業務システム作成クラウドサービス「kintone」は、その機能や操作方法をしっかり理解することで、活用の可能性が無限大に広がります。
また、トヨクモが提供する様々な連携サービスを利用すれば、kintoneライセンスを持たない人でも、一部機能を使えるようになり、業務効率の向上を図れます。
そこで本記事では、kintoneについてより深く理解するための資料や、トヨクモのkintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」の活用事例を紹介します。
kintoneの導入を検討している方、またはkintoneを導入したばかりで、もっと活用できる方法を知りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneについてもっと理解できる資料
kintoneは操作性が高く、デジタルツールの導入が初めての方でも使いやすいのが特徴です。しかし、全ての機能を完璧に使いこなすには、どうしても時間がかかってしまいます。
そこで、kintoneを積極的に活用していきたい方向けに、kintoneの提供主であるサイボウズ社や、kintone連携サービスを提供するトヨクモが、kintoneの使い方や活用方法などを紹介する資料を公開しています。
サイボウズ社提供のkintone資料
サイボウズ社のkintoneの製品紹介ページでは、あらゆる切り口でkintoneに関する情報をまとめた資料を公開しています。
「kintoneとは」といった製品概要や主な機能、基本操作を紹介するものから、kintoneのお試し方法、アプリの作り方、導入成功のコツ、上司説得の材料、契約方法など網羅的に紹介したガイドブックまで、kintoneを検討中の方向けの資料があります。
また、営業・人事・総務・情報システム・カスタマーサポート・プロジェクト管理といった「部門別」や、顧客案/件管理・受注/発注/請求業務・脱エクセルなどの「用途別」、小売業・建設業・製造業・社会福祉業など「業種別」の事例を紹介しています。
PDF資料の他にも、動画や漫画でも紹介されており、分かりやすいのがポイントです。
導入を検討している人、導入したばかりの人、ある程度使い込んだ人など、様々なフェーズの方に役立つ資料が豊富に提供されています。
トヨクモ提供のkintone資料
トヨクモはクラウドサービスの開発・提供、新サービスの開発と運用を行う会社です。これまで「フォームブリッジ」「kViewer」「kMailer」「プリントクリエイター」「データコレクト」「kBackup」などのkintone連携サービスをリリースしてきました。
トヨクモの連携サービス紹介ページでは、製品カタログや各種サービスの資料、業種別の活用事例集を公開しています。kintone単体だけでなく、連携サービスを使ってさらにできることを増やしたいと考えている方に最適です。
kintone単体では苦手としている作業
kintoneは日々の業務課題を解決しながら、データを共有・一元管理し、円滑なコミュニケーションを実現します。非常に便利なツールで業務効率化に役立つ一方、以下のように単体ではできないことも存在します。
kintoneライセンスのないユーザーによるkintoneのレコード閲覧・追加・編集
kintoneではアプリを作成し、「レコード」と呼ばれるデータを蓄積できます。
kintone内のレコード情報の閲覧・追加・編集作業は、原則kintoneライセンスを持つユーザーしか行えません。
kintoneライセンスのないユーザーは、kintoneデータを書き出したファイルをダウンロードして閲覧・編集し、編集内容を反映させるためには、ライセンスユーザーがkintoneに編集済みのファイルをアップロードする必要があります。
複雑な関数を用いる計算
kintoneは関数を含む複雑な計算が苦手です。
Excelファイルの読み込み機能はあるものの、大量の関数を複雑に使用したようなデータは、kintoneへの移行が難しい場合があります。
そのため、複数種類のデータを一貫性を保って更新しなくてはならない基幹システムとしての活用には、あまり向いていません。
膨大なデータ管理
また、kintoneは膨大なデータ管理も得意ではありません。
大量のデータ検索に時間がかかったり、グラフに表示できるレコード数に制限があったりするため、分析基盤が必要な場合は、専用のツールやサービスの利用がおすすめです。
kintoneのライセンスを持たない人でもkintoneを使えるようになる方法
上記で紹介したとおり、トヨクモはkintoneの機能を拡張させる様々な連携サービスを提供しています。
kintoneに直接入力可能なフォームを作成できる「フォームブリッジ」や、kintoneのデータを外部公開できる「kViewer」を利用すれば、kintoneライセンスを持たない人でも、kintone内のデータを閲覧・・追加・編集可能です。
