こんにちは。秋の風を感じる季節となりましたがいかがお過ごしでしょうか？休みの日など、家にいるとひぐらしが鳴いていて物悲しい気持ちになります、嶋田です。
さて、今回もkintoneアプリストアより総務・人事系アプリ第二弾です。はりきって行きましょう。
前回はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑥～総務・人事系アプリ編1～
在宅勤務事前申請
在宅勤務を行う際に、日時や業務内容などを事前に申請し、上長の確認、また成果報告も行うアプリです。（詳細はこちら）
kintoneはどこからでもアクセスでき、データの共有も簡単なので、在宅勤務のしくみ等を活用することで、家族と過ごす時間を大切にしながら働いたり、大雨や台風の際に無理に出社する必要もなくなったりするのはいいことですよね！
また、このアプリには自分の申請したものと、未処理の申請一覧のほかに、「自分が処理すべきもの」という一覧が設定されています。自分が処理すべきもの、とは、承認者がログインしているユーザー、かつそのレコードが承認も却下もされていない未処理のレコードであるもの。
申請一覧から追ってもいいですが、自分が承認者であるレコードだけがまとまっていれば承認しやすいし、確認漏れもなくなりますよね。このような設定になっています。
レコードが追加された場合、承認者に設定した上長に通知が飛ぶように設定も行います。
エントリーシート管理
人事部の方がエントリーシートを管理できるアプリになります。（詳細はこちら）
メールアドレスと電話番号はリンクフィールドになっているので、応募者にここから連絡することもできます。
また、こちらのアプリを弊社のフォームブリッジと連携させることで、応募者自身に入力してもらうことができます。
フォームブリッジでの詳しい設定方法はこちらの操作ガイドをご覧ください。
必要な情報を応募者自身に入力してもらうことで、転記の手間が省けますし、確認したいときにPC上から確認できて便利ですね！
ちなみに、昨今対策が叫ばれている個人情報保護に関しまして。弊社のフォームブリッジでは、投稿された内容はSSL通信によって保護されていますので、インターネット通信経路上
で情報が盗聴されることはございません。 フォームブリッジのセキュリティに関しましてはこちらの記事にて詳しくご案内していますので、よろしければご参照くださいませ。
また、こちらのアプリに、応募者の状況を確認するドロップダウンを設けてみました。この項目を変更していくことで、現在残っている応募者のソートもかけやすくなりますね。
人事評価管理
人事部員や評価者が社員の評価情報を一元管理できるアプリです。（詳細はこちら）
またこちらのアプリでは、過去評価もひとつのレコード内で確認できるよう、関連レコード一覧が設定されています。ユニークな社員番号で紐付けされていて、前年度、またその前の評価が閲覧でき、そのレコードもリンクで参照できます。
このアプリ、さらに入力を簡単にするために社員名簿アプリからルックアップで設定してみることにしました。社員番号をルックアップフィールドにします。
よし保存！しようとしたのですが、保存ができません。答えは「関連レコード」のところにありました。
先程、ルックアップを設定する際に元あった「社員番号」のフィールドを消してしまったので、「社員番号」のフィールドをキーとして設定していた関連レコードの設定がおかしくなってしまったのですね。
再度関連レコードの設定を開けてみても、ルックアップフィールドで設定した社員番号の項目がでてきません。
kintoneヘルプを確認してみたところ、ルックアップは関連レコード設定の表示するレコードの条件の「このアプリのフィールド」には設定できないんですね！使えるのは文字列(1行)、数値、計算、リンク、レコード番号のみのようです。
今回は社員名で再登録しましたが、社員名は完全にユニークなものではないので、関連レコードの設定とルックアップを併用する際は気をつけたほうがよさそうです。
また、すでに使用しているフィールドを削除すると、そのフィールドのデータも消えてしまいますので、こちらも注意したほうがいいですね！！
さらに、このような特定の部署だけで利用するアプリは他の部署の人に見られたり、また書き換えられたりしたら困ってしまうので、使用する部署だけが見えるようにアクセス権を設定しましょう。
CS部に所属している嶋田のユーザー名でログインすると、
しかし、総務部の長崎さんのユーザー名だと、
セキュリティインシデント管理
社内で発生したセキュリティインシデント（＝コンピュータの利用や情報管理、情報システム運用に関して保安上の脅威となる事象）を管理するアプリです。セキュリティインシデントの中には、マルウェアと総称されるウィルスへの感染や、メールの誤送信、携帯やUSB等の紛失なども含まれます。（詳細はこちら）
もちろんこのような事象は起きないように努めることが第一ですが、起きてしまった場合、その原因と対応、その後の再発防止対策までが関係する全ての社員に共有、徹底されることが大事です。
また、セキュリティインシデントが発生した場合、すぐさま社内のシステム担当者に通知がいくように設定を行います。
レコードが追加された後、情報システム部の吉田さんのユーザー名でログインすると、
レコードタイトルの設定をしているので、概要を見出しとして通知がきました！
また、このアプリには新規登録→完了→（対応再開）の簡単なプロセス管理が組まれています。顛末書や始末書の提出が必要な場合は、プロセスを足すといいかなと思います。
毀損・紛失物管理
毀損・紛失した会社資産を管理するためのアプリです。毀損/紛失した日時と原因、現在の対応状況、修理等の対応に掛かったコストまでを一元で管理することができます。（詳細はこちら）
このアプリへの記入で大事なところは、「詳細」への記入だと思います。上記ではフォーマットとして4項目が記載され、それに合わせて記入するように設定されていますが、こちらはアプリの設定画面で初期値として元々フィールドに入れておく設定ができます。現在のステータス、所感については、私が足してみた項目となり、元のアプリには含まれません。
ちなみに、この初期値については、弊社で提供しておりますフォームブリッジにおいてもkintoneアプリに入れたものが反映されます。
フォームブリッジの詳しい設定方法はこちらの操作ガイドをご覧ください。
便利に使えますのでフィールドをあまり多くしたくない場合や、自由記述欄に書いてほしいことがある場合などにお使いください。
また、このアプリには社員別の積み上げ型のグラフが設定されています。とても不名誉なグラフです…絶対に載りたくないですね…。
まとめ
総務・人事アプリを２回にわたりご案内しましたがいかがでしたでしょうか？
今回はエントリーシート管理や人事評価管理など、全社員が閲覧すべきではないようなアプリも紹介いたしました。このようなアプリには、アクセス権を掛け、しっかりと管理を行うことで、今まで紙での記入、本部への送付、といったような煩雑なやりとりを行っていた部分に関してもデータベース上で管理ができますヾ(＠＾▽＾＠)ﾉ
ぜひお試しくださいませ。
また、エントリーシート管理と毀損・紛失物管理にて連携させましたフォームブリッジは30日間のトライアルが可能です！ぜひお気軽にお申込くださいませ。
それでは今回はこの辺りで(⌒ー⌒)ﾉ
【更新しました】次回分はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑧～データ蓄積系アプリ編～
