進捗管理表とは、プロジェクトに必要なタスクや進捗状況をプロジェクトメンバー間で共有できるように作成された表です。
業務の属人化解消につながり、チームでプロジェクトを進行するためには不可欠です。しかし、どのように進捗管理表を作成したらよいか分からないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこでここからは、Excelで進捗管理表を作る方法や使う理由、注意点について紹介します。
Excelでの進捗管理表の作り方
Excelを使って進捗管理表を作るためには、タスクのカテゴリー分類や洗い出しという作業が必要です。
ここからは、Excelでの進捗管理表の作り方を3つの手順に分けて紹介します。
タスクの分類や洗い出しをする
プロジェクトは、多数の細かいタスクで構成されています。
タスクをすべて洗い出した上で、大・中・小のカテゴリーに分類しましょう。
分類が終わったら各タスクごとに担当者・作業内容・進捗状況を記入します。
このようにタスクを細分化し管理することで、誰がどのような作業をしているのかを可視化し、担当者が不在であっても状況を把握できるようになります。
プロジェクト期間を記入する
タスクの分類やタスクの洗い出しをしたあとは、プロジェクト期間を記入します。
手作業での入力は入力間違いや抜けなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあるため、関数を使って日付や曜日が自動で入力されるようにしましょう。
プロジェクトの全体像を把握するためには、まず全体の納期を決定します。それから大カテゴリーの完了予定日、中カテゴリー・小カテゴリーの完了予定日の順に決めると、無理のないスケジュールが作れます。
見やすい表に仕上げる
罫線を引いたり、項目ごとに色分けしたりするなどの装飾をして、見やすい進捗管理表に仕上げます。
また、「完了したタスクは緑色で塗りつぶす」や、「進捗状況欄に完了した日時を入力する」などのルールを事前に作っておけば、タスクのステータスが一目で確認できるようになります。
必要な事項を記入したあとは、ガントチャートを作成しましょう。
ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理などの業務進行が可視化できる表のことです。
Excelでの進捗管理表の課題
Excelでの進捗管理表作成には、使い始めるハードルが低いことや高いカスタマイズ性など、さまざまなメリットがある一方で課題もあります。
ここでは、Excelで進捗管理表を作成する際に発生しやすい課題を3つ紹介します。
ファイルを共有しにくい
Excelには、情報をスムーズに共有できないというデメリットがあります。
Excelには情報を共有する機能がなく、メールやチャットツールでファイルを共有しなくてはなりません。
メンバーとファイルを共有する際には、ファイルをメールに添付して共有するため、挨拶文を作成したり、CcやBccを設定したりする手間がかかります。
リアルタイムでの共有が難しい
Excelにはリアルタイムでの共有が難しいという課題があります。
ストレージサービスなどにアップロードすることで共有できますが、管理表を編集する際は、編集する人以外のメンバーがファイルを閉じていなければなりません。
そのため、業務管理表を編集するメンバーが多い場合は、思ったように更新ができずに最新の進捗が分からなくなる可能性があります。
ヒューマンミスが発生しやすい
Excelは自由度が高く初心者でも操作しやすい一方、入力のミスや二重入力があっても、チェックする仕組みがないため、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題があります。
業務管理表に入力するメンバーやタスクが増えるとその分、入力ミスが発生しやすくなるため、データの正確性が保てなくなる可能性が高まります。
また、編集時のルールが統一できていなければ、作業者ごとに記入の仕方や編集方法に違いが生じてしまうことも課題の一つです。大きなプロジェクトや複数のプロジェクトをまたいで管理する際には、統一されたルールを作成しましょう。
スマートフォンやタブレットでは見づらい
外回りの多い業種の場合、外出先でも進捗状況を確認する必要があります。しかし、Excelで作成した進捗管理表は、何度もスクロールする手間がかかり、見づらいことが課題です。
また、画面が小さいと間違ったデータを入力したり、必要な情報を削除してしまったりする可能性があります。
進捗管理表の種類
Excel進捗管理表の運用方法には、「WBS」「ガントチャート」「テンプレート」の3種類があります。それぞれの運用方法について解説します。
WBSで作業を細分化
WBSという手法について詳しく解説します。WBSは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業分割構成図」を意味します。
作業分割構成図とは、明確なゴール設定をするために作業タスクをできるだけ細分化させ、抜けや漏れを防ぐ手法のことです。
WBSを用いる場合は、タスク名だけではなく、「進行状況」や「担当者の名前」「終了日」などの項目も付け加えるようにしましょう。
