kintoneでメール送信をするには？kintone連携サービスや効率化ポイントを解説

kintone（キントーン）を使用しているなかで、「kintoneアプリに登録しているデータをまとめてメールで送信したい」「kintoneアプリに登録している顧客先へメールを一斉送信したい」と思ったことはないでしょうか。

kintoneは柔軟な業務改善プラットフォームですが、基本機能にはメール送信機能がありません。しかし、連携サービスやプラグインを使えば、kintone上からのメール送信や自動化、一斉配信が可能です。

この記事では、kintoneでのメール送信業務を効率的に運用するためのおすすめサービスやプラグインを比較しながら紹介するとともに、選び方や導入による業務改善効果を事例とあわせて解説します。
kintoneで顧客管理やメール送信を行なっている方は、ぜひご覧ください。

標準のkintoneではメール送信はできない

kintoneでは、メールアドレスや顧客名簿の管理はできるものの、メールを送信する機能がありません。

ただし、kintoneのユーザーに対し、メッセージ、ピープル、コメント、スペースのスレッドなどkintone上でコミュニケーションを取った場合に、メール通知として受け取ることは可能です。しかし、あくまでもkintoneユーザーに限られるため、ユーザーではない相手に対しkintoneのアプリでメールを送信したりレコード内の情報をそのままメールに引用したりはできません。

そこで、kintone専用のプラグインを導入します。
kintone連携サービス/プラグインとは、既存のシステムやソフトに拡張機能を付与するために、導入するプログラムを指します。
kintoneにメール機能を追加するためのkintone連携サービス/プラグインを導入すれば、kintoneから直接メールを送信したり、アプリ内の操作と連携させてメール送信を自動化させたりできるでしょう。
kintoneにメール機能が付与できるプラグインは、kintoneの提供元であるサイボウズが提供する「Mailwise（メールワイズ）」や、トヨクモの「kMailer（ケイメーラー）」などがあります。
自社にとって使いやすいプラグインを選んで導入しましょう。

kintoneでメール送信を可能にするシステム7選

kintoneでメール送信が可能となる、おすすめプラグイン7選を紹介します。

• トヨクモ「kMailer（ケイメーラー）」
• サイボウズ「Mailwise（メールワイズ）」
• サイボウズ「メール共有オプション」
• M-SOLUTIONS「メール一斉送信プラグイン」
• M-SOLUTIONS「Smart at message for kintone」
• 構造計画研究所「SendGrid」
• トライコーン「kintone連携メール配信」

以下がその比較表です。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

1.トヨクモ「kMailer（ケイメーラー）」

kMailer（ケイメーラー）は、kintone専用の6種類の連携サービスを提供するトヨクモの、メール機能に特化したkintone連携サービスです。
直感で操作ができるため、はじめてkintoneに連携サービスを導入する方でも、使いやすさが実感できるでしょう。

トヨクモのkMailer（ケイメーラー）には30日間のお試し期間があり、kMailerだけではなく、トヨクモが提供するほか5種類のkintone連携サービスも同時にお試しいただけます。
kintoneを使用した業務効率向上が期待できますので、下記よりぜひご検討ください。
30日間無料お試しは、何度でもご利用が可能です▶︎

分かりやすい動画もありますのでぜひご覧ください。
【2分でわかる！】kintone連携 メール送信ツール「kMailer」機能紹介

2.サイボウズ「Mailwise（メールワイズ）」

kintoneの提供元であるサイボウズのメールサービスです。kintone専用のプラグインではありませんが、kintoneとの連携のほか、サイボウズOfficeやGaroonなどほかのサービスとも連携ができます。

Mailwise（メールワイズ）は、すでにサイボウズOfficeやGaroonなど、ほかのサイボウズによる製品をお使いの場合に、とくにおすすめといえます。
kintone内に保存している顧客のアドレスを参照し、メールワイズの画面からメール送信ができるため、業務効率の向上が図れます。

3.サイボウズ「メール共有オプション」

メール共有オプションは、kintone上でメールの送受信を可能にし、メール情報とkintoneの連携を実現するオプションです。代表メールのやり取りを見える化することで対応漏れを防ぎ、チームの業務をスムーズに進められます。

