近年、CMやSNSといった各種媒体でkintoneの名前をよく耳にするようになりました。
IT知識を持たない人でも使いやすい操作性、自社の業務に適した仕様に変更できるカスタマイズ性などが注目され、あらゆる業種で導入が進んでいます。
そして、それは運送業も例外ではありません。
本記事では、運送業界でのkintoneの活用例、また、トヨクモが提供している、連携サービスを紹介いたします。
運送業が抱える業務上の課題・悩み
運送業を営む企業が抱える業務上の悩み・課題の代表的なものをピックアップして紹介します。
日報や業務スケジュールを書く・確認するために会社に戻る
ペーパーレス化が進んでおらず、業務日報をオフィスにある紙に書いたり、予定をホワイトボードに書いたりするために、わざわざ毎回オフィスに戻らなければならないという問題が顕在化しています。
業務効率の低下のみでなく、毎回それだけのために帰社しなければならない従業員のストレスの増加にもつながってしまいます。
配車スケジュール管理を紙やエクセルで行っている
配車のスケジュールを紙やエクセルで管理していませんか？
配送スケジュールの管理は、配送業務の中で重要な役割を担っていますが、紙での管理は配車ミスや配車漏れが起きてしまう傾向にあります。
社員が毎回オフィスに戻って確認する必要があると、生産性の低下にもつながります。
また、車の台数が多い企業だと、紙やエクセルでの管理では、車両のメンテナンス・車検の管理が難しくなっているのではないでしょうか。
経費精算を紙で行っている
配送途中で立て替えた経費の申請などを紙で行っており、後で経理担当者が、会計ソフトに手入力するような運用になっていませんか？情報の再入力は、その分時間がかかり、それは入力ミスにもつながります。
また、申請から承認、振込までのフローが煩雑化し、完了までの時間も長くなってしまいます。
案件管理が行えず最適な配送ルートを組めない
組織としての案件管理を行えず、仕事の進め方が属人化することも運送業が抱える課題の一つです。
仕事の進め方が属人化していると、担当者が離職や体調不良で業務にあたれなくなった時など、不測の事態に対応できません。
また、配送にかかる輸送費や人件費などのコストを抑え、利益を最大化するための配送スケジュールを組むなどの案件管理が組織的にできないともいえます。
kintoneを活用することで運送業の最大効率化・生産性向上を実現
上記のような悩み・課題は、kintoneを導入することで解消できます。
kintoneとは、柔軟性の高い業務アプリを、簡単かつスピーディーに作成することが可能な、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。
ノーコード・ローコードツールのため、プログラミングの知識のない方でも、業務アプリが作成できます。
導入社数は、2023年9月末時点で、31,000社に上り、業種は、製造業や、卸売業、医療から運送業まで、あらゆる業種で使われています。また、導入規模も、数人規模から、8000人規模の大規模なシステムまで、幅広く対応が可能です。
次に、kintoneを使うメリットやできることを紹介します。
運送業の効率化に特化した既存アプリが豊富
kintoneには、サンプルアプリが存在し、その中には、運送業に特化したアプリも存在します。kintoneの契約後は、自身でカスタマイズをすることなく、すぐにそれらのアプリを利用できます。
顧客管理や業務日報など、運送業の業務効率化・生産性向上にすぐに活かせる既存アプリが豊富です。
例えば、配送依頼アプリは、運送業を営む企業の管理部門の方が、お客様ごとの配送依頼の受付や進捗を管理できます。配送状況の可視化や、リマインダー機能を用いることで、処理の抜け漏れを防げます。
全ての情報がkintoneに集約されペーパーレスを実現
運送業の業務には、日報入力や、経費申請書の作成、車のメンテナンススケジュールの管理など、さまざまな業務があり、それらを従来紙で運用されてきた企業も多いのではないでしょうか？
kintoneを導入すると従来紙で行われていた業務が全てkintoneで行われるため、ペーパーレスが実現でき、印刷にかかっていたコストが削減されます。
また、情報が全てkintoneに保存されるため、検索性が高くなり必要な情報を探す時間が大幅に削減できます。
いつでもどこでも情報を確認できるためオフィスに戻っての業務が不要に
移動の多い運送業の社員にとって、業務日報を付けたり、自分のスケジュールを周囲に伝えたり、経費精算の申請書を手書きで記入するなど、オフィスでしかできない作業があることは大きなストレスと非効率さに繋がっているはずです。
上記の作業は、全てkintoneに置き換え可能です。
kintoneは、スマートフォンやタブレットでの操作も可能なため、わざわざオフィスに戻って作業することが不要になります。
出先でも仕事を進められるのは業務効率化につながると同時に、社員の働きやすさ向上にもつながります。
運送業におけるkintoneの活用事例
実際にkintoneを活用して業務効率化・生産性向上に貢献している運送会社の実例を紹介します。
