kintoneで迷子・落とし物管理を実現!スピーディーで正確な情報共有

kintoneには、商品施設やテーマパークなどでの落とし物・迷子を管理、共有できるアプリが備わっています。

このアプリの利用により、落とし物・迷子の状況や拾得場所などを一目で把握できるほか、スマートフォンやタブレットを使えば現場で写真撮影を含めて簡単に情報の登録が可能です。

本記事では、迷子・落とし物の情報をオンラインで管理するメリットを説明した後、kintoneの「迷子・落とし物管理」アプリで可能な3つの機能について紹介します。

入力した迷子・落とし物情報を外部の人でも閲覧、編集できるようにするトヨクモの「フォームブリッジ」と「kViewer」の機能についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

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迷子・落とし物の情報をオンラインで管理するメリット

迷子・落とし物の情報をオンラインで管理するメリットは、次の3つです。

  • 問い合わせ対応の負担が減る
  • 店舗・エリアごとの情報を共有できる
  • 再発防止に活かせる

ここからは、3つのメリットについて解説します。

問い合わせ対応の負担が減る

迷子・落とし物の情報は、常時オンライン上に公開しておくことで、電話やメールで顧客に対応する負担が減少します。

顧客側も問い合わせする時間を気にする必要がなくなるため、電話をしたり、メールを打ったりする手間が省けるでしょう。

たとえば、警察庁の遺失物情報サイトは、落とし物情報のオンライン公開の好例です。同サイトでは、落とし物が失くなった日や場所、分類を指定して検索すると、物品情報や拾得日、拾得場所が問い合わせ先の警察署と電話番号、問い合わせ番号とともに表示されます(*)。

*ただし、各都道府県の警察によって検索方法に違いがあります。

店舗・エリアごとの情報を共有できる

迷子・落とし物の情報をオンラインで管理すると、店舗・エリアごとの情報が共有できるようになります。

たとえば、スーパーや小売店で、迷子を発見した従業員が、その場でiPadやスマートフォンなどの電子機器から情報を登録できれば、アナウンス室の従業員がすぐさま反応し、呼び出しアナウンスが可能です。

また、落とし物についても、全スタッフが落とし物情報を把握することで、即座に落とし物をした人の特定につながるでしょう。

再発防止に活かせる

迷子・落とし物の情報をオンラインで管理すると、迷子・落とし物の再発防止に生かせます。迷子・落とし物の情報を集約できるツールの中には、どの店舗・エリアに迷子・落とし物が多いかを分析できる集計機能が備わっているためです。

集計機能を落とし物の分析に使うと、店舗やエリアごとにカバンやスマートフォンといった落とし物の割合を計算し、グラフ化も可能です。

分析の結果を受け、商業施設やテーマパークの運営元は落とし物が発生しやすい場所に張り紙を掲示したり、定期アナウンスで啓発したりする再発防止策が打てます。

kintoneの「迷子・落とし物管理」で情報共有

多くの人が集まる商業施設・テーマパークでは落とし物や迷子が頻発します。このような場所での迷子・落とし物を防ぐためには、kintoneの「迷子・落とし物管理」アプリが有効です。

「迷子・落とし物管理」アプリには、次の3つの便利な機能があります。

  • 迷子・落とし物の情報をリアルタイムで把握できる
  • スマホ・タブレットで情報登録が可能
  • 過去の情報を集計して再発防止に活かせる

ここからは、それぞれの機能について解説します。

迷子・落とし物の情報をリアルタイムで把握できる

「迷子・落とし物管理」アプリは、どの担当者がいつ落とし物や迷子をどの場所で発見したかが、現場からリアルタイムに把握できます。

このアプリで共有できるのは、文字情報だけではありません。写真で共有できるため、担当者以外が視覚的に迷子や落とし物を判断できるようになります。

このような情報共有機能は、公共交通機関など、時間に追われる現場で有効です。

たとえば、羽田空港の案内業務や物品販売を手がける日本空港ビルデング株式会社(東京都大田区)は、館内呼び出し登録システムにkintoneを導入したところ、iPadを使った迷子情報の入力がその場で可能になり、迷子を案内所まで移動する時間を削減しました。

さらに、kitoneに入力したデータは、すぐさまメンバー全員に共有されるため、案内係や空港スタッフが、アナウンス室に呼び出しをお願いするための紙の台帳を記入する手間が減るとともに、台帳の差し替えミスが改善されたとのことです。