受信メールの対応ステータスを可視化し、担当者を設定することで確実な対応が可能です。さらにメール内容をワンクリックでkintoneアプリに転記できるため、情報の整理や活用、ノウハウの蓄積にも役立ちます。

ただし、同じサイボウズ社のMailwiseとの併用はできないため注意が必要です。

4.M-SOLUTIONS「メール一斉送信プラグイン」

kintoneプラグインの開発元であるM-SOLUTIONSは、ソフトバンクグループのSIer（エスアイヤー）として、複数のkintoneプラグインを提供しています。

kintoneのアプリに登録したアドレスへ一斉送信できるほか、条件指定して絞り込んだ宛先のみにメールを送信できます。HTMLメールも作成できるため、メルマガやDMの送信が多い企業におすすめです。

5.M-SOLUTIONS「Smart at message for kintone」

Smart at message for kintoneを利用すると、kintoneのレコード値をもとに複雑な通知が可能になります。Microsoft TeamsやSlackなどのチャットツール、さらにkintoneアカウントを持たないユーザーへの通知も可能です。

件名や本文を自由にカスタマイズできるため、チーム内での分かりやすい情報共有を促進します。

6.構造計画研究所「SendGrid」

SendGridは世界中で利用されるメール配信サービスで、クラウド型のためアカウント作成のみでメール送信が可能です。メールサーバーの構築などが不要なため、コストや手間を削減できます。

毎時6千万通以上の配信能力と約94％の高い到達率を誇り、API連携に強いことも特徴です。マーケティングに役立つA/Bテストやセグメント機能、分析ツールも充実しています。ほとんどの機能を無料プランで試せるため、安心して導入できるでしょう。

7.トライコーン「kintone連携メール配信」

トライコーンは、kintone導入支援や設定代行サービスも行なっています。kintoneに関して手厚いサポートが受けられるでしょう。

kintone連携メール配信なら、kintoneでメール配信ができるだけでなく、フォームやマイページ作成機能なども、まとめて導入できます。
さらに、kintone連携メール配信にメール配信エンジンが備わっていることから、企業内でのメールサーバーの用意が不要で、メールサーバーの運用にともなう費用やコストがかからないのもメリットです。

kintoneに連携するメール送信サービスの利用でできること

メール送信ができるサービスを利用すれば、メールアドレスを登録しているkintoneアプリから直接メール送信ができるほか、kintoneの情報を引用したメール送信ができます。
通常のkintoneでは、kintoneアプリとメールソフトを同時に開き、相互を遷移しながらメール送信を行なう必要があります。しかしkintoneのメール送信機能が使用できると、ソフトを2つ以上同時に立ち上げ、相互で遷移する手間が省けるため、業務効率の向上が期待できます。
ここではトヨクモの「kMailer（ケイメーラー）」を例に、kintoneに連携するメール送信サービスによりできることを解説します。

kintoneの情報を引用してメール作成・送信

kMailer（ケイメーラー）を導入すれば、kintoneアプリに登録している情報をワンクリックで引用してメール送信ができます。
本来ならkintoneアプリとメールソフトを同時に立ち上げ、kintoneアプリから情報をコピーしてメールに貼り付けて送信する必要がありました。2つ以上の画面の遷移は手間であり、かつ入力ミスを招くおそれがあります。
そこで、kMailer（ケイメーラー）を導入してkintoneアプリと連携させれば、kintone上のみで情報を引用してメール送信ができます。
kMailer（ケイメーラー）を導入すると画面を遷移する必要がなくなり、入力ミスが減らせるうえ、業務効率の向上が図れるでしょう。

kintoneに登録した顧客宛へのメールを一斉送信

kintoneにメールアドレスを登録している場合、登録したアドレス宛にそのままメール送信できます。
既存のkintoneでは、kintoneに登録しているアドレスへメール送信する際、宛先指定やファイルの添付を手作業で行なっていました。そのため、入力ミスや宛先ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなっていました。
kMailer（ケイメーラー）は、メールソフトを別途立ち上げなくても、kintoneに登録している顧客先やアドレス宛へ、メールを個別／一括で送信できます。もちろん、kintoneに登録しているデータも引用したうえでの送信が可能です。
kintoneのアプリから直接、アドレスを指定してメール送信ができれば、ヒューマンエラーの減少が期待できます。

