kintoneで他社連携する方法3選!社外との情報共有を効率化

スムーズな情報共有や連絡手段の確立は、他社と連携する際には必要不可欠です。

他社連携に使えるITツールは複数ありますが、サイボウズのkintone(キントーン)は機能面・コスト面などから、特に他社連携に適しているITツールとなっています。

そこで当記事では、kintoneを使用して他社と連携するメリットやkintoneで他社連携する具体的な方法などについて解説していきます。

kintoneで他社連携はできる?

結論から言うと、kintoneを使用することで他社とスムーズに連携できるようになります。

ただし、1つ注意点があり、kintoneの基本機能だけで他社連携を実現することは困難となっています。

なぜなら、kintoneの基本機能では、社外との情報共有を安全かつ限定的に実施することが難しいからです。

kintoneを他社連携に利用するのであれば、kintoneアプリ内の情報を限定して安全に共有できる仕組み作りが必ず必要になります。

そのためには、後ほど解説するゲストスペース機能やkintone連携サービスなどを活用する必要があり、追加で料金が発生します。

kintoneの基本機能だけだと他社連携はできないが、プラス@のサービスを活用するとkintoneで効率的な他社連携を実現できると認識してください。

kintoneで他社連携するメリット

ここからは、kintoneを利用して他社連携する主なメリットを3つ解説していきます。

効率的な情報共有ができる

kintoneを利用して他社連携することで、効率的でスムーズな情報共有を実現できます。

通常、社外と情報共有する際は、情報を転記したり、資料をまとめてメールに添付したりと、その都度工数がかかっているかと思います。

一方、kintoneで情報共有する場合、社外にkintone内の情報を見せられる環境を1度構築すれば、その後は一切工数をかけずに自動で情報共有することが可能です。

例として、申請手続きの進捗状況を共有する必要があるとしましょう。

本来ならメールや電話で進捗状況を聞かれてから、顧客情報と進捗状況を探して、回答メールを作成してと、1件対応するだけでもかなりの時間と手間がかかります。

kintoneの場合、顧客が自主的に進捗管理のアプリを確認するだけで常に最新の情報を共有できるので、こちら側は何もする必要がありません。

社外との情報共有に伴う工数を大幅に削減できるのがkintoneならではの強みと言えるでしょう。

情報漏洩のリスクが低い

kintoneを利用して他社連携を行えば、情報漏洩のリスクを最大限減らすことができます。

情報社会となった昨今において、情報漏洩のリスクは昔よりも高まっており、一度のミスで社会的信用を失いかねません。

実際、メールで他社に機密情報を送る際に、宛先を間違って他社の情報を流してしまったといったケースは珍しくありません。

kintoneの場合、関連情報をまとめて同一ページ内に表示できたり、アクセス制限がかけられたりとシステム的にヒューマンエラーが起きにくいように設計されています。

さらに、kintone連携サービスを合わせて活用すれば、ログインに使用したメールアドレスに結びつく情報だけを顧客ごとに表示できるようになります。

1つのミスで会社の信用が失われる状況は、現代のネット社会においてかなり危険視すべきなので、kintoneで情報漏洩を防げるのは大きなメリットとなるはずです。

なお、kintoneのセキュリティについては下記の記事で詳しく解説しておりますので、気になる方はご参照ください。

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コストを抑えられる

kintoneは、多岐にわたる用途で活用できるクラウドサービスです。

自社用にカスタマイズしたアプリを作ることで、タスク管理や書類管理、売上管理など、あらゆる業務をkintoneで一元管理することができます。

もちろん、その用途の1つとして他社連携≒情報共有をkintoneで行うことも可能です。

そのため、kintoneに他社連携を含めたさまざまな役割を持たせることにより、ITツールにかかる総合的なコストを抑えることができます。

業務毎にITツールを導入してランニングコストに悩まされている企業には、kintoneは特におすすめできるサービスとなっています。

kintoneで他社連携する方法3選

ここからは、kintoneで他社連携する具体的な方法を3つ解説していきます。

他社と連携する場合にかかる費用も記載しておりますので、ぜひ参考にしてください。

kintone連携サービスを活用する

  • おすすめ度:高
  • 月額(税別):9,000円〜/人数制限なし(スタンダードコースの場合)

※料金はkintone連携サービスにより異なります

kintoneでの他社連携には、トヨクモのkintone連携サービスがおすすめです。

基本機能では実現できなかったkintoneライセンスを持たない人との相互コミュニケーションが取れるようになるため、活用の幅が大きく広がります。

kintone連携サービスで実現できる他社連携には、以下のようなケースが挙げられます。

  • 顧客や取引先がkintone内の情報を自主的に確認する
  • kintoneライセンスを持たない社外の人がkintoneに情報を登録する
  • kintoneで管理しているデータを引用して自動でメールを送信する

