kintone(キントーン)のアプリには情報を登録したレコードが蓄積されています。
kintone内の情報を出力する際は、レコード一つひとつを印刷しなくてはなりません。
出力したいレコード数が多い場合、手間や時間がかかってしまいます。
そこで、kintone連携サービス「プリントクリエイター」を使うことで、レコードの一括出力や帳票のデザイン調整が可能になります。
本記事ではプリントクリエイターの機能や一括出力の手順、他サービスとの連携による活用方法などを解説します。
kintoneを導入中で、レコードの出力や帳票の作成業務を効率化させたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
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kintone内の情報を出力するときの悩み
kintoneの標準機能でもkintone内の情報を出力できます。
ただし、印刷するまでの手間やデザインの限界など懸念される点があります。
各レコードにアクセスした上で印刷ボタンを押す必要がある
レコード情報を出力する際は、レコードの一覧画面からの一括出力ができません。
各レコードにアクセスしてから、印刷ボタンをクリックする必要があります。
そのため、印刷したいレコードが多い場合、全ての操作を行うのに時間と手間がかかってしまいます。
出力したい資料の見た目を整えるのが大変
kintoneで各レコードの印刷ボタンをクリックすると、そのままの画面で出力されます。
簡易的なデザインでは印象が劣ったり、レコードの中に顧客に見せたくない情報が含まれていたりする可能性もあります。
ラベルや添付ファイル、配置などアプリの設定を工夫しなければ、見積書や納品書として出力するのには向いていません。
『プリントクリエイター』でkintoneのレコード一覧から一括出力が可能に
トヨクモが提供するkintone連携サービス「プリントクリエイター」は、kintoneの情報を使って簡単に帳票を作成できます。既存で使っている見積書や請求書などのPDFをアップロードし、マウス操作で必要な項目を配置するだけで、様々な印刷物を出力できます。
プリントクリエイターを使えば、kintoneアプリのレコード一覧から一括出力が可能です。
また、プリントクリエイターは30日間無料でお試しすることができます。
以下に一括出力の手順をご紹介いたしますので、ぜひお試し環境をご用意の上お手元でご確認ください。
無料お試し環境はお申し込み後すぐにご利用いただけます。
プリントクリエイターを使って一括出力を行う手順
プリントクリエイターを開き、＋マークより「アプリの登録」に進みます。
登録するkintoneアプリのURLとAPIトークン、アプリ名を入力し、「次へ」進みます。
「帳票設定の登録」をクリックします。
帳票名を入力し、PDFのサイズや向きを設定します。
また、PDFファイルの利用方法は、出力時にPDFのレイアウトを背景として反映させるか、もしくはkintoneのレコードのみ反映させるかを選択します。
背景PDFのファイルを選択し、「登録」します。
出力場所やフォント、サイズなど帳票レイアウトを調整します。
最後に「変更を保存」します。
「JavaScriptのアップロード」をクリックします。
「JavaScript」をクリックしてダウンロードします。
「kintoneの設定画面」に遷移します。
ダウンロードしたJavaScriptをアップロードして追加し、「保存」します。
kintoneアプリ名の横のマークから、「kintoneアプリの設定編集」に進みます。
最下部の一括出力機能にて、「一括出力を利用する」をONにして「変更を保存」します。
以下でレコード一括出力の設定は完了です。
登録したkintoneアプリを開くと、レコード一覧画面にオレンジの出力ボタンが表示されます。
出力ボタンをクリックすると、一括出力できます。
その他『プリントクリエイター』でできること
レコード一括出力の他に、プリントクリエイターでできることを紹介します。
様々な出力サイズに対応で年賀状やセールスレターに貼る宛名シールの出力も
プリントクリエイターはA4やハガキサイズだけでなく、1ミリ単位で用意サイズの変更が可能です。1枚のシートにデータを並べて、年賀状やセールスレターに貼る宛名シールを出力できます。
別サービスとの連携でさらなる応用も
プリントクリエイターはトヨクモの別サービスと連携することで、さらなる応用が可能です。
例えば、kintoneにデータが自動保存されるWebフォームの作成サービス「フォームブリッジ」を使えば、HP上からお客様自身が必要な情報を入力し、見積書を発行できます。さらに、「kViewer」を使ってkintoneアプリから製品名や値段などのデータを自動入力させれば、見積書作成のミスや手間を減らせます。
また、「データコレクト」を用いれば、分散している請求情報をまとめて、合計を簡単に算出し、請求書を作成可能です。請求書が発行されたら、「kMailer」で自動でメールを送信できます。
このように、プリントクリエイターと他のkintone連携サービスを組み合わせて使うことで、帳票作成・管理まわりの業務フローを効率化できます。
プリントクリエイターで帳票業務の面倒とおさらば
今回はプリントクリエイターの機能や一括出力の設定方法、他サービスとの連携による活用例などを紹介しました。プリントクリエイターを使うことで、kintone単体では難しいレコードの一括出力や、細かなデザインの調整、出力サイズの選択が可能となります。
また、他のkintone連携サービスも合わせて使えば、帳票データの自動入力や帳票の自動送信などができ、業務効率がさらにアップします。
プリントクリエイターの機能や操作を確かめたい方は、まずはお気軽に無料でお試しください。
