「私とトヨクモとの出会い」のシリーズは、トヨクモ製品を活用している企業の「製品を知ったきっかけ」や「導入の決め手」、「社内に普及させるための取り組み」を紹介する企画です。
今回は、株式会社第一住建ホールディングスのIT企画部の部長として、トヨクモ製品の導入に関わった尾崎 光生さんにお話を伺いました。
同社は、物件・顧客情報の全社集約を目的に、2022年頃からkintone（キントーン）の活用が徐々に本格化。同年11月頃にトヨクモ製品を導入して、現在も積極的に活用しています。
第一住建ホールディングスは、トヨクモ製品とどのような経緯で出会い、何が決め手で導入にいたったのでしょうか？
不動産仲介の効率化に挑戦！仲介会社様と入居者様のやり取りをオンラインに移行
第一住建ホールディングス様が導入しているトヨクモ製品
- kBackup：kintoneのデータを外部に保存するサービス
- FormBridge：kintoneアカウントがない人も登録できるWeBフォームサービス
- kViewer：kintoneの情報をアカウントがない人にも共有できるサービス
- kMailer：kintone内の情報を含めたメールを自動で作成・送信できるサービス
- PrintCreator：kintoneの情報を活用して任意の形式で出力できる帳票サービス
不動産業界では、法改正や新型コロナウィルスの感染拡大といった外部環境の変化により、「オンラインで取引したい」という顧客ニーズが拡大。それにより、不動産会社には、オンライン上での取引に対応するためのシステムが求められるようになりました。
こうした背景から第一住建ホールディングスでは、オンライン化の推進を方針に掲げ、仲介会社様や入居者様の賃貸契約書のやり取りといった業務のオンライン移行を進めています。
その取り組みの一環として、以前は賃貸の工事状況管理のみに留まっていたkintone活用が積極的に行われ、連携ツールであるトヨクモ製品の導入も行われました。
トヨクモの幅広い活用方法に感銘を受けたトヨクモ kintone フェス 2023
トヨクモ製品との出会いは、サイボウズのユーザーコミュニティだと尾崎さんは語ります。
トヨクモ製品との出会いは、サイボウズさんが定期的に開催している「キントーーク」がきっかけですね。イベント参加当時、私はkintone管理者になったばかりで、ほとんどkintoneの知識が無い状態でした。他社のkintone管理者さんから、kintoneの活用方法を共有してもらう中で、トヨクモ製品を知りました。
また、サイボウズさんのユーザーコミュニティ「キンコミ」にて、トヨクモ製品をはじめとした拡張機能の導入事例を知ることができ、製品選定に役立ったことを覚えています。
サイボウズのコミュニティへの参加後、トヨクモが主催した「トヨクモkintoneフェス」で活用事例を知ったことも導入に近づいた要因だと尾崎さんは話します。
デザイン性の高い社内ポータルに可能性を感じたエン・ジャパン株式会社の事例
kViewerで社内ポータルのようなWEBサイトを作っていて、データが見やすく社員に還元されていた。
◇印象的だったポイント
kViewerはkintoneアカウント未所有者に向けたサービスだという先入観を覆された。
◇尾崎さんに与えた影響
社内でkintoneは見づらいと考える人が多かったが、kViewerを導入することで、デザイン性と使用感を両立したインターフェース作りの可能性を感じた。
エン・ジャパン株式会社ではkViewerを使い、kintone内のデータを見やすく加工した社内サイトを構築しています。同社では、既存のツールでは「編集・閲覧のしづらさ」があり、業務ノウハウを効率よく蓄積できていないという課題を抱えていました。そこで、kViewerを導入してカテゴリごとに必要な情報がまとめられた社内サイトをノーコードで制作。取り組み以前に比べて、ノウハウの蓄積を効率的に行えるようになりました。
尾崎さんは、エン・ジャパン株式会社の事例を見た感想をこう振り返ります。
トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2023」は、デジタル化して効率的に業務改善する珠玉のアイデアを学び・広める、2日間のオンラインイベントです。2023年のテーマは、「やれるっ、できるっ、キントーン！」で、よりトヨク[…]
予約サイトを丸ごと作成できるカスタマイズ性に驚いたkinbozu株式会社の事例
キャンプの予約サイトを、トヨクモ製品で作成した。
◇印象的だったポイント
予約サイトという複雑な機能を、ノーコードで作成できることに驚いた。
◇尾崎さんに与えた影響
会員管理や予約管理などの機能は、自社ニーズに応用できそうだと気づいた。
kinbozu株式会社は、kintoneとトヨクモ製品を連携させた活用事例として、キャンプの予約サイトを丸ごと作るセミナーを、トヨクモkintoneフェスの中で開催しました。セミナーでは、FormBridge・kViewer・PrintCreatorの組み合わせで、「キャンプの予約」に必要な機能を網羅したサイトを1から作成する手順が紹介されました。
制作プロセス
- FormBridgeで会員情報の入力フォームを作成
- kViewerで会員情報の確認や予約を実施できるビューを作成
- PrintCreatorを活用して予約表を出力
キャンプの予約サイトは、全てkintoneと連携ツールであるトヨクモ製品で構築されているため、登録された情報の管理を容易に行うことができます。
尾崎さんは、kinbozu株式会社の事例の中でも、kintoneとトヨクモ製品だけで必要な機能が網羅されたサイトを作れることに驚いたと言います。
トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2023」は、デジタル化して効率的に業務改善する珠玉のアイデアを学び・広める、2日間のオンラインイベントです。2023年のテーマは、「やれるっ、できるっ、キントーン！」で、よりトヨクモ製[…]
手厚いサポートと無料お試しで導入コースの検討を実施
現在では、5つの製品を活用されている第一住建ホールディングスですが、導入のきっかけはいずれも現場からの意見でした。
メールや打ち合わせを繰り返しコース内容を決めた
1. トヨクモ製品を使って、仲介会社様向け・入居者様向けに、入居申込画面を提供したい。仲介会社様・入居者様それぞれで、入力項目や表示項目を切り替えたい。
2. 現行の業務課題として、入居申込手続きにおいて、仲介会社様との電話対応に時間を要している。トヨクモ製品を使って、仲介会社様とのオンラインチャット対応を実現し、電話対応にかかる時間を削減したい。
尾崎さんは、スムーズな導入ができた要因や今後について次のように語ります。
トヨクモ製品に求める機能要件は決まっており、FormBridge・kViewer・PrintCreator・kMailerの導入が必要であるところまでは整理できていたのですが、各製品どのコースを選定すべきかが判断できませんでした。担当者の方に相談させていただいたところ、オンライン打ち合わせやメール連絡を通して、いつも丁寧に対応いただき、たいへん助かりました。弊社からお伝えしたシステム構成はざっくりとしたものでしたが、意図を正しく汲み取っていただき、結果的には機能要件を全て満たしたコースを導入できました。
不動産企業である弊社は、1〜3月が繁忙期です。トヨクモ製品を利用した新運用は、一部拠点でスモールスタートしたところです。運用を開始して感じたのは、トヨクモ製品で提供している画面は、どんな方でも直感的に入力・操作できるインターフェースである、という点です。仲介会社様や入居者様など、社外の方に広く使っていただくにあたり、この操作性の良さを魅力に感じています。
トヨクモ製品の導入がひと段落したところではありますが、運用上の疑問が生じた際は、サポート窓口やユーザーコミュニティを活用しています。いつも速やかに回答をいただくことができており、今後も安心して製品を活用できそうです。
トヨクモ導入の決め手はkintoneのデータを幅広く活用できる便利さ
