採用活動を大幅効率化!「フォームブリッジ」で求職者情報をカンタン管理

近年の採用活動においては、web上の採用フォームで応募を受け付ける企業が増えています。応募者の情報を漏れなく正確に収集するためには、採用フォームの機能性やデザイン性が重要です。

そこで本記事では、採用フォームを活用するメリットやkintone連携サービス「フォームブリッジ」の機能、採用フォーム作成手順などを解説します。

応募者・採用者ともに使いやすい採用フォームを導入し、採用活動を効率的に行いたい方は、ぜひ参考にしてください。

採用フォームとは

採用フォームとは、求職者が企業の採用募集にエントリーする際に、web上で使われる情報の提出先です。

応募者にとっては採用選考に参加するためのツールであり、個人情報を記入して送信します。企業にとっては採用候補者の人物像を知るためのツールであり、採用選考の判断材料として活用します。

採用フォームは企業の窓口であり、採用活動において大きな役割を果たします。

作成する手段によって機能やデザインが異なりますが、応募者が記入しやすい構成であり、企業が選考に必要な情報を漏れなく収集できるかが重要です。記入例を設けたり、添付可能なファイルサイズや形式を明記したりと、細かな配慮も求められます。

以下で、採用フォームに最低限必要な項目を見ていきましょう。

名前

採用フォームで欠かせない個人情報の基本が名前です。

一般的に姓・名の順番で、漢字とふりがなの2つの欄を記入します。姓名の入力順序やふりがなの平仮名・片仮名がどちらか分かりやすいように明記しましょう。

連絡先

応募者とコンタクトを取るために必要なのが連絡先です。通常、電話番号(自宅・携帯電話)とメールアドレスをセットで記入します。

電話番号はハイフンの有無を明記し、メールアドレスは確認用の欄を用意することで入力ミスを防ぎやすいです。

住所

応募者の居住地を把握するための項目です。

郵便番号の入力によって住所検索ができる機能があると便利でしょう。都道府県・市区町村番地・マンション/ビル名と、細分化して入力するのが一般的です。

生年月日

採用条件に大きく関わりやすい項目の一つが生年月日です。

一般的に、年・月・日の3つの欄に記入します。入力ミスを防ぐためには、年の西暦と和暦を統一できるよう記入例を設けたり、プルダウンで選択できるように設定したりするのが効果的です。

自己紹介

応募者が志望動機や自己PR、保有資格や学歴・経歴などを自由に記入し、採用者が応募者の人物像を深く知るための項目が自己紹介欄です。

文章量が多くなる可能性が高いため、最低でも300〜400文字程度入力できる大きめの欄を設けましょう。

入力可能な文字数や、現在までの入力文字数(残りの入力可能文字数)を右下に表示すると応募者に親切です。

また、記入例を設けることで、応募者が求められる入力内容をイメージしやすいでしょう。なお、応募者が質問や留意事項を自由に記入できる、備考欄を設けるのもポイントです。

履歴書の添付機能

採用フォームには履歴書や職務経歴書などの添付機能も欠かせません。これらのファイルがあることで、応募者の入力の手間を省くだけでなく、採用者が面接時や選考時に参考資料として使えます。

ただし、アップロード可能なファイル形式やサイズを明記しておく必要があります。

プライバシーポリシーへの同意

採用フォームの最後にはプライバシーポリシー(個人情報保護方針)への同意を求めます。

個人情報保護法により、採用フォームで個人情報を取り扱う場合、企業は応募者に対し、個人情報の使用目的や第三者提供を含む事項について明記しなくてはなりません。応募者はプライバシーポリシーを確認し、内容への同意をチェックします。

プライバシーポリシーへの同意は、情報入力とは別のページに設置することで、見逃しを防げます。また、最後までスクロールしてからでないと、同意のチェックボタンを押せない機能もあります。

採用フォームを活用するメリット

採用フォームを活用することは、企業と応募者どちらにもメリットがあります。

自社のコーポレートサイトや採用サイトに採用フォームを設置しておくと、応募者は必要事項が一目で分かり、入力して瞬時に応募できます。自社に関心のある求職者の機会損失を防ぎ、より多くの応募者が集まりやすいです。

また、採用フォームの作成ツールによっては、受付完了メールを自動返信したり、収集データを振り分け・分析したりする機能もあります。採用者の業務負担を減らし、採用活動を迅速化・効率化できます。

さらに、採用フォームの入力内容によって応募者をふるいに掛ければ、余分な面接にかかる人件費を減らしたり、外部サイトへ求人を掲載する広告費を減らしたりして、採用活動のコストを削減可能です。

kintone連携サービス「フォームブリッジ」を活用して採用活動を効率化

採用フォームを作成するためには、HTMLやCSS、PHPを使って構築する方法と、ツールを用いる方法の2種類があります。

前者は専門的な知識が必要であり、時間やコストがかかるため容易ではありません。一方、後者はコピー&ペーストやワンクリックで簡単に作成でき、外部サービスと連携して運用も可能です。

kintone連携サービス「フォームブリッジ」は、webフォームの簡単作成ツールです。そもそもkintoneとは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

