kintoneは多機能な業務管理ツールであり、多くの企業で利用されています。しかし、便利なツールゆえにうまく使いこなせず、導入に失敗するケースも少なくありません。
本記事では、kintoneの導入に失敗する理由について、事例を交えて解説します。失敗を防ぐためのポイントや、kintoneが向いている業務／向いていない業務についても詳しく取り上げます。
これからkintoneを導入しようと考えている方や、導入しているが思うような成果が出ていない方は参考にしてください。
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kintoneの導入失敗が起こる理由
kintoneの導入で失敗が起きやすい、よくある理由を紹介します。
- トップダウンで導入が決まり現場の声が反映されていない
- kintoneを導入する目的が明確ではない
- 最初から完璧な導入を求めてしまう
- 適切なトレーニングが不足している
- サポート体制に不備がある
- 過剰なカスタマイズを行う
- データ移行に失敗する
トップダウンで導入が決まり現場の声が反映されていない
経営陣や管理者のみの意見でkintone導入が決まり、現場の声が反映されていないケースが見受けられます。このようなトップダウンのアプローチでは、さまざまな問題が発生する恐れがあります。
高機能なアプリであっても、入力項目が多すぎたり、操作方法が複雑であったりして、現場の社員が使いこなせなくなるケースが少なくありません。
たとえば、営業チーム向けの顧客管理アプリを構築する際、実際の営業活動の流れに沿っていない設計だと入力に時間がかかり、結果的に利用されなくなってしまうことがあります。
また、現場が抱えている課題を具体的に解決できるツールでなければ、現場の社員はそのツールを活用する意義を見出しにくいでしょう。
一例として、在庫の迅速な確認と更新が必要な倉庫管理の現場で、業務をスムーズに行えないシステムの場合、従来の方法に戻る傾向があります。
このように、現場の実際のニーズと乖離したシステムは、導入後に運用されないリスクが高いでしょう。
kintoneを導入する目的が明確ではない
kintoneを「なんとなく便利そう」という理由だけで導入してしまうと、運用のモチベーションが上がらず、結果的にシステムの効果を十分に引き出せない可能性があります。
このような場合、現場にはシステムの利用が単なる「新しいツールの押し付け」と感じられ、業務の負担として受け取られることも少なくありません。
とくに、システムの変更に伴い追加の業務や学習が求められる場合、メリットよりもデメリットが大きいと感じられてしまうでしょう。
最初から完璧な導入を求めてしまう
kintoneは自分で簡単にアプリを作成でき、カスタマイズ性が高い点が魅力的です。
しかし、初めからイメージどおりの運用ができるとは限りません。導入してすぐに完璧な業務効率化を求めてしまうと、途中で挫折しやすくなります。
実際によくあるのが、kintoneを導入し、初期段階からすべての業務プロセスをカバーする完璧なシステムを作り上げようとするケースです。こういった場合は、複雑なカスタマイズに時間を取られ、結局は運用に失敗することが少なくありません。
新しいツールを導入して慣れるためには、まずは使い方を覚え、少しずつ完璧な形に作り上げていくことが必要です。
適切なトレーニングが不足している
kintoneの操作に関するトレーニングが不十分だと、社員がシステムを使いこなせず、導入の効果を得られません。このような事態を避けるためには、導入前後に十分な時間をかけて教育を行う必要があります。
とくに、ITリテラシーの低い社員に対しては、操作方法を丁寧に教えることが重要です。トレーニングセッションを設け、実際の業務シナリオを用いたハンズオンの練習を行うことが効果的でしょう。
サポート体制に不備がある
kintone導入後に問題が発生した場合、迅速に対応できるサポート体制が整っていないと、現場での混乱が続き、導入失敗に陥りやすいことに注意が必要です。
とくに初期段階では、システムの使い方や設定に関するトラブルが頻繁に発生するため、迅速に対応できるサポート体制の構築が重要です。専任のサポートチームを設け、迅速な対応を心がけるといいでしょう。
過剰なカスタマイズを行う
kintoneのカスタマイズ機能は非常に便利ですが、過剰なカスタマイズを行うと、システムが複雑化して保守が困難になる恐れがあります。
このようなリスクを避けるためには、必要最低限のカスタマイズに留め、基本機能を最大限に活用するのがおすすめです。基本機能を十分に理解し、それを基に業務プロセスを最適化していきましょう。
データ移行に失敗する
既存システムからkintoneへのデータ移行が適切に行われないと、重要なデータが欠落するリスクがあります。データ移行は慎重に計画し、必要なバックアップを取りながら進めることが重要です。
とくに、データの整合性を保つためには、移行前にデータのクレンジングと整理を行い、移行後にデータの検証を行う必要があります。データ移行のプロセスをしっかりと管理し、問題が発生した場合に迅速に対応できる体制を整えることが重要です。
kintoneの導入失敗を防ぐためのポイント7選
