kintoneにはトヨクモ製品が必須!圧倒的なスピード感で実現した情報基盤構築

「私とトヨクモとの出会い」のシリーズは、トヨクモ製品を活用している企業の「製品を知ったきっかけ」や「導入の決め手」、「社内に普及させるための取り組み」を紹介する企画です。

今回は、『省エネをすべての家に』を掲げて住宅の省エネ総合サービスを提供している、TEPCOホームテック株式会社の小倉有恒さんにお話を伺いました。

小倉さんは、会社の立ち上げ時から会社のシステム全般を管理しており、kintone(キントーン)やトヨクモ製品の導入にも関わっています。

会社とシステムが成長していく様を最も近くで見てきた小倉さんは、kintone・トヨクモ製品についてどのような印象を抱いているのでしょうか。

立ち上げ時の業務構築には自由度の高いシステムが不可欠

TEPCOホームテック株式会社|小倉さん

【TEPCOホームテック株式会社が導入しているトヨクモ製品】

  • FormBridge:kintoneアカウントがない人も登録できるWebフォームサービス
  • kViewer:kintoneの情報をアカウントがない人にも情報共有できるサービス
  • kMailer:kintone内の情報を含めたメールを自動で作成・送信できるサービス
  • PrintCreator:kintoneの情報を活用して任意の形式で出力できる帳票サービス
  • kBackup:kintoneのデータを外部に保存するサービス
  • DataCollect:kintone内のアプリを跨いだ情報収集・計算ができるサービス

TEPCOホームテック株式会社は、太陽光発電システムや蓄電池・エコキュートなどの設置と、これら省エネ設備の定額利用サービス『エネカリ』を提供している企業です。お問い合わせの受付、見積、契約、工事といった業務の中で、お客さま宅での現場作業は全国の協力会社とともに行っています。

会社立ち上げ当時の課題感について、小倉さんはこう語ります。

創業当時はサービスも業務運用も試行錯誤で組み立てている状況でした。
現場の作業を担っていただいている協力会社とは、依頼・連絡・報告などをメールやFAXで行い、工程管理や見積をエクセルで行う状況でしたので、色々な行き違いが生じていました。

【kintoneとの出会い】クラウドサービスからツールを選定

kintoneを導入する前は、エクセルを用いて業務管理をしていたTEPCOホームテック株式会社。
当時の状況を小倉さんが教えてくれました。

会社を立ち上げたばかりだったため、サービスの内容も業務運用も日々変化しており、エクセルによる管理は必然でしたが、当然ながら徐々に苦しくなっていきました。

かけられる人員や運用性を考慮して、導入するシステムはクラウドファーストとすることを決めていたと小倉さんは言います。

変化していく業務に柔軟に対応できるという点がツール選定の軸でした。
kintoneについては無料セミナーやインターネットによる情報収集などを経て、試験導入を決めました。実際に使ってみて、情報を1つの基盤上に集約できること、自由にアプリを配置できること、アプリ・レコード・フィールド単位に細かな権限設定ができること、レコード単位にコメントのやり取りができることなど、優れたサービスであることがわかりました。

【必須だった連携サービス・プラグインの導入】

一方で、kintoneの標準機能だけでは、業務で活用するには十分でないと、小倉さんは感じたそうです。そこで、kintoneの本格利用を開始した2019年4月にFormBridge・kViewer・kMailerを導入されました。同年6月にPrintCreator、その後、kBackup・DataCollectも導入して、現在はすべてのトヨクモ製品を活用されています。

小倉さんに、当時の様子を伺いました。

kintoneの標準機能は、入力チェックや計算処理など、業務で本格利用するには十分ではないと感じていましたので、幾つかのプラグインを導入しました。
また、利用しているアプリから帳票を出力すること、メールを送信すること、WEBフォームとシームレスに連携することなどは、どの業務でも当たり前に生まれるニーズですので、トヨクモさんの製品に搭載されている機能は必須でした。
現場からの要求や相談は矢継ぎ早に発生しましたが、ヘルプデスクなどを活用しながら、何とか対応しました。

コストを抑えた運用にトヨクモ製品が大活躍!

