「私とトヨクモとの出会い」のシリーズでは、トヨクモ製品を活用している企業の「製品を知ったきっかけ」や「導入の決め手」、「社内に普及させるための取り組み」を紹介しています。
今回は、車載用高性能バッテリーの開発・製造・販売を手がけるプライム プラネット エナジー&ソリューションズ株式会社 DX推進部 DX企画G主査の廣澤 秀二郎さんにお話を伺いました。
廣澤 秀二郎（ひろさわしゅうじろう）
2002年4月：大手パンメーカーに新卒入社 パン工場で交代勤務をした後、商品開発部門に異動
2003年12月：食品原材料メーカー入社、研究所にて加工でん粉（食品添加物）の開発、加工でん粉・食物繊維の応用技術開発（パン・菓子・飲料など）営業サポートとしてお客様を訪問し上記の技術的プレゼンを実施
2021年5月：研究所内で新設された調査戦略グループのリーダーに異動、研究所のDXやSFA/CRM管理を実施、その際に既に社内の一部の部署で導入されていたkintoneを研究所に導入
2023年6月：現職プライム プラネット エナジー＆ソリューションズ株式会社 入社
廣澤さんはSalesforceの資格所有者である上、これまでのキャリアの中で複数の業務改善システムを活用してきました。その中でkintone（キントーン）とトヨクモ製品に出会い、現在ではこれらを活用して同社の人事や総務の業務におけるDXを行っています。
廣澤さんにとって、トヨクモ製品はどのような存在なのでしょうか？
【トヨクモ×kintoneとの出会い】膨大な研究データを取り扱う前職での経験
- PrintCreator：kintoneの情報を活用して任意の形式で出力できる帳票サービス
- FormBridge：kintoneアカウントがない人も登録できるWebフォームサービス
- kViewer：kintoneの情報をアカウントがない人にも情報共有できるサービス
- DataCollect：kintone内のアプリを跨いだ情報収集・計算ができるサービス
トヨクモ製品との出会いについて、前職で導入したことがきっかけだと廣澤さんは話します。
kintoneとトヨクモ製品は、前職の食品原料メーカーで商品開発などの研究を行う部署に勤めていた時期に、研究で使う分析データの一元管理と外部へのスムーズな共有を実現する目的で導入されたことを覚えています。研究で扱うデータは1つ1つの製品でさえ膨大なものが数百種類の製品分だけ存在していたにもかかわらず、商品カタログはなくて…。数百種類の製品名やデータの共有はすべて口頭で行っていたので、人為的なミスが起こる可能性が高い状態が続いていました。そういった現状を改善するため、まずはkintoneを導入して研究所内で使用する情報を一元管理できるようにしました。
続いて、データを営業さんにも共有しようと思いましたが、営業さんはkintoneアカウントを持っておらず…。どうすべきかいろいろ調べたときに、トヨクモさんの製品を使えば情報共有できるってわかりまして。それが決め手になって、導入が決まりました。
廣澤さんの前職の研究所では、扱っているデータが研究所内だけで共有したい情報と営業さんにも共有できる情報で分かれていたため、情報の仕分けができることが製品に求める条件でした。また、研究所で扱っていたデータは膨大だったため、手入力が中心のツールだと工数がかかってしまいます。その点、トヨクモ製品は、ラベルごとに外部に共有できない情報と共有できる情報の仕分けができるため、データの扱いに厳格な研究所での導入に至りました。また、kintoneアカウントを持っていない方でもkintone内部の情報を閲覧できるという利便性も導入を後押ししました。
こうした前職での経験を活かし、フォームの入力事項とスケジュールとの連携といった課題を抱えていた現職でトヨクモ製品の導入を提案。全4製品の導入が決まり、現在でも活用が続いています。
経験と関心で意見が合致したトヨクモ製品導入のきっかけ
前職でトヨクモ製品を活用していたということもあり、導入検討時のリサーチは公式サイトで機能の確認を簡単に行う程度だったと廣澤さんは言います。
私が入社する以前、社内で課題解決に向けた会議を定期的に開催していたそうですが、最適なツールが見つからず、暗礁に乗り上げていたそうです。そこに入社間もない私が参加したことで、kintoneとその連携ツールであるトヨクモさんの製品を提案でき、導入への筋道が立ちました。
