kintone「タイムカード」アプリで勤怠管理を簡単に!連携サービスでさらなる効率化も

働き方が多様化している近年、従業員の就業管理が重要な課題となっています。特に、テレワークやフレックスタイムでは、出退勤管理を正確に行うことが難しいです。

そこで、勤怠管理を手助けするのが、kintoneアプリ「タイムカード」です。

本記事では、kintoneアプリ「タイムカード」の機能、連携サービス「フォームブリッジ」を用いたタイムカードの作成方法を解説します。

すでにkintoneを導入中の方、勤怠管理の業務効率化を目指している方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneアプリ「タイムカード」で勤怠管理を簡単に

出典:kintone

kintoneを既に導入している場合、kintone内のサンプルアプリを用いることで、勤怠管理をより簡単に行えるようになります。
kintoneアプリ「タイムカード」では、勤務の記録・申請・管理を一つで完結可能です。

勤務時間を自動計算

各従業員が出勤時刻・退勤時刻を入力すると、勤務時間を自動計算します。
一定時間以上の勤務を残業として設定したり、休憩時間を自動で差し引いて計算したりもできます。

また、従業員ごとの月別集計、休暇算出の設定も可能です。CSVファイルに書き出せば、勤怠データの活用にも便利です。

スマホで申請・承認が可能

申請や承認作業はスマートフォンからワンクリックで行えます。申請結果は一覧で表示されるため、一目で承認状況を確認可能です。

また、申請に紐づいたコメント機能を利用することで、口頭でのやり取りを省いて、いつでもどこでもコミュニケーションをとれます。

さらに、申請や承認のログが残るため、過去の履歴や経緯もアプリ上で一括管理できます。

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ICカードとの連携も可能

有料のkintone連携サービスを導入すれば、NFCカード・交通カードなどを用いて自動打刻することも可能です。ICカードを端末にかざすだけで、簡単に出退勤を記録できます。

フォームブリッジでkintoneユーザーでなくても出退勤打刻が可能に

kintoneアプリ「タイムカード」の機能は、kintoneユーザーでなければ利用できません。
しかし、アルバイトやインターンといった多くのメンバーを抱える会社の場合、全員分のkintoneライセンスを取得するのは、コストや管理面で難しいです。

そこで、トヨクモのkintone連携サービス「フォームブリッジ」を使用すれば、kintone非ユーザーでも出退勤の打刻が可能となります。

フォームブリッジとは

フォームブリッジとは、kintone非ユーザーでも入力可能なWebフォームを作成できるサービスです。フォームの回答内容は自動でkintoneに保存されていくため、入力情報を都度移し替える必要がなく、業務効率が向上します。

フォームブリッジでは条件分岐やルックアップ、自動入力など、高度なフォームをプログラムなしで簡単に作成できます。また、自動返信メールや入力内容の一時保存、ID・パスワード認証やボット・スパム対策など様々な設定が可能です。

kintone非ユーザーの従業員であっても、フォームブリッジで作成したタイムカードに出退勤を打刻をして、kintoneに情報を直接保存できます。

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フォームブリッジでタイムカードを作成

まずは、kintoneにログインし、アプリの「+」マークをクリックします。

kintoneのアプリストア画面が開くため、「タイムカード」と入力します。

タイムカードアプリを追加します。

アプリを開き、歯車マークの横の矢印ボタンから「フォーム」に進みます。

デフォルトのフォームは以下のようになっていますが、希望の設定に変更できます。

変更した場合は、「アプリを更新」をクリックします。

次に、フォームブリッジを開き、右上の「+」マークをクリックしてフォームの作成に進みます。

「新しいフォームをつくる」の「はじめから作成」をクリックします。

kintoneアプリの情報を入力する画面が現れます。
kintoneアプリのURLとはアプリのトップ画面に表示される「https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/」の形式のURLです。
kintoneアプリのURLを入力すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます」と表示されるため、クリックします。

APIトークンの生成画面が現れたら、「生成する」をクリックします。
アクセス権の「レコード追加」にチェックが入っていることを確認したら、APIトークンをコピーし、保存・アプリの更新をします。

再びフォームブリッジの画面に戻り、コピーしたAPIトークンを貼り付け、保存します。

フォームの基本構成や見た目を設定します。
プレビューでフォームの仕上がりを確認できます。

問題がなければ「編集中の設定をフォームに反映」します。

最後に「公開する」をクリックすれば、タイムカードの完成です。

出退勤管理をオンラインで行うメリット

出退勤管理をオンラインで行うことで、従業員側・管理者側の作業の手間やコストを削減でき、より柔軟な働き方が可能となります。
以下で、出退勤管理のオンライン化のメリットを見ていきましょう。

出退勤の打刻をどこからでもできる

従来のタイムカードやExcelで出退勤を管理している場合、打刻するために一度オフィスに出向いたり、パソコンのある環境を確保したりしないといけません。
また、自分で時間を確認し入力する作業に時間をとられてしまうほか、打刻漏れや入力ミスなどのトラブルも発生しやすいです。

一方で、出退勤管理をオンラインで行えば、出退勤の打刻をどこからでも行えます。
さらに、出退勤管理サービスの自動入力を利用することで、正確な打刻や業務の効率化を実現できます。

承認業務も場所を選ばない

一般的に、休暇や残業申請をする際は、書類の記入・提出・承認という複数のプロセスを踏まなくてはなりません。そのため、承認までに時間を要するほか、申請の見落としや記録の間違い・不正が起こりやすいです。

しかし、出退勤管理をオンライン化することで、申請や承認作業も場所を選ばずに行えます。リアルタイムで申請通知が届き、その場ですぐに承認が可能です。
休暇や残業申請のスピード化、就業規則遵守の徹底を行えるでしょう。

紙の管理が不要に

出退勤管理をオンラインで行えば、作業の完全ペーパーレス化が可能です。
タイムカードや申請書などの紙の管理が不要となり、作業漏れや不正を防止できます。
また、環境保護にも貢献でき、企業の社会的責任を果たせます。

連携サービスでkintoneアプリ「タイムカード」の機能を拡大

今回は、kintoneアプリ「タイムカード」の機能、連携サービス「フォームブリッジ」を用いたタイムカードの作成・公開手順を紹介しました。

フォームブリッジを活用することで、kintoneユーザーではないアルバイトの方にも、出退勤時間や作業内容を報告してもらえます。

就業規則遵守の徹底や勤怠管理業務の効率化に役立つでしょう。フォームブリッジは、30日間の無料お試しを何度でも利用できます。ぜひお気軽にお試しください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能