kintoneのデータを外部公開して業務負担軽減!連携サービス活用事例も

kintone内の情報は原則、kintoneユーザーしか閲覧できません。
kintone内の情報を外部へ公開する際は、Excelや他のシステムへ情報を移し替える手間がかかりがちです。
しかし、kintone連携サービスである「kViewer」と「フォームブリッジ」を使うことで、情報公開の作業効率が大幅にアップします。

そこで本記事では、kintone内の情報を外部公開するメリットや、kViewerとフォームブリッジの導入事例を紹介します。
kintoneを使用中で必要な情報だけを外部に公開したい方、kViewerやフォームブリッジの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

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kintone内に保存されているデータは原則一般公開できない

原則、kintone内に登録されているデータは一般公開できず、kintoneライセンスを持つユーザーしか閲覧できません。
顧客に商品情報を公開したり、ステークホルダーに経営指標を共有したりしたい場合でも、kintoneライセンスを増やすのは、コストや管理の手間がかかってしまいます。

しかし、連携サービスを使用することで、ライセンスを持たないユーザーにもkintone内の情報を公開できるようになります。

kintone内にある情報を外部公開するメリット

kintone内にある情報を取捨選択して外部公開することによって、さらなる業務効率化や業務品質の向上に繋がるケースがあります。

以下で、kintone内の情報を外部公開するメリットを見ていきましょう。

商品の在庫状況をお客様に開示

商品の購入を考えている人にとって、在庫状況をリアルタイムで確認できれば、ベストなタイミングを見計らって欲しい商品を購入しやすいです。しかし、在庫状況を管理するシステムと、顧客向けのWebページが連携されていない場合、逐一在庫情報を更新するのは大変です。

そこで、kintone内に保存されている自社商品の在庫状況を、リアルタイムで外部に公開できれば、購入検討者はいつでも自分で商品の残数を確認できます。企業担当者はWebページを頻繁に更新する必要がありません。また、在庫状況に関する問い合わせを削減できるほか、購入検討者の購買意欲を高めやすくなるでしょう。

FAQページを作成して問い合わせ負担を軽減

顧客やユーザーから企業には、日々様々な問い合わせがあります。
商品・サービスや事業に関することまで、似通った質問も多く、それらに逐一電話やメールで対応するのには、時間と労力がかかってしまいます。

そこで、kintone内で作成したよくある質問集を、FAQページとして外部に公開することで、問い合わせの負担を軽減可能です。顧客は自ら疑問を解決して時間を節約できるため、満足度の向上にも繋がります。

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kintone内で管理している予定を外部に公開できる

kintone内では、チームでのタスク管理やスケジュール管理が可能です。
kintoneユーザー同士であれば、kintone内の情報が共有されるため、メンバーの動きや予定を確認しやすい一方、外部からは状況把握がしにくいのが現状です。

そこで、kintone内で管理しているスケジュールを特定の相手に公開することで、状況を把握しやすくなり、日程調整やタスク共有がスムーズになります。例えば、社外の人との打ち合わせ日程を決める際、自分のスケジュールを公開し、確認してもらった上で、相手の都合の良い日程を提案してもらえれば、日程を決めやすくなります。

トヨクモの「kViewer」を使えばkintone内情報の外部公開が可能に

kintone内の情報を外部公開するためのツールとして、トヨクモのkintone連携サービス「kViewer」が挙げられます。
kViewerでは「ビュー」と呼ばれる公開ページを作り、kintone内の情報やデータを外部に公開できます。
kintoneアプリのレコードを様々な形式で表示する「リストビュー」や「カードビュー」「カレンダービュー」「セグメントビュー」「グラフビュー」、複数種類のグラフを組み合わせた「高度なグラフビュー」、1画面上に複数のビューをまとめた「ダッシュボードビュー」、1レコードごとに個別のURLが作成される「Myページビュー」といった全8種類のビューをノンプログラミングで作成可能です。
ビューには絞り込み条件や多言語切り替えを設定をしたり、検索フォームを設けたりできます。また、閲覧期間やビューへのアクセス制限も可能で、セキュリティ対策も万全です。

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フォームブリッジとの連携で、公開だけでなくレコードの編集も可能に

さらに、kViewerはフォームブリッジと連携することで、kintone内の情報の閲覧だけでなく、編集も可能になります。
フォームブリッジとは、kintoneへ回答内容が自動登録されるWebフォームの作成ツールです。フォームブリッジで作成したフォームを通じて、kintone非ユーザーでもkintoneに直接情報を登録できます。

