kintoneとスプレッドシートを活用した作業効率化の方法

『kintone(キントーン)』とGoogleスプレッドシートを併用して、顧客の一覧や案件などのデータを管理している方もいるのではないでしょうか。

しかし、kintoneとGoogleスプレッドシートを別々に管理していると、同じ内容を何度も入力する手間が増えたり、ファイル管理が煩雑になるというデメリットが生まれます。

そこで今回の記事では、kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する方法や連携するメリットについて紹介します。

kintoneとGooogleスプレッドシートを連携する方法

Gooogleスプレッドシートとは、ダウンロードやインストールを必要とせず、インターネットを介して使用する表計算のアプリケーションです。

さまざまなデバイスから簡単にデータの作成や閲覧・編集ができます。社内外を問わず共有しやすく、リアルタイムで共同編集できるという点が特徴です。
kintoneとGoogleスプレッドシートを連携させるには、いくつかの方法があります。

GASを使用する

GAS(Google App Script)とは、JavaScriptをベースにしたプログラミング言語のことです。JavaScriptはWebサービスでは馴染みのあるプログラミング言語のため、GoogleアカウントとJavaScriptに関する知識があれば、特別な開発環境がなくても無料で利用できます。

GoogleスプレッドシートでGASを実行する方法には、「図形を作成してスクリプトを埋め込む」「Googleスプレッドシートのメニューにオリジナルのメニューを追加する」という2つの方法があります。

  • 図形を作成してスクリプトを埋め込む方法
    スクリプトを作成したあと、Googleスプレッドシートのメニューの「挿入」から図形描画を選択して埋め込む図形を作成します。
    完成した図形をクリック、または右クリックします。「メニュー」「スクリプトを割り当て」の順に選択し、スクリプトにGASの関数名を入力すると完了です。
  • Googleスプレッドシートのメニューにオリジナルのメニューを追加する方法
    Googleスプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、スクリプトコードを書きます。
    コードを書いたあとは保存して、スプレッドシート画面に戻ります。
    ブラウザをリロードして、メニューが追加されたら完了です。

CSVファイルを取り込む

CSV(comma separated values)ファイルとは、値や項目をカンマ(,)で区切って書いたテキストファイルデータを指します。直訳すると、「カンマで値を分ける」です。
CSVファイルは余計な情報がない分、データ容量は少ないです。
テキストファイルデータであるため、さまざまなソフトで開けます。
例:住所,氏名,生年月日,電話番号

  • kintoneのインポート機能でCSVファイルを読み込む方法
    Kintoneアプリストアの、「あたらしくアプリをつくる」から「CSVを読み込んで作成」を選択し、「作成を開始する」をクリックします。
    その後チェック項目が表示されるため、表示項目を確認してから次に進みます。
    アップロードが終わるとプレビューが表示されるため、データが問題なく反映されていればアプリの作成を開始しましょう。

外部ツールを使用し自動転記する

外部ツールを使って自動転記をする方法は、GASやCSVを使う方法よりも必要な知識が少ないことが特徴です。
Googleスプレッドシートへ転記するkinetoneアプリの対象を指定するだけでいいため、プログラミングに関する知識が不要です。また、転記はリアルタイムで反映されるように設定できるため、バックアップとしての役割もこなせます。

ただし、連携できるものはツールごとに異なるため、採用する外部ツールがkintoneやGoogleスプレッドシートと連携できるかについては、事前に確認しておきましょう。
双方と連携ができるツールの例として「CData Connect」が挙げられます。

APIを使用する

API(Application Programming Interface)とは、アプリケーション同士を連携させる接点になるもののことです。

身近なAPI活用の例として、「グルメサイトや賃貸サイトの地図アプリ検索」「宅配の配送状況がメッセージアプリで届く」などがあげられます。

kintoneではAPIを利用すると外部サービスとの連携が可能です。外部サービスとは、Googleスプレッドシートや『FormBridge(フォームブリッジ)』『LINE WORKS』などです。

kintoneとスプレッドシートを連携するメリット

kintoneとスプレッドシートを連携する主なメリットは、「一元管理」「カスタム」「安全性」「管理費用」の4つです。
ここでは、4つのメリットや、どのように業務効率があがるかについて紹介します。

情報の一元管理が可能

kintoneとスプレッドシートを連携すると、複雑で膨大なデータを集約して一元管理できます。ツールの利用数増加や複雑化する管理体制などから生じる、販売店舗や担当者ごとの認識のズレや記入漏れを防ぎ、業務の効率化につながります。

また、kintoneにはコメントなどのコミュニケーションツールが用意されているため、リアルタイムでの意思疎通が可能です。『FormBridge』や『LINE WORKS』などの外部サービスと連携する際には、どのケースでどのツールを使って連絡をとるのかルールを決めておきましょう。