ガントチャートを作成
日時を横、細分化したタスクと担当者を縦に表示した帯状の横棒グラフをガントチャートと呼びます。
ガントチャートを作成すると、タスクの状況が可視化されるため、作業優先度の確認やスケジュールの把握に役立ちます。
Excelで作成する際には、手動でセルに色を付けるやり方と条件付き書式を活用する方法がおすすめです。
書式を活用する方法は関数を設定して日時を指定するだけで完成するので便利です。しかし、Excelに関する知識が求められることに注意が必要です。
テンプレートを活用
Excelで進捗管理表を作る際、テンプレートを活用することもおすすめです。
テンプレートには、シンプルなデザインのものや高機能なものなどさまざまな種類があり、無料でダウンロードできるケースが多いからです。
事業内容に合ったテンプレートを利用すると、一から進捗管理表を作らずに済み、手軽にプロジェクト管理を行えます。
進捗管理が必要な理由
多くの企業では、進捗管理表が活用されています。ここでは、なぜ進捗管理が必要であるか、その理由を4つ紹介します。
進捗状況の把握がしやすい
進捗管理を行うとプロジェクトの進捗を見える化でき、進捗状況の把握がしやすくなります。
進捗管理表でプロジェクト全体を確認し、業務の流れや現状を理解できると、業務の重複を防げるため、生産性が向上します。
また、タスク全体のスケジュールが容易に把握できるようになり、複数のタスクを並行して作業していても現在の状況を客観的に確認できます。
プロジェクトの遅延防止
進捗管理表を確認すると、プロジェクトの停滞や遅延を防止でき、プロジェクト進行のボトルネックを抽出できます。
プロジェクト進行中は、さまざまな問題によって停滞や遅延が起こる可能性があるため、すべてのタスクが進捗管理表どおりに進むとは限りません。問題が起きたときも、進捗管理表があればプロジェクトの全体像を把握できるため、迅速に原因を究明し、対処することが可能です。
進捗状況をチーム内で共有できる
管理者だけではなく、プロジェクトメンバー全員が進捗状況を把握できていると、メンバー間の連携を高め、業務の重複や情報の行き違いなどを防止できます。
また、全体を把握することで、特定の人にだけタスクが集中するといった状況をなくし、適切に人員を割り振れます。業務を均一化できると効率よくプロジェクトを進められるでしょう。
作業の抜け漏れを防げる
プロジェクトの全体把握ができれば、タスクやスケジュールの管理が容易になるため、作業の偏りだけではなく、作業の抜け漏れも防げます。
ただし、タスクの洗い出しが十分でなかったり、タスク記入漏れがあったりすると、全体の進行に悪影響を与えてしまいます。そのため、進捗管理表はダブルチェックをして抜け漏れがないかしっかりと確認しましょう。
kintoneで進捗管理をする方法
『kintone（キントーン）』は、プログラミングの知識がなくても業務改善を行うアプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。さまざまなプラグインが提供されており、機能拡張を柔軟にできることが特徴です。ここでは、cybozu developer networkで配布されているプラグインを利用した進捗管理の方法についてご紹介します。
まず、ガントチャートプラグインをプラグインの配布ページからダウンロードし、kintoneのシステム管理画面からプラグインを読み込みます。読み込みが完了したら、kintoneアプリストアから『To Doアプリ』をダウンロードし、アプリにプラグインを紐づければ導入完了です。
必要な項目は随時追加しなければならないものの、簡単にガントチャートを作成し、進捗管理を行えるようになります。
kintone連携サービス（FormBridge、kViewer）を利用した進捗管理方法について
kintone連携サービスの『kViewer（ケイビューワー）』と『FormBridge（フォームブリッジ）』を利用すれば、kintoneアカウントを持っていない人でもタスクの登録と閲覧が可能になります。
『FormBridge』は、Webフォームを作成し、フォームに記入された情報をkintoneのアプリに自動で反映されるようにするプラグインです。たとえば、外部企業と連携する際も、『FormBridge』で作成したフォームからタスクの進捗情報を入力してもらえば、kintoneのアプリ内のデータベースを自動的に更新することが可能です。
『kViewer』は、kintone内の情報を外部に公開するためのプラグインです。『kViewer』を使えば、kintoneのアカウントを持っていなくてもkintoneで作成した進捗管理アプリの確認ができるようになります。
進捗管理を一元化して分かりやすく管理しよう！
Excelでの進捗管理には、ファイルを共有しにくかったり、リアルタイムでの編集が難しかったりする課題があります。
Kintoneで進捗管理アプリを作成すれば、リアルタイムで進捗状況の共有が可能です。また、トヨクモが提供する『kViewer』と『FormBridge』という連携サービスを利用すれば、kintoneアカウントを持っていない人とも進捗アプリの共有が可能になります。kintoneでの進捗管理をご検討中の方はぜひご確認ください。
