紙やメール、Excelなどで情報を管理していると必要な情報が社内に共有されず、業務の属人化が起きやすくなります。
特定の従業員に依存せずに業務の継続性やクオリティを担保するためには、属人化を防ぐ仕組み作りが大切です。
脱属人化にはITツールの活用が向いていますが、数あるITツールの中でもサイボウズのkintoneは特に属人化の解消に適しています。
そこで当記事では、属人化がもたらすリスクおよび原因に加えて、kintoneを活用した属人化の解消方法について解説していきます。
業務の属人化とは？
属人化とは、特定の業務の進め方や詳細、進捗状況などが担当者以外からは把握できない状態のことを指します。
業務の属人化が起きると、担当者しか仕事が進められなくなったり、クオリティが保てなくなったりと業務の継続に支障をきたします。
1つの企業で働き続けることが当たり前だった時代が終わり、転職が一般化している現在、人に依存しない仕組み作りの重要性が増しているのは言うまでもありません。
今や属人化問題は、規模や事業内容を問わず、どの会社も真剣に向き合うべき課題となっています。
属人化がもたらすリスク
業務の属人化によって発生するリスクおよびデメリットについて具体的に解説していきます。
業務の継続性が損なわれる
業務の属人化により特定の担当者に依存すると、結果的に業務の継続性が損なわれます。
担当者本人しか業務を進められない状態で、担当者が病気やケガで来れなくなると、他の従業員が代わりに対応することができず、業務が停滞してしまいます。
最悪の場合、ノウハウが共有されないまま担当者が退職してしまい、業務の継続自体が困難になることもあるでしょう。
他にも、顧客ごとの進捗状況や社内事情などが分からなくなり、不適切な対応をしたことで契約を切られてしまうなど、属人化によるリスクは計り知れません。
クオリティを保てない
業務の属人化が起きている場合、担当者にスキルや知識、経験が集中することになるため、他の従業員では同じクオリティを出せなくなる可能性が高いです。
また、担当者以外には理解できない業務が生まれることで、担当者の裁量のみで仕事が進められるようになると、他メンバーからは品質の評価すらできなくなります。
全体で生産性を上げることが重要な企業という組織において、特定の個人にクオリティを委ねてしまうのは好ましくありません。
教育コストが上がる
業務がマニュアル化されず、ブラックボックス化していると、新人が自立するまでの教育にかかるコストが上がります。
担当者が直接教えることもできますが、マニュアルや過去の事例などを参考に自己学習できる環境の方が効率的に成長できるのは明白です。
業務の属人化が起こる原因
業務の属人化が起こる主な原因を3つに分けて解説します。
共有する時間がない
属人化が最も起きやすい原因として挙げられるのが、多忙な業務に追われて共有する時間が取れないケースです。
情報共有の必要性が分かっていたとしても、担当者が業務をマニュアル化するほどの余裕がなく、いつの間にか属人化してしまうことは珍しくありません。
特に少人数の会社であれば、各々が自分の業務を全うするのに精一杯で、そもそも業務を共有する相手がいないこともあるでしょう。
業務の専門性が高い
業務の専門性が高く、高度なスキルや技術が求められる職種では、業務の属人化が起きやすくなります。
例として、プログラミングやWebマーケティングなどの分野では、優れたパフォーマンスを出せるスペシャリスト的なメンバーに業務が集中してしまいがちです。
専門性の高い業務を端から見て理解することは難しく、しっかり情報共有の仕組みを設けなければトップ層とその他メンバーの差は広まっていく一方です。
また、専門的であればあるほどマニュアル化する難易度も高くなり、情報共有に時間がかかることから後回しにされてしまうこともあるでしょう。
情報共有の制度が整っていない
情報共有の制度が整っていなければ、当然のことながら業務の属人化は起きやすくなります。
紙やメール、Excelなどで案件管理や進捗管理をしている状態で情報共有をする場合、内容を転記したり、口頭で説明する時間を設けたりと担当者には大きな負担となります。
情報を一元管理できるIT支援ツールやグループウェアなどを導入して、少ない労力で効率的に情報共有できる仕組みを作ることが大切です。
属人化の解決にはkintoneがおすすめ
業務の属人化を解消するためには、情報共有や一元管理機能が付いているITツールの導入がおすすめです。
特に、サイボウズが提供しているクラウドサービス『kintone（キントーン）』は、脱属人化に必要な機能が一通り揃っています。
kintoneは情報の一元管理や可視化に優れており、ノーコードでオリジナルの業務効率化アプリを簡単に作成できるため、業種・業態を選ばず利用可能です。
脱属人化にkintoneが最適な理由
それでは、なぜkintoneが脱属人化に適しているのか詳しく解説していきます。
業務の情報を集約できる
顧客情報や案件の進捗状況、商談内容などをkintoneに集約し、一元管理することができます。
kintoneでは、業務に役立つオリジナルアプリを作ることができ、スタンダードコースであれば最大1000個までのアプリを作成可能です。
