「給与計算業務を一元化をしたいけれど、どのように行えばよいかわからない」
このような悩みを抱えている担当者の方は数多くいらっしゃいます。
従業員情報に漏れや記入ミスなどが多かったり、いくつかの部署に情報が散らばっていたりして、管理に苦労されている方も多いでしょう。
本記事では、kintoneで給与計算を行うメリットと、導入時の課題について解説します。
業務効率化に最適なkintone連携サービスについても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneで給与計算を行うメリット
kintoneで給与計算を行うメリットには、主に以下の3点があります。
- 給与計算のためのアプリを自社で作成できる
- 情報が全てkintoneに集約される
- kintoneユーザーであればいつでもどこでも勤怠入力ができる
kintoneには表計算の機能があるため、エクセルと同じ感覚で移行することが可能です。
給与計算のためのアプリを自社で作成できる
以下3つの工程によって、kintoneでの給与計算が可能です。
- 社員名簿アプリ
- 給与計算用アプリの作成
- 勤怠管理アプリの集計結果を給与計算アプリに反映
まずは「マスタアプリ」と呼ばれる社員名簿アプリを作成し、そのなかに社員の個人情報を入力していきます。
次に給与を計算するためのアプリに基本給や手当などを設定し、最後に「ルックアップ機能」を用いて連携させます。
手順を見るとやや複雑に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば難しい工程はないため、導入後の管理は非常に楽です。
すでにkintoneを利用していれば、自社でアプリを作成することが可能なため導入のハードルは低いでしょう。
情報が全てkintoneに集約される
kintoneで給与管理することによって、すべての情報を1か所に集約できます。
「エクセルで作業して、そのデータをkintoneに入れる」といった手間が発生しなくなるため、業務効率化に繋がります。
管理した情報は簡単にグラフ化できるため、自社のコスト管理の資料としてもすぐに活用できます。
kintoneユーザーであればいつでもどこでも勤怠入力ができる
kintoneでの勤怠管理を導入すれば、出退勤管理、残業申請・休暇申請などがスマホからでも入力可能です。
データが瞬時に社内で共有でき、管理者の承認もすぐに行えるため連絡の手間が省けます。
kintoneで給与計算を行う際に直面する3つの課題
このように便利なkintoneですが、導入時に課題となるのは以下の3点です。
- 保険料率や税率の変更を自動で反映できない
- 従業員の勤務形態や所得に応じた計算は手動で行う必要がある
- 給与計算システムと連携する必要がある
自社の使用用途や効率化したい項目と照らし合わせてから、導入を検討してみましょう。
保険料率や税率の変更を自動で反映できない
給与計算をする際には、最新の税率について確認しておく必要があります。
給与計算に関わる労働保険や介護保険などの税率は、法改正によって何度も変更を繰り返してきた経緯があり、ずっと同じではないからです。
kintoneで給与計算を行う場合、税率の変更機能は連携されていないため都度手動で反映させなければなりません。
従業員の勤務形態や所得に応じた計算は手動で行う必要がある
給与計算の際に必要な社会保険料の等級変更や、扶養に応じた所得税の計算なども手動で確認する作業が必要です。
kintoneでの勤怠管理や給与計算は、シンプルで簡単な内容しか計算しない場合に向いています。
フレックスタイム制で勤務時間にバラつきがあったり、さまざまな勤務条件のアルバイトが複数いたりする場合などは、手動での計算が増えるため、kintoneだけではやや不便に感じる可能性があります。
給与計算システムと連携する必要がある
kintoneでは勤怠管理と給与計算のシステムが分かれているため、連携させる作業が必要です。
また給与振込に関してもさらに別のツールと連携しなくてはならないため、いくつものシステムを管理するのに手間がかかることがあります。
kintoneと連携サービスを活用することで正確且つ効率的な給与計算が可能に
