kintoneでメール送信する方法とおすすめ連携サービス/プラグイン4選

kintone（キントーン）で多量のデータを扱っているとき、「kintoneアプリに登録しているデータをまとめてメールで送信したい」「kintoneアプリに登録している顧客先へメールを一斉送信したい」と思ったことはありませんか？

標準機能ではkintone上でメール機能は利用できませんが、専用のソフトやプラグインを導入すれば可能です。

当記事では、kintoneとメールの連携によりできること、おすすめのシステムやkintone連携サービス/プラグインの選び方について紹介します。

kintoneアプリに顧客名簿やアドレスを登録している人、またはkintoneアプリから情報を引用してメール送信することが多い人は、ぜひご一読ください。

標準のkintoneではメール送信はできない

kintoneでは、メールアドレスや顧客名簿の管理はできるものの、メールを送信する機能がありません。そのため、kintoneのアプリでメールを送信したりレコード内の情報をそのままメールに引用したりできません。

そこで、kintone専用のプラグインを導入します。

kintone連携サービス/プラグインとは、既存のシステムやソフトに拡張機能を付与するために、導入するプログラムを指します。

kintoneにメール機能を追加するためのkintone連携サービス/プラグインを導入すれば、kintoneから直接メールを送信したり、アプリ内の操作と連携させてメール送信を自動化させたりできるでしょう。

kintoneにメール機能が付与できるプラグインは、kintoneの提供元であるサイボウズ株式会社が提供する「Mailwise（メールワイズ）」や、トヨクモの「kMailer（ケイメーラー）」などがあります。

自社にとって使いやすいプラグインを選んで導入しましょう。

kintoneでメール送信を可能にするシステム4選

kintoneでメール送信が可能となる、おすすめプラグイン4選を紹介します。

• トヨクモ株式会社「kMailer（ケイメーラー）」
• サイボウズ株式会社「Mailwise（メールワイズ）」
• サイボウズ株式会社「メール一斉送信プラグイン」
• トライコーン株式会社「kintone連携メール配信」

トヨクモ株式会社「kMailer（ケイメーラー）」

kMailer（ケイメーラー）は、kintone専用の6種類の連携サービスを提供するトヨクモの、メール機能に特化したkintone専用プラグインです。

直感で操作ができるため、はじめてkintoneに連携サービスを導入する方でも、使いやすさが実感できるでしょう。

トヨクモのkMailer（ケイメーラー）には30日間のお試し期間があり、kMailerだけではなく、トヨクモが提供するほか5種類のkintone連携サービスも同時にお試しいただけます。

kintoneを使用した業務効率向上が期待できますので、下記よりぜひご検討ください。

30日間無料お試しは、何度でもご利用が可能です▶︎

サイボウズ株式会社「Mailwise（メールワイズ）」

kintoneの提供元であるサイボウズ株式会社のメールサービスです。kintone専用のプラグインではありませんが、kintoneとの連携のほか、サイボウズOfficeやGaroonなどほかのサービスとも連携ができます。

Mailwise（メールワイズ）は、すでにサイボウズOfficeやGaroonなど、ほかのサイボウズ株式会社による製品をお使いの場合に、とくにおすすめといえます。

kintone内に保存している顧客のアドレスを参照し、メールワイズの画面からメール送信ができるため、業務効率の向上が図れます。

M-SOLUTIONS株式会社「メール一斉送信プラグイン」

kintoneプラグインの開発元であるM-SOLUTIONS株式会社は、ソフトバンクグループのSIer（エスアイヤー）として、複数のkintoneプラグインを提供しています。

kintoneのアプリに登録したアドレスへ一斉送信できるほか、条件指定して絞り込んだ宛先のみにメールを送信できます。HTMLメールも作成できるため、メルマガやDMの送信が多い企業におすすめです。

