業務に適したオリジナルのアプリを作成して情報を蓄積できるkintoneは、案件管理に最適です。
実際、多くの企業がkintoneを案件管理に活用しており、kintoneの強みを活かして効率的な営業活動を実現しています。
そこで当記事では、kintoneで案件管理をするメリットとkintoneを使った案件管理の事例をご紹介していきます。
案件管理とは
案件管理とは、案件の進捗状況を管理・記録することです。
案件管理を行うと案件の進み具合が可視化され、以下のメリットを得ることができます。
- 課題点を見つけられる
- 目標の達成状況を把握できる
- 属人化の防止につながる
- 売上の見通しが立つ
いずれのメリットも、会社の売上および営業部のパフォーマンス向上には欠かせません。
営業活動を効率的に行うためには、案件管理が必須といえます。
kintoneで案件管理をするメリット
次に、kintoneで案件管理をするメリットを解説していきます。
情報を一元管理できる
kintoneでは、ノーコードでオリジナルのアプリを作成できます。
顧客情報の管理アプリや案件管理のアプリなど、業務ごとに適したアプリを作って、個別に情報を蓄積していくことが可能です。
他のサービスを挟まず、kintoneだけであらゆる情報を一元管理できるため、kintoneは案件管理に向いているといえます。
進捗状況を可視化できる
kintoneで案件管理を行うことで、進捗状況を可視化できます。
kitnoneでは、案件ごとに商談内容のメモや進捗状況を保存でき、保存したユーザー以外も情報を閲覧できるため、案件情報の可視化に最適です。
また、進捗状況の変化や商談内容のメモ、コメント欄でのやり取りなどはデータとして残り続けるため、後続が当時の記録をノウハウとして活用することもできます。
結果として、自然とナレッジ共有が行われることになるため、営業スキルの属人化の防止にも役立ちます。
データ分析・出力が可能
kintoneでは、保存されたデータを活用して売上比率や傾向などを表すグラフを出力することができます。
日々の営業活動で蓄積されたデータからグラフを作成できるため、グラフから受注につながりやすい案件の傾向を見つけるなど、マーケティングに活かせる可能性があります。
外部サービスや基幹システムと連携できる
kintoneの大きな強みとして、外部サービスとの連携機能が充実していることが挙げられます。
外部サービスと連携することで、本来kintone単体ではできなかったことを実現できるようになり、より高度で効果的な案件管理ができるようになります。
案件管理の可能性を広げられるサービスとして代表的なのが、Webフォームを簡単に作成できるトヨクモのkintone連携サービス『FormBridge（フォームブリッジ ）』です。
FormBridgeではkintoneアプリを元にフォームを作成でき、 作ったフォームに入力された情報はkintoneに直接登録されるようになります。
次項でご紹介していく案件管理の事例でもFormBridgeがフル活用されているので、ぜひ参考にしてください。
kintoneを使った案件管理の5つの成功事例を紹介
kintoneを使った案件管理の事例をご紹介していきます。
kintone連携サービスのFormBridgeを活用した事例が多くなっているので、気になる方はFormBridgeの製品サイトも合わせてご参照ください。
事例1｜kintone導入で脱エクセル、案件管理の効率化を実現 -エン・ジャパン株式会社
人材紹介会社の大手企業であるエン・ジャパンでは、制作部門が担当するライティングの案件管理にkintoneおよびFormBridgeを活用しています。
エン・ジャパンは事業部制を採用しており、求人サイト部門には、営業部門、企画部門、制作部門があります。
制作部門は、営業部門から入ったライティングの案件を執筆する役割を担っており、kintone導入前はExcelで誰が何本書いたか、いつ書けるかを管理していました。
繁忙期になるとExcelファイルへのアクセスが集中して壊れてしまい、バックアップから戻すとデータが1週間前の状態に戻るといったトラブルが起きていたそうです。
また、営業部門から制作部門への社内発注はメールで行われており、手動でExcelへの転記作業が発生していました。
- Excelによる案件管理の限界
- 繰り返されるExcelへの転記作業
この2つを解決するために導入されたのが、kintoneとFormBridgeです。
案件管理をExcelからkintoneに移すことができれば、データの破損を回避し、Excelへの転記作業も不要になります。
ただし、エン・ジャパンの営業部門ではkintoneを導入していなかったため、営業部門のメンバーがkintoneに直接発注登録のレコードを追加することができません。
そこで制作部門はFormBridgeを利用して、kintoneライセンスを持たないユーザーでも登録できる社内発注用のフォームを作りました。
FormBridgeのフォームを通してkintoneに案件情報が直接登録されるようになったため、無事データ破損・転記作業を回避し、kintoneでの案件管理を実現されました。
