トヨクモのユーザー管理とは？個人ページを作成できる強固な認証機能を紹介

「個人や企業別に異なるデータを共有したい」「機密情報を安全に共有したい」と悩んでいる方は、トヨクモの「ユーザー管理」の活用をおすすめします。

ユーザー管理は、トヨクモのkintone連携サービスにおける認証機能です。メールアドレスに紐づいたkintone内のレコードを表示できるため「申請した本人による申請内容の確認や変更」「限られたメンバーだけで機密情報の共有」などが可能です。

本記事では、ユーザー管理の概要や使い方を解説します。料金や活用事例も紹介するので、「重要な情報を該当のメンバーに共有したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

なお、2026年6月、kintone連携サービスのToyokumoアカウントに「パスキー」による認証が追加されました。

管理側のログイン認証に追加された「パスキー」の設定方法は「kintone連携サービスの認証方式は？パスキー認証で実現できることを解説」から確認できます。

ユーザー管理はユーザーごとに個人データを共有できる認証機能

▲例：案件管理アプリの外注企業①（kintone＠xxx.xxx）のデータだけをkViewerに表示可能

「ユーザー管理」は、ユーザーの「メールアドレスに紐づくkintoneアプリのレコードを個別に表示できる」認証機能です。ユーザーごとに個別に情報をだし分けられるため、一人一人に異なるアクセス権限を付与する必要はなく、アクセス管理の手間を削減できます。

【ユーザー管理で実現できる運用例】

• 顧客のマイページや会員ページ
• 従業員ごとの申請管理
• 各生徒や保護者への案内や提出物のやり取り
• 病院にいる医療スタッフの資格を含めた個人情報の管理
• 自治体における住民との申請管理

たとえば、会員ページや顧客のマイページなどの個人情報のやり取りを安全に実施できます。学校や自治体では、保護者や住民との申請のやり取りも可能です。

「個人情報や機密情報を本人や関係者とだけやり取りしたい」という場合は、トヨクモのユーザー管理の活用を検討してみてください。

なお、会員ページの作成方法や実例を用いた操作方法は「ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）の設定事例をご紹介！見せたい人に見せたい情報を」参考にしてみてください。

トヨクモのユーザー管理で実現できる使い方

トヨクモのユーザー管理を使うと、本人専用ページを作成できるだけでなく、ユーザーリストの管理やアクセスにおける認証の手間を削減できます。

【ユーザー管理で実現できる使い方】

1. 1,000人規模の社員に「本人専用ページ」を作成できる
2. 許可したメンバーのみがアクセスできるページを作成
3. URLの一斉共有によるミスや手間を削減
4. kintoneアプリとの同期で手軽にユーザーを管理
5. SSO（シングルサインオン）で一度の認証で複数サービスにアクセス

1. 1,000人規模の社員に「本人専用ページ」を作成できる

ユーザー管理の認証機能を使うことで、社員一人一人に「本人専用ページ」を作成できます。社員に応じて情報を出し分けられるため、1,000人規模の社員をかかえる大企業であっても、該当の社員だけに必要な情報のみを共有可能です。

ユーザー管理で認証されたユーザーに、複数のフォームやビューの共有が許可されている場合、許可されたフォームやビューがまとまった「ユーザーページ」が自動で作成されます。

個別のポータルページ内に「許可されたメールアドレスに紐づいたフォームやビューだけが表示」されるため、他の社員に自分の情報を見られることはありません。詳しい設定方法は、トヨクモの「ヘルプページ」で確認してみてください。

「FormBridge（フォームブリッジ）」と「kViewer（ケイビューワー）」を連携している場合は、社員が申請したデータの確認や編集、保存までをフォーム上で完結できます。入力したデータはkintoneに保存されるため、転記する必要もありません。

また、FormBridgeとkViewerを活用するため、kintoneアカウントを持たない多数の社員との情報共有を実現できます。すでにFormBridgeとkViewerを活用している方や、これから導入予定の方は「ユーザー管理」の認証機能を活用してみてください。

なお、これから導入予定の方は「30日間無料お試し」を活用し、FormBridgeとkViewerにおいてユーザー管理の認証機能を自社で試用可能です。ぜひ、一度ご利用ください。

2. 許可したメンバーのみがアクセスできるページを作成

ユーザー管理を使うことで、個人だけでなく、許可したメンバーのみアクセスできるページも作成できます。そのため、案件の関係者やチームメンバーのみに共有したい情報を安全に共有できます。

機密性の高い情報であっても「あらかじめ指定したメールアドレスを持つ人のみ」がアクセスできるため、本社と離れた現場や別拠点にいるメンバーへの共有も可能です。

「企業別に案件の進捗を共有したい」「店舗別に売上データや報告を共有したい」などの場合にも、企業や店舗ごとのメールアドレスで認証すれば手軽に該当のデータだけを共有できます。

