kintoneと連携サービスで煩雑な採用管理を効率化！【事例あり】

「選考状況の共有が非効率で、対応漏れやミスが多発する…」「複数の求人媒体からの応募者情報が散在し、管理が煩雑になっている…」こんな状況に心当たりはないでしょうか？

本記事では、kintoneと連携サービスを最大限に活用し、採用管理業務を改善する方法をご紹介します。自社に最適な採用管理システムを構築するための具体的なイメージが掴めます。

採用管理における課題とは

採用業務は、応募者情報の収集や面接調整、合否連絡など幅広く、担当者の負担も大きくなりがちです。本来注力すべき人材見極めではなく、Excelやメールに依存したアナログな管理に時間を取られてしまう方も多いのではないでしょうか。

採用活動を進める中で、多くの企業が共通して直面している主な課題として次の2つの課題が挙げられます。

応募者情報の共有と管理の煩雑さ

採用業務では、応募者の情報が複数のExcelファイルやメール、さらには紙資料に分散してしまうケースが少なくありません。

このような状況では、どの情報が最新かを把握するのが非常に難しく、担当者の急な欠勤や異動が発生した際に業務が滞ってしまうリスクも高まります。

手入力や紙書類の管理で業務が非効率

求人媒体からの情報を手作業で転記したり、同じ内容を複数箇所に入力したりするため、誤入力やデータの重複が生じた際には、確認作業に時間が必要です。

また、履歴書や職務経歴書などの紙書類は、管理に手間がかかるうえ、紛失リスクやコスト負担も懸念されます。

kintoneで採用管理をする3つのメリット

kintoneを活用することで、採用業務をよりシンプルかつ効率的に進められます。ここでは、kintoneで採用管理をする主な3つのメリットを見ていきましょう。

情報を一元管理して採用効率が大幅アップ

最新の応募者情報や選考状況をクラウド上で一元管理でき、採用業務全体の無駄を削減可能です。また、入社後の研修フォローにも活用できるため、採用から受け入れまでの流れをシームレスに進められます。

進捗管理・情報共有・効果分析がスムーズに

応募者ごとの選考ステータスや面接官のコメントをリアルタイムで共有できるため、チーム全体で進捗を把握できます。加えて、媒体ごとの効果をグラフやレポートで可視化できるため、採用戦略の改善にも役立つでしょう。

担当者や応募者とのコミュニケーションの円滑化で連携ミスを防止

メール共有オプションを利用すると、kintone上で応募者とのメールの送受信を管理できるため、複数の担当者間でメール対応を分担しやすくなります。

さらに、採用担当者だけでなく内定者や関係部署とも情報を共有するスペースを設けられるため、コミュニケーションが円滑に進み、関係者間の連携ミスを大幅に減らすことが可能です。

kintoneと連携サービスを活用して採用管理を効率化

kintoneだけではなく、連携サービスを組み合わせることで採用業務の効率化が可能です。ここからは、実際にどのプロセスをどのように改善できるのか、具体的な活用シーンをご紹介します。

応募者情報を自動で取り込み、履歴書を統一フォーマットで作成

以下の2つの製品を組み合わせて活用することで、kintoneライセンスを持たない方でも、書類や帳票を作成が可能です。

FormBridge（フォームブリッジ）：kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データ保存できるWebフォーム
PrintCreator（プリントクリエイター）：kintone上の情報を使って簡単に書類作成ができるツール

FormBridgeで作成したWebフォームに入力された応募情報は即座にkintoneへ登録されるため、入力ミスや転記作業を削減できます。
さらに、PrintCreatorと連携することで、登録データを元に統一フォーマットの履歴書を作成可能です。

これにより、採用担当者は書類作成の手間を省きつつ、統一された形式で応募者情報を扱えるため、業務効率と応募者対応の質を同時に高められます。

FormBridgeとPrintCreatorを連携した、履歴書作成の具体的な手順は、以下の記事で詳しくご紹介しています。

＞関連記事：【プリントクリエイター】webフォームに入力するだけで履歴書が作成できちゃう！？

面接結果や合否連絡をメールで自動化

kMailerを活用すると、kintoneに登録された選考状況に応じて、自動でリマインドメールや合否通知を送信できます。

kMailer（ケイメーラー）：kintoneで管理している送信リストにメール送信が可能なシステム

これにより、担当者がメールを送る手間や入力ミスを防ぎ、応募者へのスピーディーな対応を実現可能です。また、リマインドメールの設定で、面接日程調整や追加連絡も自動化できるため、送信漏れや連絡ミスを防止できます。

kMailerを使った合否連絡メールの自動化について、具体的な設定方法は以下の記事で詳しくご紹介しています。

＞関連記事：【人事採用】kintoneから面接結果を自動で送信する方法を解説！

採用サイトを最新情報にリアルタイム更新

kViewerを使えば、kintoneで応募者募集状況や募集要項を更新すると、即時に採用サイトへ反映することができます。募集終了時にはチェックを外すだけで情報が非公開になり、誤掲載を防止可能です。