kintoneを導入する際、失敗を防ぐために以下の点に注意しましょう。
- 経営陣や上長が導入を決める前に現場の声を聞く
- kintone導入を通じて達成したいことを明確にする
- kintoneでできること／できないことを事前によく調べておく
- 少しずつ使いこなしていく意識を持つ
- 継続的な評価とフィードバックを行う
- 試験運用を実施する
- 専門家のアドバイスを受ける
1.経営陣や上長が導入を決める前に現場の声を聞く
kintoneでシステムを構築する前には、経営陣や上長など管理側だけでなく、実際に使用する現場の声を聞くことが重要です。現場の意見を取り入れることで、システム導入後の運用がスムーズに進むだけでなく、社員のモチベーションを維持しやすくなります。
もし新しいシステムの導入により業務フローが大幅に変わる場合、現場の社員は慣れ親しんだ方法からの変更に対して抵抗感を抱く傾向があります。
このような状況では、業務効率化のメリットがあっても、それ以上に現場には負担が増えたと感じられ、導入効果が低減してしまう可能性があるでしょう。
そのため、経営陣や上長は現場の社員が日常的に直面している課題やニーズをヒアリングし、それを基にシステム設計を行うことが求められます。
たとえば、営業部門で顧客情報の一元管理が求められている場合、そのニーズに応じたカスタマイズを行うことで、実際の業務に即したシステムを構築できます。
2.kintone導入を通じて達成したいことを明確にする
kintoneには業務アプリの作成機能だけでなく、データの管理やコミュニケーションツールとしての役割もあります。導入前には、現状の課題や改善点を洗い出し、kintoneを通じて達成したい目的や必要な機能を明確にしておくことが重要です。
その際はまず、現状の業務プロセスを詳細に分析し、どの部分が改善を必要としているのかを特定します。その上で、その改善すべき点を、kintoneを通じてどのように改善させていくのかを明確にすることが重要です。
たとえば、顧客情報の管理が煩雑である場合、kintoneを利用して一元管理を実現することで、顧客対応の効率化が図れます。
また、プロジェクト管理においてタスクの進捗が見えにくい場合、タスク管理アプリを導入し、進捗状況をリアルタイムで把握できるようにするといいでしょう。
3.kintoneでできること／できないことを事前によく調べておく
kintoneは豊富な機能を備えているものの、何でも実現できる万能ツールではありません。
苦手なことを無理にkintoneに実装させようとすると、かえって複雑で使い勝手の悪いシステムとなってしまう恐れがあります。
まずは、kintoneでできることとできないことを把握した上で、「実装は別のツールを使うけど、データはkintoneに連携させる」など役割を分担することがポイントです。
kintoneは拡張機能や外部サービス／プラグインとの連携機能が備わっているため、上手に活用しましょう。
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4.少しずつ使いこなしていく意識を持つ
kintoneを運用するなかでは、最初から完璧を求めるのではなく、使いながら少しずつ修正を重ねて、自社に適したアプリを構築していくといった意識が重要です。
初めて使用するツールに対して抵抗感をなくすためにも、現場に配慮した無理のない導入計画を立てましょう。
5.継続的な評価とフィードバックを行う
kintone導入後も、定期的にシステムの評価とフィードバックを行い、現場のニーズに合わせて改善を続けることが重要です。
たとえば、四半期ごとにユーザーからのフィードバックを収集し、必要な修正や機能追加を行う体制を整えるといった工夫が有効です。定期的なレビュー会議を開催し、現場の意見を反映させることで、システムの最適化を図ります。
6.試験運用を実施する
本格的な導入前に、試験運用を行うことで、実際の運用上の問題点や改善点を把握できます。具体的には、一部の部署やプロジェクトで試験的にkintoneを使用し、実際の運用状況を観察しながら調整を行います。
このように、試験運用を通じて潜在的な課題を事前に洗い出すことで、本格導入時のリスクを最小限に抑えられるでしょう。
7.専門家のアドバイスを受ける
kintone導入の際には、専門家やベンダーのサポートを受けることで、導入の成功率を高められます。とくに、複雑なカスタマイズやデータ移行が必要な場合は、専門家のアドバイスを受けることが有効です。
kintoneのパートナー企業からのコンサルティングサービスを利用し、最適な導入計画を立てるのもいいでしょう。
kintoneが向いている業務／向いていない業務
kintoneの導入に失敗する理由の1つに、向いていない業務の効率化に活用しようとすることが挙げられます。そこで、kintoneが向いている業務と向いていない業務について紹介します。
向いている業務
kintoneは、業務効率化やデータ共有を重視する企業にとって有用なツールです。とくに、顧客管理やプロジェクト管理、データの集計と分析などの業務でその強みを発揮します。
顧客管理
