仕組みを学べば視野が広がる!トヨクモ製品を使いこなす技術者育成に挑戦

「私とトヨクモとの出会い」のシリーズは、トヨクモ製品を活用している企業の「製品を知ったきっかけ」や「導入の決め手」、「社内に普及させるための取り組み」を紹介する企画です。

今回は、株式会社トラストバンクのパブリテック事業部でトヨクモ製品の導入に関わった武田可帆里さんにお話を伺いました。

武田可帆里さん

株式会社トラストバンクは「自立した持続可能な地域をつくる」をビジョンに掲げ、地域創生に関わる様々な事業を展開しています。

武田さんは、自治体などの公共の機関を支えるサービスを開発・提供する、パブリテック事業部に在籍。現在は、マネージャーとして事業成長に貢献するプロダクト組織をワークさせる業務に尽力しています。

同社では、2019年9月頃から業務効率化を目的に、kintone(キントーン)の活用が徐々に本格化。現在では、4つのトヨクモ製品が導入され、社内の基幹システムとして積極的に活用されています。

株式会社トラストバンクはトヨクモ製品とどのような経緯で出会い、何が決め手で導入にいたったのでしょうか?

【たった2人の事業立ち上げ】基幹システム作りにkintoneを活用

2019年、武田さんは親会社からトラストバンクへ出向して、パブリテック事業部の立ち上げに尽力します。

その中で、自治体向けビジネスチャット「LoGoチャット」の提供をスタート。ですが、社内業務オペレーション設計などの基幹システムがなかったため、急ピッチで開発する必要がありました。

そこから、トヨクモ製品の検討が加速したと言います。

新たな事業の立ち上げに携わったのは、私と事業責任者だけ。販売するプロダクトの開発はもちろん、基幹システム作りもたった2人で取り組まないといけない状態でした。なので、技術選定の基準はとにかく簡単で開発がラクにできること。あの当時、ゼロからアプリ開発するような大がかりなツールの導入は考えられませんでした。そこで、私が入社した当時から導入されていたkintoneを使い、基幹システム作りがスタートしました。

その中で、kintone内に契約情報を蓄積するため、フォームから申し込んでいただく必要が出てきました。少ない人数でやりたいことができることを軸にしてツールを探し始めたとき、弊社内の別部署で以前からFormBridgeを使っていることを知り、お試しで操作をさせてもらいました。

すごく簡単で使いやすくて、すぐに、これはいいぞ!って思いましたね。

kintone×FormBridgeの使い心地を別部署で体験

トヨクモ製品の導入前に、別の事業部ですでに導入されていたFormBridgeを試した武田さん。

実際にツールを活用している現場を見たことで、業務改善ができると確信した武田さんは、他社ツールとの比較・検討はせずにトヨクモの30日間無料お試しに申し込みます。

弊社では、トヨクモさんの製品導入時もkintoneの稟議フォームを使って上長承認を実施するくらい、kintoneの活用が普及しています。そういった社内の状況と、トヨクモさんの製品の「kintoneとの優れた連携性」という魅力が、スムーズに承認を得られた要因かなと思いますね。

kintoneとの優れた連携性がトヨクモ製品の魅力だと感じた武田さんは、その後のツール選定もトヨクモ一択だったと語ります。

トヨクモ製品を活用したオペレーション改善で業務サイクルの加速に成功

株式会社トラストバンク様が導入したトヨクモ製品

  • FormBridge:kintoneアカウントがない人も登録できるWebフォームサービス
  • PrintCreator:kintoneの情報を活用して任意の形式で出力できる帳票サービス
  • kViewer:kintoneの情報をアカウントがない人にも共有できるサービス
  • kMailer:kintone内の情報を含めたメールを自動で作成・送信できるサービス

※kMailerは用途に合わせて3環境契約中

武田さんは、公式サイトで自社がやりたいことが本当にできるのか調査した上で、操作性の確認のために無料お試しを活用。その結果、トラストバンクには4つのトヨクモ製品が導入され、それらを中心とした業務改善が行われました。

FormBridge導入後の業務改善について、武田さんは次のように語ります。

FormBridgeの導入でお申し込み情報が自動でkintoneに登録される仕組みができた後は、帳票の出力にかかる負担を軽減する方法を考え始めました。

私たちがターゲットとする自治体さんは、ライセンス証書やお申し込みの受付書など、庁内の中で稟議を回すための証明が必要なんです。ただ、無料のツールで1から作成すると多くの工数がかかってしまいます。自分たちでシステムを作るよりもコストが抑えられるということもあり、PrintCreatorを導入しました。

