kintone連携サービス「kMailer」は、kintoneで管理している顧客に対してメールの個別・一斉送信ができるツールです。
「フォームブリッジ」で作成したWebフォームや「kViewer」で作成したビューも、kMailerを使うことで、各ツールの管理画面からToyokumo kintoneApp認証のユーザーに直接メールを送信できます。
そこで本記事では、kMailerの機能やメリットを踏まえた上で、フォームブリッジ・kViewerの管理画面からToyokumo kintoneApp認証ユーザー向けにメールを送信する手順を解説します。作成したフォームやビューの案内・公開作業を効率化させたい方は、ぜひ参考にしてください。
トヨクモが提供するkintone連携サービス「kMailer」の機能
kMailerとは、kintoneで管理しているメールアドレス宛に、メールを 自動・予約・手動で送れるサービスです。
従来、kintoneにはメール送信機能がなく、kintone内で管理している顧客にメールを送る際は、別途普段使用しているメーラーを起動する必要がありました。
しかし、kMailerを使うことで、他のメーラーを経由することなく、kintone内でメールを個別・一斉送信できます。
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以下で、kMailerを利用するメリットを見ていきましょう。
普段使用しているメールアドレスからメール送信が可能
kMailerは普段使っているメールアドレス（Gmail、office365、SendGridなど）からメールの送信が可能です。
kintoneユーザーがkMailer上の送信ボタンをクリックすると、インターネットを経由して、設定したメールサーバーにメール送信のリクエストが行われます。社内にメールサーバーがある場合は、インターネット経由でのアクセスさえできればkMailerでメールを送れるため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要がありません。
メールのテンプレートを作成可能
kMailerではメールのテンプレートを無制限に作成可能です。
毎月の請求関連メールやキャンペーン案内メールなど、事前にテンプレートを用意しておけば、作業を効率化できます。
また、テンプレートはテキストだけでなくhtmlでも記述可能で、マーケティング目的の高度なメールや、画像を設置したメールなども作成できます。
ファイルダウンロード時のワンタイムパスワードを設定可能
kMailerの送信内容には、テキストやファイルなど、kintone内のデータを自動で引用できます。添付ファイルはダウンロード用のURLが生成され、セキュリティのためのパスワードを設定可能です。万が一、メールを誤送信してしまった場合でも、意図しない受信者のファイルダウンロードを阻止できます。
また、メール開封やパスワード認証、ファイルダウンロードのログを取得・保存できるため、誰がいつどのようなメールを受信したか、資料を閲覧したかなどを一目で把握できます。
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自動・予約送信設定が可能
kMailerからメールを送信する際は、送信日時を予約可能です。kintone内の日時フィールドと紐づけて「『締切日時』の2日前」というような指定もできます。
メールの送信忘れを防ぎ、納期や締切のリマインドにも活用できるでしょう。
Toyokumo kintone App認証ユーザーに対しフォームブリッジ・kViewerの画面からkMailerでメール送信
kintone連携サービス「フォームブリッジ」とは、kintoneへデータが自動保存されるWebフォームを作成できるツールです。アンケートフォームやお問い合わせフォームなど、高度なフォームをノンプログラミングで作成でき、フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されます。
回答内容を転記する必要がないため、入力ミスが減り、業務効率がアップします。
kintoneアカウントを持たない人でも、フォームブリッジを通じてkintoneに直接データを登録可能です。
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また、kintoneに保存されている情報は、原則kintoneユーザーしか閲覧できません。
しかし、kintone連携サービス「kViewer」を用いることで、kintone内のデータを外部に公開でき、kintoneアカウントを持たない人でも情報を閲覧できるようになります。
社外に情報を開示する際も、逐一kintone内のデータを移し替える必要がありません。
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さらに、フォームブリッジとkViewerを連携させることで、kintone外部からkintone内の情報を閲覧し、編集まで行う仕組みを構築できます。フォームブリッジで情報を登録すると、ユーザーは自分の情報をkViewerの「Myページビュー」を通じて閲覧し、再びフォームブリッジを経由して編集できるようになります。ユーザーの申請情報が変更となった際に、ユーザー自身が直接kintoneの登録内容を編集できるため、管理者側の業務負担を減らせるでしょう。
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通常、イベントの予約フォームやアンケートフォームを作成して該当者に送る際、メーラーを開き、送りたい人のメールアドレスを入力する必要があります。
しかし、kMailerを用いれば、Toyokumo kintone App認証のユーザーに対し、フォームブリッジ・kViewerの画面上からメールを送信可能です。複数の画面を行き来する手間がかからず、業務効率化に繋がります。
以下で、実際にフォームブリッジ・kViewerの管理画面からkMailerを通じてToyokumo kintoneApp認証ユーザー向けにメールを送信する手順を見ていきましょう。
フォームブリッジ・kViewerのどちらも手順は同様であるため、今回はフォームブリッジを例に紹介します。
Toyokumo kintoneApp認証のURL送信画面を開く
送信したいフォームのToyokumo kintoneApp認証の設定画面を開きます。
「kintoneAppユーザーにURLを送信」をクリックし、アクセスを許可したユーザーにURLを送信する画面へ進みます。
メール内容を設定する
メールの件名と本文を入力します。
なお、Toyokumo kintoneApp認証を設定したメールアドレスや、フォームの公開URLを引用して挿入することも可能です。
メールを送信する
送信予約を行いたい場合は、「送信予約日時を指定する」にチェックを入れ、年月日と時間を設定します。
画面右側のプレビューを確認し、問題がなければ「全員にURLを送信（予約）」をクリックして送信完了です。
なお、kMailerの管理画面上で、直近の送信・予約状況を確認できます。
※フォームでアクセス許可したユーザーにURLを送信するためには、kMailerとフォームブリッジのログインメールアドレスが同一である必要があります。
また、送信を行いたいフォームでToyokumo kintoneApp認証の設定を行っている必要があります。
kMailerでフォームもビューも簡単送信
今回はkintone連携サービス「kMailer」の機能やメリットを紹介し、「フォームブリッジ」と「kViewer」の管理画面からToyokumo kintoneApp認証ユーザーにメールを送信する手順を解説しました。
kMailerの導入によって、フォームブリッジやkViewerの管理画面から移動することなく、メールを送れるようになります。
kMailerは30日間の無料お試しが可能です。まずは、機能性や操作性を理解したい、という方はぜひこの機会にお試しください。
