kintoneの内部統制に使える基本機能や連携サービスを解説

近年、コンプライアンスの遵守やリスク管理の観点から、企業における内部統制の重要性が急速に高まっています。内部統制は、コーポレート・ガバナンスを実現するための手段の1つです。

株主や株主総会など、外部から企業経営を監視する仕組みを指す「コーポレート・ガバナンス」において、経営者が企業内部の仕組みを整える「内部統制」は、適正な企業運営や企業価値を高めるために必要不可欠な仕組みと言えます。

本記事では、内部統制の仕組みを構築するときに使えるkintoneの機能や連携サービスを、内部統制の基本要素に沿って紹介します。kintoneで内部統制を行うときの考え方を知りたい人は参考にしてみてください。

なお、複数メンバーでの運用や内部統制の強化を検討している方は、トヨクモのkintone連携サービスが提供するユーザーライセンスもあわせてご覧ください。

kintoneは内部統制における6つの要素に対応したツール

kintoneには、内部統制に求められる6つの要素に対応した機能が備わっています。kintoneを活用する際は、内部統制に適した機能を把握したうえで、社内における情報共有の仕方や業務ルールなどを定めていきましょう。

【内部統制の要素ごとの説明と活用できるkintoneの機能】

参考：金融庁Webサイト「報道発表資料｜別紙1 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」をもとにトヨクモ株式会社が作成

内部統制を行う際は、要素ごとに必要な文書やデータも確認しておくことが望ましいです。内部統制の「モニタリング」にあたる内部監査を受ける際に、業務プロセスや内部統制状況の記録と保存が必須となるためです。

金融庁の報道発表資料（※）にも「第三者による客観的な検証」や「経営者自身の内部統制の評価と把握」を行うために、記録と保存が必要である旨が記されています。

kintoneを使って内部統制を行う際は、基本要素ごとに必要な文書やデータを洗い出し、保管先も決めておきましょう。

※金融庁Webサイト「報道発表資料｜別紙1 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」

統制環境の整備に使えるkintoneの機能

経営方針や社内ルールの共有が求められる「統制環境の整備」には、kintoneポータルのお知らせ掲示板が活用できます。

ポータルには全社への連絡事項や表、グラフなどを表示しておけるため、kintoneにログインした全員が必要な情報を確認できる仕組みを作れます。

【統制環境の整備に使えるkintoneの機能】

kintoneの機能	活用方法
・ポータル ・アプリ	・経営理念や社内ルールの共有 ・議事録や職務権限規程をアプリで管理する　など
ポータルを全体連絡に活用した事例	事例における用途の詳細
	ポータルを全体連絡に活用 ・連絡事項 ・日報 ・目標の共有　など

▲出典：kintone公式サイト「京屋染物店 様の導入事例」

たとえば、経営理念や社内規程といった重要な文書をアプリ化し、kintoneのポータルのお知らせ掲示板にアプリへのリンクを貼ることで、全従業員への周知や管理が可能です。

また、取締役会の議事録や職務権限規程などもアプリ化することで、データをkintoneでまとめて管理できます。アプリは閲覧権限を設定できるため、重要な情報も安全に共有することが可能です。

なお、ポータルは、kintoneのスタンダードコースを契約している場合、全部で4枚まで作成できます。売上目標や実績などのグラフも表示できるため、自社に合ったポータルを作成してみてください。

ポータルの詳しい設定方法は「kintoneポータルとは？目的別の活用アイデアと設定方法を解説」で確認できます。

リスクの評価と対応に使えるkintoneの機能

「リスクの評価と対応」においては、kintoneのグラフ機能やリマインダー機能でリスクへの対処が可能です。

【リスクの評価と対応に使えるkintoneの機能】

kintoneの機能	活用方法
・グラフ ・リマインダー通知	・リアルタイムなデータ可視化によるリスク把握 ・条件に応じた自動通知による対応漏れ防止　など
グラフと通知を活用した事例	事例における用途の詳細
	売上状況や進捗の可視化に活用している事例 ・案件進捗の可視化 ・納期が近づいた際のアラート通知

