できます。kintoneライセンスを持たない方でも、kintoneアプリを開くことなくChatwork上で情報を共有できるため、非常に便利です。

新規問い合わせや申し込みがあった際など、Chatwork上でタスクが登録されるので、即座にToDo管理を行えます。

Chatworkを社内チャットツールとして導入している場合、タスクの管理や内容のリアルタイム共有はChatworkで、タスクの詳細情報や他アプリとの連携はkintoneで、といった棲み分けが可能です。

トヨクモのkintone連携サービスでkintoneをもっと便利に

トヨクモ株式会社は「すべての人を非効率な仕事から解放する」をミッションとして、kintone連携サービスをはじめ、「安否確認サービス2」や「TOYOKUMO Scheduler(トヨクモ スケジューラー)」など、ビジネス向けのクラウドサービスを提供しています。

kintoneリリース直後の2012年からkintone連携サービスを多数提供しつづけ、これまで10,000件以上の契約実績を積み重ねてきました。

以下で、トヨクモが提供しているkintone連携サービスの特徴を紹介します。

FormBridge(フォームブリッジ)

FormBridge(フォームブリッジ)は、kintoneにデータを直接登録できるWebフォームの作成ツールです。アンケートフォーム、お問い合わせフォーム、Web試験フォームなど、あらゆる用途のフォームをノンプログラミングで作成できます。

フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されるため、ユーザーや顧客が入力した情報を移し替える必要がなく、入力ミスを防げます。また、条件分岐や数値計算、ステップフォームなど高度なフォームも簡単に作成可能です。

背景色やロゴの指定、入力項目の配置や選択肢の並び方など、豊富なデザイン/レイアウト設定が行えます。中国語や英語など多言語表示機能もあり、メールアドレスやIPアドレスを用いてフォームへのアクセスを制限できます。

Webサイトに申し込みフォームを設置したり、営業マンに報告書を登録してもらったりなど、kintoneライセンスを持たない方のデータもkintoneに保存したいときに役に立つでしょう。

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kViewer(ケイビューワー)

kViewerとは、kintone内の情報を外部に公開できるツールです。kintoneの基本機能では原則、kintone内の情報はkintoneライセンスを持つユーザーしか閲覧できません。

しかし、kViewerを使えば、kintoneに保存されている情報を、kintoneライセンスを持たないユーザーにも開示できます。Webサイト上にも直接データを公開できるため、データ移し替えの手間がかかりません。

kViewerで作れるビューは、以下の全8種類です。

  1. リストビュー
  2. カードビュー
  3. セグメントビュー
  4. カレンダービュー
  5. グラフビュー
  6. 高度なグラフビュー
  7. ダッシュボードビュー
  8. Myページビュー

デザインテンプレートをダウンロードして適用するだけで、プログラミング不要で高度なビューを作成できます。ビューで表示するレコードの絞り込みや検索機能も設定可能です。FormBridge同様、ビューの多言語表示や閲覧制限にも対応しています。

kintoneのデータを社内外に共有したい、関係者だけに公開する情報ページを作りたいといった場合に向いています。

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PrintCreator(プリントクリエイター)

PrintCreator(プリントクリエイター)は、kintone内のデータを使って帳票を作成できるツールです。kintoneに登録されている社名や金額などの情報を参照して、見積書や請求書などを作れます。PDFをまとめて出力可能なため、手間を大幅に削減可能です。

PrintCreatorは、kintoneに保存されているURLやメールアドレスのQRコード化、英数字や記号のバーコード化にも対応しています。また、kintone上の画像やテーブルもすべて取り込んで出力可能です。

さまざまな用紙サイズに対応しているため、宛名ラベルや年賀状などの宛先も印刷できます。

PDFファイルを出力しそのままkintoneアプリに保存したい場合や、kintoneデータのExcel転記をやめたい場合などにおすすめです。

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kMailer(ケイメーラー)

kMailer(ケイメーラー)は、kintoneのデータを引用してメールを送信できるツールです。普段社内で使っているメールアドレス(Gmail、office365、SendGridなど)から、kintoneで管理しているメールアドレス宛にメールを個別、または一斉に送れます。

kMailerからメールを送信する際は、「締め切り日時の2日前」など、kintone内の日時フィールドと紐づけた送信予約が可能です。

また、kintone上のファイルを添付する際は、ダウンロードのためのワンタイムパスワードが生成されるため、意図しない受信者のファイルダウンロードを防げます。テキストだけでなく、HTMLで記述したメールのテンプレートも無制限に作成可能です。

メール開封ログやパスワード認証ログ、ファイルダウンロードログを取得/保存できるため、メールに関する履歴をいつでも確認できます。毎月送るメールマガジンや請求書PDFの添付メール作成、お試しの期日などのリマインドメール送信にも最適です。

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kBackup(ケイバックアップ)

kBackup(ケイバックアップ)は、kintone内のデータをAmazon Web Serviceで運用された、外部のサービスサイトに保存するツールです。

kintoneの基本機能では、アプリの復元はできるものの、レコードやフィールドの誤削除には対応していません。しかし、kBackupを使えば添付ファイルも含めたkintoneアプリ内の全データを、毎日リアルタイムで自動的にバックアップ可能です。

バックアップデータは30日間管理され、誤ってレコードやフィールドを削除してしまった場合もすぐに復元できます。

「ハードウェア障害や誤操作」「ソフトウェアのバグや誤作動」「コンピュータウィルス」「災害」など、日常に潜むデータ消失のリスクを防ぎます。

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DataCollect(データコレクト)

DataCollect(データコレクト)は、kintoneの複数アプリ間で情報の収集、計算、加工ができるツールです。IFやSUM、COUNTなどExcelでお馴染みの関数を使って、複数アプリに散在している情報を一元管理できます。

スケジュール設定により、毎日、毎週、毎月といった情報集計の定期実行も可能です。kintone内のアプリにWebhookを設定すれば、アプリへの操作をきっかけにリアルタイムで自動的にデータコレクトを行えます。

「予算アプリと実績アプリ間でデータを統合したい」「毎日定時に売上を自動集計したい」といった場合に効果的です。

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API連携でkintone連携サービスを自在に組み合わせ

今回はkintoneのAPI連携の特徴やメリット、API連携で使えるトヨクモのkintone連携サービスについて紹介しました。

トヨクモのkintone連携サービスは単体での使用はもちろん、「kintone × FormBridge」や「kintone × kViewer × PrintCreator」など、連携サービス同士の組み合わせで、さらに便利な活用が可能です。

トヨクモの各種kintone連携サービスは、すべて30日間無料でお試しいただけます。まずはお気軽にお問い合わせください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
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