第一住建ホールディングス内では、トヨクモ製品の導入にあたり、上長や役員の承認が必須だったといいます。承認を得るためのプレゼン時には、トヨクモkintoneフェスで得た知識や活用事例をもとに、トヨクモ製品の連携の幅広さを訴求。最終的には、「仲介会社様への入出力機能の提供、申込書のPDF還元」「仲介会社様とのメール連絡」など、複合的な要件の全てを連動させられるのが決め手となって導入が決まりました。
また、会社の方針も導入の追い風になったと尾崎さんは考えています。
「ペーパーレスを推進する」という会社方針がありまして、その方針がトヨクモ製品導入による期待効果とマッチしたため、導入を決めることができました。従来の入居申込手続きにおいては、仲介会社様と入居者様に手書きいただいた情報をもとに、社内手続きを進めていました。トヨクモ製品の導入により、こういった手書き書類が不要になりました。
また、入居申込手続きにおいては、契約書作成や保証審査など、段階を踏んで手続きを進める必要があります。手続き状況については仲介業者様と随時共有する必要があるのですが、トヨクモ製品導入以前はメールや電話で都度共有するのに時間コストがかかっておりましたが、いまはリアルタイムでオンライン共有できています。こういった状況共有の連絡コストが減ったと感じています。
事業部門主催の社内説明会で社内の理解度アップに成功
新しい運用を始めるにあたっては、現場メンバーの理解を得ることが不可欠です。トヨクモ製品を社内浸透させるために実施した取り組みについて、尾崎さんはこう説明します。
現場メンバーの負担を軽減することを第一に、取り組みを進めました。
まず、システム操作が得意な現場メンバー数名に、トヨクモ製品を使った新システムの使い心地を試してもらいました。メンバーからのフィードバックを踏まえて、運用で課題になりそうな点の洗い出しや、全体説明会の準備を進めました。
全体説明会は、事業部門の部長と共同して開催しました。説明会の冒頭で、事業部門の部長から、本プロジェクトの目的・効果・概要を説明いただけたおかげで、大きな運用変更ではあったものの、スムーズに新運用に切り替えられたと手応えを感じています。
その他、操作に迷いそうな場面に関しては、実際の操作手順を記したマニュアルを準備し、運用で疑問点が発生した場合に活用いただいています。
最後に、今後の展望について尾崎さんは以下のようにまとめます。
社内のポータルサイトに情報を集約しているのですが、kViewerを使うことで、もっと操作性や検索性を上げられるのではと考えています。
また、kintoneアカウントを持たない部門に対して、従来は情報集約の難しさを感じていたのですが、トヨクモ製品を導入したことで、業務改善を進める基盤ができたと感じています。
1月から不動産業界は繁忙期に入り、現場メンバーの業務量が増加していきます。トヨクモ製品の活用を通じて、少しでも現場メンバーの負担を減らし、効率よく業務を進めていけたらと考えています。
私たち第一住建グループでは、多様化するライフスタイルに応えるため、『新しさと豊かさ（心動かす新常識）』の提供を目指しています。革命的で新しいサービスを始めようと思ったとき、トヨクモ製品が手元にあることは、たいへん心強いです。トヨクモ製品を導入したことで、頭の中でイメージしていることを すぐに形にすることができるようになりましたし、できることの選択肢が大きく広がったと感じています。
トヨクモ kintone フェスで見つかる自社に最適なツール活用方法
今回の取材では、トヨクモ製品の使い方・操作感などの情報を、手厚いサポートを受けつつ能動的に収集している尾崎さんのお姿が印象に残りました。現場メンバーに寄り添った説明会を開くことで、オンライン移行に向けた全社的な協力体制を確立されています。
最後に、ツール導入の大きなきっかけになった「トヨクモ kintoneフェス」について、コメントをいただきました。
2023年に開催されたトヨクモ kintone フェスは、以下の記事でご紹介しています。
本記事は、2023年6月27〜28日に行われた「トヨクモ kintone フェス 2023」の開催レポートになります。 【参加者1,500名以上！】トヨクモ kintone フェス 2023とは トヨクモ kintone フェス 202[…]
