- 電子帳簿保存法について詳しく知りたい
- 2022年1月の法改正で何が変わった？
今回はこういった疑問にお答えしていきます。
電子帳簿保存法は、国税に関連する書籍や文書（法人所得税法、所得税法）を電磁記録（電子データ）として保存することを認める法律です。近年の働き方改革により在宅勤務やリモートワークの導入で、紙を用いた業務の非効率が懸念され施行されました。
本記事では、電子帳簿保存法の内容や法改正後のメリット・デメリットについて紹介します。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、経理のデジタル化を図るため、国税関係帳簿書類を電子データとして保存できることを定めた法律です。取引する際にやり取りしている電子データの保存義務や保存方法についても定められています。
電子帳簿保存法は1998年7月に施行され、その後数度に渡り改正されています。2022年1月の法改正で電子帳簿保存法が大きく変化し「電子取引」に関するデータ保存の義務化が盛り込まれており、大きな関心ごとになっています。
参考記事：国税庁「電子帳簿保存法の概要」
2022年の法改正による電子帳簿保存法の変更点
2022年1月に法改正された電子帳簿保存法では、主に次の点が変更されています。
- 検索要件の緩和
- タイムスタンプ要件の緩和
- 事前承認制度の廃止
- 適正事務処理要件の廃止
- 電子取引における書面による保存の廃止
- 電子保存義務化の2年宥恕措置（猶予期間）
様々な業務効率化がされており、これまで手作業で行っていたことが省略されています。
検索要件の緩和
今までは電子データやスキャンしたデータを保存する場合、多くの項目で検索できるように検索機能を付けておく必要がありました。2022年1月以降は検索項目が限定され、取引年月日・金額・取引先で検索できるようにすればよくなりました。
さらに、国税庁や税務署などから電子データのダウンロードを要求された場合に随時対応できるのであれば、検索条件の設定が不要になりました。また、電子帳簿保存についても検索要件を全て満たす必要が無くなっています。
タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプとは、電子データが作成された日時を証明する電子的な時刻証明書です。今までは国税関係書類を受領した後、3営業日以内に自分で署名し、スキャナで読み取りタイムスタンプを付与する必要がありました。
2022年1月以降はタイムスタンプを付与する期間が最長2ヶ月+7営業日に緩和され、また、スキャナで読み取る前の署名も不要となりました。電子取引に関しても、スキャナ保存と同様にタイムスタンプを付与する期間が最長2ヶ月に緩和されています。
事前承認制度の廃止
今までは電子帳簿保存やスキャナ保存をする場合、事前に税務署長から承認を得る必要がありました。しかし2022年1月以降は、税務署長の事前承認なしで電子帳簿保存やスキャナ保存を行えるようになりました。
適正事務処理要件の廃止
今までは不正防止目的で電子帳簿保存の社内規定整備や2名以上でのチェックなど、適正事務処理要件がありましたが、2022年1月以降からは廃止されました。そのため、電子帳簿保存を導入しやすくなっています。
電子取引における書面による保存の廃止
今までは法人税や所得税などの電子取引データの保存は、紙に出力して紙ベースで保存することも認められていました。しかし、法改正によりデータを紙に出力して紙ベースで保存することが認められなくなりました。
電子保存義務化の2年宥恕処置（猶予期間）
やむを得ない理由でデータ保存要件を満たせない企業の場合は、2年間の猶予期間が与えられ、その間は従来通りの紙ベースでの保存が認められます。紙での保存は2023年12月31日までとなるため、この猶予期間の間に電子データ保存ができる環境を整えましょう。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法の適用区分は、電子帳簿等保存・電子取引・スキャナ保存の3つの区分に分けられます。それぞれの特徴について紹介します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、帳簿や書類をデータのまま保存することを指します。会計ソフトで電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存すれば「電子帳簿等保存」に該当します。
対象の書類は、棚卸帳・損益計算書・貸借対照表・総勘定元帳・仕訳帳などの決算関係の書類です。
電子取引データ保存
電子取引データ保存は、電子メールやインターネットを使ってデータで受領した書類をそのまま保存する方法を指します。対象の書類は、請求書・納品書・注文書などで、一定要件を満たした状態で保存しておくことが義務付けられています。
スキャナ保存
スキャナ保存は、受け取った紙媒体の書類をスキャナで取り込んでデータとして保存する方法です。重要書類である契約書・請求書・領収書や、一般書類である見積書・注文書・研修書などが対象です。
