営業活動や買い出しなどでは、交通費を立て替える場面も少なくありません。
しかし、交通費が精算されるまでには、申請書を作成したり、上長の承認を得たりと、煩雑なプロセスが存在します。
そこで、交通費申請を時間と場所に限らず、スピーディに可能にするのが、kintone（キントーン）のサンプルアプリです。
また、kintoneアプリと連携サービス「フォームブリッジ」や「kViewer」を一緒に導入することで、kintone非ユーザーも交通費申請ができるようになります。
本記事では、kintoneアプリとフォームブリッジやkViewerを用いて、交通費申請の業務を効率化する方法を紹介します。
kintoneを導入中で交通費申請業務を改善したい方は、ぜひ参考にしてください。
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フォームブリッジ×kViewerでいつでもどこでも交通費申請が可能に
kintoneの交通費申請アプリでは、利用した交通費を登録するだけで、合計金額を自動で計算できます。社外からでもアクセスして確認・処理できるため、申請から決裁までのスピードを上げられます。
ただし、kintoneの交通費申請アプリは、kintoneユーザーしか申請・承認作業を行えません。しかし、全社員分のkintoneライセンスを発行するためにはコストがかかり、運用が難しい場合もあるでしょう。
そこで、kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」を組み合わせて導入することで、低コストでkintoneを使った交通費申請を実現できます。
フォームブリッジとは、kintoneへデータが自動保存されるWebフォーム作成ツールであり、kViewerとは、kintone内の情報を外部公開できるサービスです。
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フォームブリッジで申請フォームを作成し、kViewerでkintone非ユーザーに公開すれば、誰でも時と場所を選ばずに交通費申請を行えます。
kintoneを持っている人はkintone上で、持っていない人は紙媒体や別のシステムで、といった混乱が生じなくなります。
以下で、フォームブリッジで申請フォームを作成し、kViewerでkintone非ユーザーにフォームを開示する手順を見ていきましょう。
フォームブリッジで申請フォームを作成
あらかじめ、kintone上で交通費申請アプリを作成しておきます。
まずは、フォームブリッジにログインし、右上の「＋」ボタンからフォームの作成に進みます。
「はじめから作成」をクリックします。
kintoneアプリのトップ画面に表示される、https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/形式のURLを登録します。
すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます」という表示が出るため、クリックします。
kintoneアプリのAPI生成画面に移動するため、「生成する」をクリックします。
生成されたAPIトークンをコピーし、「保存」から「アプリの更新」まで行います。
なお、APIトークンには「レコード追加」のアクセス権が必要です。
コピーしたAPIトークンを貼り付け、保存します。
その際、cybozu.comでBasic認証のセキュリティ設定を行っている場合は、「Basic認証を利用している」にチェックし、認証情報を入力してください。
フォームが作成されるため、フォームの詳細を設定していきます。
「フィールド設定」からは、フォーム上に表示する項目、表示しない項目の取捨選択や、レイアウトの調整が可能です。必ず最後に「保存」をクリックします。
また、エラー通知メールが自動で設定されているため、必要に応じて内容を変更します。
その他、必要な機能を設定し終わったら、「プレビュー」からフォームの仕上がりを確認します。
問題がなければ、「編集中の設定をフォームに反映」し、設定した内容を適用させます。
最後に「公開する」をクリックして全ての設定が完了です。
kViewerで非ライセンスユーザーに申請状況を開示
kViewerにログインし、右上の「＋」ボタンからビューの作成に進みます。
リストビューの作成をクリックします。
フォームブリッジのケースと同様に、ビューの管理名、交通費申請アプリのURLと生成したAPIトークンを入力し、「作成」に進みます。
