kintone（キントーン）は、さまざまなプラグインと連携することにより、kintoneのデータをさらに便利に活用することができます。
例えば、kintoneと名刺管理ツールを繋ぐと、煩雑になりがちな名刺情報の入力・検索が効率よく行えるようになります。
今回は、kintoneのプラグインを活用した名刺管理の方法や、「kViewer」を用いたオンライン名刺の作成方法をご紹介します。kintoneを導入中で、オンライン上で名刺管理を行いたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
名刺管理をオンラインで行うメリット
まずは、名刺管理をオンラインで行うメリットを解説します。紙ベースの名刺をアナログで管理する場合、時間効率や情報共有の面でさまざまな課題が生じますが、オンラインに切り替えることで、それらのデメリットを回避することができるでしょう。
目当ての会社や人物を簡単に見つけ出せる
紙の名刺を管理する時の困りごとといえば、やはり名刺を探す「手間」でしょう。「この間のあの人の名刺はどこにあった？」「前にもらったことがあったはずだけれど…」と、あちこち探した経験がある方は少なくないでしょう。また、受け取ったままで整理や管理ができていないこともあるかもしれません。
オンライン上で名刺管理を行っていれば、名刺の情報が全てデータベース化されているため、目当ての情報を簡単に、かつ素早く見つけ出すことができます。また、検索条件を指定すれば、会社名や担当者名から名刺データを検索することも可能です。名刺を探す無駄を省ければ、業務の効率化にも寄与するでしょう。
個々の人脈が会社全体に共有される
オンライン上でデータベース化した名刺情報は、チームや部署などで共有することもできます。個々の人脈が可視化されることで、より効率的な営業活動に繋げられるでしょう。「チーム内に面識のある人はいないが、別の営業担当者が面識を持っているかも…」といったケースでは、特に役立つ可能性があります。
また、異動や退職に伴って担当者が交代する場合にも、オンラインで名刺情報を共有していれば、顧客情報の引き継ぎが容易にできます。過去の商談内容などをデータに残しておくことで、後任の担当者もスムーズに業務を進められるでしょう。
いつでもどこでも情報を閲覧できる
現在主流となっているオンライン名刺管理ツールは、クラウド型と呼ばれるものです。インターネットに繋がるデバイスがあれば、いつでもどこでも情報にアクセスすることができます。
外出時や移動中などにも名刺データをチェックできますので、急な訪問が決まった時はスマートフォンでさっと閲覧して営業先へ、といった使い方も可能です。
もちろん、名刺の登録も外出先からできますので、データの入力をうっかり忘れていた、などのミスも減らせるでしょう。
情報が最新のものにアップデートされる
紙ベースの場合、名刺管理は個々の担当者に委ねられていることが一般的です。そのため、以前受け取った名刺情報がそのままになっているケースも多くあるでしょう。しかし、名刺交換した相手が部署異動していたり、役職が変わっていたりといったことは決して珍しくありません。
オンライン名刺管理ツールは、担当者が名刺を交換するたびに最新の情報にアップデートされます。部署が変わっていたことに気づかず連絡してしまった、同じ人物に営業をかけてしまった、といったトラブルを防ぐことにも繋がります。
kintoneを使えばオンラインで名刺管理ができる
続いては、kintoneを使った名刺管理の方法をご紹介します。既にkintoneを活用しているのであれば、別の名刺管理ツールを新たに導入するよりも、kintoneの機能を使ったほうがスムーズに行える上、以降の営業活動にも活用できて便利です。
自分でアプリを作る
kintoneは、プログラミングなどの知識がなくても、誰でも簡単にアプリが作成できます。アプリストアにはさまざまなサンプルアプリが用意されていますので、それをベースにしてカスタマイズを加え、より実際の業務にフィットするようアレンジすることもできます。
ここでは、名刺管理アプリを自分で作成する方法と流れをみていきましょう。
【①名刺管理アプリに登録する項目を決める】
まずは、どのようなデータを名刺管理アプリに登録したいか、必要な項目をリストアップします。例としては、以下のようなデータが挙げられます。
- 会社名
- 部署名
- 氏名
- 役職
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 名刺交換日
- 自社の担当者名
- 名刺画像
【②kintoneでアプリを作成する】
続いて、kintoneでアプリを作成します。まずはアイコンやアプリグループを設定し、次にデータの入力フォームを作成します。kintoneは、ドラッグ＆ドロップの操作だけで項目の配置や並び順を設定できます。入力する内容に合わせて、日付型・文字列型など適切なデータ型を指定しましょう。
【③機能拡張】
