kintoneには多数のアプリが登録されています。
その中でも、問い合わせ対応業務に特化したものが「顧客サポートパック」です。
顧客サポートパックを用いることで、顧客情報と問い合わせ履歴を関連付け、よりきめ細かい対応が可能となります。
そこで本記事では、顧客サポートパックの機能やメリットを紹介し、kintone連携サービス「フォームブリッジ」「kViewer」との連携、作成したリストビューに認証をかける手順を解説します。
kintoneを導入中で、問い合わせ履歴を外部公開したい方は、ぜひ参考にしてください。
kintone(キントーン)は、ビジネスアプリ作成のクラウドツールで、サイボウズ株式会社が運営するサービスです。 業務で生じる多量なデータやそれに伴うコメントなどを一元管理でき、最近はCMでもよく見かけるようになりました。 今回[…]
kintoneアプリ「顧客サポートパック」で問い合わせ業務の効率・精度向上
顧客サービスやサポート業務を手助けするのが、「顧客サポートパック」です。顧客サポートパックは、顧客リスト・問い合わせ管理・サポートFAQの3つのkintoneアプリから構成されます。
顧客サポートパックを用いて、お客様情報と問い合わせ履歴を結びつけることで、よりスピーディーできめ細かい対応が可能です。
また、クラウドサービスであるため、部門や拠点を問わず、リアルタイムで同じ情報を共有しながら業務を行えます。
見やすい管理画面
会社名や連絡先をはじめとする顧客情報と、そのお客様の問い合わせ履歴を一つの画面でまとめて確認できます。必要な情報を瞬時に見つけられるため、作業効率が上がります。
また、過去の問い合わせ履歴を把握することで、それぞれのお客様の状況に応じた、丁寧な対応が可能です。
対応ノウハウが共有できる
問い合わせの種別や詳細、対応日時や担当者などの履歴を、時系列で細かく登録できます。対応ノウハウを共有できるため、サービス向上や社員教育にも役立ちます。
また、対応に困った場合は、コメント欄を活用して相談も可能です。
過去の質問をFAQで確認できる
FAQ管理ではサポートセンターに頻繁に寄せられる質問をまとめられます。過去の質問と模範回答を紐付けて管理可能です。
迷った時はFAQを参考にすることで、安心してお客様のお問い合わせに対応できます。
kintone連携サービス「フォームブリッジ」「kViewer」と「顧客サポートパック」を連携
kintoneは連携サービスを一緒に導入することで、さらに活用の幅を広げられます。
kintone連携サービス「フォームブリッジ」では、高度なwebフォームを作成し、kintoneに自動で入力内容を保存できます。
また、「kViewer」では、kintone非ユーザーに対しても、kintone内の必要な情報のみを公開可能です。
フォームブリッジとkViewer、さらにkintoneアプリの顧客サポートパックを掛け合わせることにより、お客様のお問い合わせ内容に内外部問わずアクセスできるようになります。
皆さん、フォームブリッジはご存知でしょうか？kintoneと連動するWebフォームで、kintoneアカウントがなくてもレコード追加ができるサービスです！ kintoneのスタンダードコースを契約しているなら、ぜひ利用してほしいの[…]
kViewer（ケイビューワー）とは、kintoneライセンスを持たないアルバイトや取引先の方に、kintoneの情報を共有するkintone連携サービスです。 「kViewerって何ができるの？」「導入するメリットは？」などの疑問に[…]
フォームブリッジで問い合わせ情報を収集しkintone内に保存
通常、kintoneの標準機能では、kintone非ユーザーからの情報登録を受け付けられません。
しかし、フォームブリッジを用いて、問い合わせフォームを作ることで、kintone非ユーザーからも情報を集められます。フォームブリッジに寄せられた情報は、自動的にkintoneに収集されます。
自社のホームページやサービスのランディングページにお問い合わせフォームを設置することで、顧客や将来的に顧客になりうる見込み顧客の情報を取得でき、今後の営業活動に活かせるようになります。 お問合せフォームは、今や営業活動の要として欠かせ[…]
そのため、回答を逐一kintoneに移し替える手間がかかりません。お問い合わせ内容や最新のステータス情報、担当者なども一元管理可能です。
また、フォームブリッジから収集した情報を顧客サポートパックを用いて整理することで、お客様情報とお問い合わせ内容を素早く連携できます。全てのお問い合わせに対し、正確かつスピーディーな対応を実現可能です。
kViewerを活用して自分の問い合わせ履歴を外部にも公開できる
基本的に、kintone内の情報はkintoneユーザーのみが閲覧可能です。しかし、kViewerを用いれば、kintone内の情報やデータを自由に外部に公開できます。
外部に情報を公開する際は、kintone内のデータを逐一移し替える必要もありません。
また、kViewerではリストビューやダッシュボードビュー、グラフビューなど、用途に応じて多様なビューを作成でき、視覚的にも効果的にアプローチできます。
フォームブリッジで作成したお問い合わせフォームから得た情報を、kintoneの顧客サポートパックで整理し、kViewerを用いて非ユーザーにも開示できます。