kintoneは顧客リストや案件管理などを扱う業務に向いています。たとえば、営業チームが活用すれば、日々の顧客情報を簡単に共有／更新できるため、営業活動の効率化が図れます。
また、カスタマイズ可能なフォームを使用して、顧客からのフィードバックや問い合わせを効率よく管理することも可能です。
プロジェクト管理
プロジェクトの進捗管理やタスク管理にkintoneを使用すると、チーム全体の作業状況をリアルタイムで把握できます。
たとえば、プロジェクトマネージャーがタスクの割り当てや期限をkintone上で設定し、メンバーがその進捗を更新することで、全員で常に最新の情報を共有可能です。
データの集計と分析
kintoneはデータの集計や簡易分析に向いています。営業成績や顧客対応の統計データなどを自動的に集計し、グラフ化して視覚的に把握できます。これにより、経営判断を支えるための迅速なデータ分析も可能です。
向いていない業務
kintoneは基幹システムの構築や高度なデータ分析などには適していません。詳しく見ていきましょう。
基幹システムの構築
kintoneは大量データの処理やトランザクション処理が必要な、基幹システムの構築には向いていません。
具体的には、在庫管理や会計システムなどの複雑なデータ一貫性が要求される業務などが挙げられます。こうした業務には専用のERPシステムのほうが適しています。
高度なデータ分析
大量のデータを扱い、複雑な分析を行うにはkintoneは不向きです。企業全体のビッグデータを解析する必要がある場合、kintoneのパフォーマンスが低下する可能性があります。このような場合には、専用のBIツールを使用するのがおすすめです。
kintone導入の成功事例
上記の点に注意してkintoneを導入すれば、業務効率化や意識改革といった大きな成果を得られる可能性が高いです。kintoneの導入により、実際に成果が出た事例を紹介します。
kintone導入によるプロジェクト管理の効率化
kintoneでは複数のツールに散在するデータや情報を一元管理し、社内外で共有できます。
A社ではこれまで年間100件以上のプロジェクトの発注情報をExcelで管理していました。Excelではヒューマンエラーが起きやすく、データが重くなり、閲覧性に欠けてしまいます。
そこで、承認された金額やコスト、担当者や承認ステータスなどを一元管理し、誰でも素早くチェックできる案件アプリをkintoneで作成しました。
その結果、現場と管理側のリアルタイムの情報共有が可能となったほか、入力ミスが減り、ワークフローも簡易化されました。
この施策によって、従来チーム内に留まっていたナレッジや情報を、組織全体で活用しようとする土台が形成されつつあります。
kintoneの導入により、生産性を向上させるとともに、ガバナンス面も強化できた一例です。
ITの専門知識なしでも高度なカスタマイズを実現
kintoneはITの専門知識がなくても、システム開発から連携まで高度なカスタマイズが可能です。
B社では従来、あらゆる関係者との契約書を紙で管理し、ファイリングされた書類を探し出すのに時間がかかっていました。
その対策として検討したのが、導入や運用のコストが低く、さまざまな業務への汎用性が高いkintoneです。
さっそく導入を検討するため30日間の無料お試しを実施したところ、試用期間中にIT初心者でもドラッグ＆ドロップ操作で簡単に契約書管理のシステムが作成できました。本格導入後も、導入から4か月で約90個のアプリの作成に成功しています。
kintone導入により、データをアップロードすればいつでも検索／閲覧が可能となり、作業時間を大幅に短縮できました。また、アプリを作る過程で業務フローが整理／可視化されたと言います。
医療機関でDX化を実現
kintoneはDX化（デジタル・トランスフォーメーション）の実現にも貢献します。
とある医療機関では医療情報の電子化や現場の業務改善を図るべく、電子カルテの導入基盤としてkintoneを採用しました。
スケジュールや掲示板、稟議申請アプリなど、kintoneにて情報共有のためのグループウェア機能を実装し、病院内の情報基盤として幅広い業務に活用されています。
また、医療区分の割合や病床稼働率などの経営指標が可視化されたことで、職員の意識改革にも繋がっています。
kintoneの可能性を広げるトヨクモの連携サービス6つ
トヨクモは、「FormBridge（フォームブリッジ）」や「kViewer（ケイビューワー）」「kMailer（ケイメーラー）」などのkintone連携サービスをはじめ、さまざまなビジネス向けのクラウドサービスを提供しています。
kintoneリリース直後の2012年から、これまで9,000件以上の契約実績を積み重ねてきました。
kintoneは単体でも便利な一方、トヨクモが提供する連携サービスを利用することで、さらに活用の可能性を広げられます。
以下で、トヨクモが提供する各種kintone連携サービスを見ていきましょう。
1.FormBridge（フォームブリッジ）
FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneにデータが自動で保存されるWebフォームの作成ツールです。アンケートフォームやお問い合わせフォーム、Web試験フォームなど、あらゆる用途のフォームをノンプログラミングで作成できます。