kintoneの基本機能だけではスムーズに給与計算ができない場合は、連携サービスの活用を検討してみてください。
以下の3つを導入すれば、給与計算が効率的に行えるようになります。
- エムザス社のkintoneアプリセット「EM（エム）クラウド」
- トヨクモのkintoner連携サービス「フォームブリッジ」
- トヨクモのkintone連携サービス「kViewer」
すでにkintoneを導入しているのであれば、現在の利便性を兼ね備えながら、さらに使いやすい機能を付け加えることが可能です。
「EM（エム）クラウド」の活用
EM（エム）クラウドは、従業員1,000人以下の中小企業の給与計算担当者向けにリリースされ、給与計算に必要な変更データを作成、給与計算ソフトに連携できます。
EM（エム）クラウドを利用することで得られるメリットには以下のようなものがあります。
- kintone内の情報と連携することで情報管理が一元化
- 事前に登録した変更を期日までに自動反映
- kintone内に登録された情報をもとに給与計算を行うため正確
kintone内の情報と連携することで情報管理が一元化
従業員の情報や給与情報を登録することによって、情報の一元管理を行えます。
一部の経理担当者に依存した属人的な管理ではなく、複数の担当社員で情報の共有化を図ることができ、入力漏れやミスを防げる点も大きなメリットです。
事前に登録した変更を期日までに自動反映
給与額の変更月や人事異動日などの情報を、予め 「EM（エム）クラウド」に登録できます。
事前に入力されたデータを元に給与計算を行うので、都度、期日の管理を行う必要がありません。
一度情報を入れておけば、その内容が期日までに自動反映されるため「変更できていなかった」といったミスが発生しにくくなります。
kintone内に登録された情報をもとに給与計算を行うため正確
EM（エム）クラウドを利用すると登録された社員情報をもとに、kintone上で給与計算ソフトに取り込むデータを作成することが可能です。
給与計算ソフトを連携させることによって、よりスムーズで正確な給与計算ができるようになるため、事務的負担が軽減できます。
※EM（エム）クラウドとデータ連携できる給与計算ソフトは、OBCの「給与奉行クラウド」です。
EMクラウド 給与DXのために開発したkintoneアプリ「EMクラウド」
トヨクモ製品との連携でより効率的な給与計算が可能に
トヨクモのフォームブリッジとkViewerを導入することで、kintoneのアカウントを所持しない人でもkintoneで管理している情報の閲覧、追加、編集が可能です。。
これによって、給与計算に関係のある個人情報の変更（住所や世帯人数の変更など）を、従業員自身が自分で更新できるようになります。
世帯人数が変わったことを経理担当にメールで伝えていたのに、その情報がシステムに反映されていなかった、といった事態を防げます。
さらにkViewerの「Toyokumo kintoneApp認証」を設定しておけば、特定のユーザーに限定してkintoneで管理している情報を公開できるため、セキュリティ面も安心です。
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メールアドレスによって認証を許可されたユーザーは、2回目以降は都度パスワードを入力することなく、自由にアクセスできるようになるためユーザー側の使い勝手が良い点も特徴です。
EM（エム）クラウドやフォームブリッジ、kViewerなどを積極的に活用することで、多元的な方法で情報管理ができ、事務作業削減に繋がります。
給与計算の効率化にはkintone連携サービスがおすすめ
給与計算の事務作業を効率的に行うためには、kintoneと連携サービスの併用がおすすめです。
「kintoneの基本機能だけでは少し足りない……」という場合は、連携できるサービスを取り入れることで一気に作業効率がアップします。
給与計算は毎月必ず発生する業務であり、且つミスの許されない大切な仕事のひとつです。
間違いのないスムーズな給与計算が行えるようになれば、人為的ミスによりトラブルも減り、雇用側・従業員側の双方の手間がなくなるでしょう。
給与計算についてお悩みの担当者の方は、ぜひEM（エム）クラウドやフォームブリッジ、kViewerの導入を検討してみてください。
