流通業界は旧態依然の働き方に悩まされている人が多く、働き方改革や生産性向上を実現する上で、業務のDX化は避けては通れない課題です。
そのような流通業の業務効率化を支えるのがkintone。
ITの知識を持たずとも簡単に使える操作性やカスタマイズ性の高さで、既にあらゆる業種・業態の企業が導入を進めています。
本記事では、流通業界でのkintoneの活用例、また、トヨクモが提供している連携サービスを紹介いたします。
kintoneを導入して業務の進め方を抜本的に変えたいと考えている方は、ぜひ最後までお読みください。
流通業を取り巻く業務上の課題・悩み
流通業を営む企業が抱える業務上の悩み・課題の代表的なものをピックアップして紹介します。
全ての契約書を紙で管理している
ペーパーレス化が進んでおらず、契約書を紙で管理している企業が非常に多いのが現状です。
紙で管理していると、契約書一枚を探すのも手間がかかり、修正の度に、紙が増えてしまいます。
仮に契約書に修正を加えた場合、どこにどのような変更を加えたかも管理する必要がありますが、紙での管理はそれすらも煩雑にします。
各案件がその担当者に属人化している
案件ごとの情報を、各担当者がそれぞれ独自の手段で管理していると、案件が属人化してしまいます。
属人化は、業務の引き継ぎの工数が増加したり、担当不在時の問い合わせ対応が遅れてしまったりと、顧客に対する業務品質、ひいては信頼の低下に繋がります。
店舗管理方法が人や部署によって異なる
運営する店舗の管理方法が、部署や担当者ごとに異なることもあるでしょう。
管理方法が異なると、各店舗の状況をタイムリーに確認するのが難しくなり、その店舗でトラブルが発生した時に迅速な対応ができません。
担当者ごとに情報管理方法が異なれば、組織全体に管理ノウハウもシェアされることはないでしょう。
流通業の業務効率化・生産性向上を助けるkintone
上記のような悩み・課題は、kintoneを導入することで解消できます。
kintoneとは、柔軟性の高い業務アプリを、簡単かつスピーディーに作成することが可能な、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。
ノーコード・ローコードツールのため、プログラミングの知識のない方でも、業務アプリが作成できます。
導入社数は、2023年9月末時点で、31,000社に上り、業種は、製造業や、卸売業、医療から流通業まで、あらゆる業種で使われています。また、導入規模も、数人規模から、8000人規模の大規模なシステムまで、幅広く対応が可能です。
次に、サンプルアプリを例にkintoneでできることを紹介します。
サンプルアプリはカスタマイズ不要で、kintone導入後すぐに利用できます。
kintoneを導入したらすぐに活用したいと考えている方は、まずはサンプルアプリを触ってみることから始めてみてください。
案件管理アプリで各案件状況を可視化
案件管理アプリを使うと、各案件の受注金額や現在の対応状況を可視化できます。
また、活動履歴が共有されるため、業務の属人化を防ぎ、担当者が変更・離職をしても業務品質を落とすことなく対応が可能となります。
問い合わせ管理で対応の抜け漏れを防ぐ
問い合わせ管理アプリを使うと、お客様からの問い合わせの内容・履歴をkintoneに蓄積できます。
データをkintone内に蓄積することで、各お問い合わせに対する対応状況が可視化され、業務の抜け漏れや属人化の防止に繋がります。
契約書もkintone内で一元管理
契約書の作成依頼から書類の添付確認まで、全てを一つのアプリで管理できる、契約書管理アプリがあります。
このアプリを利用することで、契約書の修正履歴や、修正の経緯が管理できます。また、kintoneの検索は、ファイル内の文字も検索が可能なため、過去の契約書の文面も簡単に検索でき、時間をかけて紙の契約書を探す必要がなくなります。
流通業におけるkintone導入事例
流通業界における実際のkintone活用事例を紹介します。
老朽化したシステムからkintoneに乗り換えカスタマイズ無しで業務システムを構築
A社では、生産管理システムの保守切れに伴い、業務管理ツールを元々使っていたものからkintoneに移行しました。
以前のシステムは、構築から10年が経過し業務の変化に対応できない機能や、不要な機能が多数存在していたため、機能の洗い出しを行い、必要な機能のみを刷新することに決めました。
移行のキックオフから、わずか2ヶ月で本稼働を迎えることができました。
また、システムのアップデートの影響を抑えるため、標準機能のみのノンカスタマイズで構築されており、標準機能だけで使えるkintoneのポテンシャルが採用の決め手だったようです。
脱エクセル・属人化をkintoneで実現
様々な事業を展開するB社では、頻繁に人事異動があるため、各々の業務の進め方が旧態依然のままだと、業務の属人化を加速させ、業務が停滞するリスクが顕在化し、業務の標準化を行うための仕組みが求められていました。
そこで、kintoneの導入です。
kintoneを導入して最初に効率化に踏み切ったのは、空港内の制限エリアに入るための臨時パスの申請業務でした。
kintoneの導入前は、電話で問い合わせを受けた上で、メールで送られてきた内容を転記し、制限エリアに入るための申請書を個別で作成していました。
kintone導入後はトヨクモのFormBridgeを用い、申請内容を申請者に直接入力してもらうようにしました。
