変化の激しい現代ビジネスにおいては、企業にとって的確な予実管理が不可欠です。kintoneを使えば、そのような予実管理を効率化できます。しかし、効率のいい方法が分からずに悩む方も多くいるでしょう。
そこで今回は、kintoneで予実管理を行う方法やおすすめのプラグイン／連携サービスなどをまとめました。今後、kintoneをより快適に活用したい場合は、ぜひ参考にしてください。
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SUMIF関数を使って予実管理を設定する(Zendeskへ遷移)
予実管理とは
予実管理とは、予算と実績を管理することです。自社の経営目標を滞りなく達成できそうか、実績の積み上げスピードや質に問題はないか、定期的に確認を行うために予実管理を行います。
予実管理を行うと経営状況を把握しやすくなるため、問題点の改善や今後の計画策定にも活用できます。
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kintoneで予実管理を行う際の障壁
予実管理を行うためには、多くのデータをまとめて閲覧／管理できる必要があります。しかし、kintoneの基本機能では、複数のアプリ内に存在するデータをまとめて閲覧ができないので注意が必要です。
ポータルに設定することで、それぞれ別グラフを並べる程度であれば可能です。ただし、それぞれの数値をかけ合わせたり、集計したりすることはできません。
つまり、kintoneの基本機能のみだと「単一アプリの情報を別々のグラフで表示する」程度のことしか行えないため、予実管理を効率よく行うのは難しいと言えます。
kintoneで予実管理を行う方法
kintoneで予実管理を行うには、以下3つの方法があります。
- 手作業で行う
- 予実管理アプリを作成する
- プラグイン／連携サービスを使う
それぞれの方法を解説します。
1.手作業で行う
kintoneの基本機能のみで予実管理を行うのは難しいものの、定期的に集計を行ってkintone上でCSVを書き出し、スプレッドシートで管理することは可能です。
ただし、この方法は手作業で行わなければならない工程が多いため、ミスや誤操作が起こりやすいと言えます。さらに、予実管理に時間がかかってしまうことから、できれば避けたい方法と言えるでしょう。
2.予実管理アプリを作成する
「予算・実績管理」というサンプルアプリを活用し、基本機能をアプリ化させて予実管理を行う方法もあります。この方法は、無料で行えるのが特徴です。
JavaScriptサンプルコードを読み込むことで、予算と実績の差異や達成率の集計表が作成可能です。ただし、JavaScriptのカスタマイズは、kintoneのスタンダードコースを契約している場合でしか行えません。
kintoneアカウントから追加できるため導入しやすいものの、JavaScriptが扱えない場合はやや使いにくいでしょう。
予実管理アプリの作成方法
予実管理アプリは、以下の方法で作成可能です。
- kintone アプリストアで「予算・実績管理」を選択する
- 「予算管理」と「実績管理」の2つのアプリが自動作成される
- 予算管理アプリに、予算や担当者などを登録する
- 実績管理アプリに、売上や担当者、日付などを登録する
- 開発者向けコミュニティ「cybozu.com developer network」で無料公開されている、JavaScriptサンプルコード（プラグイン）を読み込ませる
3.プラグイン／連携サービスを使う
上記2つの方法では予実管理がしやすいとは言えず、おすすめはできません。そこで、より手軽に予実管理を行いたい場合は、プラグインや連携サービスを使うのがおすすめです。
予実管理におすすめなプラグイン／連携サービス3選
ここでは、予実管理におすすめなプラグイン／連携サービス3選を紹介します。
1.DataCollect（データコレクト）
DataCollectはトヨクモが提供する、複数アプリ間で情報の収集、計算、加工が行える連携サービスです。Excelを使用するような感覚で関数が利用でき、kinotoneが苦手としている予実管理を手軽に行えます。
複数アプリ間のデータ集計／計算が1か所で行えるため、一括管理できるのが魅力です。
