kintoneでマニュアル作成はできる？上手な活用法を徹底解説
業務マニュアルの作成は、新入社員や新たに異動してきたスタッフへの引継ぎ業務に欠かせません。業務の理解を深めるためにも、わかりやすく整理されたレイアウトであることが求められます。
そこでおすすめなのが「kintone」を利用したマニュアル作成です。しかし、kintoneはライセンスを持たなければ閲覧できないため、社内でマニュアルを共有できず上手く活用できないことに悩んでいる方も多いです。
今回は、kintoneを利用して業務マニュアルの作成を検討している方に向けて、kintoneを利用するメリットをご紹介します。kintoneライセンスがなくてもマニュアルの閲覧ができる「kViewer」の概要についても触れてるので、ぜひ最後までご覧ください。
＞関連記事：わかりやすいkintone（キントーン）とは？特徴・機能、メリットを解説
目次
kintoneで社内マニュアルを作成し共有
社内マニュアルをデジタル化するなら、活用法が豊富でシンプルなデザインのkintoneがおすすめです。kintoneを既に導入しているのであれば、社内で使用するマニュアルもkintone内で作成しましょう。
ここでは、kintone内でマニュアルを作成するメリットをご紹介します。
全ての情報がkintone内に蓄積される
業務マニュアル情報をkintone内に全て保存することができるので、管理が楽になります。
紙やオンライン上に保存されたマニュアルの場合、誰がどこの共有ファイルに保存したかわからず、探し出すのにも一苦労です。しかし、kintoneなら全ての情報を蓄積して一括管理できるため、引継ぎを行う際に情報に不備が生じるという危険性を減らせます。
また、編集権限を付与されれば作成者以外でも改訂ができるため、在籍する各社員が持つ情報を入力し、共有できます。
検索性が高い
知りたい情報をすぐに確認できる検索性の高さは、デジタル化されたマニュアルの最大のメリットといえるでしょう。
kintoneでは、検索で今知りたい必要な情報をすぐに見つけられます。検索内容ごとにアプリやスペース、ピープル情報が表示できるので、視認性が高く必要な情報を即座に探し出すことが可能です。
また全体検索とは別に、特定のスペース内に絞ってキーワードを検索することもできます。担当部署や部門、プロジェクト別に分けられたスペースに分けて検索できるので、作成側も閲覧者側も利用しやすいメリットがあります。
＞関連記事：kintone内のデータの検索、どうやるの？5種類の検索方法を解説！
アプリの選択肢が豊富
kintoneなら自社業務に適したアプリを作ることもできます。
「アプリの作成は、専門知識がないと難しそう」と思われがちです。しかし、kintoneは既存のサンプルアプリの中から業務に適したアプリを探してダウンロードするだけなので、簡単にアプリを作成できます。
無料テンプレートの種類は100種類以上あるため、求める用途のアプリもすぐに見つかるでしょう。
例えば、よくある質問と回答を掲載できる「FAQアプリ」は社内マニュアル作成におすすめです。社内スタッフからのよくある質問を集計して、それに対する回答を記載しておくことで、マニュアル代わりになります。
＞関連記事：kintoneでのFAQ作成方法、FAQページとして公開する方法
kintoneでマニュアル・業務手順書の作成が可能
kintoneは、アプリの設定次第でマニュアルや業務手順書を作成・管理することが可能です。
ここでは、トヨクモが実際に使用していた「定例業務手順アプリ」の設定内容をご紹介します。
なお、ここで紹介するアプリのテンプレートは、以下よりダウンロード可能です。自社の環境でお試しいただけます。
アプリの設定内容
定例業務手順アプリは、繰り返し行われる業務の手順書を、添付ファイルと合わせて管理できるkintoneアプリです。
レコードの中には、主に以下のフィールドが含まれています。
- カテゴリー：どの部署に係る業務なのかを、kintoneの「カテゴリー」機能で表示します。
- 終了した業務：その業務が終了済みかを表示します。ドロップダウンをYESにすることで、まだ終了していない業務の手順書だけが一覧画面に表示されるようになります。
- 利用対象：手順書を利用する部署を指定します。
- タイトル：何についての手順書かがわかるように簡潔に記載します。
- 何をするための手順なのか：手順書の対象となる業務を詳細に記載します。
- 添付ファイル：PDFや写真を添付して、わかりやすく手順を説明することができます。
- 詳細手順：リッチテキスト形式で、詳細な手順を記載します。あらかじめ番号が初期値に設定されているので、簡単に記載することができます。
- 参考リンク：その業務の参考となるページを、テーブル形式で複数設定できます。