▲出典：kintone公式サイト「イエムラ 様の導入事例」

たとえば、グラフ機能を使うことで、売上管理や案件管理などのアプリの「利益率が基準を下回っている案件」や「進捗が遅れている案件」をグラフで表示できます。データをリアルタイムに可視化できるため、異常な値の早期発見につながります。

また、リマインダー通知機能を使って、日付データを基準に「契約終了日の1ヶ月前」に担当者や上長へ自動で通知を送り、契約の更新漏れを未然に防ぐことができます。

ただし、kintoneの基本機能だけでは、顧客や取引先からのメールの内容を転記する際の入力ミスや、社外へのメール送信における誤送信のリスクを完全に防ぐことはできません。

社外とのやりとりに関わるリスクの対処には、「FormBridge（フォームブリッジ）」や「kViewer（ケイビューワー）」などのkintone連携サービスの活用を検討しましょう。

トヨクモのkintone連携サービスであれば、kintoneアカウントを持たない社外の関係者からの入力や閲覧が可能です。すべてのサービスで「30日間無料お試し」を体験できるため、ぜひ一度試してみてください。

統制活動に使えるkintoneの機能

統制活動には、kintoneの「プロセス管理（ワークフロー）」と「アクセス権」が活用できます。業務プロセスにおいて、適切な権限を持つ担当者だけがデータにアクセスし、承認できる仕組みを作れます。

【統制活動に使えるkintoneの機能】

kintoneの機能	活用方法
・プロセス管理 ・アクセス権 ・アプリ	・業務フローに沿った承認ルートの構築 ・役職や担当に応じたデータ閲覧と編集の制限 ・業務マニュアル（FAQ）アプリの作成　など
プロセス管理を活用した事例	事例における用途の詳細
	プロジェクトの稟議申請や承認記録の管理に活用している事例  ・IT投資に関する稟議への付議申請 ・プロジェクト実績や評価情報の管理 ・内部統制上の承認記録の保管　など

▲出典：kintone公式サイト「パーソルキャリア 様の導入事例」

たとえば、プロセス管理機能で稟議や経費精算の承認ルートを設定することで、「いつ、誰が承認をしたか」の履歴をシステム上に残すことができます。プロセス管理の承認履歴は、申請したレコードの「ステータスの履歴」や「変更履歴」から確認可能です。

また「アクセス権」を設定することで、閲覧や編集の権限を制御できます。部署や役職に応じて「アプリ」「レコード」「フィールド」単位で細かく設定できるため、機密情報への不正アクセスやデータの防止につながります。

なお、プロセス管理の承認履歴は印刷もできます。承認した画面のレコードの印刷画面を開くと、レコード詳細画面の一番下に「ステータスの履歴」が表示されるため、承認画面とともに印刷し、証拠書類として提出可能です。

▲出典：kintoneの旅費申請アプリのレコード印刷画面下部「ステータス履歴」の画像

情報と伝達に使えるkintoneの機能

組織内外で正しい情報伝達環境の整備が求められる「情報と伝達」には、kintoneのデータに紐づく「コメント」機能や「スペースとスレッド」機能が活用できます。

業務データとコミュニケーションを一体化させることで、必要な情報を正確に伝達し、共有される仕組みを作れます。

【情報と伝達に使えるkintoneの機能】

kintoneの機能	活用方法
・コメント ・スレッド ・スペース	・データに紐づいた指示や連絡 ・テーマ別のディスカッション ・プロジェクト別の情報共有　など
コメントを現場との情報共有に活用している事例	用途の詳細
	レコードに紐づいたコメントを活用している事例 ・農薬請負散布（兼発注書）アプリにコメント （日程の変更やデータ添付の連絡）