また、利用人数がどれだけ増えても費用が変わらない料金形態となっているので、複数社と連携する必要がある場合には特に向いています。

ゲストスペースを利用する

▲出典:kintone公式サイト

  • おすすめ度:中
  • 月額(税別):1,200円/1ユーザー(スタンダードコースの場合)

kintoneでは、顧客や取引先など、社外の人とのやり取りに特化した「ゲストユーザー」および「ゲストスペース」を利用することができます。

ゲストスペースで社外の人とチャットしたり、業務に必要な情報を一緒に管理したりと自社のkintone環境内で他社連携を完結できるのが魅力です。

閲覧できる情報は招待したゲストスペース内の情報に限られるため、情報漏洩のリスクも低く、安全に情報共有を行えます。

また、招待する相手が既に自社でkintoneを利用していれば、アカウントの共通化を行うことでゲストユーザーの利用料が無料になります。

ただし、ゲストスペースを利用する場合、以下の2点がネックとなることには注意しましょう。

  • ゲストユーザー1人につき1,200円のコストがかかる
  • 複数社と個別にやり取りする場合、ゲストスペースを複数管理する必要がある

他社連携が必要になる顧客・取引先が少数であればおすすめですが、人数が増えれば増えるほどコスト・運用の負担は上がっていきます。

別ドメインを用意する

  • おすすめ度:低
  • 月額(税別):1,500円/1ユーザー(スタンダードコースの場合)

他社と連携するために、kintoneの別ドメインを新たに契約するのも1つの方法です。

別ドメインを用意して、社外の人をユーザーとして追加すれば、他社との連携に特化した最適な環境を作ることができるでしょう。

ただし、別ドメインを用意する方法は、コスト的にも機能的にもあまりおすすめできません。

まず、kintoneのドメインを新しく用意するには、最低5ユーザー分の契約が必要になり、加えて自社と社外ユーザーの人数分コストがかかってきます。

さらに、基本機能では別ドメインにあるアプリを連携することができず、完全に自社用のドメインとは切り離した管理・運用が求められます。

費用がかかり、運用にも負担がかかるため、1対1の構図で共有して運用したいなど、よっぽど限定的な状況でない限りは他の方法を選択した方がいいでしょう。

他社連携におすすめのkintone連携サービス

kintoneで他社連携を実施する場合、コスト・運用どちらの観点からもトヨクモのkintone連携サービスがおすすめです。

ここでは、他社連携に役立つkintone連携サービスを3つ厳選してご紹介します。

FormBridge(フォームブリッジ)

  • 初期費用:無料
  • 月額(税別):9,000円 ※スタンダードコースの場合
  • 無料お試し:あり(30日間)

『FormBridge(フォームブリッジ)』は、回答内容がkintoneに直接保存されるWebフォームをノンプログラミングで作成できるkintone連携サービスです。

本来、kintoneでは自社ドメイン上でkintoneライセンスを所持しているユーザーしか、kintoneに情報を登録できません。

FormBridgeを使えば、フォームを通して誰でも情報を登録できるようになるため、質問や各種申請の受付を自動化できます。

FormBridgeについてより詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

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kViewer

  • 初期費用:無料
  • 月額(税別):9,000円 ※スタンダードコースの場合
  • 無料お試し:あり(30日間)

『kViewer(ケイビューワー)』は、kintoneライセンスを持たない人にkintone内の情報を公開できるkintone連携サービスです。

kintoneで管理している情報をページ(ビュー)として公開できるため、社外の人でもURLにアクセスするだけで進捗状況などを確認できるようになります。

kViewerの情報はkintoneアプリの情報と連動しており、自動でリアルタイムの情報に更新されるのも特徴です。

他社連携における情報漏洩の不安点についても、以下のような閲覧制限機能があるため心配ありません。

  • Toyokumo kintoneApp認証:メールアドレスでアクセス&表示する情報を制限
  • IP制限:許可されたIPアドレス以外からのアクセスを制限
  • パスワード保護:パスワードをかけてアクセスを制限

特に、Toyokumo kintoneApp認証はログインしたユーザー別に表示する情報を自動で切り替えられるので、複数社との連携をお考えの方には最適です。

kViewerについてより詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

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kMailer

  • 初期費用:無料
  • 月額(税別)15,000円 ※スタンダードコースの場合
  • 無料お試し:あり(30日間)

『kMailer(ケイメーラー)』は、kintoneで管理しているデータを活用してメールを送ることができるkintone連携サービスです。

Gmailやoffice365、SendGridなど自社で利用しているメールサーバーから、kintoneで管理しているメールアドレス宛に予約・自動・手動でメールを送信できます。

メールアドレスだけでなく、顧客に紐づく各種情報や添付ファイルを引用・添付して送ることも可能です。

メールの作成から送信までをシステムに任せられるため、宛先や内容間違いによる情報漏洩を心配する必要もありません。

kMailerについてより詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

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複数サービスの利用でもっと便利に!

FormBridgeやkViewerなどのkintone連携サービスは単体でも便利ですが、複数のサービスを合わせて利用することでもっと便利になります。

「kViewerで情報を公開、誤りがあればFormBridgeで訂正してもらう」
「FormBridgeで作成したフォームに個人に対応した初期値を入力する」

複数のkintone連携サービスを併用することで上記のように、より踏み込んだ活用ができるようになります。

気になる使い方や実現する方法が気になる方は、トヨクモまでお気軽にお問い合わせください。

30日間の無料お試し実施中

今回は、kintoneで他社と連携するメリットおよび具体的な連携方法をご紹介しました。

情報漏洩を回避して効率的に情報共有ができるだけでなく、ITサービス全体にかかるコストも抑えられるのはkintoneならではの魅力です。

特に、今回ご紹介したトヨクモのkintone連携サービスは、複数社との連携が必要なのであればコスト・運用面共に最適なサービスとなっています。

kintoneおよびkintone連携サービスでは、30日間の無料お試しを実施しておりますので、少しでも気になった方は、ぜひこの機会にお試しください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
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