『kintone（キントーン）』は、社内業務アプリをプログラミングの知識不要で作れるクラウドサービスです。今回は、kintoneの活用の幅が広がる条件分岐処理プラグインについて紹介します。
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kintoneの条件分岐処理プラグインとは
kintoneの条件分岐処理プラグインは、指定した条件に達した際、自動的に入力したり、エラーチェックができたりするプラグインです。
条件分岐処理プラグインを導入すると、大量の入力作業を自動化できたり、入力を忘れた場合にアラートを受け取れたりします。
たとえば、ステータスが受注に変わった場合、自動で受注受付日時が入力されるように設定しておけば、受注日の入力漏れの心配はありません。このようにkintoneの条件分岐処理プラグインを使用すると、基本機能だけではできない複雑な処理ができます。
kintoneの条件分岐処理プラグインの機能10選
kintoneの条件分岐処理プラグインには、さまざまな機能が備わっています。以下では、主要な10の機能を紹介します。
条件分岐処理プラグインの導入を検討している方は、以下の主要な機能の解説をぜひ参考にしてください。
自動入力・自動コピー
条件分岐処理プラグインには、自動入力や自動コピーの機能が備わっています。
フィールドを指定しておけば、自動で設定された値を入力したり、コピーできたりと非常に便利です。また、AGE関数やTODAY関数なども利用可能です。
自動入力や自動コピーの機能には、以下のような使い方が挙げられます。
- 生年月日の欄を入力すると年齢が自動で反映される
- 進捗を請求に変えると見積金額がコピーされて売上金額に反映する
この機能を使うと、入力ミスを減らしたり、作業を効率的に進めたりできます。
日付の自動計算
条件指定とプラグインを組み合わせると、日付の自動計算が可能です。日付はうるう年にも対応しており、カレンダーの暦にあわせて自動出力できます。
たとえば、契約日の翌月末を請求日に設定したり、営業先へのアプローチの予定日を2週間あとに設定できたりと非常に便利です。
日付の自動計算を利用することで、スケジュール管理がスムーズにでき、業務改善につながります。入力の手間や入力忘れが減り、仕事に集中しやすくなるでしょう。
入力不要項目の非表示
入力不要項目を非表示にできる点は、条件分岐処理プラグインの魅力の一つです。
入力画面が見やすくなり、誤った箇所への入力が減少するでしょう。
使い方の例として、顧客情報入力フィールドを紹介します。
条件分岐処理プラグインを利用すると、顧客が既存の区分に該当する場合のみ、住所や電話番号、メールアドレスの項目を非表示にすることが可能です。
入力不要項目の非表示を活用すると、入力画面がすっきりし、入力が必要な項目を見逃しにくくなります。
テーブル行を自動で追加
kintoneの条件分岐処理プラグインを活用すると、テーブル行を自動で追加できます。
複数行の追加も可能で、条件にあわせてテーブルの値を変化できるため非常に便利です。
たとえば、料理Aを作るために必要な材料A1と材料A2の仕入れ数を入力するとします。
料理Aを選択すると、テーブルには自動で材料A1と材料A2を入力する行が追加されるように設定できます。
必要なテーブル行を自動追加することで、確認漏れや入力ミスを防げるでしょう。
保存時チェック
保存時チェックとは、エラーとなる条件を設定し、条件に当てはまるときに保存ボタンを押すと、エラーが表示される仕組みです。
このプラグインを活用することで、入力ミスや入力漏れを防ぎ、業務がスムーズに進行できるでしょう。
活用例として、「次回フォローが必要」の項目にチェックをすると、フィールドにフォロー内容を入力しないとエラーが表示されるように設定できます。
入力漏れが多い箇所をフォローしたいときに、条件分岐処理プラグインは非常に役立ちます。
書式変更
条件分岐処理プラグインで書式変更を自動で行えます。
定めたフィールドの背景や前景の色を条件にしたがって変更できます。
たとえば、以下のような利用方法が可能です。
- 粗利率が30％以下の場合に文字色を赤に変える
- 期日を過ぎたタスクの背景色を変える
情報をより分かりやすく表示したい部分がある際には、条件分岐処理プラグインを利用しましょう。
自動採番
自動採番は、レコードに自動で通し番号をつけ、文章の重複を防ぐ機能です。
kintoneの条件分岐処理プラグインを活用すると、簡単に採番できます。
案件種別やグループごとの採番も可能で、条件分岐処理プラグインはレコードを整理する際にも便利です。
自動採番機能を利用すると、請求書番号や見積書番号を手入力する手間が省け、業務を効率化できるでしょう。
見積書や納品書の採番に苦労している場合は、条件分岐処理プラグインの活用をおすすめします。
アプリ間更新
kintoneの条件分岐処理プラグインには、アプリ間更新機能が備わっています。
複数のアプリを使っている際に、連動する情報を一括で管理が可能です。
