スピーディかつ正確な作成が求められる見積書。手動で作る場合、どうしてもミスが出てきますし、時間もかかるため、見積業務に頭を悩まされている方も多いことでしょう。
そんな見積業務の効率化におすすめなのがサイボウズのkintone（キントーン）です。基本機能だけでも便利ですが、プラグインや連携サービスを活用することで見積作成を簡単に自動化できます。
そこで当記事では、「kintoneを使った見積書の作成方法」と「連携サービスを活用した見積自動化システムの作り方」について画像付きで詳しく解説していきます。
見積作成におすすめのkintoneサンプルアプリやプラグイン・連携サービスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
kintoneで見積書を作成する方法
kintoneで見積書を作成する方法は、主に以下の2パターンがあります。
- kintoneの基本機能で作る
- プラグインや連携サービスを利用して作る
それぞれの見積作成について解説していきます。
kintoneの基本機能で作る
kintoneの基本機能である「印刷」を使うと、kintoneレコード内の情報を参照して見積書を出力することができます。
しかし、見積書のためにまっさらな状態からkintoneアプリのフィールドを調整したり、ルックアップの設定をしたりするのは少々手間がかかります。
そこでおすすめなのが、kintoneアプリストアで提供されている「商品見積書パック」です。
「商品見積書パック」は、商品の見積書を作成することに適したサンプルアプリのパックで、主に見積書アプリと商品リストアプリで構成されています。
アプリ同士が関連付けられているので、商品リストアプリに製品情報を追加するだけで、見積書アプリでもルックアップにより製品情報をミスなくコピーできるようになります。
ルックアップで持ってきたあと、数量を入力すると自動で合計金額を計算してくれるので計算ミスの心配も不要です。
このようにシンプルな見積書であれば、ほとんど時間をかけずに簡単な入力だけで作成することができます。「印刷する」を押せば、そのままの見た目で紙として出すことも可能です。
ただし、会社指定のフォーマットなどに載せることはできないので、実務で使用される際はその点だけ注意しましょう。
プラグインや連携サービスを利用する
kintoneで見積書を作成したい方におすすめなのが、プラグインや連携サービスを利用する方法です。
お金こそかかりますが、基本機能よりも柔軟性が高く、製品の組み合わせ次第では見積作成や見積管理の業務を自動化することも可能です。
会社で使用しているフォーマットに載せられたり、見積作成のシステムを構築して顧客自身に作ってもらう運用にできたりとかなりの実用性があります。
kintoneで作成した見積書を印刷する方法
kintoneで作成した見積書を印刷する方法としては、以下の2パターンがあります。
- kintoneの基本機能で印刷する
- プラグインや連携サービスを利用して印刷する
作成方法の項目でも解説した通り、kintoneでは「印刷」が基本機能として備わっているため、作成した見積書を紙として印刷することができます。
ただし、基本機能ではレコード詳細画面そのままの形でしか印刷できないため、規定のフォーマットに載せられず、見栄えも悪くなってしまいます。
そこでおすすめなのが、プラグインや連携サービスを利用して印刷する方法です。
kintoneは周辺サービスが充実しているので、「印刷を補助する無料プラグイン」や「書類作成・印刷に特化した連携サービス」などから自社にあったツールを選びましょう。
見積書の作成・印刷におすすめのkintoneプラグイン/連携サービス
kintoneで見積書を作成・印刷するなら、プラグインや連携サービスの導入がおすすめです。
今回は見積作成・印刷向けにトヨクモのkintone連携サービスを1つ、印刷の補助プラグインとして無料で使えるTISのプラグインを1つご紹介します。
PrintCreator（プリントクリエイター）
- 初期費用：なし
- 利用料金：7,000円〜
- 無料お試し：あり（30日間）
『PrintCreator（プリントクリエイター）』は、kintone内のデータを参照して見積書や請求書などの書類を簡単に出力できるトヨクモのkintone連携サービスです。
PrintCreatorを使うと、普段の見積業務で使用しているフォーマット上にkintoneレコード内のフィールドを自由に配置して、希望のレイアウトで出力することができます。
kintoneアプリ内に表示される出力ボタンを押すとワンクリックで見積書が出力される他、そのままの見た目と指定の大きさで印刷することも可能です。
他のkintone連携サービスと組み合わせることで、見積自動化システムなどを構築できたり、見積書の自動送信ができたりと、より幅広いシーンでご活用いただけます。
【無料】印刷設定プラグイン
▲出典：TIS公式サイト
- 利用料金：無料
『印刷設定プラグイン』は、TISが開発・提供している無料のkintone向け印刷補助用プラグインです。
本来、kintoneの基本機能では、レコード詳細画面の見た目そのままでしか出力・印刷ができません。
TISの印刷設定プラグインを導入すると、基本機能では難しかった罫線や段組み、改ページなどを簡単に実現することができます。
さらに、罫線の色や項目のフォントなども設定できるため、「見た目を整えて印刷したい」というkintoneユーザーの方におすすめです。
kintone×トヨクモ製品で見積業務を自動化
ここからは、kintoneとトヨクモ製品を活用した見積書の自動出力について解説していきます。
トヨクモでは現在、kintoneを活用して見積書の作成業務を自動化し、カスタマーサポート部の業務改善を実現しています！
ちなみに皆さまは見積書はどのように発行していますか？
よくある方法としては、以下が挙げられると思います。
- お客様からメールor電話でお問い合わせをもらって、個別に作成している
