FormBridgeとkViewerで広がる可能性！説明要らずで静かに浸透する使いやすさ

主にkintoneの導入推進を進めております。他にもChatGPTやAIなどのITの力を使って、業務全体の改善を進めていくような業務を担当しています。

現在の部署に配属されるようになったのは、新卒時代のカードゲームイベント運営がきっかけでした。当時はカードゲームが主力事業で、カードゲームイベントの運営をする部署に所属していました。そこでは、来場者数の管理やイベントスペースへの集客状況などのあらゆる数値の記録はすべてExcelだったんです。当時はkintoneを導入していませんでしたので、Excel作業に人的コストがかかるのが課題でした。

その課題を解決するために、VBAやマクロを率先してExcelシートに組み込んでいたんです。他にもイベント運営の場面だけでなく、アプリ運営やSNS運営、ホームページの更新作業などを担当していましたが、どうしてもExcel作業が発生していまして。そこでもVBAやマクロを率先的に組み込んでいましたね。

私は、もともとExcelVBAやGASに興味・関心があって、学校の文化祭やアルバイトといったあらゆる管理に独学で得たExcelのナレッジをゴリゴリ使っており…。それが、前部署のイベント運営の現場で必要性を感じて、さらに勉強して磨かれたという感じですね。

そんな風に過ごしていたら、上司や上層部に「システム部が合っているんじゃない？」と言われるようになって。今システム部にいるっていう状況です。

入社したときはExcelでの管理やシステム開発に特別興味があったわけではありません。でも、業務のなかでExcelとの課題に向き合っていたら、この部署に辿り着いて。今思えば、kintoneやトヨクモさんの製品といった業務改善ツールに興味を持ったのも、必然だったのかなと思っています。

弊社の業務改善は、kintoneを導入するところからスタートしました。1点目の課題である「案件管理」に関して、私がシステム部に配属されたとき、案件管理のほとんどをExcelでしていました。案件を部署やチーム全体ではなく、個人で管理している側面もあり、予算の管理が非常にしにくい状態にあったんです。

2点目の「申請のペーパーレス化」に関しては、とにかく業務改善がしたくて。当時、自社と他社で発生する申請類は、Excelもしくはメールを使用していました。これが非常に煩雑なんです。Excelで作成した書類をPDFに変換してメールでやりとりをしたり、紙の書類に押印してPDF変換したりと、時間や手間がかかっていました。

上記2点の課題を解決したいという思いから、まずはkintoneの導入を決定しました。

トヨクモ製品はkintoneの導入事例で知りました。kintoneを導入するために、企業の導入事例を探していたんですが、ほとんどの企業でkintoneと一緒にトヨクモさんの製品を導入していることを覚えています。

それで、kintoneの導入とほぼ同時期に、無料お試しを利用してみたんです。トヨクモ製品との出会いはそのときですね。無料お試しをする前に、トヨクモさんの会社概要も拝見させていただいたのですが、「もともとkintoneとの関連会社だったのか」と安心したのを覚えています。

サイボウズさんから分社化したようですが、「母体が一緒であればシステム同士の相性もよさそう」だと個人的には感じました。kintone×トヨクモ製品の導入事例もチェックしていましたが、実際に触ってみないと分からない点も多くあったので、すぐに無料お試しをして触りながら機能を確認していったという感じですね。

最初は「少しとっつきにくいな」というのが正直な感想でした。無料お試しでは、トヨクモさんの製品の機能面を重視していたのですが、私自身がExcelを自由にカスタマイズしてきたということと、必要な機能が標準搭載されている業務改善ツールを初めて使用するということもあり、若干使いづらさを感じてしまったのです。

また、kintoneとの連携が前提となる製品のため、kintone内の情報が漏えいしないかというセキュリティ面も重視していましたが、そこでは認証のしづらさを感じたのも覚えています。ですが、サポート窓口等に要望を出した後、どちらもすぐに改善されました。

トヨクモさんの製品は全体的にUIが優しくて使いやすいと感じているので、ユーザーの使いやすさにはこだわって動いてくださっているのかなと。

ありがたいことに、当社はシステムや業務改善には好意的な雰囲気があるんです。他の会社と比べても、新しいシステムは比較的導入しやすい会社だと思います。だから、稟議を通すのはそれほど苦労しませんでしたね。

強いて言えば、決裁者に「トヨクモ製品を導入すればコスト削減になるよ」ということは伝えていました。当時、社内では「受付システムを入れ替えたい」という話が出ていましたが、同時期くらいにトヨクモさんの製品と出会ったんです。調べたり無料お試しをしたりするなかで「FormBridgeとkViewerを駆使したら、受付システムを開発できるのではないか」と思いつきました。

トヨクモさんの製品は幅広い業務への汎用性があるだけでなく、月額料金が安いというメリットがあります。当時導入していた受付システムとトヨクモさんの製品を導入した場合の月額料金を比較したところ、ほぼ同額か少し安いくらいでした。

それで「トヨクモ製品は受付システムだけでなく、幅広い業務に使用できるので結果的にコスト削減になりますよ」ってところを強くお伝えし、納得してもらってそのまま導入という流れですね。