▲出典：kintone公式サイト「ホクレン 様の導入事例」

たとえば、顧客管理アプリの場合、レコードに紐づいたコメント機能を使うことで、特定の顧客に関する指示や報告をデータごとに行えます。そのため、データを後から見返す際に、やり取りの経緯を正確にさかのぼれます。

▲出典：kintone公式サイト「活用方法｜企業間のやり取り」

また、プロジェクトや部署ごとに「スペース」を作成して、案件の関係者や部門間の情報共有が可能です。スペース内の「スレッド」では、テーマごとにコミュニケーションを図ることで、伝達漏れによる業務の停滞を防げます。

モニタリングに使えるkintoneの機能

モニタリングには、kintoneの「監査ログ」と「変更履歴」が活用できます。システム上で行われた操作やデータの変更履歴を記録し、内部統制がルール通りに機能しているかを継続的に監視・評価する仕組みを作れます。

【モニタリングに使えるkintoneの機能】

参考：kintone公式サイト「セキュリティ｜監査ログ」

たとえば、監査ログ機能を利用することで「誰が・いつログインしたか」「どのデータを削除・変更したか」といった重要な操作履歴を確認できます。内部監査の際には、システム監査の証跡として提示することが可能です。

▲出典：kintone公式サイト「kintone ヘルプ｜レコードの変更履歴を確認する」

また、レコードごとの「変更履歴」機能によって、過去のすべてのデータ編集履歴が自動で保存されます。不正なデータ改ざんの防止や、誤った上書きからのデータ復旧も可能です。

なお、内部監査で確認されるログや文書などの保存期間は社内規程によって異なります。記録の種類によっても保存期間が異なるため、各種文書にかかわる監査ログも法律で定められた保存期間を目安に準備しておくと安心です。

IT（情報技術）への対応に使えるkintoneの機能

ITへの対応には、kintoneが標準で備えている「アクセス制御機能」や強固な「クラウドセキュリティ基盤」を提示できます。

【IT（情報技術）への対応に使えるkintoneの機能】

参考：kintone公式サイト「セキュリティ｜アクセス制御」

kintoneは「IPアドレス制限」やクライアント証明書による「セキュアアクセス」を基本機能として利用できるため、外部からの不正アクセスや情報漏えいのリスクを抑えることができます。

また、kintoneのクラウド基盤は、政府情報システムのためのセキュリティ評価制度である「ISMAP」や「ISMS」などの厳格な国際認証を取得しています。そのため、IT全般統制の要件を満たす安全な業務効率化ツールとして活用可能です。

内部監査の際は、自社で構築したkintoneの設計書やアクセス権限の設定表などを提示できるように準備しておくと安心です。kintoneの導入や設計を外部に依頼した場合は、外部に委託した際の関連書類も整理しておく必要があります。

kintoneで内部統制を行う際の注意事項

kintoneを使って内部統制を行う際は、あらかじめkintoneに適した運用方法を確認しておきましょう。

【kintoneを使って内部統制を行う際の注意事項】

• kintoneを管理する際のルールを明確にしておく
• 内部統制を考慮したkintoneの設計には専門家のサポートを活用する
• ライセンスをもたない社外への業務や複雑なデータ処理には不向き
• kintoneのデータ容量は「5GB×契約ユーザー数」

kintoneを管理する際のルールを明確にしておく

kintoneを管理する際は、事前に運用ルールを決めておきましょう。ルールを定めることで、意図しないデータの改ざんや情報漏えい、業務の属人化などの運用時のトラブル防止につながります。

【kintoneを管理する際のルール例】

kintoneは、小規模なチーム単位から使い始めて徐々に部署や会社全体に展開していく業務ツールです。kintone公式サイトの「お役立ち資料｜キントーンの基本」においても、小規模で運用して改善を繰り返しながら使うことを推奨しています。

