こんにちは、トッティです。先月リリースしたデータコレクトですが、皆さんトライアルしていただけましたでしょうか。
ご存じない方に軽く説明すると、データコレクトとは、「kintoneの複数アプリ間で情報の収集・計算・加工ができるサービス」です。イメージ湧きますか？
「今までkintoneの中で情報が散らばってたからまとめるの大変！」「別アプリに情報を溜めていく運用をしちゃったので、１つのグラフで数値の関連を確認できない！」などがデータコレクトによって、解消できるわけです。
データコレクトとは、複数アプリの情報をカンタンに収集・計算・加工できるkintone連携サービスです。 ほとんどエクセルを使ってこなかった相澤が、かなり噛み砕いて説明します！「データコレクトって難しそうだけど何が出来るの？」「設定って[…]
さて、今回はそんなデータコレクトの活用方法を一つ紹介致します。kintoneではなかなか実現するのが難しい「予実管理」です。なお、予実管理の概念やkintoneの説明は不要で、「データコレクトの設定方法だけ知りたい！」という方は下記へアクセスしてください。
SUMIF関数を使って予実管理を設定する(Zendeskへ遷移)
予実管理とはなにかを簡単に解説
皆さんご存知かとは思いますが、予算と実績を管理することを一般に予実管理と呼びます。自社の経営目標を滞りなく達成できそうか、実績の積み上げスピードや質に問題は無いか、定期的に確認を行うために予実管理をするわけです。恐らくこの記事を読んでくれているほとんどの方の会社でも予実管理は行われていることと思います。
みなさんは会社の業績をどのように管理していますか。年間の目標を定めたものの最終的に確認するのは年度末となり、目標が形骸化しているケースはないでしょうか。 しかし、企業を継続して成長させていくためには、目標に対して継続して改善をしていくこと[…]
さて、そんな「予実管理」ですが、なぜデータコレクトを使って行うかと言うと、kintoneの標準機能では難しい部分が存在するからです。
kintoneで予実管理を行う際の障壁
kintoneの標準機能では複数のアプリ内に存在するデータをまとめて閲覧することができません。ポータルに設定することでそれぞれ別グラフを並べる程度であれば可能ですが、それぞれの数値をかけ合わせたり、集計したりすることはできません。なので、単一アプリの情報を別々のグラフで表示する、程度のことしかできないのです。
現実の運用方法
では、kintoneでは予実管理を行っている人はいないのでしょうか？私の主観や思い込みも大いに入りますが、カスタマイズやプラグイン無しに「kintoneのみで予実管理をしている人」は、ほぼ皆無かと思います。「私、kintoneだけで予実管理してるよ！」という方がいらっしゃったら、是非どんな運用か教えて欲しいので、コメントをいただきたいです。それくらい、kintoneの標準機能では難しい部分だと思っております。
では、実際にkintoneを「絡めて」予実管理をしているのはどんな方法があるのでしょうか？
良く伺うのが「実績はkintoneで管理しているが、集計(予実管理)は”スプレッドシート”で行う」「集計を行うのは月に一回、そのタイミングでkintoneからCSV書き出しをして、シートに貼り付ける」のような、手作業を多く残した運用です。これは、手作業でありがちなケアレスミスがいつ起こってもおかしくないですし、なにより人の時間がかかって工数が高いですよね。。。できれば避けたい運用方法です。
kintoneとデータコレクトを連携させて行う、予実管理とは？
データコレクトを活用することで、複数アプリ間の情報収集、計算が可能になります。今まで別アプリとして管理していた情報を、予算管理側にまとめることで、達成率などがリアルタイム性高く確認可能となります。
今回の例では設定としては、該当月の実績情報を取得するためにデータコレクト側でSUMIF関数、月ごとに集計のキーを作成するためにkintone側でDATE_FORMAT関数を使っていますが、その２つだけなのでそんなに難しいことではありません。
※実際の細かい設定はこちらのページで詳説しております。
こんな設定をすると、どんな処理を実行できるか、見てみましょう。
ワンクリックで自動集計
今回は予算アプリの方に、実績を集計させて登録する設定をしたので、「予算管理アプリ」が「予実管理アプリ」になった訳ですが、これの挙動を確認してみましょう。
「DataCollectする」ボタンを押下することで、それまでの実績をまとめて集計することができました！一般ユーザーであっても、最新情報を知りたいと思ったらボタンを押下することでフィールド式を実行し、情報の最新化を行うことができます。達成率など、詳細な数値を確認したときなどに是非使ってください。
スケジュールで自動集計
データコレクトでは時刻や曜日、日付を指定して自動的に処理を実行することが可能です。
「毎日深夜1時に処理を行いたい」「毎週月曜の早朝に情報を最新化したい」「月末最終日に情報のアップデートができれば充分」など、スケジュール実行は様々な間隔で処理を行うことが設定可能となっております。
Webhookでリアルタイム集計
データコレクトでは、kintoneのWebhookを活用して、kintoneへの操作をきっかけに自動集計を行うことが可能です。今回の予実管理で言うと、実績レコードが追加されたら、予実管理アプリの集計が自動で実行される、のようなことが可能なわけです。
なので、「予実管理のアプリが最新化される、明日の朝まで待たなければいけない」などといった事象が無くなりますし、Webhookを設定すればボタンを押下する手間すら省くことが可能です。
まとめ
今回は、kintoneとデータコレクトで「予実管理」を設定してみました。kintoneの標準機能だけで予実管理を行った場合の懸念点である「他システムにデータを入れなければいけない」「手動でコピー&ペーストの作業をしなければいけない」といった部分を払拭しただけでなく、「時間や曜日を選んで集計作業を自動的に実行できる」「リアルタイム性高く、情報が集計される」といった部分も叶えています。
一つのアプリ内に情報をまとめられたことで、グラフにした時に、ひと目で予実管理における金額把握などもできるようになりました。達成率の推移なども、当然、確認が可能です。
「今まで集計に手作業で数時間かかってたんだよな〜」「集計に翌朝まで待たなきゃいけないところにストレスを感じている〜」等とお感じの方は、是非お試しいただければと思います。
今回の設定に関して、実際のフィールド式やアプリのテンプレート等は下記で公開しております。
SUMIF関数を使って予実管理を設定する(Zendeskへ遷移)
それではまた。