スマホ・タブレットで情報登録が可能

「迷子・落とし物管理」アプリは、スマートフォンやタブレットを使えば、現場で写真撮影を含めて簡単に情報登録が可能です。これにより、担当者がわざわざ迷子・落とし物の情報を紙に記入したり、記入した紙を案内窓口や事務方に提出したりする必要がなくなります。

たとえば、東京ドームで開催されるイベントの運営、管理を手がける株式会社東京ドーム(東京都文京区)は、拾得物管理をkintoneでペーパーレス化し、業務効率化を実現させています。

同社ではもともと、落とし物が届けられれば、物品の情報をノートに書き、イベント終了後にインフォメーションに渡して管理していたとのことです。このため、イベントが終わるまではインフォメーションに落とし物の情報がありませんでした。

そこで、同社は、kintoneアプリに拾得物の情報と写真を登録できる体制を整えるとともに、外部ユーザーによる情報閲覧ができるkintone連携サービス「kViewer」を導入しました。kViewerの導入により、kintoneが導入されていないインフォメーションにも拾得物情報の共有が可能になったとのことです。

過去の情報を集計して再発防止に活かせる

「迷子・落とし物管理」アプリは、集計機能が備わっており、過去の情報を集計して再発防止に生かせられます。

具体的には、どこに落とし物や迷子が多いかなどをグラフ化することで、発生傾向の分析が可能です。これにより、商業施設やテーマパークの運営元は、案内板やアナウンスを通じた再発防止策を打てます。

フォームブリッジでkintoneライセンスがなくても迷子・落とし物情報をkintoneに登録できる

「迷子・落とし物管理」アプリを利用する場合は、 ウェブ上に公開するフォームを作成できるkintone連携サービス「フォームブリッジ」の活用をおすすめします。

フォームブリッジの活用により、kintoneライセンスがないスタッフでも迷子・落とし物情報を登録できるためです。

フォームブリッジを活用しないと、どうなるのでしょうか。kintoneはユーザー単位で料金が発生することから、商業施設やテーマパークの現場にいる全スタッフにライセンスを発行する場合、スタッフの人数によっては高額なコストがかかってしまいます。

「迷子・落とし物管理」アプリは便利な機能を備えています。しかし、アプリ単体では、kintoneユーザーしか情報の登録・閲覧ができないのです。

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kViewerで登録した迷子・落とし物情報を外部に公開できる

フォームブリッジで作成した迷子・落とし物情報をkViewerに連携すると、情報をkintoneユーザーではないスタッフや、お客さんにも公開可能です。

たとえば、kViewerで作成できるリストビューでは、kintoneの一覧画面と同様のレイアウトで、迷子・落とし物情報が外部公開できます。

さらに、ビュー内の迷子・落とし物情報を検索するための検索フォームを設置することで、情報にアクセスしやすくすることが可能です。

このような情報公開により、情報の共有レベルが上がり、迷子・落とし物を保護者や持ち主に引き渡しやすくなるでしょう。

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フォームブリッジ×kViewer連携で、kintoneの情報を編集できる

フォームブリッジで作成した迷子・落とし物情報をkViewerに連携することで、kintoneユーザーではない外部の人も、情報の編集が可能です。

仮に、kintoneユーザーではない施設のインフォメーションが、フォームブリッジとkViewerの連携で、kintoneの情報を編集できるようになるとします。

すると、インフォメーションの担当者が、自己判断で落とし物・迷子の対応状況や備考を変更できるようになります。担当者がわざわざ施設の本部に報告する手間が省け、結果として業務効率化につながるでしょう。

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kintoneとトヨクモ製品でリアルタイムの情報取得・公開が可能に

kintoneの「迷子・落とし物管理」アプリは、迷子・落とし物の情報をリアルタイムで把握できるようにするほか、過去の情報を集計して再発防止にも生かせられます。

アプリ単体では、kintoneユーザーしか情報の登録・閲覧ができませんが、フォームブリッジで作成した情報をkViewerに連携することで、ユーザーではない外部の人による、情報の登録・閲覧・編集が可能です。

これにより、迷子・落とし物を保護者や持ち主に引き渡しやすくなったり、業務の効率化を図れたりするでしょう。

フォームブリッジ、kViewerは30日間の無料お試しが何度でも可能です。お気軽にお申し込みください。


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