Toyokumo kintoneApp認証でメールアドレスに紐付いた情報開示が可能に
kViewerで作成したビューは、URLを知っていれば誰でも閲覧可能です。しかし、ビューの内容によっては、閲覧者を制限したい場合もあるでしょう。
kViewerではパスワード保護やIP制限など、公開中のビューに制限をかける方法があります。
中でも、フォームやビューにアクセスする際に設定できる、メールアドレスを用いた「Toyokumo kintoneApp認証」がおすすめです。
「お客様や自社会員への情報共有方法、メールの一斉送信くらいしか無いんだよな〜」とお困りでは無いですか？継続的にやり取りする相手の場合、蓄積した情報を、相手に合わせて公開したい！そんなシーンってありますよね。 例えば、「お客様に対して請[…]
kViewerのToyokumo kintoneApp認証は自動同期に対応しているため、認証に用いるメールアドレスはkintoneアプリで管理し、レコード内の情報が書き変わる度にkViewerへ反映可能です。
また、一度認証を通過すれば、複数のビューを自由に往来でき、毎回認証情報を入力する手間を省けます。
以下で、kViewerで作成したリストビューに、Toyokumo kintoneApp認証をかける手順を見ていきましょう。
1.ビューの詳細を設定する
ビューの詳細設定から、「Toyokumo kintoneApp認証」に進みます。
2.認証利用をチェックする
「Toyokumo kintoneApp認証を利用する」をチェックします。
3.属性を追加する
レコードを絞り込み・並べ替える際に、属性の条件を設定することで、条件に一致したレコードのみを素早く表示できます。
属性を追加する際は、「属性を追加」をクリックします。
4.属性を入力する
属性を入力し、横のチェックマークをクリックします。
属性が追加されました。
属性は最大2つまで設定できます。
5-1.設定画面でユーザーを登録する場合
「kintoneAppユーザーを追加」をクリックします。
メールアドレスと属性を入力し、「保存」をクリックします。
複数ユーザーを追加する場合は、「＋kintoneAppユーザーを追加」をクリックし、再度情報を入力・保存します。
最後に編集中の設定を完了させて終了です。
5-2.kintoneアプリを認証元としてユーザーを登録する場合
まず、認証用のメールアドレスを管理するkintoneアプリを準備します。
アプリ上でメールアドレスと、属性を設定する際は属性を入力します。
kViewer上の画面で、「kintone同期」をクリックします。
表示されたポップアップ画面上で、同期するkintoneアプリのURLを入力します。
kintoneアプリのURLとは、アプリのホーム画面に映る「https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/」の形式のURLです。
URLを入力後、「APIトークンはこちらのURLから発行できます。」をクリックします。
kintoneアプリ上のAPIトークンの生成画面が開くため、「生成する」をクリックします。次に、発行されたAPIトークンをコピーして「保存」をクリックし、最後にアプリ全体を更新します。
再度kViewerに戻り、コピーしたAPIトークンを貼り付け、次に進みます。
同期する列の設定をします。
メールアドレスと属性が入っているフィールドを、それぞれ「kintoneの列」として選択します。
同期するデータを絞り込みたい場合は、絞り込み条件を追加します。
その後、「保存して同期」をクリックします。最後に編集中の設定を完了させて終了です。
5-3.CSVファイルを読み込んでユーザーを登録する場合
まずは、登録するCSVファイルを準備します。
以下のように、CSVファイルは一番上の行を項目列とし、メールアドレスと、設定する場合は属性も入力します。
kViewerの画面上で、「CSV入力」をクリックします。
赤枠内にファイルをドラッグアンドドロップするか、クリックしてファイルを参照します。
CSVファイルのメールアドレスと属性が入っている列を、それぞれ「ファイルの列」として選択します。すると、CSVファイルが読み込まれ、最上位の列がプレビューとして表示されます。なお、文字化けする場合は、文字コードを変更してください。
読み込み方は「追加入力」を選択し、「実行」をクリックします。
CSVファイルが読み込まれたことを確認し、編集中の設定を完了させて終了です。
kintone連携サービスでお問い合わせ対応の質を向上
今回は顧客サポートパックの機能や、kintone連携サービス「フォームブリッジ」「kViewer」との連携、kViewerでToyokumo kintoneApp認証をかける手順を解説しました。
kintoneアプリと連携サービスを活用することで、業務を効率化し、お問い合わせの質を大幅に向上させられます。また、Toyokumo kintoneApp認証をかけて、kViewerで作成したビューのセキュリティ管理も可能です。
kintoneとトヨクモの連携サービスを活用して、ぜひ問い合わせ業務の品質を向上させてみてください。
今回紹介したフォームブリッジとkViewerは30日間の無料お試しが可能です。まずは使い心地を知ってから本格的な導入を検討したいと考えている方は、ぜひまずは使ってみてください。