まずはチーム内で運用ルールを決め、使う頻度の高いアプリを必要最低限の項目のみで作成し、運用を始めましょう。

内部統制を考慮したkintoneの設計には専門家のサポートを活用する

コーポレート・ガバナンスや内部統制を考慮した運用やkintoneの設計に自信がない人は、トヨクモクラウドコネクトの「kintoneガバナンス支援サービス」を活用してみてください。

kintoneガバナンス支援サービスは、現場把握からルールの構築、運用の監視までをトータルで支援してくれるサービスです。リスク分析やヒアリング、kintoneガバナンスの策定など、クラウド連携や運用支援における専門家のサポートを受けられます。

また「ガバナンス監視システム」を活用すると運用ルールの自動監視が可能となり、管理者の負担軽減と効率的な運用につながります。kintoneで適切かつ効率的な運用を行いたい人は、「お問い合わせフォーム」からお気軽にご連絡ください。

ライセンスをもたない社外への業務や複雑なデータ処理には不向き

kintoneはライセンスを持たない社外の関係者とのやりとりや、複雑なデータ処理には向いていません。基本機能のみでは、ライセンスがないとkintone内のデータは見られず、複数アプリをまたいだ集計もできないためです。

kintoneの基本機能を補完するには、kintone連携サービスやプラグインが必要です。たとえば、セミナーのアンケート回答を収集したい場合は「FormBridge（フォームブリッジ）」、アプリ間のデータ集計には「DataCollect（データコレクト）」が活用できます。

また「社外の人にkintoneアカウントを1つ共有して使い回させる」ような運用は、kintoneライセンスの利用規約と内部統制の面から厳禁です。FormBridgeやDataCollectなどのトヨクモのkintone連携サービスも、アカウントの使い回しはできません。

複数人によるアカウント共有は、情報漏洩やデータの改ざんリスクにつながるため、内部統制におけるITへの対応が不十分とみなされる可能性もあります。

関連記事：「kintoneのアカウントは複数人で使い回せる？kintoneを複数人で利用する方法」

kintoneのデータ容量は「5GB × 契約ユーザー数」

kintoneを利用して文書やデータを蓄積していくうえで、注意しておきたいのがデータ容量の上限です。kintoneのディスク容量は「5GB × 契約ユーザー数」で計算されます。

契約ユーザー数は、kintoneに限らず他のサイボウズ製品である「Garoon」「メールワイズ」などのユーザー数も含みます。そのため、kintoneの契約者が8人、Garoonの契約者が5人いる場合の計算は「5GB×13人」、全体の容量の上限は65GBとなります。

kintoneのディスク容量が足りなくなった場合は、10GBごとに月額1,000円から増設できる「ディスク増設」のオプションの追加も検討しましょう。また、kintoneの容量と料金を抑えたい場合は、外部ストレージとの連携も可能です。

内部監査においては、契約書データや証憑書類などの保存期間が5年〜10年と決められている書類もあるため、長期間保存できる媒体があると便利です。

kintoneの容量の確認方法が知りたい人は「kintoneの容量はどれくらい？使用量の確認方法や注意点を解説」を参考にしてみてください。

トヨクモのkintone連携サービスなら盤石な内部統制システムを構築できる

kintoneには内部統制に活用できる機能が備わっていますが、社外との連携やデータのバックアップなど、基本機能だけでは対応が難しい領域もあります。

トヨクモのkintone連携サービスをあわせて利用することで、そうした領域をカバーし、より盤石な内部統制システムを構築できます。

【トヨクモ株式会社のkintone連携サービス】

【トヨクモのkintone連携サービスでできる内部統制】

• ユーザーライセンスで複数メンバーへの権限管理と内部統制を強化できる
• FormBridgeやkViewerで社外への情報伝達や統制ができる
• PrintCreatorとDataCollectで報告の信頼性を担保する
• kintone連携サービスの監査ログで「操作履歴」を保持できる
• kBackupで大容量のデータ保存が可能