業種や業務ごとにあらかじめ用意されたサンプルが100種以上あり、自由自在な組み合わせで簡単に高機能なアプリを作成できます。kintoneライセンスを導入すれば、膨大なデータの一元管理や円滑なコミュニケーション、高度なセキュリティを実現可能です。

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フォームブリッジは、kintoneをさらに便利に活用するための連携サービスの一つです。
フォームブリッジで作成したwebフォームから回答がある度に、kintoneに自動保存されます。回答者が入力した情報をkintoneに移し替える必要がなく、業務効率が上がります。
プログラミングを行わなくても、条件分岐やステップフォームなど高度なフォームを作成でき、デザインのカスタマイズも自由です。

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以下で、フォームブリッジを採用活動に活かせる、具体的なポイントを見ていきましょう。

住所自動入力

採用フォームには住所の入力欄が欠かせません。フォームブリッジで採用フォームを作成すれば、住所を自動入力させられます。

郵便番号を入力するだけで、都道府県・市区町村番地まで自動で反映されるため、応募者の入力の手間を省けます。

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多言語対応

フォームブリッジでは、採用フォームの作成に多言語(英語・中国語)対応しています。

フォームの編集時に多言語化設定すると、フォームの回答者がブラウザに設定している言語に合わせて、回答フォームの言語が変換されます。

その他、フォームタイトルや完了画面のメッセージ、自動返信メールの文面も外国語に設定可能です。グローバル化が進む中で、積極的な外国人採用にも活用できるでしょう。

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回答数制限

フォームブリッジでは、作成したフォームに回答数制限を設けられます。あらかじめ設定した回答数に達した際、自動的にフォームの回答受付を終了します。

また、設定した期間のみフォームの回答を受け付ける、公開期間制限も可能です。
採用募集の人数や期間を一定内に収めたい場合に活用できます。

一時保存機能

採用フォームには個人情報や自己PR、志望動機など様々な情報を入力します。時間をかけて入力した情報が、エラーや誤操作で消えてしまった時の絶望感は計り知れません。

しかし、フォームブリッジで作成したフォームであれば、入力内容を一時保存できます。ブラウザを閉じて、再び同じブラウザでフォームにアクセスすると、途中から回答が再開されます。

項目数の多いフォームであっても、応募者は時間をかけて安心して入力でき、企業も質の高い情報を収集できるでしょう。

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自動返信メール機能

フォームブリッジには、自動返信メール機能が備わっています。

フォームへの回答後は、データがkintoneへ保存される他、エラー通知メールもしくは自動返信メールが送信されます。

プレミアムコースではさらに、回答後の処理条件を設定可能です。回答を加工してkintoneに送信したり、自動返信メールとは別に管理者に通知メールを送ったりできます。

24時間いつでも回答に対して自動返信できるため、採用者の負担なしでも、応募者に安心してもらえます。

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フォームブリッジで採用フォームを作成する方法

フォームブリッジで採用フォームを作成するために必要なのは、フォームの回答情報を保存したいkintoneアプリのURLとAPIトークンのみです。

まずは、kintone上のサンプルを利用し、フォームの回答内容を登録するアプリを作成します。アンケートや申し込みなど、状況や目的に合わせたアプリをワンクリックで簡単に作成可能です。

次に、フォームブリッジにログインし「フォームの作成」に進んで「はじめから作成」をクリックします。

kintoneで作成したアプリのURLと、APIトークンの生成画面で発行したAPIトークンを登録します。APIトークンを登録するためには、生成画面においてレコード追加のアクセス権限が必要です。

フォームブリッジ上でフィールドの設定やレイアウトの調整を行い「プレビュー」から作成したフォームを確認します。問題がなければ「公開する」ボタンを押して作成が完了します。

フィールド幅の調整や並び替えも可能です。フォームから回答された情報は直接kintoneのアプリ内に保存されます。

iframeにも対応しており自社ホームページにフォームを埋め込むことも可能

また、フォームブリッジではiframeでフォームを埋め込むことも可能です。そのため、自社の採用ページ内に、フォームブリッジで作成した採用フォームを掲載し、回答者の情報が自動的にkintoneに保存される仕組みを構築できます。

トヨクモでは、採用ページにフォームブリッジで作成した応募フォームを埋め込んでいます。

iframeの設定方法については、フォームブリッジの操作ガイドで解説をしているので、気になる方はぜひご確認ください。

採用フォームはツールで簡単作成・管理

今回は採用フォームを活用するメリットや最低限必要な項目、kintone連携サービス「フォームブリッジ」の機能や採用フォーム作成手順などを解説しました。

採用フォームは求職者の採用選考への参加ハードルを低くします。また、企業は応募者の情報を漏れなく効率的に収集・管理でき、採用活動のスピード向上やコスト削減に繋げられます。

なお、フォームブリッジは回答がkintoneに自動保存され、膨大なデータを一元管理できます。kintoneを活用している企業の方、採用フォームを簡単に作成したい方は、ぜひフォームブリッジの導入をご検討ください。

トヨクモのkintone連携サービスは30日間無料でお試しが可能です。自動で課金が開始されることはございませんので、「やっぱり必要ないな」と感じた時も、特に解約等のご連絡は不要です。以下のボタンよりお気軽にお試しくださいませ。

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