メール送信後のレコード編集

kMailer（ケイメーラー）なら、kintoneアプリでメール送信したあと、kintone内のレコードを自動で編集できます。
自動で編集されることで、編集のし忘れや正確なステータスが分からなくなるなどの、トラブルを防ぎます。
たとえば、顧客A～Zへ、3名のスタッフがそれぞれ異なるメルマガを手分けして送信するとしましょう。
顧客へ二重でメルマガが送信されることを防ぐため、メール送信後は、ステータスを「送信済み」へ変更するルールを設けました。
kMailer（ケイメーラー）が未導入の場合、手作業でのステータス変更が必要です。結果、ステータス変更漏れが生じ、すでに送信した顧客に対してほかのスタッフが別のメルマガを送信してしまい、クレームにつながることが考えられます。
kMailer（ケイメーラー）なら、送信した時点でステータスが自動で「送信済み」に変わるため、ステータスの変更漏れによるトラブルを減らせるでしょう。

メール送信の自動化

kMailer（ケイメーラー）なら、日時やkintone上での操作など、メール送信の条件をあらかじめ指定することで、自動でメール送信ができます。
既存のkintoneでは、kintone上で操作が完了するごとに手作業でメールソフトを立ち上げて、宛先を指定してメールを送信していました。
一方、kMailer（ケイメーラー）によるメール送信の自動化を行なうと、たとえば下記が可能です。

• 書類提出締め切りの3日前に、自動でリマインドメールを送信する
• kintoneでレコードを追加した時点で、担当者に自動で報告メールを送信する

定型化した業務をkMailer（ケイメーラー）で自動化させることで、手作業での負担を減らせるでしょう。さらに、宛先ミスや文章の誤字など、ヒューマンエラーの削減につながります。

kintoneでメール送信できるシステムの選び方

kintoneでメール送信を可能にするためのシステムは複数あり、選定する際は下記を基準に選ぶといいでしょう。

• 使用できる機能で選ぶ
• 予算で選ぶ
• サポート体制で選ぶ

使用できる機能で選ぶ

kintoneでメール送信を可能にするための専用システムは、自社にとって必要な機能をすべて兼ね備えている必要があります。
必要な機能が網羅されていなければ、足りない機能を補うためにほかのシステムを都度導入しなければならず、運用管理やコストがかさむでしょう。
まず、なぜkintoneにメール送信機能が必要なのか、システムの導入目的を明確にします。
たとえば、「メルマガ送信の業務効率を上げたい」「営業メールの送信業務におけるヒューマンエラーを減らしたい」などが考えられるでしょう。
さらに、目的を達成するために必要な機能を洗い出します。
メルマガ送信の業務効率を上げたい場合、時間指定して各顧客宛にメールが自動で一斉送信できる機能が必要です。
あるいはヒューマンエラーを減らしたい場合、できるだけ多くの工程を自動化させることが重要です。メール送信が完了する度に「送信完了」ステータスへ自動で変更される機能があるとより便利でしょう。
洗い出した機能をすべて兼ね備えた、kintoneのシステムを導入します。
kintoneのシステムは、機能だけではなく使いやすさも重要です。ほとんどのシステムには無料お試し期間が設けられているため、必ず活用しましょう。
実際に使用することで、機能を満たしているか確認できるほか、操作感や自社のPCやシステムに難なく導入できるかも分かります。

予算で選ぶ

kintoneの連携サービス/プラグインを導入すると、コストが発生します。
そのため、検討中のkintoneの専用システムがある場合、導入時から導入後までに発生すると思われるコストを計算し、予算内に収まるかを考慮しましょう。
とくに従業員が多い場合は、複数のライセンスを購入することでコストが増えるうえ運用管理が大変です。そのため、1つのライセンスで、ダウンロードができる端末の台数が無制限なシステムがおすすめです。
または、料金やプランがシンプルで、コスト計算が容易な製品がいいでしょう。
kintoneのシステムを検討する際は、複数のシステムの提供元から見積もりをとって比較することも大切です。

