kintoneのふるさと納税業務の改善事例｜おすすめの連携サービスも紹介

kintone（キントーン）は、ふるさと納税をはじめとする自治体業務を脱アナログし、業務効率化や自動化を実現できるクラウドサービスです。

「ふるさと納税の自治体業務を効率化したい」「kintoneでふるさと納税の自治体業務をどのように改善できる？」とお悩みや疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ふるさと納税の自治体業務においてkintoneを活用している事例や、kintoneの便利なプラグインについて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ふるさと納税の自治体業務で時間がかかる作業

ふるさと納税の自治体業務では、主に以下のような作業で手間や時間がかかります。主に時間がかかりやすい業務は以下の2つが挙げられます。

申請情報の転記作業

各企業からお礼品の申請が紙で行われている場合、紙の申請書類を市役所が受領した後に、手作業でエクセルへ転記する作業が必要です。

1つのエクセルファイルで申請情報を管理していると、複数人で同時更新することができないため、常に1人しか転記作業が行えません。

そのため、申請件数が多くなるほど転記作業に時間がかかってしまいます。

お礼品の登録作業

ふるさと納税のお礼品を注文するWebサイトに対して、お礼品の登録作業を行う必要があります。各Webサイトは運営会社が異なるので、当然登録するデータ形式も異なります。

この問題はふるさと納税に限らず、ECサイトでも起こりやすいものです。たとえば、複数のECモールで出品する場合は、それぞれが定める形式で商品情報を登録しなければなりません。

自社の基幹システムに取り込める形式に変換したり、複数のサイト情報を一元管理して手間を省けるシステムを導入したりする必要があります。

ふるさと納税の自治体業務を効率化するなら「kintone」

ふるさと納税の自治体業務を効率化したり、情報の一元管理によって生産性を高めたいとお考えの場合は、kintoneの利用がおすすめです。

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリを開発できるクラウドサービスです。

たとえば、これまでふるさと納税の自治体業務をエクセルで管理している中で、以下のようなお悩みを抱えていた方もいるのではないでしょうか。

• ファイルが重くて開かない
• 最新版のファイルがどれか分からない
• 手入力の集計作業に時間がかかっている
• 連絡漏れや伝達ミスが生じている

kintoneを導入することで、こうしたエクセル業務のよくある悩みをすべてkintoneで解決でき、チームでの情報共有・管理をスムーズに行えるようになります。

グラフ化による分析やチーム間でのコミュニケーションにも役立つ機能が備わっているので、情報が分散せず一箇所に集約できるのもメリットです。

kintoneでふるさと納税の自治体業務を改善した事例【静岡県焼津市】

▲画像出典：焼津市役所様の導入事例｜kintone

静岡県焼津市では、1800を超える品数と複数サイト管理の基盤としてkintoneを採用しています。

以前までは、ふるさと納税のお礼品申請業務や外部サイト登録などにエクセルを用いてきましたが、件数増加に伴ってエクセルでデータ管理を続けることに限界を感じていました。

kintoneを導入することで、以前までかかっていた作業時間を2週間→1日に大幅削減し、人気のお礼品の傾向分析も可能になりました。

実際にどのような場面で改善できたかについて詳しく見ていきましょう。

お礼品の申請から登録のフローを整備

kintoneによって、お礼品の情報を管理する「お礼品データベース」と呼ばれるアプリを作成し、参加企業からの申請にもとづいてお礼品の情報を管理しています。

そして、その情報をもとにふるさと納税サイト登録に必要なフォーマットにて、データ出力が行えるような環境を整備しています。

ボタン1つで必要な情報が各サイトのフォーマットに沿ってデータ出力できるようになっており、異なる様式ごとの出し分けもスムーズに行えているとのこと。

お礼品の傾向が分析できるアプリも整備

ふるさと納税システムから抽出した注文状況などのデータを取り込み、お礼品の傾向などが分析できるアプリも作成しているようです。

寄付の金額やどんなお礼品が人気なのかという詳細な分析を年度や地域別に細かく見れるため、お礼品の品揃えやキャンペーン立案にも活用できているとのこと。

kintoneでは、ボタン1つでグラフが簡単に作成できるので、周囲に情報共有しやすいというメリットもあります。

作業効率の軽減と大幅な効率化を実現

kintoneを導入することで、複数の担当者がクラウド上で同時に作業できるようになったため、業務の効率化につながったという声もあります。

アプリの作りやすさはもちろんですが、「作業工数の軽減」につながり、以前までは2週間かかっていた業務が1日で終えられるようになったとのこと。

kintoneは、ふるさと納税事態の制度変更や、外部に委託する際にも柔軟に対応しやすいという点も評価ポイントです。今後もプラグインなどを利用しながら、効率化につながる仕組みを構築したいと意欲的な声も上がっているようです。

kintoneをより便利に使うならトヨクモの連携サービスがおすすめ

kintoneは基本機能のまま利用しても便利ですが、連携サービスやプラグインを導入することでより利便性を向上させることができます。トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

ドラッグ&ドロップなど直感的に使えるため、初心者の方でも手軽にkintoneの機能を拡張させて、カスタマイズすることができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下の連携サービスを提供しています。

ここでは、それぞれのサービスの特徴や機能について紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォームです。kintoneの基本機能では、ライセンスを持たないユーザーは情報を登録することができませんが、この問題を解消できます。

FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるので、業務効率の向上や、入力ミス・漏れを削減できるのがメリットです。

条件分岐やステップフォーム、住所自動入力、料金自動計算、多言語など、高度なフォームが簡単に作成でき、自動返信メールや一時保存にも対応しています。

■料金プラン

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できるようになります。

8つのビューから最適なものを選択したり、ダッシュボードで複数のビューをまとめて表示したりすることが可能です。

■料金プラン

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて、個別・一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などが可能で、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

■料金プラン

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷することができます。

■料金プラン

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の集計を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

■料金プラン

kBackup

kBackupは、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

大切な顧客情報やメール開封ログ、ファイルダウンロードログの取得・保持を行うこともできます。

■料金プラン

まとめ

「ふるさと納税の自治体業務を改善したい」「kintoneの導入を検討している」とお考えの方は、kintoneおよびトヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。