他にも、kintoneから見積書や請求書、領収書などの帳票を自動で出力できる「プリントクリエイター」や、それらの帳票を添付したメールや毎月のメールマガジンを一括/個別送信できる「kMailer」があります。
「データコレクト」を利用すれば、複数のアプリを跨いでデータを統合し、予算の達成状況を集計したり、在庫状況をリアルタイムで確認したりできます。
kintone内の大切な情報は「kBackup」を導入することで、定期的に自動でバックアップをとり、データの誤削除やコンピュータウィルス・災害などによる消失を防げます。
以下では、連携サービスの中でも特に汎用性が高い「フォームブリッジ」と「kViewer」についてより具体的に見ていきましょう。
フォームブリッジとは
フォームブリッジとは、kintoneへデータが自動保存されていくWebフォームの作成ツールです。プログラミングの知識なしで、条件分岐やステップフォームなどの高度な設定が可能で、アンケートフォームや申込みフォーム、問い合わせフォームといった様々なフォームを作成できます。
フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されるため、顧客やユーザーが入力した内容を逐一kintone内へ移し替える必要がなく、業務効率がアップします。
また、フォームは背景色やロゴ・罫線の追加など、デザインやレイアウトを豊富にカスタマイズできます。
パスワードやメールアドレスを用いてフォームへのアクセスを制限したり、公開期間や回答数の制限を設定したりでき、セキュリティ面でも安心です。
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kViewerとは
kViewerとは、kintone内にある情報やデータを外部公開するためのツールです。
kintoneの標準機能では、原則kintoneライセンスを持つ人しかデータを閲覧できません。
しかし、kViewerのビューを通じて、kintone非ライセンスユーザーもkintone内のデータを閲覧できるようになります。情報やデータの転記作業がなくなるため、入力ミスや手間を省けます。
kViewerで作成できるビューは、「一覧ビュー（リストビュー・カードビュー・セグメントビュー）」「グラフビュー・高度なグラフビュー」「カレンダービュー」「ダッシュボードビュー」「Myページビュー」の全8種類です。
ノンプログラミングで豊富なデザインのビューを作成し、レイアウトを設定できます。
ビュー内にはkintoneのレコード情報を参照できる検索フォームを設置できるほか、アクセスするブラウザの設定言語に応じてビュー内の文言を出し分けることも可能です。
フォームブリッジ同様、ビューへのアクセスも制限できます。
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フォームブリッジ×kViewerでさらに便利に
フォームブリッジとkViewerを連携すると、kViewerで開示した情報をフォームブリッジでレコード編集できるようになります。
具体的には、リストビュー・カードビュー・セグメントビュー・カレンダービュー・Myページビューに編集ボタンを設置し、編集ボタンから遷移したフォームに回答することで、kintoneのレコードを上書き可能です。
活用方法の例として、イベントの予約管理が挙げられます。
イベント申し込み用のフォームから予約をしてもらい、予約完了メールを送信します。メールには「Myページビュー」の個別URLを添付することで、予約者が自分の予約内容を確認し、変更がある場合はMyページビュー上の編集ボタンから、再びイベント申し込み用のフォームに移動して情報を編集できるようになります。
Myページビューと編集ボタンを設定すれば、経費精算や社員名簿の管理などにも活用可能です。社員個人が専用のURLからkintoneに自分の情報を登録・閲覧・編集でき、運用がスムーズになります。
情報共有の効率化を図る目的で、kintoneを利用している企業も多いのではないでしょうか。 社外のパートナーやクライアントともスムーズな情報共有を実現するには、「kViewer」そして「FormBridge」2つのkintone連携サ[…]
連携サービスを使ってkintoneについてもっと知ろう
今回はkintoneに関するサイボウズ社とトヨクモの資料や、トヨクモのkintone連携サービスである「フォームブリッジ」や「kViewer」などの機能や活用事例を紹介しました。
kintoneは単体での利用でも十分便利なツールですが、その他のサービスと連携させることで、さらに活用の幅が広がります。
トヨクモのkintone連携サービスは、30日間無料でお試しいただけます。kintoneをより深く知りたい、業務に本格的に活用していきたいとお考えの方は、ぜひお気軽にお試しください。