FormBridgeを通じて、kintoneライセンスを持たない人のデータを、直接kintoneに登録できるのが特徴です。回答内容が自動で記録されるため、ユーザーや顧客が入力した情報をkintoneに移し替える必要がなく、入力ミス等が防止可能です。
皆さん、フォームブリッジはご存知でしょうか？kintoneと連動するWebフォームで、kintoneアカウントがなくてもレコード追加ができるサービスです！ kintoneのスタンダードコースを契約しているなら、ぜひ利用してほしいの[…]
2.kViewer（ケイビューワー）
kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を外部に公開できるツールです。リストビューやカードビューをはじめとする全8種類のビューを、プログラミング不要で作成できます。
原則、kintone内の情報はkintoneライセンスユーザーしか閲覧できません。しかし、kViewerを活用すれば、kintoneライセンスを持たない人でも、kintoneに保存されているデータを見られるようになります。
Webサイト内でお知らせを公開したり、データを複数軸でグラフ化したりしたいときに最適です。
kViewer（ケイビューワー）とは、kintoneライセンスを持たないアルバイトや取引先の方に、kintoneの情報を共有するkintone連携サービスです。 「kViewerって何ができるの？」「導入するメリットは？」などの疑問に[…]
3.PrintCreator（プリントクリエイター）
PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintone内のデータを使って帳票を作成できるツールです。
自社フォーマットにkintoneに登録されている社名や金額などのデータを反映させ、見積書や請求書などを作れます。
PDFファイルをまとめて出力し、kintoneアプリへ自動で保存できるため、データを転記する手間が大幅に削減できます。
{ "@context": "https://schema.org", "@type": "Article", "mainEntityOfPage": { "@type": "WebPage", "[…]
4.kMailer（ケイメーラー）
kMailer（ケイメーラー）は、kintoneのデータを引用してメールを送信できるツールです。
普段社内で使っているメールアドレス（Gmail、Microsoft 365、SendGridなど）から、kintoneで管理しているメールアドレス宛にメールを個別／一斉送信できます。
kintone内の日時フィールドと紐づけて送信予約が可能で、メールの送信漏れを防げます。
メールマガジンや請求書PDFを添付したメール、期日のリマインドメールの送信などに便利です。
5.kBackup（ケイバックアップ）
kBackup（ケイバックアップ）は、kintone内のデータを外部のサービスサイトに保存するツールです。
添付ファイルも含めたkintoneアプリ内の全データを、リアルタイムで自動的にバックアップします。バックアップデータは30日間管理され、すぐに復元可能です。
レコードの誤削除やハードウェア障害、災害によるデータ消失のリスクを防ぎます。
kBackupとは、kintoneのデータ消失に備えてデータを保存するkintone連携サービスです。 本記事では「kintone標準のバックアップ機能との違いは？」「どんな情報をバックアップできるの？」といった基本的な内容から、実際[…]
6.DataCollect（データコレクト）
DataCollect（データコレクト）は、kintoneの複数アプリ間で情報の収集、計算、加工ができるツールです。Excelと同じ感覚で式を設定し、複数アプリに散在している情報を一元管理できます。スケジュール設定により、定期的に自動で情報を集計することも可能です。
予実アプリでデータを統合したい、毎月の計算処理の手間を減らしたい、といった場合に役立つツールです。
データコレクトとは、複数アプリの情報をカンタンに収集・計算・加工できるkintone連携サービスです。 ほとんどエクセルを使ってこなかった相澤が、かなり噛み砕いて説明します！「データコレクトって難しそうだけど何が出来るの？」「設定って[…]
まとめ：kintoneの導入は現場と協力して進めることが大切
今回はkintoneの導入で失敗しやすい理由や失敗を防ぐポイントを踏まえ、導入成功事例やトヨクモのkintone連携サービスを紹介しました。
kintoneは、目的を明確にして導入することが大切です。導入後も現場と管理側が協力し、修正を繰り返してコツコツと使い続けることで、業務効率化や社員の意識改革、コミュニケーションの円滑化を実現できます。
今回紹介した、トヨクモのkintone連携サービスを活用することで、よりkintoneが使いやすくなり、導入失敗に陥りにくくなるでしょう。kintoneの導入に不安を抱えている方も、まずは、30日間の無料お試しで使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。
