専門知識ゼロからでも使える！中小企業での働き方を支えるトヨクモ製品

中小企業って少数精鋭で会社を運営するので、専門の部署に所属するのではなく1人ひとりが幅広い業務に携わります。

プロフェッショナルよりはユーティリティープレイヤーが多く、パソコンとかシステムに特化した知識を持った人材はなかなかいないんですよ。

パソコンひとつを買うにしてもどれが自社に最適かわからない。とりあえず機能がたくさん付いているものを買うけど使いこなせない。どうしようもなくて途方に暮れる…という状態の繰り返しでした。

20年ぐらい前の話なので、今と比べてパソコン業務が必須ではなかったのも、不便さに目をつぶっていた原因でしょうね。

以前は重要度が高くなかった業務改善も、取引先が増加したことでいよいよ取り組まざるを得ない状態になったため、まずはkintoneの前身のグループウェアだったサイボウズOfficeを契約しました。知識はないので、とにかく必要な機能がまとまっていて使いやすいもの、という基準で契約したことを覚えています。

サイボウズOfficeを導入して少し経つと、kintoneが提供され始めて「kintoneは使いやすいぞ！」って情報をWebでキャッチしたんです。

その情報を元にkintoneを導入、実際に使ってみて、期待以上の操作性に感動しました。
ただ、当時はプラグインが多くなかったので、新しくやりたいことが出てきた時に機能を拡張しにくく…

何かしらの対策方法がないか探していた頃、セミナーイベントでトヨクモさんのPrintCreatorを使えば便利だよ」と他社のシステム担当者から教えてもらいました。

それがトヨクモさんとの出会いですね。

実は、システム担当者の方が急に音信不通になってしまって……。

その方には、バックアップ体制などの基本的な部分から、基幹システムの開発、その運用までをお任せしていたので、ホームページは見れない・メールは使えないというとんでもない状況になりました。

トヨクモ製品の検討が加速したのは、コロナ禍により対面でコミュニケーションを取る機会が減少し、電話やホームページからの問い合わせが増加したからですね。

廃棄物収集では会社によって回収可能なルートや回収できる素材など、細かな決まりがあります。そのため、お問い合わせいただいても対応できないケースが意外と多いんです。

ご連絡いただいた際に、住所や回収してほしいゴミについてなど、さまざまなことを聞き取らないといけないんですが、電話で1件ずつ聞き取るのってかなり大変で…1件の聞き取りに10分程度かかるし、聞き取っても実際にお伺いできるのは1〜2割程度なんですよね。

改善のためには、電話よりWeb経由でのお問い合わせをしてもらえるような仕組み作りが必要だと方針が固まり、FormBridgeとkMailerの導入が決まりました。

大きな決め手は機能面と価格のバランスが取れている点です。他社さんのツールだと、年額で数百万くらいかかるものもありますが、中小企業ではそこまでの予算をかけられません。なので、必要な機能が揃っていて、コストも抑えられた点にはとても助けられました。

社長の時代は、紙で業務をしていたため、パソコンが全く使えません。

そもそも、インターネット自体が存在しなかった時代に第一線で働いていた経験を持つ人に対して、当時なかったものの必要性を説明して理解してもらうのって本当に難しいんですよ。

それが本当に必要なのか、それを入れたことでどのような効果が得られるのか、とかを説明しても理解していただくのが本当に難しいんですよね。大きな会社でもあることなのかもしれませんが、特に、我々のような小さい会社は、何十年も前から会社を支えていたような年齢層の方が今も活躍しているケースが多いです。

ですが、社長は従業員が快適に働いてくれる重要性を十分に理解されている方ですから、たとえ製品に関して全部を理解しきれなくても、従業員の役に立つものなら導入しようかと理解してくれるんです。

なので、他の従業員から「これがないとものすごい大変！」って声を寄せてもらって、導入や運用にお力添えしてもらっています。
導入後も、「これがなかったら残業をもっと増やさなきゃダメだった、残業なしでやれてるのはこの製品を活用してるからだよ」とか、導入によるメリットを伝えておくことで納得してもらえていると思います。
コストパフォーマンスなど、わかりやすいメリットをきちんと伝え、社長と社員が同じ方向を向いて業務改善を進めることが非常に重要ですね。

kintone・トヨクモ製品の導入で、日報業務の負担が一気に減って楽になりましたよ。廃棄物収集を行う事業者は、業務内容や収集物の詳細をまとめた書類を役所へ提出する義務があるんです。なので、どこのお店に行って何を何キロ回収したかを日報として社内でまとめておく必要があります。