トライコーン株式会社「kintone連携メール配信」

トライコーン株式会社は、kintone導入支援・設定代行サービスも行っています。kintoneに関して手厚いサポートが受けられるでしょう。

kintone連携メール配信なら、kintoneでメール配信ができるだけでなく、フォームやマイページ作成機能なども、まとめて導入できます。

さらに、kintone連携メール配信にメール配信エンジンが備わっていることから、企業内でのメールサーバの用意が不要で、メールサーバの運用に伴う費用やコストがかからないのもメリットです。

kintoneに連携するメール送信サービスの利用でできること

メール送信ができるサービスを利用すれば、メールアドレスを登録しているkintoneアプリから直接メール送信ができるほか、kintoneの情報を引用したメール送信ができます。

通常のkintoneでは、kintoneアプリとメールソフトを同時に開き、相互を遷移しながらメール送信を行う必要があります。しかしkintoneのメール送信機能が使用できると、ソフトを2つ以上同時に立ち上げ、相互で遷移する手間が省けるため、業務効率の向上が期待できます。

ここではトヨクモの「kMailer（ケイメーラー）」を例に、kintoneに連携するメール送信サービスによりできることを解説します。

kintoneの情報を引用してメール作成・送信

kMailer（ケイメーラー）を導入すれば、kintoneアプリに登録している情報をワンクリックで引用してメール送信ができます。

本来ならkintoneアプリとメールソフトを同時に立ち上げ、kintoneアプリから情報をコピーしてメールに貼り付けて送信する必要がありました。2つ以上の画面の遷移は手間であり、かつ入力ミスを招くおそれがあります。

そこで、kMailer（ケイメーラー）を導入してkintoneアプリと連携させれば、kintone上のみで情報を引用してメール送信ができます。

kMailer（ケイメーラー）を導入すると画面を遷移する必要がなくなり、入力ミスが減らせるうえ、業務効率の向上が図れるでしょう。

kintoneに登録した顧客宛へのメールを一斉送信

kintoneにメールアドレスを登録している場合、登録したアドレス宛にそのままメール送信できます。

既存のkintoneでは、kintoneに登録しているアドレスへメール送信する際、宛先指定やファイルの添付を手作業で行っていました。そのため、入力ミスや宛先ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなっていました。

kMailer（ケイメーラー）は、メールソフトを別途立ち上げなくても、kintoneに登録している顧客先やアドレス宛へ、メールを個別／一括で送信できます。もちろん、kintoneに登録しているデータも引用したうえでの送信が可能です。

kintoneのアプリから直接、アドレスを指定してメール送信ができれば、ヒューマンエラーの減少が期待できます。

メール送信後のレコード編集

kMailer（ケイメーラー）なら、kintoneアプリでメール送信したあと、kintone内のレコードを自動で編集できます。

自動で編集されることで、編集のし忘れや正確なステータスがわからなくなるなどの、トラブルを防ぎます。

たとえば、顧客A～Zへ、3名のスタッフがそれぞれ異なるメルマガを手分けして送信するとしましょう。

顧客へ二重でメルマガが送信されることを防ぐため、メール送信後は、ステータスを「送信済み」へ変更するルールを設けました。

kMailer（ケイメーラー）が未導入の場合、手作業でのステータス変更が必要です。結果、ステータス変更漏れが生じ、すでに送信した顧客に対してほかのスタッフが別のメルマガを送信してしまい、クレームにつながることが考えられます。

kMailer（ケイメーラー）なら、送信した時点でステータスが自動で「送信済み」に変わるため、ステータスの変更漏れによるトラブルを減らせるでしょう。

メール送信の自動化

kMailer（ケイメーラー）なら、日時やkintone上での操作など、メール送信の条件をあらかじめ指定することで、自動でメール送信ができます。

既存のkintoneでは、kintone上で操作が完了するごとに手作業でメールソフトを立ち上げて、宛先を指定してメールを送信していました。

一方、kMailer（ケイメーラー）によるメール送信の自動化を行うと、たとえば下記が可能です。

• 書類提出締め切りの3日前に、自動でリマインドメールを送信する
• kintoneでレコードを追加した時点で、担当者に自動で報告メールを送信する

定型化した業務をkMailer（ケイメーラー）で自動化させることで、手作業での負担を減らせるでしょう。さらに、宛先ミスや文章の誤字など、ヒューマンエラーの削減につながります。