kViewer（ケイビューワー）：kintone内の情報を手間なく外部へ公開するツール

管理者の負担を軽減し、特別なWeb制作スキルがなくても簡単にサイト運用ができる点も特徴です。

kintoneとkViewerを連携した採用サイトのリアルタイム更新の具体的な操作は、下記の動画でご覧いただけます。

kintoneと連携サービスで採用管理を効率化した導入事例

採用管理は複雑で手間がかかりがちですが、kintoneと連携サービスを使うことで応募受付から選考管理、合否通知までを効率化できます。ここでは、実際に業務改善をした6社の導入事例をご紹介します。

採用受付から応募者のステータス管理、合否通知メールまでの自動化を可能に

株式会社知財コーポレーションは、採用試験の応募受付から合否通知までのプロセスをkintoneと連携したFormBridge、kMailerを活用して自動化しました。

採用担当者は応募者がフォームに入力した情報を元にkintone上で書類審査や合否判定を行い、ステータスを更新すると、それに連動してkMailerが自動的に合否通知メールを送信します。

これにより、以前までのアナログな対応から、メール送信の手間を大幅に削減し、採用活動の効率を大幅に高めることができました。

＞事例記事：採用受付から応募者のステータス管理、合否通知メールまでの自動化を可能に｜株式会社知財コーポレーション様

サイボウズ採用チームが解説！ーFormBridgeを活用した採用活動ー

サイボウズ株式会社の採用チームは、Webフォームでのエントリーから内定者の希望条件の収集までFormBridgeを幅広く活用しています。kintoneと連携することで応募情報がリアルタイムで共有され、各部門の要望に沿った柔軟な情報収集も可能になりました。

現在では、採用イベントやインターンシップ申し込み管理にも活用し、多様な採用業務の作業負荷を軽減しています。

＞関連記事：kintone×フォームブリッジで採用業務を自動化！サイボウズ採用チームが得た3つの効果とは

連携サービスを使って試験の受付業務からタレント資料の作成事例

株式会社プロダクション・エースでは、トヨクモのkintone連携サービスを用いて、声優養成所の入所オーディションの受付から応募者情報の管理、タレントプロフィールシートの作成までを一元管理しています。

以前までは、Excelのシートに一枚ずつタレントの情報を手で打ち込んで作成していましたが、kintoneの連携ツールを活用することで各フェーズの採用管理をスムーズかつ正確に進めることが可能になりました。

FormBridge×kMailerで採用管理システムを3ヶ月で構築

医療法人社団 ゆめクリニックではFormBridgeとkMailerを外部からの採用窓口として使用しています。

応募フォームにアクセスできるボタンを、ゆめクリニックHPの採用ページに設置しました。問い合わせがあれば自動的にkintoneアプリにレコードが追加されるため、その情報を元にkMailerで返信を行うことが可能になりました。

＞事例記事：FormBridge×kMailerで医療のバックオフィス業務を効率化！導入3ヶ月で採用情報の一元管理の仕組みを構築

FormBridge×kViewerで建設業DX！新卒採用業務の効率化に成功

株式会社後藤組では新卒採用の場で学生向けのアンケートをFormBridgeにてフォームを作成し、集計結果をkViewerで社内共有しています。

選考の日程調整では、kViewerのカレンダービューにて選考日時の空き枠を表示し、希望日時を選択するとFormbridgeの申し込みフォームへ移行。そこから申し込み対応をしてもらうというフローで、日程調整を行なっています。

＞事例記事：建設業の多数業務をkintoneでDX化！残業時間／紙／廃棄物の削減・新卒定着率向上の成果を生んだ活用事例

利用歴10年超のベテランに学ぶ 6つの業務改善事例

アイサンテクノロジー株式会社では、従来対面で行っていた新入社員のオンボーディングをFormBridgeを活用したオンラインチェックリストに切り替え、個々が自分のペースで学習できる仕組みと進捗の可視化を実現しました。

また、紙で実施していた全社研修テストもオンライン化し、場所や時間に制約されず受験可能となったほか、集計業務の効率化にもつながっています。

さらに採用活動のアンケートもオンラインフォームに移行し、応募者情報の簡単集計や社内共有が可能となり、採用の質の向上に役立てています。

＞事例記事：社員教育から社内報作成、データ収集、帳票送付まで。利用歴10年以上のベテランユーザーによる業務効率化事例集

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本記事では、kintoneと連携サービスを活用した採用管理の効率化について、具体的な事例やサービスの特徴を交えて紹介しました。

kintone連携サービスを利用することで、応募者情報の一元管理や応募フォームの自動連携、合否メールの自動送信、そして最新の採用情報公開などの多くの業務プロセスをよりスムーズに進めることが可能です。

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