収集／計算した情報を加工することもでき、予実管理にはピッタリでしょう。データの登録はkintone、集計や計算はExcelと分けて行っていた企業も1つに集約できます。
料金は月額9,000円（税別）〜となっており、30日間の無料お試しも利用可能です。
2.krewData（クルーデータ）
krewDataはMESCIUSが提供する、データ集計に役立つプラグインです。複数のkintoneアプリのデータを集計、加工、結合し、新しいkintoneアプリを作成したり、既存アプリのデータを更新したりできます。
krewDataは直感的な操作ができ、柔軟なデータ連携や多彩な加工機能により、簡単に予実管理を行えるのが特徴です。30日間の無料お試し期間が設けられており、以降は月額12,000円（税別）〜利用できます。
3.予実管理プラグイン
予実管理プラグインはジョイゾーが提供する、予算と実績の自動集計等を行うプラグインです。kintoneに格納してある予算／実績データを自動で集計し、グラフ表示が行えます。グラフの種類は、「縦棒グラフ」「縦棒グラフ（積み上げ）」「表」の3種類です。
一度設定を行えば、レコードの追加や変更があっても自動でグラフに反映されるため、常にリアルタイムで予実績管理が行えます。
月額3,900円（税別）〜利用可能です。30日間の無料のお試し期間もあります。
DataCollectで行う予実管理
DataCollectを活用することで、複数アプリ間の情報収集／計算が可能です。いままで別アプリとして管理していた情報を、予算管理側にまとめられるため、達成率などがリアルタイムで確認できます。
今回の例では、以下2つの関数を使っています。
- DataCollect側：SUMIF関数（該当月の実績情報を取得するため）
- kintone側：DATE_FORMAT関数（月ごとに集計のキーを作成するため）
一見難しそうに見えますが、使用するのは上記2つの関数だけなので、それほど難しいことではありません。
※実際の細かい設定は以下の参考記事で詳説しています。
（参考：SUMIF関数を使って予実管理を設定する）
上記のように設定すると、どのような処理を実行できるか、見てみましょう。
ワンクリックで自動集計
今回は予算アプリのほうに実績を集計させて登録する設定をしたので、「予算管理アプリ」が「予実管理アプリ」になりました。こちらの挙動を確認してみましょう。
「DataCollectする」ボタンを押下することで、それまでの実績をまとめて集計できます。
一般ユーザーであっても、最新情報を知りたいと思ったらボタンを押下することでフィールド式を実行し、情報の最新化を行うことが可能です。達成率など、詳細な数値を確認したときなどにぜひ使ってください。
スケジュールで自動集計
DataCollectでは時刻や曜日、日付を指定して自動的に処理を実行させることが可能です。
「毎日深夜1時に処理を行いたい」「毎週月曜の早朝に情報を最新化したい」「月末最終日に情報のアップデートができれば充分」など、スケジュール実行はさまざまな間隔で処理が行えます。
Webhookでリアルタイム集計
DataCollectでは、kintoneのWebhookを活用して、kintoneへの操作をきっかけに自動集計が行えます。今回の予実管理で言うと、実績レコードが追加されたら、予実管理アプリの集計が自動で実行されるといったことが可能です。
そのため、「予実管理のアプリが最新化される明日の朝まで待たなければいけない」などといった事象が無くなり、Webhookを設定すればボタンを押下する手間も省くことが可能です。
なお今回の設定に関して、実際のフィールド式やアプリのテンプレート等は下記で公開しています。
（参考：SUMIF関数を使って予実管理を設定する）
まとめ：拡張機能や連携サービスで効率のいい予実管理を
今回は、kintoneで予実管理を行う方法とともに、おすすめの拡張機能や連携サービスを紹介しました。kintoneの基本機能では予実管理を行うのが難しく、手軽にデータを収集、計算、分析したい場合はプラグインなどを活用する必要があるでしょう。
今後、kintoneで予実管理を行いたいと考えている場合は、ぜひ本記事を参考に拡張機能や連携サービスの導入を検討してください。