上長は元々kintoneに関心を寄せていたので、他のツールを検討することなく、すぐに私の提案に応じてくださり社内手続きへ移行できました。それだけではなく、弊社が2020年設立の新しい会社なので新しいツールを導入してチャレンジするハードルが低かったというのも追い風になったと思います。私自身は製品の機能や仕様を把握していましたが、社員はそうではないため、30日間の無料お試しを実施。導入後に製品を使うことになる各部門・部署のメンバーに試してもらい、機能や使いやすさの確認をしてもらいました。
その結果、私と他のメンバーで使用イメージの擦り合わせることができたと思っています。
また、人事・総務など、各ツールを部門や業務別に使い分けた活用ができていると実感しています。
今すぐほしい！を叶えた福利厚生の申請ワークフロー運用
2023年9月のトヨクモ製品導入後、プライム プラネット エナジー&ソリューションズ株式会社では、従業員同士のコミュニケーション支援、懇親会の会社補助といった福利厚生の申請ワークフローシステム作りに取り組みました。同社は2020年に設立されて以降、ずっとコロナ禍が続いていたので、懇親会の補助制度は一度も動いたことがありませんでした。しかし、2023年にコロナ禍が落ち着き、忘年会・新年会のシーズンに入ると急激にニーズが増えたため、人事部門で申請ワークフローシステムの導入が急務となったのです。
廣澤さんは、トヨクモ製品を活用したワークフローシステムの開発を次のように振り返ります。
健康診断の日程予約の効率化を目指してツールの社内浸透に挑戦
忘年会・新年会シーズンの福利厚生の申請ワークフローシステムのほか、これから発生する申請に備えた取り組みも行っていると廣澤さんは語ります。
弊社では、「健康診断の日程調整を効率化させる」という目的でトヨクモさんの製品が導入され、現在でも積極的に活用しています。導入以前は、健康診断のスケジュールの予約変更は全部電話で対応していたため、かなりの工数がかかっていました。そこで健康管理室の担当者から「美容室の予約サイトみたいな予約管理をしたい」という相談を受けました。社員の年齢や希望によって健康診断の内容が変わってくるため、その組み合わせによって時間的な制約が生まれます。その制約に合わせて、各々に最適な予約枠を表示する状態を実現することが求められていました。これをkViewerやFormBridgeを活用することで実現しようとしています。
健康診断は春なので、現在はテスト版を数名の社員に操作してもらっている段階ですが、理想型に近いという感想をもらえています。
春ぐらいから健康診断のシーズンに入り、システム利用も本格化するため、従業員の皆さんに積極的に使っていただいて、社内浸透が進んでいってほしいですね。
【これからの課題】DX推進部全員がツールの使い方を浸透させる
このように、プライム プラネット エナジー&ソリューションズ株式会社ではトヨクモ製品が様々な用途で活用されていますが、導入からまだ日が経っていません。よって、最もツールの活用経験があり、細かくシステムを作ることができる廣澤さんが先頭に立ち、トヨクモ製品の社内浸透や、DX推進部全員がツールを使いこなせる状況を目指しています。
トヨクモさんの製品を社内浸透させるための取り組みとして、実務で操作方法を覚えられる工夫をしています。例えば、別の研修で使う予約システムを、部署内の人に教えつつ一緒に作成するなど、使えそうな業務では積極的にトヨクモさんの製品を活用するようにしています。
DX推進部の全員がkintoneとトヨクモさんの製品を使いこなせれば、さまざまな部署の方から受けた相談ごとへの解決案を、もっと手軽に提示できると思うんです。
実務を介して一緒にシステムを作ると、より繊細な部分まで丁寧に教えられるのでこれからも積極的に続けていきたいです。
課題に合わせたツール活用でトヨクモ製品の効果を最大限に引き出せる
プライム プラネット エナジー＆ソリューションズ株式会社が業務改善ツールを運用している中で特徴的なのが、複数社のツールを組み合わせていることです。同社は、トヨクモ製品を導入する前から別の業務改善ツールを運用されています。通常、このような状態から新しいツールを導入するとなると、新しい運用環境を構築するために多くの時間とコストがかかります。