複数拠点におけるデータのやり取りや、外出しているメンバーにもリアルタイムな情報共有を行いたい方は、「ユーザー管理」の活用がおすすめです。

3. URLの一斉共有によるミスや手間を削減

ユーザー管理における認証では、フォームやビューにアクセスするためのURLは、全員同じものが発行されます。許可されたメールアドレスに紐付けた情報しか表示されないことから、個別にURLを発行する必要がないためです。

同じURLを共有して別のデータを表示できることから、管理側のURL共有ミスによる情報漏洩を防げます。従業員数が多い企業においても一斉送信でURLの共有ができるため、一人一人にURLを共有する作業時間を削減できます。

大人数にURLを一斉送信する場合は「kMailer（ケイメーラー）」を活用することで、円滑な共有が可能です。

▲出典：kintone連携サービス操作ガイド「FormBridge｜ログイン認証を利用しているユーザーにURLを送信する」

また、ユーザー管理の認証を利用すると、ユーザー側には「ユーザーページ」という個別のポータルページが自動で作成されます。ユーザーは、作成されたユーザーページにアクセスするだけで、許可されたすべてのデータを確認できます。

許可されたフォームやビューが複数ある場合でも、個別のURLを管理する必要がないため、ユーザー側のURL管理も容易になります。

なお、ユーザーページへのアクセス方法は、kintone連携サービス操作ガイド「トヨクモkintone連携サービス｜【ユーザー向け】ユーザーページにアクセスする」を確認してみてください。

4. kintoneアプリとの同期で手軽にユーザーを管理

ユーザー管理を活用する際は、kintoneアプリで作成した顧客情報やユーザーリストと同期できます。そのため、ユーザーのメールアドレスを含む個人情報を管理しているアプリを「ユーザー管理マスタ」として活用可能です。

フォームやビューの利用者をkintoneアプリで「ユーザーとして管理」できるので、煩雑になりやすいユーザー情報の管理の手間を削減できます。また、メールアドレスによる認証が必須であるため、FormBridgeにおけるメールアドレスの収集および管理も容易です。

ユーザーの登録方法は「kintoneアプリと同期」「CSVファイル読み込み」「設定画面上で直接登録」の3つから選択できます。

ユーザーの登録方法は、kintone連携サービス操作ガイド「FormBridge｜ログイン認証/ユーザー管理を登録する」「kViewer｜ユーザー管理を登録する」を参考にしてみてください。

5. SSO（シングルサインオン）で一度の認証で複数サービスにアクセス

ユーザー管理では、SSO（シングルサインオン）を採用しているため、一度の認証でkintone連携サービスのフォームやビューを横断して利用できます。

SSOとは、一度認証すれば、再度パスワード入力を求められることなく、連携している複数のシステムやクラウドサービスを利用できる仕組みです。

【ユーザー側のログイン認証の種類】

ユーザー側のログイン認証の方法は「メールアドレス」「Googleアカウント」「Microsoftアカウント」の3つから選択できます。

すべてパスワードレス認証ですが、ログインの安全性を高めたい場合は、2要素認証が可能なGoogleやMicrosoftアカウントを利用することが望ましいです。

ただし、GoogleやMicrosoftアカウントで2要素認証を実現するためには、連携しているサービスのアカウント側で2要素認証の設定が必要であるため、注意しましょう。

また、IDとパスワードを使った認証の場合、従業員の入退社に合わせたデータの削除および変更が必要ですが、パスワードレス認証ならメールアドレスの消去のみで対応を完了できます。

「大人数のパスワード管理の手間をなくしたい」「セキュリティレベルは下げたくない」という方は、「ユーザー管理」の活用を検討してみてください。

トヨクモ「ユーザー管理」の料金表

ユーザー管理の認証機能は、FormBridgeやkViewerのプレミアムコース以上で利用可能です。プレミアムコース以上であれば追加料金の負担なく、FormBridgeやkViewerの料金のみでユーザー管理の認証機能を活用できます。

【トヨクモ「ユーザー管理」の機能および料金表】※税抜価格

プロフェッショナル以上なら、1つのフォームやビューに対して最大1,000ユーザーのメールアドレスが登録できます。メールアドレスを登録できる上限を増やしたいときは、追加オプションを利用して、最大1万ユーザーまで利用可能です。

ユーザーのメールアドレスを「1万ユーザー以上」登録したい場合は、「ユーザー管理 上限変更オプション申し込みフォーム」からご連絡ください。

トヨクモ「ユーザー管理」の活用事例

トヨクモのユーザー管理を活用して、社外との情報共有やパスワード管理の手間をなくし、業務を効率化した事例を紹介します。

【ユーザー管理の活用事例】

• スマホで社外の従業員と重要情報を安全に共有｜株式会社ウィルオブ・ワーク
• パスワードレス認証で忙しい医師でも資格管理が可能に｜湘南鎌倉総合病院
• 紙ベースだった報告書の提出状況を可視化｜公益社団法人神奈川県社会福祉士会