なお、APIトークンには「レコード閲覧」のアクセス権が必要です。
ビューの詳細画面から、コンテンツの配置やメインコンテンツの設定を行います。
Toyokumo kintoneApp認証を利用することで、ビューへのアクセス時に、メールアドレスに基づいたログイン認証を設定できます。
申請者がToyokumo kintoneApp認証をしてビューにログインすると、申請者自身の情報のみが表示されるようになります。
今回は、kintoneアプリを認証元として登録します。
認証元となるkintoneアプリには、メールアドレスが格納されたフィールドが必要です。
ビューのToyokumo kintoneApp認証画面から、「kintone同期」をクリックします。
kintoneアプリのURLと生成したAPIトークンを入力し、「次へ」進みます。
Toyokumo kintoneApp認証に利用したいメールアドレスが入っているフィールドをkintone列として選び、「次へ」をクリックします。
同期するデータを絞り込む場合は「絞り込み条件を追加」し、絞り込まない場合はそのまま「保存して同期」します。
メールアドレスが同期されたことを確認し、「編集中の設定をビューに反映」すれば、Toyokumo kintoneApp認証の設定が完了です。
また、レコードの絞り込み・並び替えを設定することにより、「申請者」と「Toyokumo kintoneApp認証でログインしたユーザー」が一致した場合に、申請者のレコードを表示させられます。
「kintoneアプリの申請者メールアドレス」と、「Toyokumo kintoneApp認証でログインしたユーザーのメールアドレス」が一致するレコードのみが表示されるように条件を設定します。
レコードの並び順を設定し、「保存」します。
フォームブリッジとkViewerを連携すると、交通費申請フォームでの申請状況をビューで確認し、編集ボタンからテーブルフィールドに追加で申請が可能となります。
全ての設定が終わったら、プレビューを確認します。
最後に「編集中の設定をビューに反映」し、「公開する」をクリックすれば完了です。
交通費申請などの経費申請が面倒とされる理由
交通費をはじめ経費の申請は、事業活動を行う上で避けられませんが、思わず締切日まで溜めてしまったり、敬遠されたりしがちです。
では、経費申請が面倒とされる主な理由は何でしょうか。
紙の申請書を書かなければならない
多くの場合、経費を申請する際は、紙の申請書を書かなくてはなりません。
領収書を参照しながら支払先や金額を記入したり、スケジュールを見返して訪問先や経路を確認したりと、申請書の作成には時間がかかってしまいます。
日々の多忙な業務をこなしながら、合間に申請書作成の時間をとらなくてはならないため、面倒に思われてしまうのです。
申請するために会社にいなければならない
経費を申請するためには、申請書のフォーマットを準備し、領収書やレシートを手元に用意する必要があります。
申請書を作成し、提出するまでの一連の流れは、原則社内でしか行えません。
出先での空き時間や移動時間を経費申請作業に当てられないことも、経費申請が疎まれる理由の一つでしょう。
承認者が不在でなかなかハンコをもらえない
申請者は期日が迫っていても、承認依頼をしなくてはなりません。
しかし、申請書を作成しても、承認者が不在でなかなかハンコをもらえないケースがあります。月末であれば、承認者が戻ってくるまで待機したり、承認依頼の連絡をしたりする手間や時間がかかってしまいます。
経費申請がスムーズにいかないと、社員の不満に繋がりやすいです。
差し戻しを行う場合、メールや対面でのコミュニケーションが必要
承認者や経理担当者は、申請ごとに内容を確認したり、仕分けしたりします。
日付や名前、金額、勘定科目、承認印などに誤りや不足がないかをチェックし、経費として計上できるかを判断します。
万が一、問題がある場合は、申請者に差し戻して内容を訂正してもらわなくてはなりません。差し戻しの際は、メールで連絡をしたり、対面で直接話したりと、余計な工数や時間がかかってしまうため、承認者の負担になってしまいます。
kintoneの交通費申請は、フォームブリッジとkViewerで適用拡大
今回は、経費申請が面倒とされる理由をおさらいし、フォームブリッジで交通費申請フォームを作って、kViewerで公開する方法を紹介しました。
kintoneの連携サービスを導入することで、ライセンスの有無に関わらず、誰でもいつでもどこでも交通費申請ができるようになります。システムの構築で経費申請の負担を減らしましょう。