たとえば、入金管理アプリに売上管理アプリを紐づけておくと、売上管理アプリで金額が変更になった際に自動で入金管理アプリの情報が更新されます。
入力情報の更新漏れがなくなるため、誤情報によるミスが減少します。
さらにアプリごとに入力する手間が減るので、削減された時間を他の業務に充てることができるでしょう。
削除時チェック
レコードを削除する際に確認メッセージが表示される機能です。削除前にメッセージで確認を求められるため、正しい作業をしようとしているのか見直しができます。
削除を中止したい場合には、Cancelをクリックすると削除の中断が可能です。
削除時チェックを活用すると、誤って情報を削除するミスを防げます。
このように、kintoneの条件分岐処理プラグインには魅力的な機能が多数あるため、積極的な活用がおすすめです。
条件分岐処理プラグインを補助するプラグイン
条件分岐処理プラグインは非常に便利である一方で、入力不可の設定、開閉グループの設定ができません。
そのため、これらの機能を使いたい場合は条件分岐処理プラグインを補助するプラグインの導入をおすすめします。
ここでは、条件分岐処理プラグインを補助するプラグインを紹介します。
入力不可の設定ができるプラグイン
入力不可の設定ができる「rex0220 項目入力不可プラグイン」とは、条件分岐処理プラグインとあわせて利用したいプラグインのひとつです。
このプラグインを導入すると、決められた項目は入力できません。
特定の項目が入力できなくなることで、誤った項目に入力して不具合が出ることを防げます。
入力不可の設定を加えたい場合は導入を検討しましょう。
開閉グループの設定ができるプラグイン
開閉グループの設定ができる「項目選択フィールド連動各種設定プラグイン」は、条件分岐処理プラグインを補助するプラグインです。
開閉グループを設定することで、画面の項目を少なくできます。
このプラグインは入力項目が多くなったり、手入力が原因でミスが多発したりする場合に活躍するでしょう。
このように条件分岐処理プラグインを補助するプラグインを活用することで、入力ミスを少なくすることができます。
自動ルックアップ機能の設定方法
ルックアップとは、他のアプリから必要な情報を引用する機能です。
条件分岐処理プラグインには、ルックアップを自動で行う機能があります。
ここからは、複雑に感じる自動ルックアップ機能の設定方法について、詳しく紹介します。
kintoneのシステム管理を開く
最初に、kintoneのシステム管理を開きましょう。右上の歯車マークを選択し、画面の一覧からプラグインを選択します。
そして、画面に従い、条件分岐処理プラグインを読み込み、プラグインの一覧画面に条件分岐処理プラグインが入ったことを確認します。
アプリに追加する
次に、使用したいアプリの設定から「プラグイン」を選択しましょう。
その後、「プラグインの追加」から条件分岐処理プラグインをチェックして追加のボタンを選択します。
設定を求められる場合があるため、画面の指示に従い設定を完了します。
フィールドを追加・設定する
次に、フィールドを追加・設定します。
初めて利用する場合は、ルックアップフィールドの設定を実施しましょう。
アプリの右上にある歯車マークから設定画面を表示して、ルックアップフィールドの名前を変更します。名前は､「元アプリの名前と管理番号」、「社内で分かりやすい名前と番号」などの一目で分かりやすいよう組み合わせを社内で統一しておくとよいでしょう。
そして、ルックアップフィールドを設定し、元アプリとルックアップするアプリを紐づけます。
設定が完了したら、アプリを更新します。
プラグインの設定をする
フィールドの追加・設定が完了したら、次にプラグインの設定に進みます。
設定画面が表示されたら、設定タブの名前や動作条件を決めます。
設定タブ名はメンテナンスをする際に、分かりやすいように設定しておくことがおすすめです。
動作条件には、元アプリのレコード番号を獲得するフィールドに値が入ったら動くように設定しておきましょう。
自動ルックアップの設定をする
最後に、自動ルックアップの設定をします。
自動ルックアップを選択すると、以下の項目の詳細設定が可能です。
- 参照元アプリ：元アプリを選ぶ
- 取得するレコードの条件：ルックアップ元アプリのレコード番号と、情報を取得したい元アプリ取得するフィールドの2つをリンクする
- 取得するフィールド：データを反映させるフィールドとルックアップ先アプリのフィールドをリンクさせる
- データの上書き：データを常に上書きする場合にチェック
設定後は、アプリの更新を忘れないようにしましょう。
kintoneの条件分岐処理プラグインを使いこなそう
kintoneをより便利に利用したい場合は、条件分岐処理プラグインの導入をおすすめします。書式変更や自動採番ができるようになり、非常に便利です。
条件分岐処理プラグインで対応できない部分は、補助するプラグインを導入しましょう。
kintoneの条件分岐処理プラグインについて、不明な点がある場合はぜひお気軽にお問合せください。