現在でもトヨクモ製品を使われているTEPCOホームテック株式会社ですが、コストを抑えて導入できたことが嬉しかったと小倉さんは振り返ります。

当時、協力会社すべてにkintoneのアカウントを付与することが難しかったため、FormBridgeとkViewerを用いた情報共有の仕組みを作り、コストを抑える工夫をしました。
kintoneもトヨクモさんの製品も、特定の用途に縛られない汎用的な活用ができるため、利用が拡大すればするほど、個別に専用システムを導入することに比べてコストを抑制できるのが嬉しいです。料金表(フォームブリッジ)

小倉さんは、トヨクモ製品を導入したことによる効果の事例もお話ししてくださいました。

利用開始当初はユーザーがkintoneの独特な操作に慣れず不満の声も少なくなかったのですが、トヨクモさんの機能を提供することで利便性を理解してもらうことができ、業務への定着がスムーズになったと思います。
PrintCreatorは現在最も活用しているツールの一つです。報告書・契約書・請求書などの帳票発行ツールとしての利用はもちろんのこと、最近は情報照会画面として利用する頻度も増えています。kintoneは、登録・更新・照会を同一の画面で行うため、どうしても視認性が低くなります。PrintCreatorのPDF帳票を照会画面のように利用することで、他のアプリを含め、必要な情報だけを自由に表示できます。しかも、業務内容に応じていくつもの切り口で提供することができます。kintoneの利用は現在も拡大しており、WEBフォームを含めてたくさんの機能を作成してきましたが、インターフェースが統一されるため、個別に詳しい操作説明をせずとも、ある程度ユーザーが理解することができます。これは1つの基盤に集約することのメリットだと思います。

トヨクモ kintone フェス2023で自社の導入事例を紹介

トヨクモでは毎年、より効果的に製品を活用してもらったり製品に興味を持ってもらったりするきっかけを作る目的で、トヨクモキントーンフェスを開催しています。

小倉さんには、2023年に【自社の活用事例】をお話していただきフェスで紹介させていただきました。現在もYouTubeにて鑑賞が可能です。

TEPCOホームテック株式会社がどのようにトヨクモ製品を活用されているか、フェスでお話いただいた内容も踏まえつつ、あらためてお話いただきました。

弊社のWeb受付フォームにはすべてFormBridgeを組み込んでいます。CSSなどの工夫で公式サイトのデザインと合わせることができるため、サイト訪問者様に違和感なく利用していただけます。FormBridge導入の利点は、圧倒的なスピード感です。フォーム作成をすべて内製化できますので、外部の制作会社とのスケジュール調整や確認作業を繰り返す必要がありません。新たな営業施策に即時対応することは、ビジネスを成長させるうえで欠かせない要素ではないでしょうか。

活用事例を参考に自社に最適なツール選んで欲しい

会社の設立当初からトヨクモ製品とkintoneを導入しているTEPCOホームテック株式会社 。現在に至るまでの期間を振り返り思うことを小倉さんに語っていただきました。

創業から6年半が経過し、事業の型はある程度固まってきました。
現在は品質を維持しつつさらに量をこなすために、自動性と効率性を高めることが必須となっています。新たな業務ニーズも増えてきているため、試行錯誤で組み立ててきた過去のロジックの棚卸しをして、柔軟性を向上しなければならないと感じます。

最後に、これからトヨクモ製品を使われる方に向けて、小倉さんはこう強調します。

もし現在kintoneを活用していて、今後さらに業務で活かしたいと考えている企業の方は、必ずトヨクモ製品導入を検討すべきだと思います。トヨクモさんの連携サービスで提供される機能は、kintoneを本格活用する上で不可欠なものだと思います。

公式サイトでは豊富な活用事例が公開されているため、困ったら1人きりで悩まず公開されている情報やトヨクモさんのサポート、コミュニティ・事例を参考にして欲しいです。

kintone×トヨクモ連携ツールで業務改善に成功した活用事例は、トヨクモkintoneフェスで一挙公開します。

 トヨクモkintoneフェス参加で得られること

  • トヨクモユーザーが語るサービス活用のコツ
  • もっと便利なkintone活用法
  • トヨクモ製品の新機能紹介
  • 業種/職種別の活用例集
  • 初心者マニュアル/設定テンプレート
  • 他社比較
  • 初心者向けのセッション
  • トヨクモユーザーとの交流の機会

トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。

kintone利用者必見!始めたての方から活用を深めたいユーザー、それぞれに向けた25以上のkintone活用例を視聴で…


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