サポート体制で選ぶ

kintoneの専用システムを選ぶ際は、必ずシステムの提供元によるサポート体制を確認しましょう。
なぜなら、システムにエラーが発生した際に、迅速に解決できるかどうかで業務効率が変わるためです。
多くのシステムでは無料お試し期間があるため、下記について確認し、サポートの手厚さや対応の速さなども確認するといいでしょう。
システムのサポート担当者
システムに対するお問い合わせ窓口
ただし、多くのkintoneシステムにおけるサポートは、あくまでシステムにおける範囲でのサポートです。システム外の問題や、ほかのkintoneアプリ内でのトラブルは対象外である場合が多いため、注意が必要です。

kintone連携サービス/プラグイン導入でなにが変わる？

kintone連携サービスやプラグインを導入し、メール送信を含む業務が実現したら、どのような変化が生まれるのでしょうか。ここでは、実際の導入事例を交えながら、得られるメリットをご紹介します。

ミスの削減と業務効率化

手動でのメール送信作業は、宛先ミスや内容の誤送信といったヒューマンエラーが起こりやすく、想像以上に多くのリスクとコストを抱えています。
kintoneと連携サービスを導入することで、こうした定型業務の自動化や負担軽減が可能となり、ミスの削減や業務効率の向上が期待できます。ワークライフバランスの改善にもつながるでしょう。

製造業の株式会社西部技研様では、メモや口頭での共有によって伝達ミスが発生しやすいという課題がありました。kintoneとトヨクモの連携サービスを導入することで、帳票作成やフォーム入力、情報共有を自動化・可視化し、伝達ミスゼロや業務効率の大幅向上を実現しました。

顧客対応の迅速化とパーソナライズ

顧客からの問い合わせや要望に対して、迅速かつ的確な対応が可能となるのも大きなポイントです。
kintoneに蓄積された情報と連携することで、顧客ごとの対応履歴や要望をすぐに参照でき、個別に最適化されたアプローチが可能になります。これにより、顧客満足度やエンゲージメントの向上が期待できます。

旭川市役所様では紙ベースの申請や連絡業務により、確認や共有に時間がかかっていました。kintoneとトヨクモの連携サービスを導入することで、情報入力ややり取りの流れをオンライン化。関係者ごとの作業の効率化が可能となり、サービス提供のスピードと業務時間の削減が実現しました。

情報の一元管理と活用

kintone連携により、メールなどのコミュニケーション履歴をアプリ内に集約することで、情報の属人化を防ぎ、チーム全体で共有できる環境が整います。
顧客との折衝内容が適切に管理されることで、顧客対応の質が高まるでしょう。担当者変更時の引き継ぎもスムーズになり、部門間の連携も促進されます。

訪問診療を主体とした医療法人社団 ゆめクリニック様では、紙ベースのバックオフィス業務に課題があり、情報の属人化や伝達漏れが発生していました。kintoneとFormBridge、kMailerを導入し、情報を一元管理およびデジタル化。迅速な情報共有と効率的な対応体制を構築し、業務品質が向上しました。

マーケティング活動の強化

kintoneとkMailerを連携すれば、送信したメールの開封率やA／Bテストの結果などが分析できます。
これにより、顧客の興味関心やコンバージョンに至るかなどを推測でき、マーケティング施策や営業活動へと反映しやすくなります。

たとえば、卸や小売業の株式会社アクタス様では、情報の属人化や共有の遅れなどへの課題がありました。kintoneとトヨクモ製品を活用することで情報共有を効率化。査定書の作成から店舗での対応、ドライバーへの引き取り業務などを効率化。導入以前と比較し、工数が5分の1に削減されました。

まとめ：kintoneにメール機能を加えて業務を効率化しよう

kintone基本機能では、kintoneアプリからメールを送信したり、レコードの情報をメールで瞬時に連携させたりできません。
しかし、連携サービスやプラグインを導入すれば、メール機能の追加だけでなく、業務の自動化や情報の一元管理、顧客対応の品質向上まで期待できます。

とくに、トヨクモが提供する「kMailer（ケイメーラー）」は、直感的な操作でkintone上からメールを送信できるだけでなく、ステータスの自動変更や一斉配信、通知の自動化など、多くの便利機能がそろっています。ヒューマンエラーの削減や、業務効率の大幅向上も期待できるでしょう。

30日間の無料お試し期間が用意されており、導入前に実際の使用感を確認できるのも魅力です。
kintoneをメインとしたメール送信業務に切り替えることで、業務効率化を図りたいとお考えの方は、まずはトライアルから始めてみてはいかがでしょうか。
30日間無料お試しは、何度でもご利用可能です▶︎