FormBridgeとPrintCreatorの導入で重要度の高い課題が解決できたので、その後は今まで手が届かなかった部分にも時間を割けるようになりました。

例えば、お客様への連絡対応です。以前はkintoneの内容をメールにコピー&ペーストして送信してたんですけど、導入自治体が数百単位になると大変で…。そこで、kMailerを導入して、提供サービスのメンテナンスの通知や新機能のリリースご案内を一斉送信をすることで大幅な業務改善に成功しました。

また、情報のやり取りでkViewerが活躍していますね。お客様から情報の変更を申し出られた際、各自治体ごとのMyページURLを発行して、そこから登録情報の変更をしていだいています。なので、弊社は時間をかけず、お客様もタイムラグなしで情報変更ができるという良い状態になっています。

また、弊社のパートナー会社さんに対して、各自治体さんが利用しているアカウント数や、最近とったアクションなど、活用履歴の一部を各パートナー会社さんの担当部分に合わせた必要な情報のみを閲覧できる、ポータルサイト風のページを作っています。この取り組みで、パートナー会社さんとの連携も強化され、お客様へのアプローチがよりスムーズになったという実感がありますね

情報収集は息を吸うように?トヨクモ製品の知識を日常的に収集

エンジニア向けのコミュニティに参加するなど、業務に関する情報を日頃から欠かさないと話す武田さんに、トヨクモ製品に関する情報の集め方を教えていただきました。

公式サイトやYouTubeなど、様々な媒体を活用して多角的な情報を目にできるように意識しています。

あと重宝しているのはSNSですね。X(旧Twitter)では、kintoneについて発信している人や企業・kintoneの活用が上手い人などをグルーピングしてチェックしています。

Xを開けば、流し見しているだけで勝手に情報が入ってくる環境を作れば、情報収集しなくちゃ!と焦るしんどさを解消できるのではないでしょうか。

YouTubeは毎週日曜日の夜に更新される、プロジェクト・アスノート kintone 業務改善道場の「今夜もkintone」チャンネルがおすすめです。

kintone活用のヒントや新しいアップデートのお知らせとかを発信しているチャンネルなんですけど、この機能はトヨクモさんの製品と組み合わせて使えるかも、という発見があります。”

印象的だったのは、様々な情報収集の手段のうち一番役立ったのは「公式サイト」だったという話題です。

“公式サイトには、常にしっかりとした情報が載っています。事例が多いから、やりたいことに合わせたプロダクトやツールの確認ができるんです。

弊社であれば、このようなオペレーションで使えそうだな、というアイディアの引き出しとして使わせていただきました。

トヨクモさんの製品とkintoneを使い始めた頃は、ヘルプページを隅から隅まで見ていましたね。

トップページからリンクを全部クリックして、トヨクモさんの製品・費用まで一通り全部クリックするみたいなことをやってました。

今はトヨクモさんの製品について大体把握しているので、やりたいことや課題が生まれたら、ヘルプページを確認しています。

使い慣れていないツールを使い始める際は、コンサルを受けながら運用するのもひとつの手だと、武田さんは話します。

少人数でツールを運用するトラストバンクのようなケースでは、わからないことをその都度 調べながらアプリや業務の仕組みを作り上げるより、最初に知識が豊富な方に伴走してもらいつつ運用を実施する方が負担を抑えながら効果的な成長が見込めるとのことでした。

システムを作り上げつつコンサルの方と疑問点を解消して、自身の知見を貯めることに注力。ある程度の経験を経た段階から自走を始め、現在は、ご自身で円滑なツール運用を実現されています。

「人数的・スキル的に限界がある時は、うまく周りを頼って情報収集やサポートをお願いすることが成功の近道」だとアドバイスをくださいました。

【技術者を増やすための挑戦】勉強会の開催でアプリ開発に興味を持ってもらうきっかけ作り

ツールを使いこなすには、搭載機能を知るだけでなく、なぜこの機能を使うのか・使うことでどのような成果を得られるのかなどを知っておく必要があると話す武田さん。

より高い業務効率化を達成するために、部署内でkintoneとトヨクモ製品を使いこなせる技術を持った人を育てるきっかけ作りを意識的に実施しています。

現在、数十名規模のメンバーが在籍するまでに成長したパブリテック事業部内で、どのように勉強会を開催しているのでしょうか。

技術者への第一歩!運用中のツールの基礎知識を勉強会でインプット

最初はkintoneの基本機能、今回はPrintCreator、次はkMailerというような流れで、約1時間ずつそれぞれのツールを操作している画面を共有しながら使い方を説明する勉強会を実施しました。

ツールごとに1時間くらいで弊社はトヨクモさんの製品を4種類導入しているので、kintoneの使い方と合わせて全5回の勉強会を実施しました。人数が多い研修的な勉強会というよりも、3人くらいに向けたレクチャー会のようなイメージですね。

