原因を知りkintoneの導入失敗を防ぐ!成功に導く連携サービスとは

kintoneはサイボウズ株式会社が提供するビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

自社業務やプロジェクト内容に応じたシステムを、ノンプログラミングで自由自在に構築できます。豊富な拡張機能や外部連携サービス・プラグインなどを利用し、アプリのカスタマイズが可能です。kintoneによって膨大なデータの一元管理、円滑なコミュニケーションを実現でき、業務効率やパフォーマンスの向上に繋がります。

メリットが大きいkintoneですが、上手に活用するためには、事前の準備や心構えが重要です。そこで本記事では、kintone導入のよくある失敗理由を踏まえた上で、失敗を防ぐポイントや成功事例、kintoneの可能性を広げるトヨクモの連携サービスを紹介します。
kintoneの導入を検討中で、使いこなせるか不安に思われている方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneの導入失敗が起こる理由

kintoneの導入で失敗が起きてしまう理由は何でしょうか。
具体的な事例を紹介します。

トップダウンで導入が決まり現場の声が反映されていない

どのようなツールであれ、最終的には現場で利用する人の理解や納得が必要です。
kintoneを導入する際、経営陣や管理者のみの意見で構築していくと、現場の声が反映されていないアプリとなってしまう恐れがあります。高機能なアプリであっても、入力項目が多かったり、操作方法が複雑であったりすると、正しく運用されない事態を招きかねません。

また、現場が抱えている課題解決を助けるツールでなければ、現場の人間はそもそもツールを活用していく意義を見出すことができません。

kintoneを導入する目的が明確ではない

kintoneを「なんとなく便利そう」という理由で始めた結果、運用のモチベーションが上がらない可能性もあります。

kintoneを導入する目的やその効果を理解していないと、「従来のシステムや業務フローを変えなくてはならない」といったように、メリットよりも目先のデメリットに目が向いてしまい、kintoneに対して悪印象を抱いてしまうかもしれません。

最初から完璧な機能を求めてしまう

kintoneは自分で簡単にアプリを作成でき、機能性を高めるカスタマイズが豊富な点が魅力的です。しかし、初めからイメージ通りの運用ができるとは限りません。kintoneは使い方を覚え、少しずつ完璧な形に作り上げていくツールです。

新しいツールを導入して慣れるためには、どうしても時間と手間がかかります。

導入してすぐに完璧な業務効率化を求めてしまうと、途中で挫折してしまう恐れがあります。

kintoneの導入失敗を防ぐためのポイント

kintoneを導入する際、失敗を防ぐために以下の点に気をつけましょう。

経営陣や上長が導入を決める前に現場の声を聞く

kintoneでシステムを構築する前には、経営陣や上長など管理側だけでなく、実際に使用する現場の声を聞くことが大事です。

導入による変化が大きいと、現場の不満やモチベーションの低下を招く恐れがあるため、業務効率化と現場の負担のバランスを取るように意識する必要があります。

現場と管理側の双方の視点から、実装すべき機能や入力項目を見極めましょう。

kintone導入を通じて達成したいことを明確にする

kintoneには業務アプリの作成機能だけでなく、データの管理やコミュニケーションツールとしての役割もあります。

kintoneを導入する前には、現状の課題や改善点を洗い出し、kintoneを通じて達成したい目的や必要な機能を明確にしておくことが重要です。

kintoneでできること・できないことを事前によく調べておく

kintoneは豊富な機能を備えているものの、何でも実現できるとは限りません。

苦手なことを無理にkintoneで実装しようとすると、かえって複雑で使い勝手の悪いシステムとなってしまう恐れがあります。

まずは、kintoneでできることとできないことを把握した上で、「実装は別のツールを使うけど、データはkintoneに連携させる」など役割を分担することがポイントです。
kintoneは拡張機能や外部サービス・プラグインとの連携機能が備わっているため、上手に活用しましょう。

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少しずつ使いこなしていく意識を持つ

kintoneを運用する中では、最初から完璧を求めるのではなく、使いながら少しずつ修正を重ねて、自社に適したアプリを構築していくといった意識が重要です。

初めて使用するツールに対して抵抗感をなくすためにも、現場に配慮した無理のない導入計画を立てましょう。

kintone導入の成功事例

上記の点に注意してkintoneを導入すれば、業務効率化や意識改革といった大きな成果を得られる可能性が高いです。kintoneの導入により、実際に成果が出た事例を紹介します。

kintone導入によるプロジェクト管理の効率化

kintoneでは複数のツールに散在するデータや情報を一元管理し、社内外で共有できます。

A社ではこれまで年間100件以上のプロジェクトの発注情報をExcelで管理していました。

エクセルではヒューマンエラーが起きやすく、データが重くなり、閲覧性に欠けてしまいます。

そこで、承認された金額やコスト、担当者や承認ステータスなどを一元管理し、誰でも素早くチェックできる案件アプリをkintoneで作成したことで、現場と管理側のリアルタイムの情報共有が可能となりました。また、入力ミスが減り、ワークフローも簡易化されました。