参考：「トヨクモkintone連携サービス公式サイト｜導入事例」

スマホで社外の従業員と重要情報を安全に共有｜株式会社ウィルオブ・ワーク

人材派遣や紹介予定派遣事業を営む株式会社ウィルオブ・ワークでは、ユーザー管理を活用して重要情報の見える化に取り組んだ事例があります。

【株式会社ウィルオブ・ワークにおけるユーザー管理の活用事例】

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社ウィルオブ・ワーク 様」

重要データの入力管理や閲覧の効率化が課題であったことから、kViewerを活用して重要情報のダッシュボード化を実現しました。kViewerで閲覧できるデータやグラフは、kintone内のデータをDataCollectで自動集計しているため、人為的ミスもありません。

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜株式会社ウィルオブ・ワーク 様」

結果として、社外の従業員もスマホからリアルタイムな情報共有が可能となりました。ユーザー管理の活用で、ユーザー登録にかける工数やIDおよびパスワード管理が不要となり、業務効率化につながっています。

パスワードレス認証で忙しい医師でも資格管理が可能に｜湘南鎌倉総合病院

医師の資格管理が課題だった湘南鎌倉総合病院は、ユーザー管理を活用して医師向けの資格確認および申請ページを作成しました。

【湘南鎌倉総合病院におけるユーザー管理の活用事例】

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜湘南鎌倉総合病院 様」

資格管理システムにログインしたら、自分の名前をクリックしてマイページに移動します。マイページでは、職員IDや職種、学位などを含む個人情報が表示され、資格一覧も確認できます。

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜湘南鎌倉総合病院 様」

FormBridgeとkViewerを連携しているため、「追加/編集」ボタンから資格情報の変更も可能です。ユーザー管理を活用することで、ログインやURLの共有が容易になり、多忙な医師でも隙間時間に対応できるシステムを構築できた事例です。

紙ベースだった報告書の提出状況を可視化｜公益社団法人神奈川県社会福祉士会

紙ベースだった報告書のやり取りが課題だった公益社団法人神奈川県社会福祉士会は、定期報告用のポータルサイトを構築し、団体会員との報告書のやり取りの効率化を図りました。

【公益社団法人神奈川県社会福祉士会におけるユーザー管理の活用事例】

参考：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜公益社団法人神奈川県社会福祉士会 様」

ユーザー管理を活用したことで、各会員ごとに報告書の申請状況の確認や編集が可能となり、郵送コストゼロを実現しています。また、システム上で報告が可能となったことで、入力漏れや報告漏れ防止につながりました。

▲出典：トヨクモkintone連携サービス公式サイト「導入事例｜公益社団法人神奈川県社会福祉士会 様」

他にも業務に合わせてPrintCreatorやkMailerも活用し、報告書管理から会員とのやり取りまでの全工程において、大幅な業務効率化を実現した事例です。

「パスキー」認証でToyokumoアカウントを安全に管理できる

ユーザー管理で外部との情報共有を安全に行うには、管理側の認証においても強固なセキュリティが求められます。Toyokumoアカウントでは「パスキー」による認証に対応しているため、1回の操作で2要素認証が可能です。

【Toyokumoアカウントの認証の種類】

パスキーによる認証は、IDとパスワードに代わる次世代の認証方式で、高いセキュリティと利便性を有しています。

「IDとパスワード」における認証は、偽サイトへ誘導して個人情報を盗む「フィッシング」耐性がありません。対して、パスキーは、公開鍵暗号方式という暗号技術を活用した「フィッシング」耐性のある認証方法です。

そのため、Toyokumoアカウントにおいて、セキュリティをより強固な設定にしたい場合は、パスキーの認証を設定しましょう。

パスキーの概要や設定方法は「kintone連携サービスの認証方式は？パスキー認証で実現できることを解説」を参考にしてみてください。

まとめ

トヨクモの「ユーザー管理」は、kintone連携サービスにおいてユーザーごとに安全な個人ページを作成できる強力な認証機能です。メールアドレスに紐づくレコードをユーザーごとに表示できるため、管理者がアクセス権限を個別に設定する手間を削減できます。

多くの企業や医療機関は、ユーザー管理を導入することでURLの誤送信を防ぎ、外部との情報共有や申請管理を効率化しています。FormBridgeやkViewerのプレミアムコース以上を契約している企業は、追加料金の負担なしでユーザー管理の認証機能をすぐに活用可能です。

kintoneアカウントを持たない社外の顧客やスタッフと安全にデータを共有したい企業は、ぜひユーザー管理の導入を検討してみてください。まずは「30日間無料お試し」を活用し、自社のマイページや申請フォームで検証してみましょう。

【トヨクモ株式会社のkintone連携サービス】

参考：トヨクモ株式会社「kintone連携サービス公式サイト」