事例2｜メールによる”煩雑なコミュニケーション”からの解放-株式会社ティーアイエス
DMM.comのグループ会社であるティーアイエスでは、DMMぱちタウンで実施するイベントの案件管理および共有をkintoneとFormBridge、kViewerで行っています。
kViewerとは……kintoneライセンスがない人にkintone内のデータを共有・公開できるトヨクモのkintone連携サービス
当時、DMMぱちタウンのダウンロードを促進するために、ティーアイエスでは全国のパチンコ店でイベントを行っていました。
イベントの実施にはパートナーであるプロダクション企業からイベントスタッフを派遣してもらう必要があり、日程や派遣予定などの調整で都度連絡を取る必要があります。
ティーアイエスの担当者は、複数社とメールでやり取りをしていたため、煩雑なコミュニケーションに悩まされていました。
- メールでのやり取りからの脱却
- イベント情報の一元管理
この2つを目標として採用されたのがkintoneおよびトヨクモのkintone連携サービスのFormBridgeとkViewerです。
プロダクション企業からの申請登録はFormBridgeで作成されたフォームを通じて受付。
kintoneで案件管理を行い、kViewerでプロダクション企業にイベントスケジュールを公開することで案件の日程共有まで実現しました。
事例3｜スマホからもアクセス可能、記入漏れも防げるように-株式会社Aoie
クリーンエネルギー推進企業であるAoieでは、太陽光発電システムの案件管理にkintoneを利用しています。
kintone導入前は、Googleスプレッドシートを使って案件管理をしていたAoie。
当時は、社員75人中70人ほどがPCを所持しておらず、画面の見にくさや案件ステータスの記入漏れに苦労していました。
そこで採用されたのがkintoneです。kintoneはモバイル端末に最適化されているため、スマホからでも見やすく、社員の不満も解消されたと言います。
さらに、kintoneの機能でステータスの変更漏れが起きないよう制限をかけたり、プッシュ通知でリマインドをしたりとシステム的にミスを防げるようにされました。
事例4｜コールセンターが不要に！コスト・時間の削減に成功-オーディーエス株式会社
オーディーエスでは、オリジナルサービスの「教育機関向けiPad修理パック」の案件管理にkintoneおよびFormBridgeを活用しています。
従来、修理案件はコールセンターがお客様対応を行い、コールセンターからリペアセンターに連絡が行き、連絡後にリペア担当者が修理するフローになっていました。
それだと各センター間の連携に時間がかかるだけでなく、コールセンターの設置にもコストがかかります。
- 修理依頼が届くまでに時間がかかる
- コールセンターの運営コストがかかる
この課題の解決に貢献したのがkintoneおよびトヨクモのFormBridgeです。
FormBridgeでiPad修理依頼のフォームを作成したことで、エンドユーザーが自身で修理依頼を出せるようになったため、コールセンターが不要になりました。
FormBridgeへの登録があると、修理者や配送会社に自動でメールが送られるように設定しているため、スピーディーな連絡の自動化も達成しています。
なお、本事例では、kMailerやkViewer、PrintCreatorを活用して、最新の修理状況の共有や見積書の発行まで自動化しています。
kintone連携サービスを活用した業務効率化の事例として非常に参考になるので、詳しく知りたい方はぜひご参照ください。
事例5｜情報登録の自動化で大量の業務を効率化-兵庫県庁
2020年、兵庫県庁は、新型コロナウイルス感染による施設療養者への健康観察にkintoneおよびFormBridgeを活用されていました。
宿泊療養が開始された当時、兵庫県庁は療養者へ体温・症状などの健康観察を1日2回電話で聞き取る業務が発生し、あまりの量に圧迫されていました。
そこでkintoneとFormBridgeの出番です。兵庫県庁は、わずか10日ほどで健康観察用のフォームをFormBridgeで作成し、療養者自らが登録できる環境を整えました。
kintoneに自動で情報が登録されるため、電話で聞き取りながら転記していく必要もなくなり、無事乗り切ることができたと言います。
民間企業の案件管理とは少し異なりますが、役所・役場での案件管理の事例としてご紹介させていただきました。
30日間の無料お試し実施中
今回は、kintoneで案件管理を実施するメリットやkintoneを活用した案件管理の事例をご紹介しました。
kintone単体では難しい案件管理も、kintone連携サービスを活用すれば実現できるかもしれません。運用方法でお悩みの方は、ぜひお気軽に当社までご相談ください。
なお、トヨクモのkintone連携サービスは30日間無料お試しを実施しております。何回でもご利用いただけますので、少しでも気になった方はぜひこの機会にお試しください。
