【新機能】あなたのkintoneがお客様や会員との情報共有基盤に変わります

「お客様や自社会員への情報共有方法、メールの一斉送信くらいしか無いんだよな〜」とお困りでは無いですか?継続的にやり取りする相手の場合、蓄積した情報を、相手に合わせて公開したい!そんなシーンってありますよね。

例えば、「お客様に対して請求書や、その履歴を確認してもらいたい」「イベントの参加者に対して、一方的に資料の公開をするだけでなく、追加でその方の役職やイベント感想などを追加登録してもらいたい」などのイメージです。

現状は、紙やメールでやり取りしているけど、本当は双方向に、情報を蓄積しながらコミュニケーションが取りたい!そんな相手がいるあなたのための機能を、フォームブリッジkViewerにて今回実装しました!

顧客や会員、イベント参加者とのコミュニケーション方法で手間を感じていませんか?

お客様や自社サイトの会員、イベントの参加者など、一定期間以上の間、連絡を取り合う対象が多くなると、メールだけでは情報共有が大変になるものです。

専用サービスであれば、自分の購入した履歴が見れるMyページや、イベント参加者とのコミュニケーション履歴などが確認できるでしょう。ですが、多岐に渡る業務それぞれ、全てにおいて専用システムを入れるのは、費用的にも、習熟コスト的にも現実的には難しいもの。

汎用的なシステムであるkintoneでそれが実現できたら良いのに、と思いながら、なかなか最適解を見つけ出せずにいた方、多いのではないでしょうか?今回、そのお悩み、解消できると思います。

メールで一斉通知?同じ内容しか送れない

お客様や会員向けに情報共有する際、1つ1つメール文書を作成して送っているという方はそう多くないかと思います。お客様へ毎月案内する請求案内や会員限定のイベント案内などはメール配信ツールやトヨクモのkMailerの一斉送信を送っている方もいるかと思います。

ただ、一斉送信機能を使うと、全員に対し同じ内容で案内することになり、そのお客様に紐づいた重要な情報を案内しづらい、という難点がありました。

フォームブリッジで参加申し込み?後から自分の情報を更新しづらい

フォームブリッジを使ってWebフォームからイベントの申込みをして、後から参加者自身の情報を更新してもらいたい、という時ありませんか?

例えば、最初はアドレスだけで参加申し込みしてもらいたいけど、後からお名前や役職、参加後には感想も記載してもらいたいなど。このあたりも、今まではやりづらかったかも知れません。

kViewerで相手に合わせた情報の公開?メンテナンスに難あり

販売代理店に商品の価格を公開する際など、相手によって閲覧できる情報を変更したい。そんな時はありませんか?

これまでの機能でも無理やりできないことは無いですが、製品や代理店の増加に耐えられない、メンテナンス性などに大きな難点がありました。

上記を全て解消できる機能を実装しました

これまでkintoneとkintone連携サービスでは実現できなかった、外部へのスムースな情報共有とメンテナンスの容易さ、セキュアな環境、いずれも実現したのが、今回の新機能「Toyokumo kintoneApp認証」です。

Toyokumo kintoneApp認証とは

Toyokumo kintoneApp認証」は、kintone連携サービスを横断して設定できる認証機能です。権限を付与されたIDが、その該当フォーム/ビューのみならず、kintone連携サービスを全体通して利用できます。

つまり、情報を共有したい外部の方へ、IDを付与し「見てもらいたい情報」「投稿してもらいたいフォーム」を完全にコントロールできるのです。

本来、kintoneはkintoneのライセンスを持っている社内のユーザー同士でデータを共有したり、コミュニケーションをとることができます。

また、kintone ゲストユーザーのライセンスを購入することで取引先や協業先、アルバイトや、コンサル関係の企業といった業務でコミュニケーションを必要とする相手とも連絡が取れるようになります。そこまでが、kintoneのユーザーライセンスの中では限界でした。

今回、Toyokumo kintoneApp認証でIDとして登録されている「Toyokumo kintoneAppユーザー」は、今までオンライン上でコミュニケーションが取れなかった相手との情報共有が手軽に実現できるようになったのです。

例えば、イベントの参加者との情報共有や、メルマガ購読者の自分の登録情報の確認や解除手続き、塾と生徒や、学校と保護者などと継続的な情報共有、コミュニケーションが取れるようになります。今まで費用や習熟工数的にもIT化できなかった範囲にも、Toyokumo kintoneApp認証を活用し、IT化を進めていくことが可能になるのです。

特徴

それでは、今回の新機能「Toyokumo kintoneApp認証」の特徴を列挙します。

・共通ID(メールアドレス)で複数のビュー/フォームに行き来できる

 