ですが、トヨクモ製品はkintoneの連携サービスであるため、既存の運用環境を大きく変えることなく課題解決に向けて前進することができます。
同社における新しいツールの導入は、ツール自体の差し替えではなく、補えない部分をカバーする考え方のもと無理なく実現することができているのです。
【トヨクモ製品】DataCollectでアプリ間のデータ変更をリアルタイム反映
プライム プラネット エナジー＆ソリューションズ株式会社では全部で4つのトヨクモ製品が導入されていますが、その中でも「DataCollect」が特におすすめだと廣澤氏は強調します。
少数のkintoneライセンスとトヨクモ製品でコストを抑えた業務を実現
数千人の社員が在籍しているプライム プラネット エナジー＆ソリューションズ株式会社でのトヨクモ製品の運用について、廣澤さんはこう伝えます。
トヨクモさんの製品のおかげで、社員全員にkintoneライセンスを付与せずとも、ツール運用をスムーズに行うことができています。また、フェーズに沿った申請もトヨクモさんの製品だからこそ実現できているものだと感じています。弊社では、自身・上長・人事というフェーズごとの申請登録をkViewer・FormBridge・PrintCreatorを使って進めています。1つの申請で生じる各段階ごとのフローを作り、最後まで回ったら人事がPrintCreatorでPDF出力できる仕組みです。3つのビューと4つのフォームを使った円滑な運用は、他のツールでは難しいと思います。申請フェーズに合わせたビューやフォームを用意できるのは便利ですね。
トヨクモ×kintoneの活用方法は無限大
また、メイン以外のところでもトヨクモ製品を活用していると廣澤さんは話します。
また、今年度担当になったオフィスリニューアルで使えそうな家具にkViewerを使って、インテリアの業者に共有しやすいビューを作成するなど、メイン以外のところでもトヨクモさんの製品を活用しています。
具体的には、kViewerのカードビューを使って、複数の業者さんにリフォーム後も使いたいインテリアのリストを共有しました。通常だと、撮った写真をファイル化→部署ごとにまとめて業者さんへメールで送信するような、バケツリレー状態になってしまいます。ですが、トヨクモさん製品のおかげでビューをそのまま見せられるので、業者さんへのリアルタイムの情報共有ができました。
また、オフィスのインテリアの検討は、実際に業務を行っている社員からの声に耳を傾けることが重要です。そこで、FormBridgeも活用して、kintoneアカウントを持っていない社員でも、候補となるインテリアをビューに追加できるようにしています。
トヨクモさんの製品を入れた当初の目的は、申請ワークフローシステムの構築などでしたが、そこから外れた部分にも活用が広がりました。私は人事・総務部門での活用が中心ですが、工夫と発想の仕方次第で経営管理や事業改善など、活用の幅を大きく広げることができると思います。
最後に、トヨクモ製品の魅力について廣澤さんはこう強調します。
以前まで、kintoneは社内間やアカウントを持っている人同士など内側で使っていく印象があり、部署全員や会社の全従業員のアカウントを一気に導入しているイメージでした。
ですが、弊社は従業員数が数千名に対し、kintoneアカウントを持っている社員は10名程度。本来、kintoneユーザーが10名程度しかいない状態で、kintoneと連携したシステム運用は絶対に実現できないと思います。それでも、汎用性の高い機能を持つトヨクモさんの製品だからこそ、業務に違和感なく組み込むことができました。
全社的にkintoneを使いたいけど、社内にアカウントを持つ人が少ないために諦めてしまっている企業さんもいると思います。ですが、kintoneユーザー以外にもkintoneの情報を共有できるkViewerをはじめとするトヨクモさんの製品を導入することで、kintoneユーザーが数名でも社内で小さいDXを動かすことができます。そのような企業さんに、「実はこんな使い方があるんですよ。アリだと思いませんか？」とお伝えしたいです。
弊社としては、トヨクモさんの製品を活用した新たな運用方法を発見し、人事・総務だけではなく、社内の様々な部門に存在する小さな課題を改善できる仕組みを作れたら、いいなと思っています。