- 補足事項や注意点：手順書を作成した当初からの変更点や、注意するべきポイントを記載できます。
手順書の作成・管理に必要な情報を、1つのアプリでまとめて管理できます。
このアプリが「自社でも活用できそうだ」と感じた方は、以下のリンクからアプリテンプレートをダウンロードして、自社に合うようにカスタマイズしてみてください。
＞関連記事：【テンプレ無料配布】kintoneアプリで業務手順書を作成・管理する方法を解説！
kViewerでkintoneライセンスを持たなくてもマニュアルの閲覧が可能に
kintoneをすでに社内で利用している場合は、社内マニュアルもkintoneを活用することで業務全体の効率化を図れます。ただし、kintone内でマニュアルを作成した場合、閲覧できるのはライセンスを付与されたkintoneユーザーに限ります。
エクセルやワードなどの別のオンライン上のシステムに移し替えることで確認することもできますが、それではkintoneを利用するメリットがありません。
また、異動の多い会社では、全ての新入社員や中途採用者へライセンスを付与する管理コストや金銭的コストの負担が大きくなってしまうデメリットもあるでしょう。
トヨクモの「kViewer」は、kintoneのライセンスがなくてもマニュアルの閲覧が可能になる画期的な情報公開ツールです。
＞関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方
ここからは、kViewerを活用するメリットについてご紹介します。
ビューカスタマイズで視認性の高いマニュアルに
業務マニュアルは、読み手を意識した視認性の高さが求められます。また、マニュアルの内容によってはグラフやリストなど最適な見せ方が異なるため、レイアウトにこだわると良いでしょう。
kViewerには、データや用途ごとに最適なビューカスタマイズが8つ用意されています。
- リストビュー
- ダッシュボードビュー
- グラフビュー
- 高度なグラフビュー
- カードビュー
- セグメントビュー
- カレンダービュー
- Ｍｙページビュー
ビュースタイルを使い分けることで、過去のデータ履歴や数値が可視化しやすく、視認性の高いマニュアルを作成できるでしょう。
多言語対応
海外スタッフに向けた業務マニュアルの作成に頭を悩ませる、という声もよく聞きます。
kViewerは、多言語にも対応しています。ブラウザの言語設定に合わせてビュー内で使用する言語を母国語で見れるので、日本語が得意ではない外国人の方にもわかりやすいマニュアルを作成できます。
対応言語は次の3つです。
- 日本語
- 英語
- 中国語
外国人にも優しいシステムのため、海外拠点のある企業でも数多く採用されており、満足度の高さは折り紙つきです。
高い検索性
作成したビュー内にフォームを設定することで、閲覧者は知りたい情報をすぐに見つけられます。
検索フォームは、検索対象となるフィールドを選べる「kintone風フォーム」や、複数のフィールドを跨いで検索できる「まとめて検索」など、豊富な検索機能が導入されています。
用途に適した検索機能が備わっているので、閲覧者側はストレスなく利用できて作成者側も管理がしやすく、双方にメリットを感じられるでしょう。
豊富なデザインテンプレート
わかりやすいマニュアルは、内容はもちろんのこと全体のレイアウトやデザイン性にこだわっているかも重要です。kViewerはデザインテンプレートのラインナップが豊富なため、
プログラミングの専門知識がなくても、簡単に見た目がきれいな高品質のデザインビューを作成できます。
デザインテンプレートは、シンプルで機能性の高いデザインのものからお洒落で目を引くものまで豊富なラインナップ。お気に入りのテンプレートを見つけましょう。
kViewerのデザインテンプレートがまとまったテンプレートギャラリーはこちら
kViewerを活用して社内マニュアルを作成する方法
それでは、実際にkViewerを用いて、FAQアプリと連携し社内マニュアルを作成する方法を紹介します。
ビューの作成に進む
まずはkViewerにログインし、「ビューの作成」に進みます。
複数のビューを選択できますが、今回は「リストビュー」を選択します。
アプリのURLを貼り付けAPIトークンを生成する
ポップアップ上の「ビューの管理名」と「kintoneアプリのURL」を入力します。
kintoneアプリのURLとは、アプリのトップ画面に表示される、
https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/
の形式のURLです。
その後に、画面下部の「APIトークンはこちらのURLから生成できます」をクリックします。