Toyokumo kintoneAppユーザーは、自身の許可されているフォーム、ビューを、1度のログイン作業で、行き来することができます。なので、ポータルページのようなものを作成すれば、そのユーザーはポータルを起点に「情報確認」「各種申請」「情報のアップデート」など、自由度の高い情報のやり取りをすることができます。

もちろん、Toyokumo kintoneAppユーザーではないユーザーにどのURLが漏れたとしても、何も閲覧も登録もできないので安心です。

・IDはkintoneアプリと連携可能だからメンテナンスフリー

Toyokumo kintoneApp認証のIDはメールアドレスなのですが、これの登録方法は、手入力、CSV入力、に加えkintoneアプリをIDのマスタとして連携することができます。

これにより、kintoneアプリ上のマスタ、例えば「取引先管理」「会員マスタ」をきちんと管理しておけば、kintone連携サービス側にCSVの再読み込みなどはしなくても良い、ということです。IDの二重管理などに苦しめられることなく、認証を運用することが可能です。

※2022年6月10日より、kViewerでは同期先のkintoneアプリとの自動同期設定ができるようになりました。(自動同期設定は、Toyokumo kintoneApp認証のプロフェッショナルコースでご利用いただけます。設定方法はこちらをご覧ください。)

・メール認証だからパスワード管理不要

Toyokumo kintoneApp認証のIDはメールアドレスとお伝えしましたが、ログイン時にもそのメールアドレスへログインURLを送信する運用なので、パスワードが不要です。

会員管理の泣き所でもある「ユーザーのパスワードは誰が管理するか」「変更依頼が来たらどうするか」の悩みは、最初から存在しません。

・ID数制限なしで登録可能

ID数に制限はありません。これまでコミュニケーションツールが用意しづらかった「自治体←→市民 」間であったり、「企業←→ファンクラブ会員」間でのご利用なども可能です。

活用イメージ

Toyokumo kintoneApp認証の、活用イメージをいくつか挙げてみます。いずれも私の想像の範囲でしか無いので、他の突き抜けた活用方法などを想像していただけると嬉しいです。

イベント申込者との継続的な情報共有

イベントへ申込みをした方に対してToyokumo kintoneApp認証のIDを付与することで、自身の登録情報の確認/更新、イベント資料の公開、オプションへの追加申請、などができるようになります。

イベント管理者によくある「この資料、誰にまで送ったっけ?」「何回も同じことを記入させて、クレームになる」などが解消できます。

会員への情報公開や申請フォームの運用

スポーツクラブなどの会員管理が簡単にできます。Web申込みで会員登録をしてもらい、Toyokumo kintoneApp認証のIDを付与した後は、会員限定の情報閲覧や、限定イベントへの申込みの権利を付与することなどができます。

管理者側からも最新情報をどんどん公開できるので、エンゲージメントの向上などにも寄与します。

各販売代理店に専用の卸値を案内

kintoneで管理している情報を属性に応じて公開することができます。例えば、代理店Aと代理店Bでは販売できる製品は同じでも卸値が異なる場合があります。その代理店に適した情報、他社には見られたくない情報を安全に出し分けることが可能です。

料金とお試し

Toyokumo kintoneApp認証を利用できるコースですが、フォームブリッジ、kViewerともにプレミアムコース・プロフェッショナルコースで利用できます。

フォームブリッジのプレミアムコース、kViewerのプレミアム/プロフェッショナルコースご契約中の方はすぐにToyokumo kintoneApp認証が利用できます。

利用料金についてはフォームブリッジの料金ページならびにkViewerの料金ページをご覧ください。

※10,000件を超えるToyokumo kintoneApp認証の利用を希望される場合には個別にご相談ください。

また、以下にてToyokumo kintoneApp認証の設定方法をご案内しておりますので、ぜひご参照ください。

▼kViewer Toyokmo kintoneApp認証設定方法はこちら

▼フォームブリッジ Toyokmo kintoneApp認証設定方法はこちら

 

ぜひ、ご相談ください!

さて、色々と書いてきましたが、私達も新機能をリリースしたばかりで、どんな活用方法があるのか、まだまだ分かっていません!これを読んだお客様・パートナー様の中で、「こんな使い方ってアリ?」「これは実現できるかな?」などとアイデアがありましたら、ぜひお気軽にご相談いただけますと嬉しいです!

まだフォームブリッジやkViewerのアカウントをお持ちでない方は、ぜひお試しください。
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また、Toyokumo kintoneApp認証で自社の運用にあった改善ができるか相談する場合は下記からお問い合わせください。

それではまた!


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
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