kintoneでメール送信できるシステムの選び方

kintoneでメール送信を可能にするためのシステムは複数あり、選定する際は下記を基準に選ぶとよいでしょう。

• 使用できる機能で選ぶ
• 予算で選ぶ
• サポート体制で選ぶ

使用できる機能で選ぶ

kintoneでメール送信を可能にするための専用システムは、自社にとって必要な機能をすべて兼ね備えている必要があります。

必要な機能が網羅されていなければ、足りない機能を補うためにほかのシステムを都度導入しなければならず、運用管理やコストがかさむでしょう。

まず、なぜkintoneにメール送信機能が必要なのか、システムの導入目的を明確にします。

たとえば、「メルマガ送信の業務効率を上げたい」「営業メールの送信業務におけるヒューマンエラーを減らしたい」などが考えられるでしょう。

さらに、目的を達成するために必要な機能を洗い出します。

メルマガ送信の業務効率を上げたい場合、時間指定して各顧客宛にメールが自動で一斉送信できる機能が必要です。

あるいはヒューマンエラーを減らしたい場合、できるだけ多くの工程を自動化させることが重要です。メール送信が完了する度に「送信完了」ステータスへ自動で変更される機能があるとよいでしょう。

洗い出した機能をすべて兼ね備えた、kintoneのシステムを導入しましょう。

kintoneのシステムは、機能だけではなく使いやすさも重要です。ほとんどのシステムには無料お試し期間が設けられているため、必ず活用しましょう。

実際に使用することで、機能を満たしているか確認できるほか、操作感や自社のパソコンやシステムに難なく導入できるかもわかります。

予算で選ぶ

kintoneの連携サービス/プラグインを導入すると、コストが発生します。

そのため、検討中のkintoneの専用システムがある場合、導入時から導入後までに発生すると思われるコストを計算し、予算内に収まるかを考慮しましょう。

とくに従業員が多い場合は、複数のライセンスを購入することでコストが増えるうえ運用管理が大変です。そのため、ひとつのライセンスで、ダウンロードができる端末の台数が無制限なシステムがおすすめです。

または、料金やプランがシンプルで、コスト計算が容易な製品がよいでしょう。

kintoneのシステムを検討する際は、複数のシステムの提供元から見積もりをとって比較しましょう。

サポート体制で選ぶ

kintoneの専用システムを選ぶ際は、必ずシステムの提供元によるサポート体制を確認しましょう。

なぜなら、システムにエラーが発生した際に、迅速に解決できるかどうかで業務効率が変わるためです。

多くのシステムでは無料お試し期間があるため、下記について確認し、サポートの手厚さや対応の速さなども確認するとよいでしょう。

• システムのサポート担当者
• システムに対するお問い合わせ窓口

ただし、多くのkintoneシステムにおけるサポートは、あくまでシステムにおける範囲でのサポートです。システム外の問題や、ほかのkintoneアプリ内でのトラブルは対象外な場合が多いため、注意が必要です。

まとめ

既存のkintone（キントーン）では、kintoneアプリからメールを送信したり、レコードの情報をメールで瞬時に連携させたりできません。

そこで、kintone連携サービス/プラグインを導入することで、kintoneにメール機能を付与できます。

たとえば、トヨクモの「kMailer（ケイメーラー）」ならkintoneに登録されたデータを引用してメール送信できるほか、ステータスの自動変更や登録した宛先への一括送信ができます。

kintoneとメール機能を連携させれば、手入力によるヒューマンエラーが防げるだけではなく業務効率の向上も期待できるでしょう。

kMailerは30日間の無料でお試しができるため、下記よりぜひご検討ください。

30日間無料お試しは、何度でもご利用可能です▶︎