kintoneで社内外へのコンテンツ共有を効率化する!【kViewer】

こんにちは。毎日お昼にカロリーメイトを食べる生活を辞めて、風邪を引いた中井です。
社員には散々いじられていますが、やはり栄養がある食品だと思います。

さて、以前、「私の業務改善」というシリーズで、弊社プロモーショングループの業務改善を10点紹介しました。

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展示会等でお会いした方々から、「参考にしたよ!」とお声がけいただき、大変光栄です。

今回は、直近実施してよかった「社内外へのコンテンツ共有アプリ/ビュー」を紹介します。

kintone内の情報を手間なく外部へ公開「kViewer」

社内へコンテンツを共有するためのkintoneアプリ

【問題】
・過去や新規コンテンツがまとまっているアプリがなく、お客様への案内で最適なコンテンツが案内できないことがあった。
・取引先へコンテンツを共有する際、毎回kintoneの各アプリから必要なコンテンツを探して送付する必要があった。

【対策】
・社内向け コンテンツを集約するkintoneアプリを作成
・取引先向け コンテンツを共有するkViewerのビューを作成

【効果】
・社内の各チームは、お客様ごと適したコンテンツ(資料や事例)をすぐに検索できるようになった。
・取引先へのコンテンツ共有も、このビューを共有 で対応可能になった。

私の所属するプロモーショングループは、事例kintoneapp BLOG資料動画など、トヨクモで利用している多くのコンテンツを作成しています。
一方で、コンテンツが増えてきたことにより、他チームがお客様の案内で最適なコンテンツをすぐに見つけられない事象が増えてきました。

例えば、以下のようなケースです。

  • 「介護系の事例を探しているお客様に、トヨクモ社員がHPの事例ページを確認して『介護系の事例はありません』と答えたが、ブログ記事では存在していた」
  • 「(新人の方などが)フォームブリッジの資料が欲しいと言われたが、どの資料を案内して良いかわからない」

そこで、kintoneにコンテンツ集約用のアプリを作成しました。

アプリ構成

(kintone)社内向けコンテンツ集約用アプリ

※kintone連携サービス用のアプリ(レコード一覧)
※レコード詳細画面

こだわりポイントは以下の4点です。

(1)検索時に別製品のコンテンツが該当しないように、「kintone連携サービス6製品」と「安否確認サービス2」ではアプリを分けました
(2)一覧で検索しやすいように、「カテゴリー」を設定しました。
(3)後からkViewerで出し分けができるように「非公開用のチェックボックス」を付与しました。
(4)「ピックアップ用のチェックボックス」で、代表的なコンテンツを出し分けできるようにしました。

kintoneアプリ利用方法

(1)カテゴリーで「事例」「動画」「資料」などのコンテンツを出しわけできるようにしています。

(2)業種別を選択するフィールドで、業種を選択すると、該当の業種の事例だけが絞り込まれます。事例や業種特化資料を探す時に便利です。

(3)「ピックアップのみ」を選択すると、代表的なコンテンツのみが表示されます。
過去にお客様から反響があったコンテンツに「ピックアップ用のチェック」をつけておけば、社内メンバーが「このコンテンツを案内すれば間違いない」と気付けます。

※迷ったらこれを案内しましょうというコンテンツです。

社外の方へ、コンテンツを共有するkViewer

続いて、kViewerです。シンプルな構成にしています。

ビューの構成

※レコード一覧画面
※レコード詳細画面

こちらのビューです
https://marketing.viewer.kintoneapp.com/public/kintone-contents-list

考えたポイント

(1)リストビューかカードビューかが迷いどころです。
資料などに限る場合、カードビューがキャプチャを大きく表示できるので良いと思います。
一方で弊社の資料はタレントさんやお客様のお写真を利用しているケースもあり、リストビューで統一することにしました。

(2)kViewerでは表示しない項目
取引先には公開したくない情報もあるかもしれません。その場合は、kintoneの「kViewer用(非公開)」のフィールドにフラグを立てておけば、kViewerでは非公開にできます。

ビューの利用方法

(1)kViewerの検索機能
kViewerの個人的イチオシ機能はリンクリスト。選択した製品を絞り込めます。
例えば、「フォームブリッジ」と検索すると、kintoneの「製品名」フィールドで「フォームブリッジ」が選択されているレコードだけを絞り込めます。

また、まとめて検索をつけることで、キーワード検索も可能です。例えば「2分で」と入れると、「2分でわかる動画7種類」が表示されます。

※お客様の反響をいただいている動画です。

あとは、気になったコンテンツを選択してもらうだけです!

「社内外へのコンテンツ共有アプリ/ビュー」を運用してみて

プロモーショングループ観点では、取引先や外注先に過去のコンテンツを共有する際に、kintoneでこのアプリを開くと、必要なコンテンツがまとまっているため、コンテンツを探す手間が省けます。
さらに、kViewerを共有すると、コンテンツをまるっと共有することも可能になりました。

また、公開後、すぐに社内の別チームから、要望が届きました。

やはり、kintoneは小さく初めて、PDCAを繰り返すことが良いですね。

まとめ

いかがでしたか?
簡単に社内外でコンテンツを共有できるアプリやビューを作成できるため、よければ試してください。

また、kViewerなど、弊社のkintone連携サービスは30日間の無料お試しが何度でも可能です。ご興味があれば、お気軽にご利用ください。


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