kintoneで災害対策・安否確認を行う方法

南海トラフ地震や首都直下型地震が30年以内に発生する可能性は、70%以上と言われています。それに伴い、大規模な被害が想定されています。

もしもの災害時に備えて、今から準備を進めていきたいと考えている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、災害対策としてkintoneや連携サービス、専用システムを用いた安否確認の方法をご紹介します。

記事の内容は、トヨクモ kinotne フェス 2023の「今できる災害対策を見つけよう〜kintoneや安否確認システムの利用〜」の動画でも解説をしておりますので、あわせてご覧ください。

kintone連携サービス「フォームブリッジ」×「kViewer」を用いた安否確認

kintoneを用いた安否確認では、メッセージやスペースを用いて、連絡のやり取りができます。

1対1でのコミュニケーションや、部署などの組織単位での情報共有が可能です。

また、kintoneサンプルアプリ「安否確認」を用いて、社員の状況や出社可否を直接登録したり、連絡を受けた人が登録をしたりして、安否状況を確認することもできます。

しかし、これらの安否確認を行う場合、以下のような悩みが出てくると思います。

  • kintoneライセンスがない社員の安否確認はどうする?
  • 社外の取引先の安否確認をしたい
  • 安否状況を共有したい

上記のお悩みは、kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer(ケイビューワー)」を組み合わせることで解決できます。

フォームブリッジは、kintoneライセンスがないユーザーでもkintoneに情報を登録できるWebフォームサービスです。

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kViewerは、kintoneに保存している情報を外部に公開できるサービスです。

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2つのサービスを連携すれば、フォームブリッジのWebフォームから安否の報告を行い、kViewerで安否状況の集計結果をグラフで外部公開できます。

フォームブリッジ:安否報告用フォームから回答/kViewer:安否状況をビューで外部公開

フォームブリッジとkViewerを連携することで、kintoneライセンスがない方でも、kintoneへのデータ蓄積〜閲覧まで可能となります。

【cybozu.com連携に対応】専用システムを用いた安否確認

ここまでで、kintone連携サービスを用いた安否確認の流れをご紹介しました。

しかし、実際に災害が発生した時は「安否確認の担当者が被災してしまった」「メールや電話が通じなくて連絡手段がない」などの問題が出てくるでしょう。

そのような時は、安否確認専用のシステムを利用することで、災害時に発生するリスクを回避できます。

トヨクモでは、災害時に自動で従業員の安否状況を確認できる「安否確認サービス2」を提供しています。スマホ、PC、タブレット、ガラケーで利用が可能で、カンタンでシンプルな操作性が特徴です。

cybozu.com連携にも対応しているため、安否確認サービス2の画面上からワンクリックでcybozu.comの従業員情報を簡単に同期できます。

導入企業は3,000社以上、継続率は99.8%で多くのお客様にご利用いただいています。(2023年7月時点)

安否確認サービス2の代表的な機能を以下にまとめます。

  • 災害時に連動した自動一斉送信
  • 回答情報の自動集計
  • 回答集計後の対策指示

それぞれ詳しく解説します。

災害に連動した自動一斉送信

安否確認サービス2では、災害に連動した自動一斉送信に対応しています。

地震・津波・特別警報」に連動して、自動で通知が送信されるので、夜間や休日に災害が発生した場合でも、迅速な安否確認が可能です。

通知先は専用アプリ、メール、LINE(オプション)の3種類があります。

メールについては、メールサーバーが混み合うとされている災害発生から30分〜1時間後までに安否確認の配信を完了するため、送受信に遅延が発生することはありません。(※2020年~2023年7月現在、震度5弱以上の地震/津波/特別警報の発生/発令から安否確認メール配信完了まで、30分以上要した回数が0回。)

回答情報の自動集計

安否確認サービス2では、回答状況の自動集計ができるため、安否状況を確認する管理者の方は、自動生成される集計結果を一目で確認できます。

部署・地域ごとに集計結果を確認でき、集計結果の閲覧を制限することも可能です。

回答集計後の対策指示

安否確認サービス2では、災害が発生してから行う、安否状況集計後の対策指示にも対応しています。

対策指示で利用する主な機能は以下の3つです。

  • 掲示板
  • メッセージ
  • 一斉送信

掲示板

掲示板は、全体で情報共有するのに適した機能です。

「災害時の道路状況や、建物の倒壊状況を従業員が画像付きで全体に共有」「事前に災害用のマニュアルをファイル化したものを掲示板に添付し、緊急時にメンバーに確認してもらう」などといった使い方ができます。

メッセージ

メッセージは、限定的なメンバーで議論をするのに向いている機能です。

LINEのグループトークのようにメンバーを選択し「災害対策本部」という災害に特化したメンバーに限定して、今後何時に出社してもらうのかなどを決めていくことができます。

一斉送信

一斉送信は、メッセージで決まった方針を全体に共有する機能です。

手動でも送信が可能なので、任意のタイミングで連絡ができます。

部署・地域ごとなど、宛先を絞り込んでの送信にも対応しているので、必要な情報を必要な人にのみ届けられます。

【トヨクモ 安否確認サービス2】cybozu.com連携機能でユーザー情報をカンタン導入

新たにシステムを入れる時にネックになる部分として「初期登録・メンテナンス」があります。

ユーザー管理が必要な新たなクラウドサービスを使い始める時は、よくある悩みだと思います。

安否確認サービス2では、cybozu.comとのユーザー情報連携に対応しているので、情報登録のためにCSVを作ったり、毎月手作業で編集をしたりする必要がなく、ボタン1つで連携が可能です。

以下で、cybozu.com連携の初期設定を簡単にご紹介します。

システム設定内で「cybozu.com連携」を選択
cybozu.comのURLとログイン名、パスワードを入力
新規ユーザーの初期パスワードを入力し「cybozu.comから情報を読み込むをクリック」
「cybozu.comの読み込みは正常に完了しました。」の表示が出たら読み込み完了です

詳細な手順は、操作ガイドcybozu.comとの連携マニュアルでも解説しています。

初期設定が完了すれば、従業員情報の自動同期が可能なので、月々のユーザーメンテナンスの工数を下げることができます。

まとめ

本記事では、kintoneを用いた災害対策、専用システムを利用するメリットについてご紹介しました。

すでにkintoneを利用している」「これからkintoneを利用していきたい」とお考えの方は、今後発生する災害への対策として、連携サービスや専用システムを用いて対策をとっていきましょう。

トヨクモのkintone連携サービス安否確認サービス2はいずれも30日間の無料お試しが何度でも可能です。ぜひお気軽にお申し込みください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
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