【kintone基本機能とトヨクモのkintone連携サービスでできる内部統制】

トヨクモのkintone連携サービスは「kintone1環境1契約」で利用可能です。

内部統制の各要素にあわせて必要なサービスを組み合わせることで、kintone基本機能では対応が難しい領域をカバーできます。

「ユーザーライセンス」を使って1人1ライセンスで「任せる」をもっと安全に

トヨクモのkintone連携サービスを導入する場合、ユーザーライセンスを使うことで業務効率化と、内部統制を考慮した運用が可能です。

ユーザーライセンスとは、トヨクモのkintone連携サービスを複数人で管理・運用するために、各ユーザーに個別のアカウントを付与できる追加ライセンスです。

【ユーザーライセンスの機能と導入するメリット】

参考：トヨクモ株式会社kintone連携サービス公式サイト「ユーザーライセンス」

たとえば、FormBridgeを各部署で利用する際、ユーザーライセンスを使って部署ごとに管理者を割り当てることができます。1つのサービス環境で複数人同時に編集できるため、設定作業を担当者に依存させずに効率的な運用が可能です。

また、定期的な監査に備える場合にも、ユーザーライセンスで1人1ライセンスの運用を行うため原因究明や責任の明確化につながります。トラブル発生時には「誰が、いつ、どのような設定を変更したか」を正確に把握できます。

ユーザーライセンスは、アカウントの使い回しを防ぎ、内部統制の強化と業務効率化を図りたい人におすすめの機能です。

FormBridgeやkViewerで社外への情報伝達や統制ができる

▲出典：トヨクモkintone連携サービス「導入事例｜株式会社ブロードエンタープライズ 様」

内部統制においては、必要な情報が組織内外で正しく情報共有される「情報と伝達」の仕組みづくりが求められます。

しかし、kintoneの基本機能では、アカウントを持たない人から入力されたデータをkintone内に直接登録することはできません。また、アカウントがなければkintone内のデータの閲覧も不可能です。

【FormBridgeとkViewerの活用事例】

FormBridge
	展示会の来場者アンケートの回答フォーム ・担当者の持っているQRコードを読み込んでアクセス ・回答データはkintoneで集計可能 ・手作業による転記ミスを防止 ・正確なデータ収集（統制活動）
kViewer
	お客様（物件管理者）向けのサービス導入物件の詳細確認ページ ・物件ごとに導入しているシステムの確認が可能 ・アカウント情報もあわせて確認できる ・見せたい情報だけを安全に共有 （情報と伝達）

▲出典：トヨクモkintone連携サービス「導入事例｜株式会社ブロードエンタープライズ 様」

kintoneアカウントを持たない人にもフォーム入力やデータ共有を行いたい場合は、トヨクモの「FormBridge（フォームブリッジ）」や「kViewer（ケイビューワー）」の活用を検討してみてください。

不特定多数のセミナー参加者からのアンケート回答や申し込みなど、フォーム入力を行いたいときはFormBridgeの活用がおすすめです。kintoneで管理している財務情報の公開や社内マニュアルなど、不特定多数の人に検索や閲覧をしてもらうならkViewerが便利です。

トヨクモのkintone連携サービスを活用することで、社外との安全なデータのやり取りを実現し、適切なアクセス制御を行えます。

PrintCreatorとDataCollectで報告の信頼性を担保する

▲出典：トヨクモkintone連携サービス「導入事例｜株式会社カクイックス様」

財務報告や業務報告の信頼性を担保するためには、データの正確性を保ち、改ざんやヒューマンエラーを防ぐ「統制活動」が求められます。

kintoneのデータを正確に処理し、出力まで行いたいときは「PrintCreator（プリントクリエイター）」と「DataCollect（データコレクト）」を活用しましょう。

【PrintCreatorとDataCollectの活用事例】

PrintCreator
	請求書の発行 ・kintone上に登録されている顧客情報を自動で反映 ・Excelへの手入力や転記ミスをなくす ・証憑書類の正確性を担保（統制活動）
DataCollect
	在庫管理アプリの集計 ・「まとめてDataCollectする」ボタンをクリックして最新在庫を確認可能 ・複雑な計算を手作業で行うリスクを排除 （リスクの評価と対応） ・数値を自動算出（統制活動）

