kintone（キントーン）には、セミナーの申し込み管理を便利にするアプリやプラグインが複数搭載されています。
こうしたアプリ・プラグインは参加者の属性を整理したり、出欠状況を把握できたりすることから、非常に便利ですが、機能を把握しきれていない人も少なくありません。
そこで、本記事では、セミナーの申し込み管理にkintoneを活用するメリットを説明した後、kintoneのセミナー参加者名簿アプリの機能について解説します。
kintone連携サービス「フォームブリッジ」を使い、アンケートフォームを作成する方法についても説明するため、セミナー等のイベントにおける申し込み管理を効率化したいとお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
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セミナーの申込み管理にkintoneを活用するメリット
セミナーの申し込み管理にkintoneを活用するメリットは、次の3つです。
- データの紛失リスクをなくせる
- クラウドシステムであれば情報がリアルタイムで更新される
- イベント終了後の分析に使える
ここからは、3つのメリットについて解説します。
データの紛失リスクをなくせる
kintoneのセミナー申込み管理アプリを活用すると、データの紛失リスクをなくせます。
紛失のリスクが高く、個人情報の漏えいにつながりやすい紙でのデータ管理と異なり、セミナー申込み管理アプリは、組織名や氏名、メールアドレス、参加日程といった申込者の情報がデータとしてkintoneに集約できるためです。
ただ、実際にセミナー申込み管理アプリを利用する際は、kintoneのアカウントを持たない人でもレコードの入力を可能にするために、kintone連携サービスのフォームブリッジが必要になります。
クラウドシステムであれば情報がリアルタイムで更新される
セミナーの申し込み管理を便利にするkintoneのアプリはクラウドシステムのため、情報がリアルタイムに更新されます。
これにより、セミナーの運営側は、アプリを通じて現在の申込数やセミナー参加を申し込む人の組織名や氏名、メールアドレスなどの最新状況を複数人で管理できるでしょう。
イベント終了後の分析に使える
セミナーの申し込みを便利にするkintoneのアプリのうち、セミナー参加者名簿アプリは、参加者と欠席者の割合をグラフ化できるなど、イベント終了後の成果分析にも使えます。
このアプリは、欠席者をさらに「連絡あり」と「連絡なし」に区分けしてくれるため、連絡ありの欠席者から欠席理由を分析するなどし、次回のイベント開催に生かせられるでしょう。
また、セミナー申込み管理アプリは、申込者の個人情報を入手できることから、開催後の参加者へのフォローアップや次のイベントの告知にも活用可能です。
kintoneでセミナー参加者の申込情報を管理できる
出典：セミナー参加者名簿
kintoneをすでに導入している方は、情報の集計や分析の観点から、イベントの申し込み管理にkintoneのアプリを使いましょう。
この時に使用するアプリは、セミナー参加者の申し込み情報を管理できる「セミナー参加者名簿」アプリです。
セミナー参加者名簿アプリの主な機能は次の3つです。
- 開催日ごとのデータを絞り込める
- ワンクリックで歩留まりの集計もできる
- フォームブリッジとの連携で申し込みフォームの作成も可能
ここからは、それぞれの機能について解説します。
開催日ごとのデータを絞り込める
セミナー参加者名簿アプリは、開催日ごとのデータを絞り込めます。
具体的には「申込セミナー名」を絞り込んだ後、会社名と氏名、出欠状況をフィールドごとに確認できるとともに、出欠状況のフィールドを閲覧することで、セミナーの申込数が把握できるでしょう。
セミナーの運営側は、セミナーの申込数がわかれば、追加集客や応募締切といった必要な対応をすぐに行えます。
ワンクリックで歩留まりの集計もできる
セミナー参加者名簿アプリは、参加者と欠席者の割合を円グラフや棒グラフなどで可視化できることから、ワンクリックで歩留まりの集計もできます。
歩留まりとは、集客数に対する出席者の割合のことです。一般的にセミナーは目標集客数と歩留まりを開催前に数値化しているケースが多いことから、セミナーの運営側は、歩留まりの可視化を通じて開催後の成果報告にかかる負担を軽減できるでしょう。
フォームブリッジとの連携で申し込みフォームの作成も可能
セミナー参加者名簿アプリは、フォームブリッジとの連携により、kintoneのアカウントを持たない外部の人への公開が可能な申し込みフォームの作成ができます。
アプリ単体では、参加の可否を回答できる申し込みフォームを作成できません。この点、フォームブリッジは、セミナーの申し込み管理をするうえで必須のアプリといえるでしょう。
フォームブリッジとkintoneアプリを連携してアンケートフォームを作成
前述の通り、フォームブリッジとkintoneアプリを連携することで、アンケートフォームを作成することが可能です。
集めた回答は自動でkintone内に蓄積されるため、データを集計し、kintoneに読み込ませるといった手間は発生しません。
また、アンケートフォームの作成に際してプログラミングの知識を必要とせず、条件分岐や自動入力、多言語対応など高度な機能を持つフォームの作成も簡単に行なえます。
一度操作に慣れてしまえば、5〜10分程度で一通りのフォームが作れるようになります。
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kintoneでの申し込み管理で業務がより効率的・正確に
セミナーの申し込み管理を便利にするkintoneのアプリを使うと、データの紛失リスクをなくしたり、最新情報をリアルタイムに複数人で共有したりすることが可能です。
また、kintoneのアプリのうち、セミナー参加者名簿アプリは、開催日ごとのデータを絞り込めたり、参加者と出席者の割合の可視化を通じて歩留まりを集計したりできます。
さらに、セミナー参加者名簿アプリと、申し込みフォームの作成が可能なフォームブリッジとを連携して使用することで、出欠申請作業が楽にできるでしょう。
このように、kintoneは、セミナーの申し込みを便利にするアプリが搭載されています。オンライン、オフラインを問わず、セミナーの企画時には、積極的に活用するとよいでしょう。
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