作成した名刺管理アプリをさらに便利に使うには、プラグインを追加します。例えば、一覧検索プラグインを追加すると、会社名や氏名で検索できるようになりますので、より効率的にアプリを活用することができます。
既存のプラグインを使用する
既存のプラグインを用いると、より簡単に名刺の登録ができるようになります。例えば、「Ai名刺解析プラグイン」を使うと、スマートフォンで撮影した名刺の画像から、自動でkintoneの名刺管理アプリにデータを入力してくれます。
名刺管理だけでなくオンライン名刺を作成しよう
新型コロナウイルス感染拡大により、在宅勤務やリモートワークといった新しい勤務スタイルが定着し始めた今、対面による名刺交換の機会は激減しました。コミュニケーションのデジタル化・オンライン化が進み、ビデオチャットで会議や商談、飲み会が行われることも日常的なものとなりました。
そんな中、QRコードやURLなどを使って名刺を交換する、「オンライン名刺」というスタイルが広がりつつあります。比較的新しいサービスではあるものの、リモートワークの恒久化やペーパーレス化などの影響で、今後さらに注目されていくと予想されています。
ここからは、オンライン名刺の特徴やメリットをご紹介します。
情報の変更が簡単
紙の名刺の場合、一度作ってしまうと情報を書き換えることができません。部署や役職が変わっても、すぐに情報を反映できないため、新しいものができるまで従来のものを使い続けなければなりませんでした。
一方オンライン名刺は、オンライン上で簡単に情報を変更することができますので、名刺を新たに作り直す必要はありません。必要に応じて、その場で情報を追加して相手に渡すことも可能です。
保管場所がいらない
紙の名刺の在庫が大量にあると、保管スペースの確保に困ってしまうこともあるでしょう。
オンライン名刺はデータで管理されるため、保管場所が不要です。また、物理的に名刺を紛失する心配がなく、保管状態を気にかける必要もありません。
これまで名刺を保管するために使っていたスペースを、別の用途に活用することができます。
印刷コストがかからない
紙の名刺にかかる費用は決して小さくありません。紙質にこだわったり、多色刷りにしたりと、こだわればその分印刷コストも高くなってしまいます。
オンライン名刺の場合、紙代や印刷代はかかりません。また、デザインに工夫を凝らしたものを作ってもコストが上がることはなく、オリジナリティのある名刺を作ることができます。
kintone連携サービス「kViewer」でオンライン名刺作成
kintoneを既に導入しているのであれば、連携サービスを使うことでオンライン名刺の作成が簡単にできます。今回は、「kViewer」を用いたオンライン名刺作成の方法をご紹介します。
kintoneでオンライン名刺や自身のプロフィールページを作成
kintoneのプロフィールページに必要なデータを登録し、自身のオンライン名刺に掲載したい情報をまとめます。
kintone内の情報を外部に公開できる「kViewer」と連携させると、プロフィールページのデータが反映されます。
kViewer（ケイビューワー）とは、kintoneライセンスを持たないアルバイトや取引先の方に、kintoneの情報を共有するkintone連携サービスです。 「kViewerって何ができるの？」「導入するメリットは？」などの疑問に[…]
kViewerで見た目を整え取引先との商談前に共有
次に、kViewerで見た目を整え、Webページのように見やすくレイアウトします。写真を載せる、デザインに工夫を凝らすなどすれば、よりその人の人となりが伝わるページを作成できるでしょう。取引先との商談前に、オンライン名刺としてkViewerのページを共有します。
エン・ジャパン株式会社様では、kintoneとkViewerを連携してオンライン名刺を作成し、取引先とのやりとりの際に活用しています。
事前にプロフィールページを送っておくと、相手に自分のことを詳しく知ってもらうことができます。当日のコミュニケーションがスムーズに行えれば、商談の成立や契約にもつながることでしょう。
>ノーコードでカンタンにWebページ作成！エン・ジャパンのkintoneでのCMS活用法とは
kintoneを活用して名刺管理・作成をオンラインで
オンラインによる名刺管理のメリットや、kintoneとkViewerを連携した名刺作成の方法をご紹介しました。
ビジネスにおいても、非対面・リモートでのコミュニケーションが増えている昨今、オンラインでの名刺管理の必要性・重要性はますます高まっていくでしょう。
オンライン名刺のメリットは、情報変更までのタイムラグや印刷コストなど、紙の名刺が抱えていた課題を解決できるだけではありません。さまざまな情報を付加することで、より“その人らしさ”が伝わる名刺を作成することができます。
kintoneのデータを活用した名刺の管理・作成をお考えのご担当者様は、ぜひkViewerの導入をご検討ください。