従来チーム内に留まっていたナレッジや情報を、組織全体で活用しようとする土台ができつつあります。kintoneの導入により、生産性を向上させるとともに、ガバナンス面も強化できた一例です。

ITの専門知識なしでも高度なカスタマイズを実現

kintoneはITの専門知識がなくても、システム開発から連携まで高度なカスタマイズが可能です。

B社では従来あらゆる関係者との契約書を紙で管理し、ファイリングされた書類を探し出すのに時間がかかっていました。

そこで、導入や運用のコストが低く、様々な業務への汎用性が高いkintoneを前向きに検討することになりました。実際に、30日間の無料試用期間中に、IT初心者でもドラッグ&ドロップ操作で簡単に契約書管理のシステムを作成できました。その後も、導入から4ヶ月で約90個のアプリの作成に成功しています。

kintone導入により、データをアップロードすればいつでも検索・閲覧が可能となり、作業時間を大幅に短縮できました。また、アプリを作る過程で業務フローが整理・可視化されたと言います。

医療機関でDX化を実現

kintoneはDX化(デジタル・トランスフォーメーション)の実現にも貢献します。

とある医療機関では医療情報の電子化へや現場の業務改善を図るべく、電子カルテの導入基盤としてkintoneを採用しました。
スケジュールや掲示板、稟議申請アプリなど、kintoneにて情報共有のためのグループウェア機能を実装し、病院内の情報基盤として幅広い業務に活用されています。

また、医療区分の割合や病床稼働率などの経営指標が可視化されたことで、職員の意識改革にも繋がっています。

kintoneの可能性をさらに広げるトヨクモの連携サービス

トヨクモは「フォームブリッジ」や「kViewer」「kMailer」などのkintone連携サービスをはじめ、様々なビジネス向けのクラウドサービスを提供しています。

kintoneリリース直後の2012年から、これまで9,000件以上の契約実績を積み重ねてきました。

kintoneは単体でも便利な一方、トヨクモが提供する連携サービスを利用することで、さらに活用の可能性を広げられます。
以下で、トヨクモが提供する各種kintone連携サービスを見ていきましょう。

フォームブリッジ

フォームブリッジは、kintoneにデータが自動で保存されるWebフォームの作成ツールです。アンケートフォームやお問い合わせフォーム、Web試験フォームなど、あらゆる用途のフォームをノンプログラミングで作成できます。

回答内容が自動で記録されるため、ユーザーや顧客が入力した情報をkintoneに移し替える必要がなく、入力ミスを防げます。フォームブリッジを通じて、kintoneライセンスを持たない人でもkintoneに直接データを登録できます。

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kViewer

kViewerは、kintone内の情報を外部に公開できるツールです。

リストビューやカードビューをはじめとする全8種類のビューを、プログラミング不要で作成できます。

原則、kintone内の情報はkintoneライセンスユーザーしか閲覧できません。しかし、kViewerを通じてkintoneライセンスを持たない人でも、kintoneに保存されているデータを見れるようになります。
HP内にお知らせを公開したり、データを複数軸でグラフ化したりしたい時に最適です。

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プリントクリエイター

プリントクリエイターは、kintone内のデータを使って帳票を作成できるツールです。

自社フォーマットにkintoneに登録されている社名や金額などのデータを反映させ、見積書や請求書などを作れます。
PDFファイルをまとめて出力し、kintoneアプリへ自動で保存できるため、データを転記する手間を大幅に削減できます。

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kMailer

kMailerは、kintoneのデータを引用してメールを送信できるツールです。

普段社内で使っているメールアドレス(Gmail、office365、SendGridなど)から、kintoneで管理しているメールアドレス宛にメールを個別・一斉送信できます。

kintone内の日時フィールドと紐づけて送信予約が可能で、メールの送信漏れを防げます。
メールマガジンや請求書PDFを添付したメール、期日のリマインドメールの送信などに効果的です。

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kBackup

kBackupは、kintone内のデータを外部のサービスサイトに保存するツールです。

添付ファイルも含めたkintoneアプリ内の全データを、毎日リアルタイムで自動的にバックアップします。バックアップデータは30日間管理され、すぐに復元可能です。

レコードの誤削除やハードウェア障害、災害によるデータ消失のリスクを防ぎます。

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データコレクト

データコレクトは、kintoneの複数アプリ間で情報の収集・計算・加工ができるツールです。Excelと同じ感覚で式を設定し、複数アプリに散在している情報を一元管理できます。スケジュール設定により、定期的に自動で情報を集計することも可能です。

予実アプリでデータを統合したい、毎月の計算処理の手間を減らしたい、といった場合に活用できます。

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kintone導入には現場との協力が肝心!

今回はkintoneの導入で失敗しやすい理由や失敗を防ぐポイントを踏まえ、導入の成功事例やトヨクモのkintone連携サービスを紹介しました。

kintoneは導入の目的を明確にし、現場と管理側が協力し、修正を繰り返してコツコツと使い続けることで、業務効率化や社員の意識改革、コミュニケーションの円滑化を実現できます。失敗と成功のパターンを理解しておくことが重要です。
kintoneの導入に不安を抱えている方も、まずは30日間の無料お試しをお気軽にお試しください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
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