すると、kintoneアプリのAPIトークン生成画面が表示されるため、「生成する」を選択します。
なお、APIトークンは「レコード閲覧」のアクセス権が必要です。
APIトークンをコピーし、最後に「保存」した後にアプリの更新まで行います。
再びkViewerの画面に戻り、コピーしたAPIトークンを貼り付けて「作成」に進みます。
kViewerでレイアウトを整え最適なビューに
コンテンツのレイアウトやメインコンテンツの設定に進みます。
kViewerの機能を用いて外部に表示するkintoneフィールドの選択や、コンテンツ部分の背景色の選択が可能です。
ビューのレイアウトを整えたら「プレビュー」で見え方を確認します。
最後に「公開」をクリックすれば、ビューが公開されます。
kViewerを活用してマニュアルを作成した事例
kViewerを活用してマニュアルを作成した事例を3つご紹介します。
- さくら製作所株式会社
- 株式会社トラストバンク
- 尼崎市役所
さくら製作所株式会社
ワインセラー・日本酒セラー専門のメーカーのさくら製作所株式会社では、修理会社へのマニュアル共有において、以前は紙媒体で配布を行っていました。
この方法では、マニュアルを郵送する手間と時間がかかり、必要なタイミングで確認できないことが課題でした。また、コロナ禍においては、マニュアルを受け取るための来社も問題となっていました。
これらの課題を解決するため、同社はkViewerを導入。
製品の修理方法など、クローズドな技術情報を含むマニュアルは一般公開できないため、セキュリティを確保しながら必要な相手だけに情報を共有できるkViewerは最適なソリューションでした。
導入後は修理会社が必要なタイミングでいつでもマニュアルを閲覧できるようになり、印刷・郵送コストの削減にもつながっています。
＞事例記事：社内の基幹システムをkintone x トヨクモ全製品で構築、業務改善と顧客満足度の向上を同時に実現した
株式会社トラストバンク
自治体専用のチャットサービスなどを運営する株式会社トラストバンクでは、kViewerを活用して製品マニュアルを効率的に管理・公開しています。
同社の製品マニュアルはkintoneで一元管理され、kViewerのリストビューを通じて顧客に公開されています。
管理者向けと一般ユーザー向けの2種類のマニュアルを用意し、それぞれ専用URLで案内することで、顧客は必要な情報に簡単にアクセスできるようになりました。
この仕組みにより、顧客は問い合わせをしなくても疑問点を解消できるようになり、利便性が大幅に向上しました。
また、kintone上でマニュアル内容を更新すれば、kViewerのページに自動反映されるため、反映漏れリスクがなくなり、更新作業の工数も削減されました。
担当者は「一度ページを作りさえすれば、内容の追加や変更はkintone上で完結でき、メンテナンスが楽になった」と評価しています。
＞事例記事：決め手はスピード感と柔軟性。業務時間を200時間/月削減し、新規事業のドライブに成功したトヨクモkintone連携サービス活用事例
尼崎市役所
尼崎市役所では、kViewerを活用して庁内向けの業務改善ポータルを構築しています。
このポータルでは、kViewerのカードビューを用いて「アンケート・調査」や「管理（台帳）」などの項目をカード形式で表示し、各カードからは別のkViewerへのリンクが設定されています。
例えば、アンケート・調査のカードをクリックすると、kintoneやプラグインを活用した事例が表示される仕組みです。
さらに、ポータル内にはkintoneの概要動画へのリンクや練習用スペース、利用申請フォーム、マニュアルなどを設置し、職員が簡単に必要な情報にアクセスできるよう工夫されています。
このように業務改善事例を可視化したことで、「私の課でもkintoneを活用できますか？」など庁内でのDX意識が向上し、導入後約100業務にkintoneやトヨクモ製品が活用されるようになりました。
＞事例記事：職員約3,000人の健康診断予約システムを1日で構築、庁内のDX化を展開する尼崎市役所
kintoneでマニュアルを作成するなら「kViewer」を上手に活用しよう
今回は、kintoneを利用した社内マニュアル作成のメリットについてご紹介しました。kintoneは複数のシステムを一元管理できるため、すでに社内でkintoneを利用している場合は、業務マニュアルもkintoneを利用することをおすすめします。
kintoneの情報をライセンスの持たない社員でも確認できるようkViewerを導入して、マニュアルの効率的な管理・運用を図りましょう。
kViewerは、30日間の無料お試しが何度でも利用が可能です。ぜひお気軽にお申し込みください。