▲出典：トヨクモkintone連携サービス「導入事例｜株式会社カクイックス様」

PrintCreatorを使うことで、kintone内のデータを自動反映させた帳票作成が可能です。kintoneの基本機能ではアプリの画面をそのまま印刷することしかできませんが、PrintCreatorで出力すると、自社のロゴを活用した綺麗なデザインの帳票が作成できます。

DataCollectは、複雑な計算やアプリ間の集計をExcelと同じ感覚で行えます。集計や関数の入力はAIがサポートしてくれるため、関数が苦手な人でも手軽に正確なデータ作成が可能です。

手作業による人為的なミスを減らして、正確なデータ報告を行いたいときは、PrintCreatorやDataCollectを活用してみてください。

kintone連携サービスの監査ログで「操作履歴」を保持できる

▲出典：「kintone連携サービス 操作ガイド｜監査ログとは」

内部統制が適切に機能していることを監視する「モニタリング」において、監査ログで操作履歴を確認できる環境整備は重要です。

kintoneの監査ログは、kintoneのログイン履歴やアプリ内のデータ削除などは追跡できますが「連携サービスの管理画面で誰が設定を変更したか」というログは取得できません。

【トヨクモのkintone連携サービスにおける監査ログ】

参考：「kintone連携サービス 操作ガイド｜監査ログとは」

トヨクモのkintone連携サービスには独自の「監査ログ機能」が備わっています。監査ログでは「いつ、誰が、何の操作をしたか」といった管理者の正確な操作履歴を保持できます。

たとえば、フォームの公開や削除、ユーザーライセンスを割り当てた操作の日時やアカウント情報などが記録されます。

「エンタープライズコース」ではログを3年間保持し、CSV形式でダウンロード可能です。システム監査への対応や、有事の際の原因究明および責任の明確化（ITへの対応）の証跡として残すことができます。

kBackupで誤削除や操作ミスから大切なデータの保存が可能

内部監査において、業務プロセスや情報共有にかかわる記録と保存は必須です。しかし、kintone上で長期間にわたり大量の添付ファイルやデータを保存し続けると、ディスク容量を圧迫する可能性があります。

また、内部統制の「リスクの評価と対応」においては、誤操作や災害によるデータ消失リスクへの対応が求められます。しかし、kintoneには自動バックアップの機能が備わっていないため、基本機能のみではリスクへの対応が困難です。

「定期的な自動バックアップ」や「長期的なデータの保存」を実現したい場合は「kBackup（ケイバックアップ）」ようなkintone連携サービスやプラグインを活用する必要があります。

kBackupには、1日1回の定期的な自動バックアップ機能がついており、データ消失リスクへの対応や、事業継続のための資産保全（ITへの対応）を実現できます。

また、取得したバックアップデータをCSV形式で保存することで、kintoneの容量を圧迫せずに長期的なデータの保存が可能です。

「30日間無料お試し」もできるため、使い勝手を確認したい人はぜひ試してみてください。

まとめ

kintoneは、内部統制に求められる「6つの基本要素」すべてに対応できる機能を備えています。kintone基本機能のプロセス管理やアクセス権の設定を活用することで、業務の適正さと透明性を担保し、不正を未然に防ぐことが可能です。

社外との安全な連携やデータの自動バックアップを強化したい場合は、トヨクモのkintone連携サービスの活用が有効です。kintoneの基本機能において対応が難しい高度なデータ処理や監査ログの長期閲覧が可能で、より強固な内部統制を構築できます。

まずは無料お試しを利用して、自社の運用ルールがシステム上で確実に実行できるかを検証しましょう。なお、トヨクモのkintone連携サービスはすべて「30日間無料お試し」が可能です。無料お試し期間中は、人数の制限なくユーザーライセンスを追加、ご利用いただけます。

【トヨクモ株式会社のkintone連携サービス】