FormBridgeとkViewerが残った大きな要因は、kintoneにログインしなくても入力・閲覧が可能になるという点ですね。また、FormBridgeとkViewerはこの課題を解決できるのに加えて、受付システムでも利用していたため、導入は外せませんでした。

kBackupに関しては、kintoneのリスク回避として必要不可欠でした。FormBridgeやkViewerの導入でなのでkBackupはkintone導入を決定した時点で、「絶対に入れよう」という話になっていました。

トヨクモ製品を導入してみて感じたメリットは大きく2つあります。1つは支払いの側面です。トヨクモさんの製品は、複数の製品を導入しても支払いを一括で完了できます。他社サービスだと、1プラグインごとに支払いが発生する場合もあるので、そうなると手間がかかりますよね。支払いを一括で済ませられるのは、契約管理の関係上、とても魅力的だと感じています。

もう1点はアカウント情報の管理という側面です。トヨクモ製品はサービスのログインページが1画面にまとまっています。kintoneと連携しているプラグインが増えれば増えるほど、アカウント情報の管理は煩雑になってしまいますので、それらをトヨクモ製品内で一括管理できるというのはありがたいと感じています。

今考えると「やめときゃよかった」と思うほど大変でした。ただFormBridgeとkViewerを使って受付システムを作るわけではなく、JavaScriptを使って独自の仕様に改造したんです。始める前はそこまで分からなかったのですが、正直すごく大変でした……。

簡単に言うと、各フロアの受付システムに違うキャラクターが登場する仕様にしました。当社はゲームやアニメを開発しているので、自社のキャラクターが存在するんです。各フロアごとに違うキャラクターを登場させるようにしたら、来客した方が喜んでくれるのではないかと考えました。

ですが、これはあくまで来客の方向けの仕様。社内の機能においては、「今までのシステムを踏襲する」というのが命題だったため、かけた工数に対してほとんど反響はありませんでした。ですが、FormBridgeとkViewerの基本機能で受付システムの機能を満たすことができていなければ、JavaScriptを使った改造にまで手が回っていなかったと思います。この取り組みはマイナーチェンジに終わってしまったかもしれませんが、必要な機能を満たしたツールを簡単に開発できる点や、カスタマイズの幅が広い点はとても魅力的でしたね。

今後はkintoneを導入する時点で掲げていた「自社と他社から発生する申請類のペーパーレス化」を推進したいと考えています。実はこの課題、テスト運用の期間で取り組んだのですが、結局未達成のまま終わってしまいました。自社の専用フォームと他社の専用フォームを切り分けて、kintone内でデータを結合するという構想を立てていましたが、当時の私の技術力では難しかったんです。「最初に取り組む課題としては失敗だったなぁ」と感じています。

現在は上記の課題解決に向けて動いており、自社用申請システムが完成したところです。どういうデータを入れたらいいのかも分かってきたので、これからは社外用申請システムを構築していこうと思っています。

あとは申請類だけでなく、取引先一覧や備品一覧のような社内の人間が随時確認する必要があるデータベースを作って、kViewerで公開できるよう調整を進めていますね。

上記の2点だけでなく、今後もFormBridgeとkViewerでさまざまなペーパーレス化に挑戦していきたいです。

「SIGNPOST勉強会」というkintoneユーザーのコミュニティで情報収集しています。このコミュニティでは定期的にランチ会（昼食をとりながらオンラインで雑談する）が開催されるんです。参加できるときは、なるべく参加していますね。

このようなコミュニティへの参加で、視野を広げられるのは良い点だなと感じています。その場では、さまざまな会社や部署の人が在籍していて、「総務ではこう使っている」「経理ではこう使っている」みたいな、それぞれの視点からの意見や情報はとても勉強になるんです。そこで得た知識をストックしておいて、日々の業務に活かしていますね。

また、kintoneがアップデートされた際の情報や「Cybozu Days」をはじめとするイベント情報についてもコミュニティで共有しているので、知見を広げられる良いチャンスだといつも感じています。

まず「無料で試してみよう」とお伝えしたいですね。トヨクモ製品は無料で何度もお試しできるので、とりあえず使ってみるのがいいと思います。実際に使ってみないと分からないところもたくさんありますので。

無料だから失敗がないんです。もしも自社や自分に合わない場合は、導入を見送ればいいだけの話なので、振り出しに戻るだけと言いますか。気軽にお試ししてみるのがいいのかなって思います

無料お試しをする際は、案件との融合性があるか確認するのがおすすめですね。当社であれば受付システムの構築や申請のペーパーレス化でしたが、それぞれの会社によって案件や課題は異なるかと思います。トヨクモさんの製品の仕様や使いやすさのみをチェックしても、実際に課題を解決できるかどうかは別問題です。kintoneと連携がうまくできるかや社内の状況にマッチしているかなど、案件を中心に広い視野をもってお試ししてみてほしいですね。

kintoneを使うなら、トヨクモさんの製品は間違いなく頼れるパートナーです。使ってみれば良さが分かると思うので、ぜひ一度試してみてください！