もともとは、既存の管理ツールで日報管理を実施していましたが、kintoneとPrintCreatorの連携により、kintone内の情報をそのまま帳票出力できるので、本当に助かっています。

他にも、請求書の作成や給料計算業務も簡単になりました。弊社は、従業員の契約形態で、お給料が出来高制の人もいます。

以前は別の業務管理ツールで日報を作成しつつ、社員それぞれとコミュニケーションをとって情報を補完していましたが、手間がかかるし何か起きたときのリスクを考えると、怖い管理方法でした。

今では、kintone×FormBridgeを活用し、社員側で必要な項目を入力してもらうフローに改善しているので、不安が解消されたように感じます。

さらに、Webサイト内に受注フォームを設置することで、入力していただいた情報がすべて自動でkintoneに溜まる。連絡をくださった方へは、kMailerからメールを送信するという、お客様対応の仕組みもできました。

取引先とのやり取りを改善したいと思ったことがきっかけで、以前から導入のタイミングをうかがっていたkViewerを導入しました。

うちの会社では、取引先の方にわかりやすいように、リサイクル品の原料などを記録に残しているんですが、プラスで「商品が一目でわかるように写真が欲しい」とオーダーを受けました。

最初はメールで送ってほしいと頼まれ実施していましたが、毎日、結構な数の商品を更新するので、メール1通には添付しきれないぐらいの量を毎日送る作業が大変で……。

もともと、商品についての記録はkintone内に残していたため、「kintone内のデータと写真を一つのビューで見せられるkViewerを使えばラクではないか？」と提案をしたところ導入を認めてもらえました。

実は、トヨクモさんの製品を初めて導入した2015年に、2回ほどトヨクモさんのオフィスを訪れたことがあります。様々な相談を聞いていただいたり、セミナーを受講したり、手厚いサポートをしていただきました。そもそも、トヨクモさんの製品は操作が簡単なので、使い方がわからないことはあまりないのですが、細かな疑問が生じたらヘルプページを見ていますね。

個人的におすすめしたいのは電話サポートです。サポートセンターの方が直接、非常に丁寧で細かいことまで支えてくれるから本当に助かるんですよ。サイトを見れば、いろいろな情報が載っていることはわかっているんですけど、「聞いちゃった方が早いか！」って電話したくなっちゃうんです。トヨクモさんには負担をかけてしまったかもしれませんが、質問に対して丁寧に答えていただいてありがたかったです。

うちの会社でさらに効果的にトヨクモさんの製品を使っていくためには、ツールを使いこなせる人材の育成が必要です。

よく驚かれるんですけど、kintone・トヨクモ製品のアプリ作成や設定は僕が1人で全部やっています。

中小企業は1人が担う業務範囲が広いから、システム構築などは1人で終わらせたいし、本格運用の開始後も従業員の人数が少ない分、困りごとを聞き取って解決するところまで1人で完結できちゃうんです。なので、1人で問題を解決できるだけの機能が揃っているトヨクモ製品は、中小企業にとって非常にありがたいです。

だからこそ、製品の使い方についての教育に時間をかけられず社内浸透が進んでいないことに課題を感じてもいます。

定期的に勉強会を開催したり、トヨクモ製品で実際にアプリを作ってみる研修をしていますが、従業員たちは幅広い業務を抱えているので、時間を割いてシステム管理だけに集中してもらうことは不可能です。

この子はシステム管理に興味がありそうだなとか、積極的で視点がいいなって子もいるので、歯痒さもありますね。

よって、今は少しでも積極的に勉強に取り組んでもらえるように、自分が過去に作成したアプリごとに仕様書のようなものを作りkintoneのスペースに溜めるようにしています。

スペースにあれば興味を持ってくれている人がいつでも勉強できますし、自分のメモ代わりとしても役立ちます。今後、僕が社外に出たり他の業務で手が離せなくなることもあるはずです。そのときに活躍してくれるシステム管理の担い手を、育てないといけないと強く感じているので、できることから取り組んでいます。

すべての担当者がよりよい働き方を従業員の皆さんや取引先に提供したいと思っているはず。それを助けてくれるのが間違いなく、トヨクモさんの製品です。

トヨクモさんやkintoneの情報など、世の中に溢れている情報をうまくキャッチして、それぞれの会社さんが抱えている課題の解決に何が最適かを上手に選択していってほしいと思いますね。

情報収集をしても自分ひとりでは解決策を見つけられないこともあると思います。

そんなときは、イベントなどに参加して、ぜひ同じ境遇の方を見つけてください。きっと、社内では思いつかなかった課題解決のヒントが得られるはずですよ。

外に目を向けると、自分と同じ境遇の方と出会うことができるはず。刺激を得てお互い業務に励んでいきましょう！