企業や人ごとにkintoneの情報を出し分けたい！ 内部統制を実現するトヨクモ「ユーザー管理」

kintoneの情報を外部の関係者と共有する際、手作業でメール送信やアクセス権限の設定を行っていませんか？経営者が企業内部の仕組みを整える「内部統制」の観点においては、限界のある「人力による管理」から「システムによる管理」へと整備することが望ましいです。

kintoneを使った内部統制には「ユーザー管理」がおすすめです。
「ユーザー管理」とは、トヨクモのkintone連携サービスで作成したページにアクセスできるユーザーを、メールアドレス単位で制限する認証機能です。これにより、「A社にはA社のデータのみ表示」「BさんにはBさんの個人データだけ表示」といった運用が可能となります。

本記事では、kintoneを情報基盤として利用している企業の「内部統制の考え方や適したサービス」を解説します。サービスを利用した内部統制で実現できることも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneを活用する際に押さえておきたい内部統制の考え方

kintoneを社内の情報基盤として活用する際に課題となるのが「社外にいる人との情報共有」です。とくに、人数が多い企業では、アカウント管理の負荷や情報漏洩のリスクなどが生じ、企業によっては別ツールの利用が必要になる場合もあります。

別のツールを利用する場合、手作業による転記ミスやメールの誤送信などのリスクがあります。内部統制においては「3. 統制活動」「4. 情報と伝達」の要素に関連する不備となります。

参考：金融庁公式サイト「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」をもとにトヨクモが作成

また、kintoneを始めとするシステムの運用は「6. ITへの対応」にも関わります。ITの対応では、「自社のITツールの使用状況」「ITを効率化のために使えているか」「安定して稼働し続ける仕組みが整っているか」などを確認する必要があります。

自社の内部統制の状況はどうなっているのか、上記の6要素に照らし合わせて洗い出してみましょう。手作業での転記や人力による確認作業などでミスが発生しやすい環境である場合は、適したサービスを活用して自動化していくことが望ましいでしょう。

なお、内部統制におけるkintoneの使い方や注意点は「kintoneの内部統制に使える基本機能や連携サービスを解説」で解説しています。

内部統制におけるセキュリティリスクの位置付け

情報共有の仕組みやアクセス権の設定が適切でない場合、情報漏洩やデータの改ざんなどのセキュリティリスクが生じます。上場企業であれば内部統制監査時に指摘される可能性があり、指定された期間で是正が間に合わないときは、社会的信用の失墜につながります。

参考：金融庁公式サイト「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」をもとにトヨクモが作成

情報漏洩や改ざんが行われる環境である場合「ITへの対応」においては、IT統制目標の一つである機密性に不備があるとみなされます。「リスクの評価と対応」では、あらかじめリスクを洗い出せていなかった点を指摘される可能性があります。

また、情報共有において「送信前の二重チェック」や「アクセス権の付与ルール」が業務に組み込まれていない場合、「統制活動」における不備も指摘される可能性があります。手作業や人力で統制活動を行っている場合は、限界がある点も注意が必要です。

内部統制を考える際は、自社の現状を内部統制の要素に分け、それぞれ不備がないか確認してみてください。

内部統制の土台となるトヨクモの「ユーザー管理」とは

トヨクモkintone連携サービスは、外部との情報共有を行う場合でも、盤石な内部統制を実現できます。業務効率化と強固なセキュリティを両立できるのは、トヨクモのログイン認証サービスである「ユーザー管理」を利用できるためです。

たとえば、kintoneアカウントを持っていない外部の取引先へ進捗状況を公開したい場合、情報公開ツール「kViewer（ケイビューワー）」とユーザー管理の認証機能を併用することで、「A社にはA社の情報だけ見せる」といった運用が可能です。

事前に管理側でメールアドレスとデータを紐づける「ユーザー管理（属性）を使った絞り込み」を設定」をしておけば、取引先業者はログインするだけで、自社に関連するデータのみを表示できます。

トヨクモのサービスは、操作が直感的で分かりやすいだけでなく「操作ガイド」による設定方法の案内も充実していることから、誰もが簡単にユーザー管理を使った絞り込みを設定できます。そのため、内部統制において重要な「業務のシステム化とデータごとのアクセス制御」も手軽に実現可能です。

なお、ユーザー管理はFormBridge、kViewerのプレミアムコース以上で利用できます。
詳しい料金や活用事例は「トヨクモのユーザー管理とは？個人ページを作成できる強固な認証機能を紹介」を確認してみてください。

kViewer（ケイビューワー）とは

「kViewer（ケイビューワー）」とは、短期派遣社員やセミナーのアンケート回答者などの「一時的な情報共有が必要な人」にも、kintone内の情報を公開できるツールです。作成するビュー（画面）の数に制限はなく、公開対象のユーザーをあらかじめ指定することも可能です。

kintoneアカウントを持たない大人数へ情報を公開できるため、Webサイト上でアンケート結果や売上情報の公開などが可能です。また、認証機能である「ユーザー管理」と併用すると、社員の個人情報を該当の社員にだけ表示できます。