参加メンバーに伝えているのは、kintoneやトヨクモさんの製品の基本的な操作方法と、操作によって各ツールがどのように働いてくれているかについてです。

画面にある印刷ボタンを押したらPrintCreatorが作動してPDFが出力されるとか、メール作成ボタンを押したらkMailerが裏で何をしてくれているかとかを知っておくことはすごく大切です。

例えば、メールを一斉配信したら、ワンクリックで二、三千件のメールを送れますよね。とても便利ですが、だからこそ一回の誤送信で発生する影響は膨大です。

ツールの連動やオペレーションを理解しておけば、正しくツールを活用してもらえる可能性が高まると信じています。アーカイブ動画を残すことで、部署内のメンバーは、いつでも誰でも閲覧ができる状態を作りました。

動画の他にもPDFなどで情報をまとめたり、気軽に学べる環境作りを意識しているとのことです。

相手のレベルに合わせた柔軟な指導法が最終的に自身の業務負担の軽減につながる

勉強会で基本的なことを一通り教え終わった後は、興味を持ってくれたメンバーのレベルに合わせてツール操作を任せていきます。

勉強会に参加してくれても、興味を持てるかは人によって異なるし、kintoneでアプリを作ったりトヨクモさんの製品を使いこなせるまでの技術を習得するのにも向き不向きはあると思うんです。

だから、定期的に勉強会を開催するだけでなく、「興味を持ったから○○の作り方教えて欲しい」とか「○○がよくわからない」と相談してくれた人に、私のスキルや知見をインプットしてもらうことを意識しています。

できるだけ個人に寄り添いながら、一人ひとりのレベルや性格に合わせた指導で、ツールを深く使いこなせる人材の育成を目指しています。

指導は実務を通して行なっていると話す武田さん。

相手の技術レベルや理解度に応じて、操作を任せる範囲や仕事の振り方を調整しつつできる範囲を広げながら深めていくそうです。

面白いことに、意外と非エンジニアのメンバーの方がツール操作にハマりやすいんです。

メンバーにヒアリングをした内容に合わせて画面共有しながら作業すると、高い頻度で興味を持ってくれます。

自分も触ってみたいとか、そんな簡単にできるんだ!専門知識のない自分でもできるかもって気持ちが湧くみたいです。

事業部に所属している90人近い全員から、私1人でシステムについての相談を受けて対応するのはさすがに不可能。だからこそ、知識を持った人が自分たちの業務に合わせてアプリ作ったり自動化をできる状態を作ることが重要だと感じています。

相手のスキルや状況に合わせた話し方ってすごい難しいんですけど、その人たちが成長してくれることで社内のリソースが増えるし、私自身の業務負担を削減できるメリットがあります。

コツコツと勉強会や個別指導を続けてきて、今kintoneでアプリを作れる人は10名ぐらい。トヨクモさんの製品を使いこなせるまでのレベルに達している人は私を入れて3.4名程度です。

ツールを大人数が広く浅く使うのではなく、少人数でも狭く深く使いこなせる人を少しずつ増やしていく方が弊社の運用方法に合っていると思うんです。

みんな私よりもトヨクモさんの製品に詳しくなって欲しいと思ってますし、実際に詳しくなり始めてる実感はあります。

今では、ツール内の改善・修正依頼を私以外のメンバーにお願いしている人も多くなってきていて、地道な積み重ねは無駄ではなかったと感じます。

武田さんは、Slackにkintoneやトヨクモ製品について自由に会話できるグループを設けて、個人指導以外の場所でも自由にコミュニケーションを図れる工夫をしています。

気になったことをSlackに書き込んでもらえたら、データとして回答を残せるし、回答を全員で共有できて効率的だと語っていました。

製品に合わせてオペレーションを変えていく視点でトヨクモ製品を使いこなして欲しい

トヨクモ製品を導入した理由は、別部署で使われていて使いやすそうだったという単純なものだった。しかし当時、慎重な情報収集や比較検討を経たとしても、トヨクモさんの製品にたどり着いて導入をしていたと語る武田さん。

最後に、トヨクモ製品やkintoneを効果的に使いこなすためのアドバイスを伺いました。

kintoneやトヨクモ製品を使って実行したいことだけを念頭にアプリを作るだけでなく、アプリの機能・できることに合わせて業務フローを柔軟に変えていく視点が大切だと思います。

トヨクモさんの製品は、どういう考えの元で作られてるのか・どのような条件下で使われることを想定しているか・どのような機能があるのかみたいなところを、自社の要件とすり合わせることで、フローをこう変えたらすごくスムーズじゃん!ってことがあるんですよね。

自分たちがやりたいことを軸にツールを動かしつつも、少しの工夫を散りばめたりフローを変えることで状況が改善するならその方が効率的に業務を進められます。

搭載されている機能を使って、何をしていくかという視点を持ってみてはいかがでしょうか?とお伝えしたいです。

 


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