イベントやセミナーを運営する企業にとって、参加者からの申し込み管理や問い合わせ対応は大事な仕事の1つです。
申し込みや問い合わせを電話･メール･書類などさまざまな方法で受け付けるのはいいですが、その後で担当者がExcelに1件ずつ申込内容を入力して参加者リストを作っている企業さまも多いのではないでしょうか。
この方法では管理に手間がかかるうえ、入力ミスや書類紛失などが起きるリスクがあります。
そんな時は、申し込みをWEBフォームに変更し、kintoneと連携させることで効率化が可能です！
本記事では、kintoneの活用を支援しているコムデックの伴走支援のもと、「FormBridge」「kViewer」「PrintCreator」「kMailer」といったプラグインを活用し、イベントの申し込み受付に関わる業務を大きく効率化された町田市観光コンベンション協会さまの事例をご紹介します！具体的な活用方法やその効果を知りたい方は、是非参考にしてください。
書面やメールでバラバラに届く参加申し込み…情報管理や問い合わせ対応を効率化したい！
一般社団法人 町田市観光コンベンション協会さまは、東京都町田市を観光・まちづくりという側面から盛り上げるべく設立されました。「自然･歴史･文化･産業を活用した心豊かな観光まちづくり」を目指し、地域のさまざまな情報発信や、お祭りなどのイベントを企画・運営されています。
kintoneを段階的に導入した町田市観光コンベンション協会さまでは、現在はイベントの出店募集や出演募集に活用されています。
イベント開催時には、出店団体代表者名と連絡先・出店形態・火気使用届・搬入車両届など、さまざまな情報を管理する必要があります。
イベントごとにExcelやWord形式の書類を作成して配布し、出店者に記入・入力してもらってメールや紙で受付していたため、集めた書類から情報をまとめるための転記・整理に時間がかかるほか、連絡や確認をする場合には書類を探して都度対応をするなど、負荷の大きな業務でした。
「集計・転記の手間を省きたい」「情報を一元化したい」「申し込んだ側にも情報が見られるようにしたい」といった課題を解決すべく、「FormBridge」「kViewer」「PrintCreator」「kMailer」を一気に導入！ここからは、実際にこれらのプラグインをどのように使っているのかを具体的にご紹介します。
「FormBridge」を使って登録データはkintoneへ自動保存
まずは、紙・Excelだったイベント出店の申し込み自体をWEBフォームにして、その情報をkintoneで管理することにしました。そこで採用したのが「FormBridge」です。
「FormBridge」はアンケートや申し込みのWEBフォームが作成でき、さらにそのデータを都度kintoneへ自動保存させることができるツールです。さまざまなスタイルのフォームが作成でき、自動返信や回答数制限などの制御も可能です。
町田市観光コンベンション協会さまでは、フォームはシンプルな項目設定にして、問い合わせずとも申し込みがしやすいように作成。必須項目を設定して入力漏れがないようにすることで、必要事項を確実に集められるものにしています。
WEBフォームのURLはイベントへの出店申し込みフォームをホームページやSNS、パンフレットに掲載し、パンフレットにはQRコード化したものも掲載しました。これによって書類配布の作業がなくなったと同時に、申し込む側も手軽に申し込めるようになりました。
また、イベントの火気使用届や搬入車両届などこれまでExcelや紙で申請してもらっていたものを全てフォーム化することで、イベントの出店に関する情報はすべて自動でkintoneへ登録・保存されるようになり、転記作業が不要に。情報が一元化できて、照会などもスムーズになっています。
「kViewer」ならkintoneアカウントがなくても登録内容を確認できる
申請内容や状況についての問い合わせ対応の簡略化には「kViewer」を使いました。
「kViewer」は、kintoneのアカウントを持っていない人にもkintone内の情報を公開できるツールです。アカウントを持っている側が設定した情報を、見せたい形で公開することができます。
町田市観光コンベンション協会さまは、「kViewer」で申し込み団体ごとにMyページを作っています。Myページでは申し込み側が登録した申込内容が確認できるほか、お知らせや追加で申請が必要な書類フォームへのリンクや各申請の確認状況をkintoneからの自動抽出で表示させています。
出店希望団体がWEBフォームから申し込んだ際に自動で送信される登録完了メールにMyページのURLが添付されるように設定しているため、Myページの共有も自動です。
申込者はこのMyページにアクセスすれば、確認したいタイミングで申請内容も状況もチェックでき、電話やメールなどで確認する手間を省くことができます。
帳票の作成・出力は「PrintCreator」を活用！ワンクリックで一括作成を実現
イベント開催に当たっては、市などの自治体や保健所、消防署に書類を提出する必要があります。
これまでは提出された紙やExcelの書類を確認しながら一件ずつ作成していましたが、これもkintoneと「PrintCreator」の活用で作業負担が大きく軽減しました。
「PrintCreator」では、kintoneに登録された情報から帳票を発行できるツールです。
これまで使っていた帳票のPDFを背景としてPrintCreatorにアップロードし、kintone内の項目をあてはめていくだけでテンプレート化できます。
イベントに関する提出書類はkintoneで管理しているデータからワンクリックで一括出力できるため、手入力による転記ミスや漏れなどの心配もなく、スムーズに作業が進むようになっています。
「kMailer」で登録情報からメールを自動で送信完了
イベントに参加する団体には、まとめてイベントに関するお知らせを送りたい場面が多々あります。しかし、kintone自体にはメールを送信する機能はありません。
そんな時は「kMailer」を使えば、kintoneで管理しているメールアドレスに対して、メール配信を自動でおこなうことができます。
町田市観光コンベンション協会さまでは、各団体へ追加連絡が発生した際などに「kMailer」を使ってメールを一斉送信されています。
「kMailer」はメールテンプレートの登録もできるため、毎回新規作成せずとも、イベントに向けて必要なタイミングごとに各種連絡を指定した連絡先へ予約配信することも可能です。
kintoneとWEBフォームを連携してイベント管理を効率化しよう！
kintone(キントーン)は自社の業務に合わせたアプリを構築できる業務改善プラットフォームですが、標準機能で出来ることには限りがあるため、使い込めば使い込むほど標準機能では物足りなくなってきます。
kintoneを活用する企業さまなら、「社外から直接kintoneに情報を登録してもらえたらいいのに」「kintoneに登録してある情報を元にメールや書類を自動作成出来たら楽なのに」「kintone内の情報を直接見てもらえたら、連絡の手間が省けるのに」といったお悩みに覚えがあるのではないでしょうか。
今回の事例のように、「FormBridge」「kViewer」「PrintCreator」「kMailer」を使うことで、kintoneの良さをより発揮させ、業務の自動化や効率化を大きく進めることができますので、ぜひ活用してみてください！