「申請者本人だけが確認・編集をできるようにしたい」といった場合は「FormBridge（フォームブリッジ）」と連携させることで、申請から本人による修正まで、すべてオンラインで実現できます。

kViewerの使い方や活用事例は「kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方」を参考にしてみてください。

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FormBridge（フォームブリッジ）とは

「FormBridge（フォームブリッジ）」は、kintoneに自動でデータを登録できるフォームを作成できるツールです。「セミナー参加者からアンケートを取りたい」「現場の社員の報告業務をオンライン上で行いたい」といった場合におすすめです。

「ユーザー管理」を一緒に使うと、メールアドレスで認証された人だけがフォーム申請できる仕組みを作れます。さらに「kViewer（ケイビューワー）」との連携で、本人だけの情報が閲覧・編集できる個人ページを作成できます。

FormBridgeの使い方や導入前の注意点などを知りたい方は「FormBridge（フォームブリッジ）とは？できること・使い方」を参考にしてみてください。

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ユーザー管理を活用した内部統制で実現できること

「ユーザー管理」を活用してデータを自動で出し分けることで、情報漏洩やデータの改ざんリスクを抑え、コンプライアンスを遵守した適正な企業運営が実現できます。kintone内のデータをリアルタイムで情報共有できるため、業務効率化も図れます。

仕組みで外部との情報共有を安全に運用していきたい人は、一度「30日間無料お試し」でユーザー管理の使い勝手を試してみてください。FormBridge（フォームブリッジ）やkViewer（ケイビューワー）と一緒に試用できます。

1. 人事評価・給与情報を本人だけに公開できる

トヨクモの「FormBridge（フォームブリッジ」と「kViewer（ケイビューワー）」を連携させた情報共有システムに「ユーザー管理」機能でログイン認証を設定すれば、各社員に自身の評価や給与明細だけを安全に公開できます。

「kintoneのデータ」と「認証された本人のメールアドレス」を紐づける設定を行うため、「個人情報を他人に閲覧されるリスク」を排除できます。

また、自動で本人のデータを表示できることで、配属や評価情報の変更に合わせたアクセス権の設定作業が不要となります。設定ミスによる情報漏洩を防ぎ、「安全で迅速な社内向けの情報伝達プロセス」をシステム側で確実に確立できます。

ユーザー管理を使ったマイページの活用イメージや詳しい設定方法は「【kViewer】Myページとリストビューの違いは？認証機能も紹介」も紹介を参考にしてみてください。

2. 委託先・取引先ごとの出し分けができる

トヨクモの「FormBridge（フォームブリッジ）」「kViewer（ケイビューワー）」の連携システムと「ユーザー管理」の認証機能を活用すると、社外の委託先や取引先との情報共有において、相手ごとに閲覧・編集できるページを自動で作成できます。

また、ユーザー管理の「属性による絞り込み設定」で、取引先ごとにkintoneのデータを紐づけて表示することで「他社の案件情報が別の企業に表示されるリスク」をゼロにできます。

毎日手作業でExcelを加工してメール送付するような、属人化した古い業務フローからの脱却も可能です。人為的なミスによる情報漏洩を防ぎ「安全な情報共有の仕組み」を手軽に構築したいと考えている方は、トヨクモの「ユーザー管理」の活用を試してみてください。

なお、委託先や取引先ごとにデータを出し分ける設定や具体的な活用イメージは「kintoneでの発注・依頼を手間なく安全に！ トヨクモ「ユーザー管理」の活用例を紹介」から確認できます。

3. 内部監査対応で説明責任が果たせる

トヨクモkintone連携サービスでは、6製品すべてで監査ログを取得できます。そのため、内部監査の際に「誰が・いつ・何のサービスの設定を変更したか」という記録を提出可能です。

エンタープライズコースを利用する場合は、3年間（1,096日）監査ログを閲覧でき、CSVファイルとして出力も可能です。

また、「ユーザー管理」で会社ごとにデータを出し分ける設定にしておくことで、内部監査時に設定内容を「ルールどおりに正しく制御されている証跡」として提示できます。

人力での管理とは異なり、設定内容自体をアクセス管理の証跡にできるため、内部監査の準備もスムーズです。

「見せたい情報だけを見せたい人に」が叶うトヨクモの「ユーザー管理」

kintoneのデータを安全に情報共有したい方は、トヨクモの「ユーザー管理」を活用してみてください。ユーザー管理は、FormBridgeやkViewerとともに「30日間無料お試し」を何度でも利用可能です。

参考：トヨクモ株式会社「kintone連携サービス公式サイト」

また、他のトヨクモkintone連携サービスもすべて、30日間無料お試しを何度でも利用できます。「自社の環境で一度使ってみたい」という方は、下記からお申し込みください。

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