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kViewerで作成したビューに編集ボタンを設置し、編集ボタンから移動したフォームに回答することで、kintoneのレコードを上書きできます。
編集機能を利用できるビューは、リストビュー、カードビュー、セグメントビュー、カレンダービュー、Myページビューです。リストビューにToyokumo kintoneApp認証をかければ、メールアドレスと紐づいたレコードに絞り込んで表示できます。また、Myページビューを利用すれば、閲覧者ごとに個別のURLを指定し、レコードの編集を許可することが可能です。

他にも、kViewerとフォームブリッジの連携機能の種類として、フォーム上にkintone内のマスタを参照する「kViewerルックアップ」があります。入力項目が多い場合に、kViewerルックアップでkintone内の情報を呼び出せれば、入力の手間を省けます。

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kViewerとフォームブリッジの導入事例

kViewerとフォームブリッジは、様々な業種や職種において広く活用されています。
以下で、実際の企業における導入事例を見ていきましょう。

kViewer

サイボウズ株式会社様では、これまで大型イベントを開催する際、協賛企業に出店に関するマニュアルや各種資料を配布しなくてはなりませんでした。kViewerの導入以降は、パスワードを設定したビューで資料を公開することで、第三者による閲覧を防ぎつつ、協賛企業に一括でリアルタイムに資料を提供できるようになりました。また、更新日や対象協賛者など、資料に付随する情報も一覧で表示でき、資料の整理がしやすくなりました。

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また、株式会社東京ドーム様では、「ふるさと祭り東京」の開催時、拾得物の情報と写真を登録する「拾得物届アプリ」を作成し、kViewerで閲覧できるようにすることで、管理業務を完全ペーパーレス化しました。

>>導入事例:東京ドーム社がkintoneの導入でペーパーレス化を実現、業務量を20分の1に削減した!

フォームブリッジ

東京電力グループTEPCOホームテック株式会社様では、各協力会社に向けて、kintoneアプリから取得したパラメータ情報をもとにセットされる専用フォームを作成し、エネカリ利用料のシミュレーション機能と提案書PDFの自動発行機能を提供しています。また、kintoneアカウントをもつ協力会社には、kintone上に自動生成される「お支払い確認書」をPDFダウンロードしてもらい、当月の作業実績やお支払い金額を自ら確認してもらうことで、双方の作業負担を減らしています。

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また、株式会社星野リゾート様では、GoToトラベルキャンペーンの対象から東京都が除外された際、フォームブリッジとkViewer、kMailerを連携させて、キャンセル料金の返還手続きシステムを構築しました。フォームブリッジにて宿泊情報を入力してもらい、全てのデータをkintoneへ自動登録することで、約7000件の受付対応に成功しました。

>>導入事例:kintone連携サービスの利用で、GoToトラベルキャンペーンの申請から返金手続きまでの自動化に成功した星野リゾート

さらに、株式会社ジーベックテクノロジー様では、kintoneとフォームブリッジを使用して、世界中からの問い合わせを自動で捌いて一元管理し、業務効率をアップさせています。問い合わせページでは、問い合わせ内容の選択に応じた設問を表示したり、kintoneからの通知が届くように設定したりしています。問い合わせは顧客台帳リストの関連レコードに紐付けることで、顧客のアクションを可視化しています。フォームブリッジ導入後は、アンケートの回答やWebセミナーの申し込みなども、誰でも簡単に作成し、手間なくデータベースへ登録できるようになりました。

>>導入事例:世界中からくる月100件の問い合わせを、フォームブリッジとkintoneで手間なくシステム構築できたワケ

kintone情報を外部公開してスムーズな業務フローに

今回はkintone内の情報を外部に公開するメリット、kViewerとフォームブリッジの企業での導入事例を解説しました。

kintoneに登録された情報を外部に公開することで、商品の在庫状況やよくある質問をサイト上に表示し、問い合わせの負担を減らしたり、スケジュールを共有して日程を調整しやすくしたりできます。

kintone内の情報やデータを外部公開するためには、kViewerをはじめとするツールが必要です。kViewerはフォームブリッジと連携することで、さらに活用の幅が広がります。
無料お試しを機に、連携サービスの機能を実際にご確認ください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能