また、取引先に送付した書類の「写し」に関しても保存対象となります。
スキャナ保存の注意点は、スキャナで取り込んだ書類は一定期間保存しておくこと、一般書類のみ白黒スキャンが有効で重要書類はカラーでスキャンすることなどが挙げられます。また、サイズが大きい書類は複数回に分けてスキャンが可能です。
電子帳簿保存法改正のメリット・デメリット
2022年1月の法改正では、2年の猶予期間があるものの、実質的には電子化が義務付けられました。ここでは、この電子化によって今後得られるメリットやデメリットに関して説明します。
メリット
帳簿類や書類の電子保存に伴うメリットは、書類が検索しやすくなり閲覧がスピーディーになるため、経理業務の負担が軽減される点です。また紙媒体がなくなるため、テレワークの導入もしやすくなります。
さらに、印刷や保管のコストも削減されセキュリティ強化にも繋がります。
デメリット
帳簿類や書類の電子保存に伴うデメリットとして、保存や閲覧するためのパソコンやタブレットが必要となる場合、導入の際に初期コストがかかる点が挙げられます。
また、電子保存に伴うペーパーレス化に慣れていない従業員は抵抗を感じてしまう可能性が考えられます。しかし、社内マニュアルの整備をしたり、専門的な人への相談やサービスを利用したりすることで解消することが可能です。
経理担当者の仕事はどう変わる？
帳簿類や書類の電子保存に伴い、経理担当者の業務負担は軽減されます。
具体的には以下のようなものが挙げられます。
- 書類を検索するスピードが向上する
- 書類の印刷や保管作業が不要になる
- 税務調査の際にも必要なデータを手間取らずに提出できる
ペーパーレス化に伴い、出社が必要となる仕事が削減され、経理担当者の業務効率化やテレワークへの切り替えも期待できるでしょう。
プリントクリエイターを使ってカンタン帳票作成
プリントクリエイターは、見積書・発注書・請求書などを必要な時にオンライン上で簡単に作成・保存できるサービスです。kintoneと連携して利用するサービスのため、kintone内の情報をもとに1クリックでPDFファイル形式の帳票を作成できます。
また、帳票をPDFファイル形式で作成できるため、電子帳簿保存法の法改正に伴う電子保存の義務化により、取引先からPDF形式での見積書・発注書・請求書などを求められた際にもすぐに対応でき、経理担当者の業務負荷の軽減にも繋がります。
プリントクリエイターについてもっと詳しく知りたい方は、以下記事をご覧ください。
PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneのデータを引用して帳票を作成できるkintone連携サービスです。 今回はkintoneの情報を簡単に帳票出力できる「プリントクリエイター」についてご紹介していきます！[…]
プリントクリエイターの特徴①：好きなフォーマットに資料を作成できる
プリントクリエイターでは、予め背景PDFを用意し、出力時に表示させたい位置にkintone内の情報を配置します。また、文字サイズ・フォントタイプ・色・アンダーラインなどの装飾を加えることができ、帳票によってデザインを変更できるのも特徴です。
プリントクリエイターの特徴②：出力ボタンを押すだけでカンタンにPDF化
プリントクリエイターでは複数のデータを一括してPDFファイルへ帳票出力することが可能です。最大月10,000枚まで一括で出力できるため、月次の書類発行がスムーズに行えます。（オプション購入で10,000枚単位で帳票枚数を追加できます。）
プリントクリエイターの特徴③：プルダウンで切り替えるだけで様々な書類を制作可能に
プリントクリエイターでは、kintone上から帳票出力をする際に、管理画面で作成した複数の帳票をプルダウンで選択できます。見積書・発注書・請求書などの帳票レイアウトを保存しておき、必要に応じて出力できるため、Excelからテンプレートを準備して記帳を行い出力する手間が省け、時間の節約にもなります。
プリントクリエイターの特徴④：さまざまなサイズに対応できる
プリントクリエイターは、A3～A6サイズ・B3～B6サイズ・はがきサイズなど、サイズの異なる印刷物に対応しています。そのため、帳票だけでなく社内資料などにも使用することができます。さらに、自動でサイズ調整ができたり1ミリ単位で任意の様々なサイズの調整ができたりと、手間をかけずに作業できるのが魅力です。
まとめ
今回の記事では、電子帳簿保存法と法改正後のメリット・デメリットなどについて紹介しました。2年の猶予期間がありますが、2022年1月の法改正によりデータ保存が義務化されたことで経理業務を見直す必要が出てきました。
企業が可能な限り初期コストを抑えて業務移行する方法の一つとして、プリントクリエイターを使用するのもおすすめです。
データ保存の義務化に適応できるだけでなく、様々な経理業務を効率よく行うことが可能となります。
また、プリントクリエイターでは無料お試しを何度でも利用できるため、使用感を事前に確認することも可能です。気になる方は、ぜひこの機会に試してみてください。
kintoneの環境をお持ちでない方はこちらから無料お試しをお申込ください。