kintone×RPAの活用で業務改善
A社では、配送拠点での作業支援者のやりとりの際、支援者と営業所の間に複数の人を経由して、情報が確認・取りまとめられた後に送られており、大きなタイムラグが発生していました。
そこで、kintoneを導入することで、社内の関係者全員がリアルタイムに最新情報を確認できるようにしました。
また、A社は、RPA導入を通じて業務時間削減を進めていましたが、RPAだけでは、エクセルデータが現場を飛び交う等、業務プロセスの変革は難しく限界を感じていました。そのような業況で、導入しやすくクラウド環境で安価にすぐスタートできるkintoneは最適だったそうです。
新型コロナウイルス感染に関する「体調管理アプリ」は、各拠点からの体調に関するレポートをkintoneに集約するものです。RPAによって自動的にレポート化した上で幹部に連携する仕組みとなっており、RPAとの連携した運用も実現しています。
受発注管理・帳票出力などあらゆる業務をkintoneに集約
B社では、協力会社とのやりとりで、やりとりの手段が様々で情報が散在している点や、エクセルの集計や請求書の作成・管理に時間がかかっている点が問題となっていました。
特に技術部署もこれらの業務に追われており、技術部署でしかできない仕事とそうでない仕事の切り分けは急務でした。
kintoneを導入すると、受発注のデータ入力・修正から帳票出力までkintoneで一貫して行えるようになり、部署全体で、120時間ほどの作業時間カットが行えたといいます。
また、kintone上で担当者の業務の途中経過が見られることにより、情報共有の簡易化や、蓄積されたデータをグラフ等を用いて分析することで、担当者ごとのパフォーマンスの見える化にも成功しました。
kintoneでの車両・シフト管理を実現し脱エクセル化
C社では、シフト表を紙で運用しており、エクセルに転記し集計することに毎月3~4日かかっていました。それに付随し残業時間が事前に確認できず、長時間労働の是正が困難な状況に陥っていたのです。
kintoneを導入することで、リアルタイムに72営業所のシフト状況が把握できるようになり、事前の労働時間管理に大きく役立ちました。
また、レンタカー事業を手がけるC社は、レンタカー利用者からレンタカー設置のETC番号を知りたいという問い合わせが多くあり、自社が持つ全ての車両のETC番号を管理するアプリも作成しました。
あらゆる業務の効率化に寄与するkintoneをC社は高く評価しているそうです。
トヨクモの連携サービスの活用でkintoneをもっと便利に
kintone内にある情報は原則、kintoneライセンスを持つ人しか閲覧・編集・登録ができません。
多くの配送スタッフを抱える企業の場合、その全員にライセンスを付与するのは難しい場合もあるでしょう。
そこで、トヨクモの連携サービスを使うことで、kintoneライセンスを持たない社員や顧客でも、kintoneレコードの閲覧・編集ができ、情報共有が可能となります。
トヨクモの連携サービスを使った具体的な活用例を紹介します。
FormBridgeでkintoneライセンスを持たないドライバーも運転日報が書ける
トヨクモのFormBridgeを用いることで、kintoneライセンスを持たないドライバーでも、運転日報が入力できるようになります。
FormBridgeとは、kintoneのライセンスを持たない人でも、kintoneにデータを登録できるサービスです。FormBridgeの登録の画面も、kintoneと同様、IT知識を持たなくても簡単に操作可能です。
スマートフォンや、タブレットでも情報の入力が可能なため、運転日報を入力するためだけに、わざわざオフィスへ戻る必要がなくなります。
kViewerで車検日をいつでも確認できる
車両の管理は、kintoneのアカウントを持たない部署の管理者や、管理会社に依頼しており、本社のkintoneで管理している車両管理データを共有したい場面もあるでしょう。
トヨクモのkViewerを用いると、kintoneのライセンスを持たない人でも、kintone内に保存されたデータを閲覧できるようになります。
kViewerは、管理項目の中の必要な項目のみを共有できるため、開示できない情報は隠すことで情報の安全性も担保できます。
PrintCreatorで見積書・請求書の作成も簡単に
PrintCreatorは、kintone内の情報を引用して帳票を作成できるサービスです。
kintone内で管理している顧客情報を用いて、見積書・請求書をボタン一つで簡単に作成可能です。
PrintCreatorで出力した見積書・請求書はそのままkintoneに自動保存できる機能もあり、帳票の管理もkintoneで一元管理できます。
kintone×トヨクモで運送業界の業務改善を
運送業界は、今、働き方改革が求められています。今回紹介した業務以外でも、さまざまな業務でkintoneやトヨクモ製品の活用が可能です。
kintone、トヨクモ製品ともに30日の無料お試しがあるので、少しでも業務を効率化したいと考えている方は、まずはお試し期間で使い勝手を試してみてください。