さらにPrintCreatorも用いて、ボタン一つで申請書の出力が行えるようになったため、業務の標準化のみならず、3分の1ほどの工数削減も行えました。
kintoneで社内業務効率化・お客様対応品質向上を実現
同じく複数の事業を手掛けるC社では、kintoneの導入前、個別最適化されたシステムや、作った本人にしか分からない「お化けエクセル」が数多く存在しており、早急な改善が求められていました。
導入の際、デジタル推進の担当者は、これからkintoneユーザーとなる従業員に対して、
「kintoneでは、100点満点のシステムは目指せない」
と説明した上で、その代わり、構築のスピードやコスト感など、一からシステムを開発する場合と比べて良い部分を押し出して進めたそうです。
従業員から要件をヒアリングする打ち合わせの中で、kintoneのアプリを作っていき、すぐに使えることができることをアピールしました。業務において何か新しい課題ができたときに、「kintoneなら解決できるのではないか」という雰囲気を社内で醸成することに成功したのです。
kintone×トヨクモのサービスで流通業のDX化をさらに進める
kintone単体でできる業務改革は上述の通りです。
あらゆる業務の効率化に寄与するkintoneですが、多くの企業が悩まされるのがコストです。一ユーザー単位の料金制となるため、従業員数の多い企業では全員分のライセンス発行はできないと考える企業も少なくありません。
しかし、トヨクモの連携サービスを使うと、kintoneライセンスを持たない社員や顧客との情報共有が可能になったり、kintoneレコードの閲覧・編集ができたりします。
また、ユーザー単位での料金体系ではなく、サービス1契約あたりの費用となるため、最上位プランでも月額数万円ほどで利用できます。
では、トヨクモの連携サービスを使った具体的な活用例を紹介します。
FormBridge×kintoneで問い合わせ収集・管理
FormBridgeは、Webフォームのようにkintoneのライセンスを持たない人が、値を入力し、登録することで、kintoneのアプリに情報を追加できるサービスです。
FormBridgeで生成したフォームをホームページに設置することで、お客様からの問い合わせを収集・kintone内に蓄積できます。
FormBridgeを導入することで、問い合わせ対応に必要となっていた人的コストを削減できます。
kintoneでWebフォームを作るなら
FormBridge×kViewerで店舗スタッフのシフト管理
kintoneを用いることでシフトの管理もできるようになりますが、アルバイトの分のkintoneライセンスまで発行することは難しいと考える企業も多いでしょう。
そこで使えるのが、トヨクモのFormBridgeとkViewerの組み合わせです。kViewerは、kintoneライセンスを持たない人でもkintone内のデータが閲覧できるようになるサービスです。
また、kViewerにはカレンダービューと呼ばれる、カレンダー形式で、kintoneの情報を確認できる機能があります。
アルバイトの方がkViewerで生成されたカレンダービューに、FormBridge経由で自身が希望するシフトを入力できます。シフト情報はkintoneに蓄積されるため、シフト管理もkintone内で全て完結します。
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FormBridge×kViewerで店舗から本社への情報共有
本社にkintoneを導入したが、各店舗にまではkintoneの導入が間に合っていない場合もあるでしょう。そのような場合も、トヨクモ製品が本社と店舗間の情報管理・共有を助けてくれます。
FormBridgeを用いることで、kintoneライセンスを持たない店舗スタッフでも商品の在庫や配送状況をkintoneに登録できるようになります。kintone内に登録された情報を、ライセンスを持つ本社の人が確認する。これがFormBridgeを用いたkintone内で完結する情報共有方法です。
また、店舗から本社へ情報共有を行い、その共有された情報を本社が再び他の店舗に共有する際にもFormBridgeとkViewerの連携が役立ちます。
例えば、とある店舗が大幅な業務効率化に成功し、そのノウハウをFormBridgeを通じて本社に提供したとします。本社はそのノウハウを他店舗に共有するためにkViewerを用いれば、kintoneライセンスを持たない他店舗も共有された情報を閲覧できます。
同じ要領で、一つの店舗から本社に対して質問があった時も、kViewerを使うことで質問に対する回答を全店舗に一括で共有が可能です。FAQアプリを本社が作り、kViewerで全店舗に共有すれば、店舗からの質問対応にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。
大きな組織であればあるほど、知識やノウハウが特定の部署や店舗に偏る傾向がありますが、FormBridge×kViewerでそれらを組織知に変えられます。
kintone×トヨクモで流通業界の業務改善を
流通業は今、働き方改革が求められています。今回紹介した業務以外でも、さまざまな業務でkintone×トヨクモ製品の活用が可能です。
kintoneとトヨクモ製品はともに30日の無料お試し期間を設けています。
まずは使い勝手を試してから本格的な導入可否を検討したいと考えている方は、まずは無料お試しをお申し込みください。