オリジナルカスタムが可能

kintoneは、開発の知識を持つメンバーやプログラマーがいなくてもカスタマイズが可能です。
100以上用意されているサンプルアプリから業務に合ったものを探すか、画面からパーツを選んで配置するだけで作成が可能です。使い勝手を考えながら作成して、便利なツールにしましょう。ただし、アプリの仕組みを理解せずに作成すると、逆に作業が増えて煩雑になることがあるため、事前に設計を行った上でアプリを作るといいでしょう。

セキュリティが万全

kintoneは、サーバー側で情報の漏えいやサイバー攻撃に対する対策がされています。そのため、セキュリティの知識がなくても安全に利用可能です。

kintoneはさまざまなデータを複数人で共有するため、情報を守るためのセキュリティ対策はしっかりと講じられています。

認証アプリによる2段階認証などの不正アクセス対策や不正ログインを防止する対策、想定外の接続をシャットアウトする機能があります。
kintoneは、社外からでもセキュリティ性の高い接続をできる環境が整っています。

関連記事

kintoneは、顧客の情報資産を守るために、さまざまなセキュリティ対策が施されています。 kintoneの堅牢なセキュリティ対策は、多くの企業に支持される理由になっていますが、セキュリティ対策の具体的な中身まで、知らない人は多いので[…]

管理費用が安く済む

kintoneには「ライトコース」「スタンダードコース」の2種類のライセンスがあり、最低5ユーザーから契約可能です。

ライトコースはAPIやプラグインなどが利用できないため、外部サービスとの連携やカスタマイズをする際にはスタンダードコースを選びましょう。

スタンダードコースの価格は、「月額1,500円/1ユーザー」「年額17,640円/1ユーザー」の2種類です。

初期費用は無料で、30日間の無料お試し期間から始められます。また、無料お試し期間終了後に自動的に課金されることはありません。

関連記事

サイボウス社が提供する業務改善クラウドサービス「kintone(キントーン)」には、ライトコースとスタンダードコースの2つのコースがあります。 スタンダードコースは、ライトコースに比べて料金が高いものの、機能面が充実しています。そのた[…]

kintoneとスプレッドシートを連携するシーン

kintoneとスプレッドシートの連携は、案件管理や社内イントラネットの代用など、さまざまなシーンで活用できます。
ここでは、おすすめのシーンを4つ紹介します。

案件管理

kintoneを利用すると、紙の書類や電子ファイルなど異なる媒体からの依頼を一元管理して可視化できます。なお、管理する項目は用途に合わせて自由に設定可能です。

たとえば、写真や図面などの共有、契約書などの書類管理、営業提案資料の共有などに利用できます。また、変更履歴が残るため、誤って上書き保存をしてしまっても元に戻せます。

社内イントラネットの代用

イントラネット(intranet)とは、直訳すると「内部のネットワーク」の意味で、企業内ネットワークを指します。

社内ネットワークの主な用途は次のとおりです。

  • グループウェア
    社内の情報共有を目的としたツール
  • 社内wiki
    Webブラウザを通じて、社内の誰でも編集可能なWebサイト
  • 社内SNS、ビジネスチャット
    コミュニケーションを活性化させるツール

kintoneの社内イントラネットはプログラムを書かなくても利用できます。

事務作業の簡素化

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すると、事務作業の簡略化ができます。たとえば、クレーム情報や決済、アンケート、顧客情報などの管理です。

また、「自分の担当案件」の絞り込み設定をしておくと、複数人で作業している場合であっても、自分に関わるレコードをすばやく確認できます。

シフト・報酬管理

事務作業に外部サービスを活用するとデータの取得や管理が容易になります。

kintone連携サービスの『FormBridge』はWebフォームを簡単に作成でき、回答内容をkintoneに保存することができるサービスです。

たとえば、自社の採用ページに設置するエントリーフォームの作成や、kintoneライセンスを持っていない従業員の日報提出、タイムカードの作成、シフト提出が可能になります。
なお、シフト管理には『kViewer(ケイビューワー)』の登録も必要です。

関連記事

突然ですがみなさん、シフト管理ってどうしていますか? ○○日に用事入っちゃった・・・ 誰か代わりに出てくれる人いるかなあ。 今日出勤した時に確認してみよう。今日はAさんとBさんが出勤か。それならAさんにはあの仕事を、Bさんにはあ[…]

kintoneへの直接データ保存はFormBridgeが便利

kintoneを利用してGoogleフォームの集計結果を管理する場合、kintoneへのインポート作業が必要です。インポートは集計結果をCSVファイルでダウンロードしたあと、データの形を整えなければなりません。その際、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。

kintone連携サービスの『FormBridge』を使えば、kintoneとGoogleフォームの併用で生じるヒューマンエラーの発生を防げます。

FormBridgeは、30日間の無料お試しを何度でも利用可能です。ぜひお気軽にご利用ください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能