案件管理用アプリや商談履歴アプリなどを作成し、それぞれに情報を蓄積していけば、自然とkintoneに業務に必要な情報が集約されるようになります。
Google検索と同じようにkintoneでキーワード検索することで、必要な情報を簡単に見つけられるのも非常に便利です。
また、使い方次第で営業支援ツールや顧客支援ツールなど複数の役割をkintoneが担ってくれるため、個別にITツールを導入するよりもコストを抑えられます。
業務の対応記録（履歴）が残る
kintoneでは、アプリ内のレコード情報をいつ誰がどのように変更したのか履歴として残る仕様になっています。
そのため、過去に難しかった大型案件がどのような流れで成約に至ったのかといった記録を、後からレコードを開くだけで時系列順に細かく確認できるようになります。
さらに、顧客リストと対応履歴のアプリを紐付けて、特定の顧客に対する対応履歴だけを表示するといった使い方も可能です。
また、レコードごとにコメント欄があり、コメントでのやり取りも消えずに蓄積されていくため、過去の質問やアドバイスなども合わせて参照できます。
リアルタイムで情報共有ができる
kintoneを活用すると、常に最新の情報を見える化して、リアルタイムで情報共有ができるようになります。
「メールやExcelで情報管理をしていたら、最新版と名の付くファイルであふれてしまった」といった経験のある方は少なくないでしょう。
クラウドサービスのkintoneなら更新した情報がリアルタイムに反映されるため、最新の進捗状況や売上グラフなどを簡単に確認できます。
ただし、基本的にkintone内にある情報を見るためには、kintoneライセンスを所持している必要があります。
ライセンス未所持のメンバーにも情報共有できる仕組みを整えたい場合は、外部にkintone内の情報を公開できるようになる「kViewer」を利用しましょう。
脱属人化に役立つ業務マニュアルを作成してみよう！
kintoneで属人化の解消に役立つ業務マニュアルを作成してみましょう！
kintoneの基本機能だけでは、kintoneライセンスを所持していないユーザーに情報を公開できないため、今回は以下のkintone連携サービスを使用します。
また、今回業務マニュアルを作成して公開するまでの手順は以下の通りです。
- 業務マニュアルのアプリを作成
- kViewerで共有用の公開ページを作成
それでは早速作成していきましょう。
Step1：業務マニュアルのアプリを作成
まずは、業務マニュアルのアプリを作成します。
今回は、分かりやすく営業部用の業務マニュアルアプリを作成してみました。
マニュアルアプリを作成する際は、カテゴリーを設定しておくと必要な情報を見つけやすくなります。
アプリを作成したら業務の進め方やポイントなどの情報をレコードとして追加していきましょう。
Step2：kViewerで共有用の公開ページを作成
先ほど作成した業務マニュアルの内容をkintoneライセンス未所持の人でも見られるように、kViewerを使って公開ページを作成します。
今回、詳しい作り方については省略しますが、画像のように本来kintone内でしか見られなかった情報がURLさえ知っていれば外部からでも確認できるようになります。
kintoneアプリ内の業務マニュアルを更新した際は、公開ページの情報も自動で更新されるので、煩雑な管理などは一切不要です。
なお、業務マニュアルとは異なりますがFAQのサンプルページを公開しておりますので、具体的な使用感のイメージを掴みたい方はぜひ下記ページをご参照ください。
応用編：FormBridgeで質問を受け付ける
応用編になりますが、回答内容がkintoneに直接保存されるWebフォーム作成サービスのFormBridgeをkViewerと合わせて利用するのもおすすめです。
まずは、FormBridgeを使って「業務マニュアルについての質問受付フォーム」を作ります。
作成したフォームのURLを業務マニュアルの公開ページに貼れば、一方的な情報共有だけでなく、質問の受付までできるようになります。
kViewerとFormBridgeを組み合わせて、kintoneライセンスがない人とも双方向のコミュニケーションが取れる環境を実現しましょう！
30日間の無料お試し実施中
今回は、業務の属人化が起きる原因やリスクに加えて、kintoneを活用して属人化を解消する方法について解説しました。
情報の一元管理からリアルタイムの共有までワンストップで実現できるkintoneは、数あるITツールの中でもコスパよく属人化を防止できるサービスとなっています。
kintone連携サービスのkViewerやFormBridgeを活用すれば、ライセンス未所持の社員やアルバイトのメンバーにまで活用範囲を広げられるのも大きな魅力です。
今回、属人化を解消できるサービスとしてご紹介したkintoneおよびkintone連携サービスは30日間の無料お試しを実施しています。
少人数からでもご利用いただけますので、少しでも気になった方はぜひこの機会にお試しください。