- 顧客情報をCRMで管理しているが、フォーマットはExcelにあるので、転記している
「見積書の作成で残業したことがある」、「見積書の作成をもっと簡略化したい」、なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな方々向けにお届けできる内容となっておりますので、是非最後までお読みください！
トヨクモの見積自動化システムを公開
当社では現在は見積書の自動化が完了していますが、実は以前までは1件1件個別で見積書を作成・送付していました。
見積書のご依頼をいただけるのは嬉しいことですが、金額や製品にミスがないか確認するのに神経を使いますし、何より1枚の見積書を作成するだけでも結構な時間がかかります。
kintoneを利用したよくある見積作成フローについて、お客様情報を見積管理アプリにコピペしたり、製品情報をルックアップ(参照)機能で引っ張ってきて、出力して確認したり。
出来上がった見積書をお客様へ個別にメールを書いて添付して送信…実は結構な時間がかかっていたんだなと思います。
提携業務なら自動化しようということで、作成した見積自動化システム！
以下から実際のフォームを確認できますので、ぜひご覧ください。
それでは、詳しい作り方を順にみていきましょう！
kintoneを使った見積自動化システムの作成方法
見積業務を自動化できれば、顧客への迅速な対応が実現するだけでなく、業務効率化の観点から生産性の向上まで見込めます。
今回解説する見積自動化システムでは、トヨクモのkintone連携サービスである以下3製品を組み合わせて構築します。
kintone+FormBridge+kViewer+PrintCreator
※本記事の設定を行うには、各製品で以下コースのご契約が必要です。30日間の無料お試しでは、各製品最上位コースの機能を利用できます。
| サービス名 | コース | 利用する主な機能 |
| フォームブリッジ | プレミアムコース以上（料金表） | ・kViewerルックアップ ・プリントクリエイター連携 |
| kViewer | コース指定なし（料金表） | ・外部公開API作成 |
| PrintCreator | コース指定なし（料金表） | テーブルフィールドを出力する場合：スタンダードコース以上 複数枚出力をする場合：プレミアムコース以上 |
早速作成方法をご紹介します！
1.kintoneに商品マスタと見積アプリを用意
まずは、kintoneに商品マスターと見積アプリを用意します。
2.見積アプリとPrintCreatorを連携
次は見積アプリと連携させてプリントクリエイターの設定をします！
プリントクリエイターの連携設定、もうわかりますよね？
一応設定方法載せておきます！
操作ガイド「PrintCreatorのはじめ方」
3.kViewerで外部公開APIビューを作成
さて、お次はkViewerの設定！
今回はkViewerルックアップという機能を使うのですが、そのために外部公開APIビューを作成していきます！
kViewerルックアップがわからないという方は操作ガイド「kViewer連携でできること」をご確認ください。
4.FormBridgeでkViewerルックアップを設定
最後は、FormBridgeの設定を行います！
まずは、kViewerルックアップの設定を行います。
詳細な設定方法は以下の記事でご紹介しています。
FormBridgeからkintone内のマスタを参照・引用したい
「フォームブリッジからkintone内を参照して、情報取得できないの？」「kintoneのルックアップ的な機能をフォームブリッジにも付けて欲しい！」 そんなご要望を、フォームクリエイターの時代から結構いただいていました。やっとできるよ[…]
保存してkViewerルックアップの設定が問題なくできていれば、フォーム内に虫眼鏡のボタンが表示されます。
5.FormBridgeとPrintCreatorを連携
最後に、FormBridgeとPrintCreatorを連携させます！
kViewerとの連携と同じように「PrintCreatorと連携する」にチェックを入れ「kintoneアプリの選択」「出力可能な帳票」を設定します。
※連携するPrintCreatorの管理者メールアドレスは、本設定を行うFormBridgeの管理者メールアドレスと同一である必要があるため、ご注意ください。
以上で設定は完了です！さて、問題なく出力されるか確認してみましょう。
ちなみに、アプリの条件通知を設定しておけば、お客様が見積依頼したことをkintoneの通知で確認できます。
見積自動化システムを利用するメリット
見積作成を自動化することによって、実はお客様側・依頼される側双方のメリットがあるんです！
■お客様側のメリット
・自分が欲しい時間帯に作成できる。
提供会社の営業時間に縛られることなく、営業時間外や土日祝日であっても好きなタイミングで待ち時間なく見積書を取得することができます。
(私事ですが、この前車の見積を依頼したらスルーされました…悲しい…)
■依頼される側のメリット
・個別に作成する手間を省くことができる。
冒頭からお話している通り、定型業務によってかかっていた時間を削減することが可能です。
■依頼される側のデメリット
・残って仕事している感は薄れる
「毎日遅くまでお疲れ様」みたいな会話は減ってしまうかもしれません。
30日間の無料お試し実施中！
今回はセミナーやお問合せで好評な「見積自動化システム」をご紹介しました。
もちろんPrintCreator単体でも見積書の作成・印刷にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。
そして今回のように、複数のトヨクモ製品を組み合わせることで更なる業務改善が実現できますよ！
今回使用したPrintCreator、FormBridge、kViewerを含むトヨクモ製品では30日間の無料お試しを実施しております。
回数制限なしで何度でもご利用いただけますので、まずはお気軽にお試しください。
